新時(shí)期醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理策略

孫德卿，張婧，陳琦，王躍

1. 上海中醫(yī)藥大學(xué)附屬曙光醫(yī)院(上海 200021) 2. 上海交通大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬仁濟(jì)醫(yī)院(上海 200127)

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的必要性

從上世紀(jì)九十年代開始， 醫(yī)院進(jìn)行改革， 逐步轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)化管理， 資產(chǎn)也逐步向多元化轉(zhuǎn)變,從單純的服務(wù)轉(zhuǎn)向效益與服務(wù)雙向的模式， 各個(gè)地區(qū)間的競(jìng)爭(zhēng)逐步加強(qiáng)。隨著新的醫(yī)療形勢(shì)， 醫(yī)院設(shè)備在確診、 治療等醫(yī)學(xué)方面所起的作用也越來(lái)越重要， 很多醫(yī)院都引入價(jià)格高昂、 精密度高的醫(yī)療設(shè)備， 為醫(yī)院發(fā)展提供更有利的條件。但是面對(duì)醫(yī)療設(shè)備更新速度很快的醫(yī)療環(huán)境， 醫(yī)療設(shè)備的管理模式?jīng)]有跟上新的時(shí)代， 導(dǎo)致在醫(yī)院如何利用醫(yī)療設(shè)施使其發(fā)揮最大效益方面出現(xiàn)了各種各樣的問(wèn)題。因此對(duì)于很多的醫(yī)院來(lái)說(shuō)， 目前最需要解決的問(wèn)題應(yīng)該是： 學(xué)會(huì)如何管理好、 使用好醫(yī)院的高精尖設(shè)備， 使其惠及我國(guó)的醫(yī)療事業(yè)， 為醫(yī)院帶來(lái)最大的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理中存在的問(wèn)題

自從改革開放后， 醫(yī)療設(shè)備更新快， 然而對(duì)于醫(yī)療設(shè)備的管理等其它方面卻沒(méi)有及時(shí)跟上醫(yī)療設(shè)備的改變。醫(yī)療設(shè)備檔案管理要適應(yīng)新形勢(shì)， 必須從醫(yī)療設(shè)備檔案管理設(shè)備、 管理?xiàng)l例、 人員能力與科學(xué)管理意識(shí)4個(gè)方面進(jìn)行分析。

2.1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理不完善， 有損醫(yī)療設(shè)備的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益

醫(yī)療設(shè)備的更新?lián)Q代， 也使得醫(yī)療設(shè)備的管理設(shè)備不斷地更換和完善， 但是在一些偏遠(yuǎn)的地區(qū)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不發(fā)達(dá)， 仍然采用傳統(tǒng)的手工記錄方式， 這種方式對(duì)于設(shè)備的記錄很容易出現(xiàn)人為的主觀判斷。一方面由于現(xiàn)在設(shè)備的壽命短則幾年， 長(zhǎng)則幾十年， 另外一方面人員流失嚴(yán)重， 手工記錄的方式很容易遺失很多信息， 導(dǎo)致出現(xiàn)錯(cuò)誤的醫(yī)療設(shè)備評(píng)估， 從而對(duì)于醫(yī)院采購(gòu)設(shè)備時(shí)產(chǎn)生干擾， 同時(shí)在評(píng)估對(duì)應(yīng)的醫(yī)療設(shè)備為醫(yī)院帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益出現(xiàn)偏差。

新醫(yī)改后， 2011年1月7日財(cái)政部聯(lián)合衛(wèi)生部對(duì)于我國(guó)1998年的“醫(yī)療財(cái)務(wù)制度”進(jìn)行了關(guān)于“財(cái)政部、 衛(wèi)生部關(guān)于印發(fā)醫(yī)療財(cái)務(wù)制度”的全面修改通知， 并且規(guī)定從2012年1月1日就在全國(guó)進(jìn)行全面的推廣執(zhí)行。新制度的醫(yī)院固定資產(chǎn)折舊年限表將醫(yī)療設(shè)備產(chǎn)品目錄的大類進(jìn)行了規(guī)定， 大類分為專用設(shè)備、 一般類設(shè)備與其他固定資產(chǎn)。二級(jí)明細(xì)分類共記19項(xiàng)， 目的是使其對(duì)應(yīng)的入賬會(huì)計(jì)類別以及財(cái)務(wù)報(bào)表的制度必須相對(duì)應(yīng)。而對(duì)于固定資產(chǎn)的原有記賬和報(bào)賬品目錄又可分為8類。因此具體到實(shí)際的醫(yī)院， 其品目可達(dá)上千種， 比如以北京大學(xué)第三醫(yī)院為例， 品目共計(jì)1 200多條， 與實(shí)際要求有很大差別。如果醫(yī)療設(shè)備檔案管理的設(shè)施不夠完善， 檔案管理人員并不能很快地調(diào)取信息資料， 甚至還可能會(huì)丟失或遺忘一些信息， 導(dǎo)致檔案管理人員的工作效率不高， 更嚴(yán)重的可能會(huì)對(duì)醫(yī)療設(shè)備所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的評(píng)估產(chǎn)生干擾， 不能很好地評(píng)估其所帶來(lái)的損失。

2.2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理?xiàng)l例不完善， 導(dǎo)致各部門配合度不高

在全國(guó)， 很多醫(yī)院并沒(méi)有一套完善的醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度， 這種情況在一些基層醫(yī)院更為明顯， 一方面基層醫(yī)院人數(shù)不多， 科室設(shè)置不完善， 另一方面醫(yī)療設(shè)備數(shù)量較少。其實(shí)， 對(duì)于醫(yī)療設(shè)備檔案管理， 不僅涉及檔案室， 同時(shí)還有職能科.室及相關(guān)設(shè)備的使用科室。在進(jìn)行檔案管理時(shí)， 檔案就是記錄每個(gè)醫(yī)療設(shè)備從購(gòu)買、 安裝、 維修到報(bào)廢的過(guò)程， 檔案管理人員需要時(shí)刻對(duì)每個(gè)設(shè)備進(jìn)行記載， 就需要各個(gè)科室的配合， 詳細(xì)地報(bào)告關(guān)于設(shè)備的使用次數(shù)、 耗電成本、 年設(shè)備折舊、 年平均操作人數(shù)、 年人員成本、 資金占用、 成本回收期、 年投資收益率、 使用時(shí)間、 房屋折舊面積、 年設(shè)備維修等一系列的數(shù)據(jù)， 這些都需要各個(gè)部門的配合， 而不是由單一檔案人員進(jìn)行記載。

2.3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員能力參差不齊， 加大設(shè)備檔案管理的難度

通常， 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)并不重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作， 以至于招收非專業(yè)人員或兼職人員。因此， 造成檔案室管理員知識(shí)欠缺， 能力及學(xué)歷也參差不齊。溝通、 交流困難， 效率不高， 在記載設(shè)備醫(yī)療詳細(xì)信息時(shí)容易出現(xiàn)遺漏、 錯(cuò)記等問(wèn)題。

2.4 醫(yī)療設(shè)備檔案人員缺乏科學(xué)管理意識(shí)， 間接增大醫(yī)院總體管理水平難度

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中， 常常忽視非臨床、 后勤部門在醫(yī)院中所起的作用。因此， 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員會(huì)對(duì)醫(yī)療儀器的購(gòu)買很重視， 但是對(duì)于醫(yī)療設(shè)備引入后的日常使用、 維修等缺乏關(guān)注。雖然醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為患者的病案、 病歷資料庫(kù)的建立和完善很重要， 而對(duì)于檔案資料庫(kù)的建立和完善缺乏應(yīng)有的重視， 甚至有些醫(yī)院在這方面還完全是空白， 因此在一定程度上增大了醫(yī)院的管理難度。

3 完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理的措施

3.1 完善醫(yī)療設(shè)備清單

建立一份詳細(xì)的、 明確的醫(yī)療設(shè)備清單是設(shè)備檔案管理的基礎(chǔ)。

首先， 應(yīng)該進(jìn)行規(guī)范的建檔分類， 為了建檔規(guī)范方便， 應(yīng)該嚴(yán)格按照固定資產(chǎn)的類別進(jìn)行分類， 但需要參照我國(guó)2011年中華人民共和國(guó)國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫局和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合制定的財(cái)務(wù)部“固定資產(chǎn)分類與代碼GB/T14885-2010”中專用設(shè)備的第45號(hào)品目共計(jì)198條目， 與2000年實(shí)施的國(guó)家藥品監(jiān)督管理局令第15號(hào)“醫(yī)療器械分類規(guī)則”及最新的“醫(yī)療器械分類目錄”中68碼的類別。然后， 對(duì)科室的所有人進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)， 相互討論， 根據(jù)醫(yī)院的情況對(duì)國(guó)家上述規(guī)定進(jìn)行分解。

每一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備建立固定資產(chǎn)臺(tái)賬和卡片， 內(nèi)容包括醫(yī)療設(shè)備取得的日期、 金額、 預(yù)計(jì)使用年限、 型號(hào)規(guī)格、 品牌等內(nèi)容， 并對(duì)每一臺(tái)醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行編號(hào)管理， 建立唯一碼管理。

3.2 完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理?xiàng)l例

在完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理?xiàng)l例時(shí)， 因?yàn)槊總€(gè)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理制度都有所不同， 所以應(yīng)該遵循集中統(tǒng)一管理的原則， 同時(shí)建立一套與醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度相符合的規(guī)章制度。

在制定檔案管理?xiàng)l例時(shí)， 應(yīng)該在因地制宜， 符合自身發(fā)展前提下， 實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的系統(tǒng)化、 制度化與規(guī)范化， 將其作用充分發(fā)揮出來(lái)， 使其更好服務(wù)于醫(yī)療事業(yè)。

在進(jìn)行完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理?xiàng)l例時(shí)， 首先， 應(yīng)該明確每個(gè)崗位的工作職責(zé)， 先對(duì)每個(gè)在崗人員都進(jìn)行問(wèn)卷調(diào)查， 找出目前崗位存在的一些問(wèn)題， 然后進(jìn)行完善相關(guān)崗位的管理?xiàng)l例； 其次， 對(duì)于醫(yī)療設(shè)備檔案管理和醫(yī)療設(shè)備都需要進(jìn)行檢查維修等記錄的工作， 需要從中找到日常維修設(shè)備存在的條例漏洞； 最后， 將人和設(shè)備進(jìn)行掛鉤， 放入到醫(yī)院整個(gè)大環(huán)境中， 明確醫(yī)療設(shè)備管理工作也是和其它科室一樣參與醫(yī)院的考核部分， 關(guān)系到相關(guān)人員后續(xù)的考評(píng)、 職稱晉升等發(fā)展， 同時(shí)對(duì)于和其它部門的協(xié)調(diào)工作， 也進(jìn)行相關(guān)的規(guī)定， 從而加強(qiáng)管理。

因?yàn)獒t(yī)療設(shè)備關(guān)系到醫(yī)療機(jī)構(gòu)的整個(gè)運(yùn)轉(zhuǎn)， 因此對(duì)于其維護(hù)也是很重要的事情， 在制定相關(guān)條例時(shí)， 應(yīng)該在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案管理?xiàng)l例設(shè)置時(shí)， 從小及大， 從設(shè)備檔案室到醫(yī)院的各個(gè)部門， 都要有所涉及， 盡量使每個(gè)條例都有規(guī)可循有法可依， 才可以快速提升醫(yī)院各部門的效率， 也不會(huì)彼此之間產(chǎn)生干擾。

3.3 提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員能力

提高檔案管理人員綜合素質(zhì)， 不僅僅是指招聘專業(yè)對(duì)口人員， 而是指綜合素質(zhì)知識(shí)能力強(qiáng)而且還要符合社會(huì)復(fù)合型人才。檔案管理人員不僅僅要求專業(yè)知識(shí)， 還需要具有跨學(xué)科的專業(yè)知識(shí)， 比如： 經(jīng)濟(jì)、 法律、 計(jì)算機(jī)、 網(wǎng)絡(luò)等學(xué)科， 此外， 由于很多設(shè)備都是從國(guó)外引入的， 所以檔案管理人員還需要具備很好的外語(yǔ)水平， 這樣才可以對(duì)于醫(yī)療設(shè)備的管理有很好的認(rèn)識(shí)， 這些都是現(xiàn)階段對(duì)于檔案管理人員必須具備的知識(shí)要求。

對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)， 管理人員應(yīng)該時(shí)刻謹(jǐn)記以下的規(guī)范： 首先在檔案提取時(shí)， 應(yīng)該交給專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行歸口管理， 同時(shí)安排專人負(fù)責(zé)后續(xù)的裝訂、 歸檔和保管工作， 以方便日后的檔案管理工作； 其次， 科室內(nèi)部人員進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案的借閱時(shí)， 都需要做好登記工作， 對(duì)于科室外部人員借閱或復(fù)印時(shí)， 需要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意后， 交給檔案管理人員進(jìn)行存檔， 才可以借閱， 同時(shí)外借的周期不可以超過(guò)3日； 最后， 參考“醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理?xiàng)l例實(shí)施細(xì)則”第53條中的規(guī)定可知， 醫(yī)院設(shè)備作為價(jià)值比較高的固定資產(chǎn)， 它在檔案上保存的年限不低于15年， 放入檔案保存箱里不低于25年， 如果逾期則按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行處理。

檔案管理人員需要專業(yè)的人士進(jìn)行任職， 而不可以找其他部門的人進(jìn)行兼任， 同時(shí)對(duì)于檔案管理人員進(jìn)行專門的定期培養(yǎng)以及相關(guān)專業(yè)知識(shí)考核， 催促其不斷豐富自己的知識(shí)體系和綜合能力。從而在日常工作中， 各崗位可以很好地進(jìn)行彼此配合、 合作， 提高效率和執(zhí)行力， 大大減小醫(yī)療設(shè)備檔案管理的難度。

3.4 提高醫(yī)療設(shè)備檔案人員科學(xué)管理意識(shí)

除了硬性的設(shè)備和規(guī)章制度以外， 同時(shí)還需要一些必備的軟實(shí)力， 比如醫(yī)療設(shè)備檔案管理人員的科學(xué)管理意識(shí)。檔案管理是進(jìn)行醫(yī)療機(jī)構(gòu)效益考核的重要組成部分之一， 管理層的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該重視加強(qiáng)檔案管理人員的管理意識(shí)， 檔案管理工作直接影響醫(yī)療工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。為了保障醫(yī)療機(jī)構(gòu)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益， 醫(yī)療設(shè)備檔案管理需要采取先進(jìn)的、 科學(xué)的方法開展工作。一方面， 加強(qiáng)對(duì)檔案人員管理意識(shí)的培養(yǎng)， 同時(shí)聘請(qǐng)一些院外的管理專家進(jìn)行培訓(xùn)講解， 通過(guò)內(nèi)外的雙重管理方法熏陶， 讓管理人員自己從中摸索總結(jié)出適用于當(dāng)?shù)蒯t(yī)療管理的模式； 另外一方面， 需要醫(yī)院加強(qiáng)關(guān)于設(shè)備檔案室重要性的宣傳， 加強(qiáng)各個(gè)部門對(duì)設(shè)備檔案室的重視程度， 從而更加主動(dòng)地積極地配合其工作。醫(yī)療設(shè)備檔案人員需要具備科學(xué)管理意識(shí)， 與各科室進(jìn)行很好的工作交流與配合， 可以有效地提高醫(yī)院整體管理水平。

4 總結(jié)

目前社會(huì)各項(xiàng)高新科技層出不窮， 產(chǎn)品更新速度加快， 對(duì)于醫(yī)療設(shè)備和醫(yī)療器械都采用了一些先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)， 但是硬件設(shè)備的加速同時(shí)也對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的軟實(shí)力產(chǎn)生了更強(qiáng)的要求， 所以在醫(yī)院新財(cái)務(wù)制度的要求下， 從四個(gè)方面對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理進(jìn)行分析、 尋找策略。從而呼應(yīng)著新時(shí)代對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的要求， 積極面對(duì)各方面出現(xiàn)的問(wèn)題， 采取好對(duì)應(yīng)的措施做好管理工作， 強(qiáng)化醫(yī)療機(jī)構(gòu)運(yùn)作能力， 提高其社會(huì)和經(jīng)濟(jì)效益。