監(jiān)理企業(yè)的信息化建設(shè)

陳威昂（上海市合流工程監(jiān)理有限公司, 上海 200120）

近年來，各監(jiān)理企業(yè)不斷進(jìn)行企業(yè)轉(zhuǎn)型與產(chǎn)業(yè)升級，通過將業(yè)務(wù)范圍從工程監(jiān)理與項(xiàng)目管理擴(kuò)大為造價(jià)咨詢、招標(biāo)代理與技術(shù)服務(wù)等綜合咨詢，逐漸發(fā)展為技術(shù)咨詢公司。企業(yè)管理模式日趨復(fù)雜，管理理念日趨新穎，管理內(nèi)容與組織架構(gòu)日趨龐雜。為了更從容地面對和適應(yīng)大趨勢，打造企業(yè)的核心競爭力，監(jiān)理企業(yè)必須通過信息化建設(shè)來提升自身的規(guī)范性，以信息化促規(guī)范化，不斷地加大市場開發(fā)力度、提高現(xiàn)場管控能力、提升綜合管理水平。

1 監(jiān)理企業(yè)信息化的定義與意義

1.1 監(jiān)理企業(yè)信息化的定義

日本學(xué)者 Tadao Umesao 在 1963 年提出“信息化是指通訊現(xiàn)代化、計(jì)算機(jī)化和行為合理化的總稱” 。《2006年—2020 年國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略》中定義：信息化是企業(yè)充分利用現(xiàn)代信息化技術(shù)，通過利用信息和開發(fā)資源，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部及企業(yè)之間的信息交流與知識共享，為經(jīng)濟(jì)的增長與社會(huì)發(fā)展的轉(zhuǎn)型作出貢獻(xiàn)的過程。

監(jiān)理企業(yè)信息化，通常是指監(jiān)理企業(yè)以計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)為載體、媒介，通過充分開發(fā)和利用各種信息資源，做到監(jiān)理企業(yè)各階段、各環(huán)節(jié)的信息進(jìn)行細(xì)致的分類與整合，逐步提高監(jiān)理企業(yè)在運(yùn)轉(zhuǎn)與決策等方面的效率，降低監(jiān)理企業(yè)的安全風(fēng)險(xiǎn)，增加監(jiān)理企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和提升企業(yè)競爭力的過程。

1.2 監(jiān)理企業(yè)信息化的意義

信息化建設(shè)對監(jiān)理企業(yè)的發(fā)展有著十分重要的意義，具體表現(xiàn)在以下兩方面：一是信息化建設(shè)能夠幫助企業(yè)全面、及時(shí)地收集施工現(xiàn)場的相關(guān)信息，為公司領(lǐng)導(dǎo)了解現(xiàn)場實(shí)際情況、做出相應(yīng)決策提供必要的參考依據(jù)；二是在工程監(jiān)理工作中，監(jiān)理工程師做出判斷與協(xié)調(diào)各方關(guān)系的依據(jù)是監(jiān)理信息。而通過信息化建設(shè)能切實(shí)地強(qiáng)化監(jiān)理信息的獲取、整合與處理，極大地夯實(shí)了監(jiān)理工程師的工作基礎(chǔ)，增強(qiáng)了工作依據(jù)的可信度與準(zhǔn)確性。由此可見，監(jiān)理企業(yè)的信息化建設(shè)不僅能減少傳遞信息的時(shí)長，而且能保證在傳遞過程中監(jiān)理信息的安全性與可靠性。

2 監(jiān)理企業(yè)信息化的需求分析

2.1 財(cái)務(wù)管理需求分析

監(jiān)理企業(yè)面對項(xiàng)目實(shí)施周期長短不一，涉及部門、人員較多、較雜的情況，信息化建設(shè)有利于規(guī)范合同信息、收款信息管理，確保數(shù)據(jù)的安全性、準(zhǔn)確性、唯一性、及時(shí)性，通過信息系統(tǒng)，構(gòu)建監(jiān)理合同數(shù)據(jù)庫、監(jiān)理費(fèi)收取臺(tái)賬。同時(shí)實(shí)現(xiàn)監(jiān)理合同執(zhí)行與項(xiàng)目實(shí)際情況的聯(lián)動(dòng)與共享，監(jiān)理合同執(zhí)行與集體或個(gè)人貢獻(xiàn)的關(guān)聯(lián)與量化，最終獲得企業(yè)準(zhǔn)確的經(jīng)營數(shù)據(jù)和報(bào)表（合同開票、合同到賬、費(fèi)用報(bào)銷等），支撐領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)營決策。通過監(jiān)理企業(yè)財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)，整體提升財(cái)務(wù)管理過程的規(guī)范化、系統(tǒng)化、精細(xì)化水平，使監(jiān)理企業(yè)在財(cái)務(wù)管理方面、對項(xiàng)目監(jiān)理部的財(cái)務(wù)管控方面有效率更高，從而提高企業(yè)的核心競爭力。

2.2 經(jīng)營管理需求分析

在目前的市場化大背景下，監(jiān)理企業(yè)的經(jīng)營承攬工作是重中之重，具體工作內(nèi)容包括：招標(biāo)信息管理、投標(biāo)信息管理、投標(biāo)數(shù)據(jù)庫管理（項(xiàng)目業(yè)績管理、人員證書管理）等方面。目前很多監(jiān)理企業(yè)的市場信息管理還處于粗曠型階段，具體表現(xiàn)在信息來源不可靠，渠道不暢通，管理不規(guī)范，還沒有形成可以完成收集信息、整合信息、處理信息與跟蹤信息的穩(wěn)定的管理體系。而通過信息化系統(tǒng)建設(shè)，可以幫助監(jiān)理企業(yè)不斷積累市場信息，提升市場業(yè)務(wù)能力。因此，通過監(jiān)理企業(yè)經(jīng)營管理的信息化建設(shè)，建立針對監(jiān)理市場信息收集、篩選、處理和跟蹤的規(guī)范性高的系統(tǒng)軟件是很有必要的。

2.3 工程管理需求分析

監(jiān)理企業(yè)通過收集、整理、處理各類項(xiàng)目信息來完成對現(xiàn)場安全、質(zhì)量、文明施工的管控，信息就是監(jiān)理企業(yè)管控現(xiàn)場的抓手。而通過建設(shè)信息化系統(tǒng)，可以有效加強(qiáng)監(jiān)理項(xiàng)目各類信息的處理能力。① 監(jiān)理工程師管控項(xiàng)目的基礎(chǔ)是監(jiān)理信息，主要手段是控制。通過整理信息，控制安全、質(zhì)量、文明施工，確保工程項(xiàng)目按計(jì)劃實(shí)施，并把計(jì)劃目標(biāo)與實(shí)際執(zhí)行情況進(jìn)行差異比較，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，匯總形成數(shù)據(jù)庫，并通過總結(jié)，排除和預(yù)防質(zhì)量通病的發(fā)生，為保證項(xiàng)目產(chǎn)品質(zhì)量與安全夯實(shí)基礎(chǔ)。② 監(jiān)理工程師溝通協(xié)調(diào)參建各方關(guān)系的依據(jù)與工具是信息。一個(gè)項(xiàng)目工程的順利完成，需要政府、業(yè)主、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各方共同努力與配合，各參建單位工作配合的好壞直接影響著項(xiàng)目工程總體目標(biāo)完成的質(zhì)量，而良好的溝通是默契的配合的前提條件。

2.4 文檔管理需求分析

作為監(jiān)理工作的重要組成部分，監(jiān)理文檔通常包括：合同文件（A 類）、勘察設(shè)計(jì)文件（B 類）、監(jiān)理工作指導(dǎo)文件（C 類）、施工工作指導(dǎo)文件（D 類）、資質(zhì)文件（E類）、工程進(jìn)度文件（F 類）、工程質(zhì)量文件（G 類）、會(huì)議紀(jì)要（H 類）、監(jiān)理報(bào)告（I 類）、監(jiān)理工作函（J類）、監(jiān)理驗(yàn)收文件（K 類）、監(jiān)理日記（L 類）、監(jiān)理工作總結(jié)（M 類）、監(jiān)理工作記錄文件（N 類）、工程管理來往函（O 類）、監(jiān)理內(nèi)部文件（P 類）等，如此繁雜的文件類型與眾多的文件數(shù)量，通過傳統(tǒng)的紙質(zhì)方式，不僅傳遞的時(shí)效性差，過程自身安全性低，而且文檔損壞與丟失是不可避免的。通過信息化系統(tǒng)，結(jié)合企業(yè)與特定項(xiàng)目的不同需求，設(shè)定有針對性的文件模板，形成文件上傳、文檔分類管理、文檔快速查詢與檢索、文件權(quán)限管理等功能，可大大提升文檔本身的規(guī)范化水平與處理的效率。同時(shí)，對部分文檔可以開辟權(quán)限，讓各項(xiàng)目之間相互學(xué)習(xí)，加快好的經(jīng)驗(yàn)、做法快速傳播的速度。

2.5 人事管理需求分析

監(jiān)理人才是監(jiān)理企業(yè)最重要的財(cái)富，也是提升企業(yè)核心競爭力的基礎(chǔ)，信息化系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對人員個(gè)人信息、工作狀態(tài)、持有證書情況、發(fā)展計(jì)劃、勞動(dòng)合同、工作經(jīng)歷等有效管理，構(gòu)建更為完善的企業(yè)人才信息庫。

2.6 行政管理需求分析

由于項(xiàng)目監(jiān)理部分布較散，涉及物資采購、固定資產(chǎn)保管、費(fèi)用報(bào)銷、會(huì)議室安排、車輛管理、辦公用品申請等線下操作，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下。通過分類分析內(nèi)控流程，利用信息化手段，能更好地將核心流程進(jìn)行梳理，通過系統(tǒng)中不同角色層層審批，為企業(yè)的行政工作提供便利。

2.7 學(xué)習(xí)培訓(xùn)需求分析

作為咨詢服務(wù)類行業(yè)，監(jiān)理人員知識和企業(yè)資質(zhì)的積累非常重要的。但是從事監(jiān)理工作的人員流動(dòng)性較大，加之項(xiàng)目監(jiān)理部散落在各地，想通過組織集中的培訓(xùn)、參觀學(xué)習(xí)來提升人員整體素質(zhì)與公司的綜合能力，工作量和難度都是比較大。通過信息化系統(tǒng)構(gòu)建企業(yè)的知識管理體系與學(xué)習(xí)平臺(tái)，不僅可以為全體員工提供執(zhí)業(yè)證書、監(jiān)理工作等方面的學(xué)習(xí)資料，而且可以借助云課堂和競賽功能模塊，調(diào)動(dòng)員工的積極性，為企業(yè)發(fā)現(xiàn)人才，切實(shí)提升企業(yè)人員培訓(xùn)的效率，提升企業(yè)人才整體素質(zhì)。

通過構(gòu)建信息化系統(tǒng)，全方面提升經(jīng)營承攬、現(xiàn)場管控、行政辦公、員工教育、綜合管理水平，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)意義上的粗獷管理，到規(guī)范化、信息化管理，不斷完善流程建設(shè)，加大制度落實(shí)力度，達(dá)到精細(xì)化管理，提升核心競爭力，形成企業(yè)的競爭優(yōu)勢，在激烈的市場競爭中占得先機(jī)。

3 監(jiān)理企業(yè)信息化建設(shè)的模式選擇

本監(jiān)理信息化系統(tǒng)建設(shè)采用聯(lián)合開發(fā)模式，即監(jiān)理企業(yè)和軟件公司之間的聯(lián)合。監(jiān)理企業(yè)在系統(tǒng)功能模塊的需求分析基礎(chǔ)上，提出系統(tǒng)應(yīng)有哪些功能、達(dá)到哪些目的、取得什么效果等有針對性的要求或意見，并編制需求清單；軟件公司利用計(jì)算機(jī)領(lǐng)域的人才、技術(shù)優(yōu)勢，搭建起量身定做的監(jiān)理信息化系統(tǒng)，如此也能保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。通過試用信息化系統(tǒng)初級版，根據(jù)系統(tǒng)的操作性和發(fā)現(xiàn)的問題，對系統(tǒng)功能與模塊進(jìn)行有針對性的修改與增減，建立起一個(gè)針對性強(qiáng)、操作性好的信息系統(tǒng)。同時(shí)，隨著企業(yè)的發(fā)展，市場的開拓，行業(yè)大形勢的變化，可以對已上線的系統(tǒng)進(jìn)行二次開發(fā)與升級，保證系統(tǒng)的先進(jìn)性與用戶使用的舒適性。

4 保證監(jiān)理企業(yè)信息化建設(shè)的措施

監(jiān)理企業(yè)信息化的應(yīng)用，最具有挑戰(zhàn)性的便是傳統(tǒng)工作習(xí)慣的轉(zhuǎn)變，即原來通過手寫記錄、紙質(zhì)文件流轉(zhuǎn)辦公，現(xiàn)在全部轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息化辦公。為保證監(jiān)理企業(yè)信息化建設(shè)的有效性和操作應(yīng)用的流暢性，筆者認(rèn)為應(yīng)該努力做好以下幾個(gè)方面工作。

(1) 信息化制度的建設(shè)。無論推行哪種制度或者新做法，相關(guān)的辦法與規(guī)定都是基礎(chǔ)性的、必不可少的，信息化建設(shè)也不例外。為了規(guī)范信息化建設(shè)工作的開展，監(jiān)理企業(yè)不惜制定詳實(shí)的、有可操作性性的管理辦法，并嚴(yán)格落實(shí)。通過開展主題教育、網(wǎng)絡(luò)安全交底、系統(tǒng)操作培訓(xùn)，提升員工對信息化系統(tǒng)建設(shè)的必要性、安全性和操作性等方面的認(rèn)識，既能保證關(guān)鍵數(shù)據(jù)的的安全性與保密性，也能鞏固系統(tǒng)自身的規(guī)范性與科學(xué)性。

(2) 企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。信息化系統(tǒng)的應(yīng)用與推廣本身就是對固有工作理念與習(xí)慣的挑戰(zhàn)與變革，其推動(dòng)的方式必須是“領(lǐng)導(dǎo)自上而下地監(jiān)督、制度從始至終地落實(shí)”。一是監(jiān)理企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)必須支持和重視這項(xiàng)工作，通過自身的堅(jiān)持使用和帶頭使用，在企業(yè)內(nèi)部樹立起榜樣；二是要將信息化系統(tǒng)的使用情況列入各職能部門、項(xiàng)目監(jiān)理部等基層部門的考核指標(biāo)中，與部門評優(yōu)直接相關(guān)。只有領(lǐng)導(dǎo)自上而下地督促、制度從始至終地落實(shí)，才能逐漸地、徹底地沖破固有的工作思維，提升信息化系統(tǒng)的使用覆蓋率。

(3) 日常維護(hù)的重視與堅(jiān)持。目前，監(jiān)理企業(yè)對信息化系統(tǒng)的運(yùn)維有兩種方式：一是設(shè)立專職的部門與人員，其要求是必須有相關(guān)的專業(yè)知識，對系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)有參與、軟硬件設(shè)備維護(hù)有專業(yè)技能儲(chǔ)備；二是將日常運(yùn)維工作委托給具備相應(yīng)能力的軟件公司，但是監(jiān)理企業(yè)必須設(shè)置信息化兼職崗位，負(fù)責(zé)完成與系統(tǒng)或網(wǎng)絡(luò)安全相關(guān)的工作，防止以包代管的現(xiàn)象發(fā)生。無論哪種運(yùn)維方式，都要求監(jiān)理企業(yè)重視信息化系統(tǒng)在后期使用過程中的運(yùn)維工作，特別是在關(guān)鍵時(shí)期，確保信息化系統(tǒng)不發(fā)生網(wǎng)絡(luò)安全事故。

(4) 內(nèi)部培訓(xùn)的開展。使用信息化系統(tǒng)的絕大部分人員是各職能部門、項(xiàng)目監(jiān)理部的員工。項(xiàng)目監(jiān)理部一線員工具有年齡結(jié)構(gòu)偏大、計(jì)算機(jī)操作水平較低、學(xué)歷素質(zhì)參差不齊、人員穩(wěn)定性差的特點(diǎn)，都是信息化系統(tǒng)推廣使用的負(fù)面因素。因此，在信息化系統(tǒng)使用的全過程中，監(jiān)理企業(yè)必須從信息化系統(tǒng)的意義、操作講解、試用反饋、安全須知等方面全方位地大力開展有針對性的教育培訓(xùn)工作，確保所有員工都認(rèn)識到企業(yè)信息化建設(shè)的重要性、必要性，掌握系統(tǒng)操作的方法，同時(shí)通過激勵(lì)機(jī)制，充分調(diào)動(dòng)員工使用系統(tǒng)的積極性。

5 結(jié) 語

我們的監(jiān)理企業(yè)采用聯(lián)合開發(fā)的形式，通過不斷地試用與調(diào)試，經(jīng)過一年多的努力，建立起了包含工程管理、經(jīng)營管理、人事管理、行政管理、云學(xué)堂服務(wù)等十一大板塊、二百余項(xiàng)的綜合性信息管理平臺(tái)。信息化系統(tǒng)的建設(shè)與應(yīng)用，大幅度提升了企業(yè)工程監(jiān)理項(xiàng)目的管理效率。雖然在一些模塊的設(shè)計(jì)和實(shí)際應(yīng)用中遇到了瓶頸遇難題，有一些模塊在使用過程中達(dá)不到或者比設(shè)想有一些弱化的現(xiàn)象，但也為今后系統(tǒng)的二次開發(fā)指明了方向創(chuàng)造了更好的機(jī)遇。

今后還將在監(jiān)理信息管理系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行的基礎(chǔ)上，結(jié)合5 G 網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮移動(dòng)終端和通信互聯(lián)的優(yōu)勢，進(jìn)一步深度開發(fā)基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)的信息管理軟件，達(dá)到數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)正確傳送，為企業(yè)管理者的決策判斷提供更加詳實(shí)、準(zhǔn)確的情報(bào)的目標(biāo)。監(jiān)理信息管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)和使用只是一個(gè)開始，我們將從企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的角度出發(fā)，不斷完善其功能，充分利用并發(fā)揮其作用，更好地為企業(yè)服務(wù)，創(chuàng)造更多利潤和價(jià)值。