現(xiàn)代人事檔案管理存在的問題及對策探討

中國市政工程華北設(shè)計研究總院有限公司 王禹佳

引言

人力資源的管理水平可以通過人事檔案的管理工作體現(xiàn)出來，因此，企業(yè)對于人事檔案的管理工作比較重視。在經(jīng)濟發(fā)展迅速的時代，企業(yè)將更多的精力以及財力投入到人事檔案管理的工作中，從而提高企業(yè)的核心競爭力。

一、人事檔案的概念及其管理的重要意義

為了提高員工工作質(zhì)量的同時提高員工對于工作的熱愛程度，人力資源專員可以根據(jù)人事檔案科學(xué)合理的分析員工擅長的領(lǐng)域從而進(jìn)行人才調(diào)配。企業(yè)經(jīng)營過程中，做好人事檔案管理工作可以為企業(yè)帶來兩方面的好處。一、人事檔案詳細(xì)記錄著員工的各種信息，企業(yè)可以通過人事檔案對員工進(jìn)行全面的了解，包括其綜合素質(zhì)水平、知識與技能等。且可以據(jù)此為員工安排適合其發(fā)展的崗位。這樣不僅可以提高員工的工作效率，還在一定程度上提高了企業(yè)管理工作的水平。二、保障員工的切身利益。部分員工在整個工作生涯會出現(xiàn)就業(yè)、離職等多種問題，這些信息都會在人事檔案中詳細(xì)記錄，人事檔案是具有法律效應(yīng)的文件，可以為員工的切身利益提供可靠的原始憑證。

二、現(xiàn)代人事檔案管理中實際存在的問題

（一）人事檔案管理工作中的不規(guī)范現(xiàn)象

現(xiàn)階段，企業(yè)在發(fā)展過程中對于人事檔案的重視程度不足，同時對人事檔案管理工作的資金投入較少。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，計算機技術(shù)廣泛應(yīng)用到人事檔案的管理工作中，因此，人事檔案管理工作要想取得更好的成績必須要有計算機軟、硬件的支持。通過計算機技術(shù)等的使用，人事檔案管理人員可以實現(xiàn)對人事檔案的快速檢索，大大提高管理人員的工作效率以及工作的準(zhǔn)確性。然而，大部分企業(yè)在開展人事檔案管理工作時由于軟、硬件設(shè)施并不完善，人事檔案的取用都依靠管理人員在眾多的紙質(zhì)檔案中查找，大大增加了工作的難度。同時，大部分企業(yè)為了節(jié)省檔案儲存的成本，將人事檔案儲存在潮濕的環(huán)境中，導(dǎo)致人事檔案受損嚴(yán)重，很大程度上影響了管理工作的質(zhì)量。此外，在人事檔案庫中，管理人員沒有對人事檔案進(jìn)行科學(xué)合理的分類，管理方式也欠妥當(dāng)，導(dǎo)致人事檔案的調(diào)用存在很大的困難，給檔案管理工作帶來很多負(fù)面的影響。

（二）人事檔案管理人員能力不足

企業(yè)在發(fā)展過程中由于人事檔案管理工作沒有為企業(yè)帶來直接的經(jīng)濟收益，導(dǎo)致部分企業(yè)對人事檔案管理工作的重視程度不足，從而不去配置專業(yè)的人員開展人事檔案管理工作。人事檔案管理工作的體量大并且工作內(nèi)容復(fù)雜，企業(yè)只調(diào)配較少的工作人員參與管理工作，導(dǎo)致工作效率以及工作的準(zhǔn)確度都不高，給人事檔案管理工作的質(zhì)量帶來不好的影響。有些企業(yè)人事檔案管理工作的開展由相關(guān)工作經(jīng)驗欠缺人員進(jìn)行，甚至是由其他崗位的人員兼任進(jìn)行，這些工作人員缺少人事檔案管理方面的專業(yè)知識，同時也沒有該領(lǐng)域的技術(shù)技能，特別是一些兼職人員，他們對檔案管理工作的重視程度不足，缺少嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，對待人事檔案不認(rèn)真，沒有責(zé)任意識，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的整體質(zhì)量。

（三）人事檔案管理工作的信息化水平不高。

信息技術(shù)的日益進(jìn)步使得各個行業(yè)都得到了迅速的發(fā)展。人事檔案管理工作中如果合理應(yīng)用計算機等相關(guān)技術(shù)可以使管理工作的效率以及質(zhì)量大大提升，管理人員可以直接在網(wǎng)上檢索查找人事檔案的位置等重要信息。但是，由于企業(yè)沒有認(rèn)識到信息技術(shù)在人事檔案管理工作中應(yīng)用的意義，導(dǎo)致人事檔案管理工作的信息化水平一直止步不前。此外，企業(yè)缺少計算機專業(yè)技術(shù)人員或是操作人員的技術(shù)水平較低均使得現(xiàn)代信息化管理設(shè)備無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用，大大限制了計算機技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用范圍，這也成為了阻礙檔案管理工作效率提升的一大障礙。傳統(tǒng)的人事檔案工作是通過紙質(zhì)材料進(jìn)行的，同時人事檔案由管理人員手工進(jìn)行分類匯總，大部分計算機都處于閑置狀態(tài)，不僅造成了資源浪費，且導(dǎo)致企業(yè)的建設(shè)投入價值降低，嚴(yán)重影響到人事檔案管理工作的效果。

（四）流動人員的檔案管理相對滯后

隨著我國市場經(jīng)濟的深入發(fā)展，社會人才資源的配置方式不斷發(fā)生變化，使得人才具有比較大的流動性。因此，人事檔案的管理工作就會出現(xiàn)很多的問題，包括檔案破損、丟失以及重新建檔等。此外，各大高校對于生源的擴招導(dǎo)致應(yīng)屆畢業(yè)生數(shù)量在不斷增加，使得大學(xué)生的就業(yè)方向出現(xiàn)了多元化的發(fā)展。大學(xué)生的就業(yè)選擇不僅僅局限于國有企業(yè)和事業(yè)單位，更多的會選擇私企或者外企工作。私企或者外企在人才選拔中只要求應(yīng)聘者出示相應(yīng)的身份證件和學(xué)歷證書等，而對人事檔案的關(guān)注度很低，這在一定程度上嚴(yán)重降低了人事檔案的功能，也降低了人們對人事檔案的重視程度，使更多的企業(yè)對于人事檔案的存在不了了之。

三、現(xiàn)代人事檔案管理的完善措施

（一）全面落實責(zé)任追究制度

為了提高人事檔案管理工作的質(zhì)量，企業(yè)必須全面落實責(zé)任追究制度。首先，企業(yè)要根據(jù)自身發(fā)展的需要制定完善的人事檔案管理規(guī)章制度，同時強化責(zé)任追究制度。其次，加大對企業(yè)人事檔案管理工作的投入力度，增設(shè)專門的管理人員，以便將現(xiàn)代人事檔案管理的具體責(zé)任全面落實到每一個部門與員工，提高管理人員對檔案工作的重視程度。

檔案管理工作人員可以根據(jù)職責(zé)內(nèi)容合理地分配工作，科學(xué)的將人事檔案進(jìn)行歸納分類，避免查找過程中出現(xiàn)檔案混亂問題，同時可以大大節(jié)省查找時間。此外，通過管理機制約束管理人員的工作行為，當(dāng)出現(xiàn)問題時可以實行問責(zé)制，避免管理人員之間互相推卸責(zé)任。為了保證人事檔案的完整性，企業(yè)要設(shè)置獨立的人事檔案儲存室，根據(jù)人事檔案的具體情況以及企業(yè)發(fā)展方向合理規(guī)劃檔案儲存室的規(guī)模，做好人事檔案的防潮防火等工作。

（二）加強現(xiàn)代人事檔案管理的信息化建設(shè)

隨著時代的不斷進(jìn)步以及社會的快速發(fā)展，人事檔案管理也開始逐步走向信息化。現(xiàn)階段，我國人事檔案包含的信息量出現(xiàn)上漲的趨勢，為了更好地開展人事檔案管理工作，企業(yè)要加強現(xiàn)代人事檔案管理的信息化建設(shè)，依靠信息技術(shù)建立電子人事檔案。事業(yè)單位以及國有企業(yè)要提高對人事檔案管理工作的重視程度，在計算機技術(shù)的支持下，建立符合企業(yè)發(fā)展需求的信息化系統(tǒng)，利用先進(jìn)技術(shù)與先進(jìn)設(shè)備將匯總整理好的檔案管理數(shù)據(jù)信息一并輸入計算機中進(jìn)行儲存。當(dāng)需要調(diào)用人事檔案時，管理人員可以通過計算機搜索出相關(guān)信息并以視頻或者圖片的形式呈現(xiàn)出來，從而提高檔案檢索的效率以及檔案管理工作的質(zhì)量，使電子檔案與紙質(zhì)檔案同時發(fā)揮出各自的優(yōu)勢。此外，檔案管理人員要不斷地對工作方法進(jìn)行創(chuàng)新，充分發(fā)揮計算機等網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理工作中的巨大作用，在進(jìn)行檔案保密的同時實現(xiàn)信息共享。

（三）加強企業(yè)對現(xiàn)代人事檔案管理隊伍的建設(shè)

人事檔案的管理是企業(yè)必須承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)。企業(yè)通過合理開展人事檔案管理工作，不僅可以提高員工的整體素質(zhì)，還可在一定程度上為企業(yè)增加經(jīng)濟效益。為了使企業(yè)人事檔案管理工作能夠順利地開展，組建一支專業(yè)能力強、責(zé)任心強以及職業(yè)素養(yǎng)高的管理隊伍是重中之重。此外，為了切實提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，在經(jīng)濟能力允許的情況下，企業(yè)應(yīng)給檔案管理人員提供更多的學(xué)習(xí)培訓(xùn)機會。

（四）進(jìn)一步推動人檔分離機制的優(yōu)化，完善人事代理程序

在人事代理工作中，人檔分離能夠有效促進(jìn)人力資源的流動，提高人力資源的配置效率。人才服務(wù)中心在人檔分離機制建設(shè)與完善過程中，人事檔案部門和人事管理部門應(yīng)建立嚴(yán)格的管理制度，提高檔案管理意識，加強檔案相關(guān)法律法規(guī)的宣傳與講解，利用現(xiàn)代化管理制度搞好人事檔案的管理；明確人事代理期間的工作內(nèi)容，要求個人或者企事業(yè)單位定期將變動信息歸入到人事檔案，并適當(dāng)補充材料，提高人事檔案管理的靈活性與有效性；簡化人事代理流程，根據(jù)個人以及企事業(yè)單位的需求靈活調(diào)整檔案管理機制；針對個人則積極推進(jìn)人才交流、職業(yè)能力評估、就業(yè)指導(dǎo)等服務(wù)，將人事檔案與個人發(fā)展相結(jié)合，提高人力資源管理水平。

四、結(jié)束語

綜上所述，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展以及企業(yè)經(jīng)營模式的不斷調(diào)整，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足時代發(fā)展的需求。人力資源管理人員要按照人事檔案的綜合資料對人才進(jìn)行選拔，提高檔案的準(zhǔn)確性與全面性，推動企業(yè)綜合發(fā)展。企業(yè)要不斷地完善人事檔案管理規(guī)章制度，建立健全專業(yè)的人事檔案管理工作者隊伍，并結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，搭建符合企業(yè)發(fā)展的人事檔案信息化平臺，在提高人事檔案管理工作水平的同時進(jìn)一步推動企業(yè)穩(wěn)健快速的發(fā)展。