本科院校實(shí)驗(yàn)室檔案管理淺談

何麗麗,陳滋雙,趙藝雯,姚武冰

(臺(tái)州學(xué)院 ，浙江 椒江 318000)

實(shí)驗(yàn)室的工作檔案是實(shí)驗(yàn)室各個(gè)方面中都不可或缺的原始文件，它記載了實(shí)驗(yàn)室建立和進(jìn)步的歷程，保存和管理好各類(lèi)實(shí)驗(yàn)檔案會(huì)對(duì)以后的實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科學(xué)研究工作提供很大的幫助[1]。

1 實(shí)驗(yàn)室檔案管理的重要性

第一，隨著實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的開(kāi)展與建設(shè)，實(shí)驗(yàn)室的每年產(chǎn)生的檔案數(shù)量眾多，檔案不僅記錄了許多重要的數(shù)據(jù)，還記載了珍貴的第一手資料，這些資料對(duì)實(shí)驗(yàn)室以后的教學(xué)工作、科學(xué)研究和數(shù)據(jù)整理分析都提供了真實(shí)的參考依據(jù)。如果不加以分類(lèi)管理，那么查詢(xún)檔案時(shí)會(huì)花費(fèi)很多不必要的時(shí)間和精力，事倍功半。

第二，原始檔案資料的被整理總結(jié)概括，可以讓本科院校及時(shí)地發(fā)現(xiàn)一些漏洞和不足的存在并及時(shí)進(jìn)行改正，促進(jìn)整個(gè)實(shí)驗(yàn)室的發(fā)展，從而完善整個(gè)管理系統(tǒng)[2]。檔案管理在整個(gè)管理體系運(yùn)行中發(fā)揮著參與、教育、指引等作用。

第三，實(shí)驗(yàn)室檔案是在實(shí)驗(yàn)室管理建立、實(shí)驗(yàn)教學(xué)及科學(xué)研究項(xiàng)目過(guò)程中產(chǎn)生的貴重資料，是本科院校進(jìn)行概括、交流的重要文件。只有取其精華去其糟粕，從先前記錄的檔案中汲取經(jīng)驗(yàn)，才能更好的促進(jìn)實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作，使教學(xué)管理水平得到提升，讓建檔的優(yōu)勢(shì)更好地被發(fā)揮[3]。

2 實(shí)驗(yàn)室檔案管理的內(nèi)容

2.1 實(shí)驗(yàn)室發(fā)展規(guī)劃管理及各項(xiàng)規(guī)章制度

包括自實(shí)驗(yàn)室建立以來(lái)，實(shí)驗(yàn)室的創(chuàng)立、整改建設(shè)記錄、實(shí)驗(yàn)室安全管理評(píng)比及獲獎(jiǎng)證書(shū)、年度總結(jié)書(shū)、實(shí)驗(yàn)工作安排方案、實(shí)驗(yàn)人員日記以及歷年來(lái)各級(jí)別的相關(guān)文件及各種規(guī)章管理制度和責(zé)任制等[4]。

2.2 實(shí)驗(yàn)人員管理

包括實(shí)驗(yàn)系主任、實(shí)驗(yàn)教學(xué)老師、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)人員、外聘人員、管理工作人員等。人員檔案可分為實(shí)驗(yàn)室工作人員變更檔案、技術(shù)檔案及健康檔案三大類(lèi),技術(shù)檔案主要包括人員基本信息、學(xué)歷證明、資質(zhì)證書(shū)、培訓(xùn)證書(shū)等,健康檔案為實(shí)驗(yàn)人員體檢報(bào)告[5]。

2.3 科研項(xiàng)目管理

包括各級(jí)各向的科學(xué)研究、創(chuàng)新發(fā)明等項(xiàng)目的全部相關(guān)資料，以及發(fā)表過(guò)的論文、獲得過(guò)的專(zhuān)利、專(zhuān)著的成果鑒定書(shū)和其他獲獎(jiǎng)情況等。

2.4 實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理

包括儀器技術(shù)資料、儀器配件、使用說(shuō)明書(shū)、儀器設(shè)備使用記錄、維修維護(hù)記錄、儀器借用、設(shè)備采購(gòu)合同、驗(yàn)收記錄、期間核查、低耐用品賬目等資料信息管理檔案。

2.5 實(shí)驗(yàn)室經(jīng)費(fèi)管理

包括科研經(jīng)費(fèi)、差旅費(fèi)、會(huì)議費(fèi)、儀器試劑采買(mǎi)費(fèi)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)事務(wù)費(fèi)、接待費(fèi)、咨詢(xún)費(fèi)和學(xué)生勞務(wù)費(fèi)等。除此之外還包含客座研究人員的相關(guān)補(bǔ)助、學(xué)術(shù)交流與國(guó)際合作的有關(guān)費(fèi)用、績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)等[6]。

3 實(shí)驗(yàn)室檔案管理辦法

(1) 實(shí)驗(yàn)室工作檔案保存期限一般可分為短期和長(zhǎng)期兩類(lèi),每個(gè)實(shí)驗(yàn)室都要配有文件柜來(lái)保存一些文件。

(2) 學(xué)生的預(yù)習(xí)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績(jī)記錄、老師制定的年度實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)課表等均屬于短期保存資料，一般來(lái)說(shuō)最少保存3～4年，其中學(xué)生的預(yù)習(xí)報(bào)告和實(shí)驗(yàn)報(bào)告應(yīng)在學(xué)生寫(xiě)畢業(yè)論文的學(xué)年返還學(xué)生本人。

(3)實(shí)驗(yàn)室的工作人員需要牢固樹(shù)立關(guān)于檔案管理的意識(shí)，鼓勵(lì)實(shí)驗(yàn)室人員堅(jiān)持并積極做好檔案原始材料的搜集和整頓，且按時(shí)上交給相關(guān)人員和部門(mén)。

(4) 每一個(gè)實(shí)驗(yàn)室要分別根據(jù)檔案的內(nèi)容進(jìn)行細(xì)致分類(lèi)并做好編號(hào)整理，一式多份，并交由實(shí)驗(yàn)室、圖書(shū)館和管理科等相關(guān)部門(mén)留存。重點(diǎn)檔案一定要按照學(xué)校制定的規(guī)定送至圖書(shū)館或管理部門(mén)存檔，如果需要對(duì)檔案進(jìn)行查閱，必須辦理相關(guān)手續(xù)。

(5) 在新實(shí)驗(yàn)室成立之前要先進(jìn)行預(yù)建檔，待新實(shí)驗(yàn)室成立之后再做好建檔工作。當(dāng)實(shí)驗(yàn)室體系的制度或規(guī)定整改時(shí)，或者實(shí)驗(yàn)室有人員的變動(dòng)時(shí)，檔案管理人員要及時(shí)記錄變動(dòng)情況并辦理檔案移交的有關(guān)手續(xù)，避免檔案不連續(xù)導(dǎo)致發(fā)生其他問(wèn)題。

(6)凡需借閱實(shí)驗(yàn)室檔案的到相關(guān)部門(mén)辦理借閱手續(xù)。借閱階段須妥當(dāng)保存，不得毀壞或丟失，不得私自復(fù)印做其他用途，閱后若不及時(shí)歸還則拉入黑名單。

(7) 即使保存與儀器設(shè)備有關(guān)的資料，即保留至其無(wú)法使用時(shí)為止。

4 檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題

4.1 管理人員缺乏檔案管理方面的知識(shí)，檔案意識(shí)比較薄弱

由于多數(shù)院校對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員配備問(wèn)題缺乏足夠的重視，導(dǎo)致?lián)碛袡n案相關(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人員十分匱乏，即使有一定數(shù)量的管理人員對(duì)實(shí)驗(yàn)室的檔案進(jìn)行管理，但這些人員缺少檔案管理各方面的知識(shí)，以致出現(xiàn)了收集的檔案不完整和不能正確對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)管理的問(wèn)題，這便升高了檔案的管理難度。其次，在實(shí)驗(yàn)室發(fā)展過(guò)程中，多數(shù)人員會(huì)把工作重點(diǎn)放在試劑采買(mǎi)、科研項(xiàng)目、教學(xué)工作等方面，是以檔案的管理工作易被忽視。實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員檔案意識(shí)的薄弱，必然會(huì)使檔案管理的效果下降[7]。

4.2 實(shí)驗(yàn)室檔案管理缺乏相關(guān)的規(guī)章制度

不少高校的實(shí)驗(yàn)室檔案的規(guī)章制度流于形式，管理雜亂無(wú)章，分類(lèi)方法沒(méi)有科學(xué)性、統(tǒng)一性，且在檔案價(jià)值的開(kāi)發(fā)利用上存在著重保藏輕使用的現(xiàn)象。況且，在實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案進(jìn)行約束的情況下，也未能制訂出合理完善的檔案管理方法，因而也就無(wú)法對(duì)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作進(jìn)行理論上的指正和引導(dǎo)。正因?yàn)闄n案管理制度的不合理，所以使得檔案的規(guī)范性和準(zhǔn)確性無(wú)法被保障[8]。

4.3 檔案管理的方法落后

就目前而言，實(shí)驗(yàn)室檔案的服務(wù)類(lèi)型一般分為收集、整理和檢索等，而沿用傳統(tǒng)的手寫(xiě)模式的方式很容易導(dǎo)致記錄的東西消失不見(jiàn)，目前儲(chǔ)存的檔案較少運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理，這導(dǎo)致收藏的檔案的有效使用率較低。即使檔案室存有眾多的紙質(zhì)版信息資源，但是檔案室的工作人員沒(méi)有進(jìn)一步對(duì)檔案整理合并、開(kāi)發(fā)利用，沒(méi)有引入云端數(shù)據(jù)庫(kù)，這就使得檔案信息資源無(wú)法形成一個(gè)以資源存儲(chǔ)為核心，檔案信息建設(shè)為基礎(chǔ)的統(tǒng)一體系。

4.4 現(xiàn)代化程度低，資金投入不夠

大多數(shù)學(xué)校實(shí)驗(yàn)室檔案管理現(xiàn)代化程度較低，檔案工作場(chǎng)所不夠，硬件設(shè)施缺損，檔案保管設(shè)備不齊全，這已經(jīng)影響了保管與使用。此外，檔案保存需要防火、防水、防蟲(chóng)、防塵及定期打掃清理，這些均需要一定的資金支持，這樣才能夠確保實(shí)驗(yàn)室保管的檔案質(zhì)量[9]。

5 改進(jìn)檔案管理問(wèn)題

5.1 歸檔工作制度化

本科院校實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員一定要徹底執(zhí)行有關(guān)檔案管理工作的法律法規(guī)，在管理過(guò)程中造成檔案文件損壞、丟失、泄露等失職和不負(fù)責(zé)行為的，根據(jù)國(guó)家制訂的《檔案法》及學(xué)校校規(guī)制訂的相關(guān)規(guī)定，對(duì)當(dāng)事人給予相應(yīng)的處分。

參考和借鑒其它院校的檔案管理制度，制定契合或修繕本校檔案管理的相關(guān)制度。要明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)各個(gè)實(shí)驗(yàn)室檔案的搜集、整頓、組卷上架工作，要組織有關(guān)人員學(xué)習(xí)檔案管理的必備知識(shí)和技能，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，落實(shí)檔案管理制度，推動(dòng)實(shí)驗(yàn)室檔案工作的順利開(kāi)展[9]。

5.2 提高實(shí)驗(yàn)室檔案工作的必要環(huán)境和設(shè)備

高校的實(shí)驗(yàn)室應(yīng)有設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案室，并配有對(duì)應(yīng)的硬件設(shè)施，實(shí)驗(yàn)室的設(shè)施基礎(chǔ)決定實(shí)驗(yàn)室的上層管理。高校要加大力度整合實(shí)驗(yàn)室檔案資源，對(duì)實(shí)驗(yàn)檔案進(jìn)行統(tǒng)籌調(diào)配，調(diào)整實(shí)驗(yàn)室檔案室布局，注重檔案室的規(guī)劃布局、環(huán)境營(yíng)造和有效管理。同時(shí)高校需要并根據(jù)地方政策有關(guān)的評(píng)估指標(biāo)體系，結(jié)合各實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況，采取詳細(xì)的針對(duì)措施從而提高實(shí)驗(yàn)室檔案工作的必要環(huán)境和設(shè)備。

5.3 提高檔案意識(shí)

部分工作人員對(duì)檔案管理工作的理解不夠透徹，沒(méi)有真正理解到檔案管理工作的重要內(nèi)涵，對(duì)檔案管理工作的認(rèn)知僅僅停留在表層，沒(méi)有提高到實(shí)驗(yàn)室檔案發(fā)展的戰(zhàn)略高度上。他們?cè)跈n案管理工作上沒(méi)有積極參與性，沒(méi)有為實(shí)驗(yàn)室檔案管理提供積極的效能。因此有關(guān)部門(mén)要加大檔案管理的宣傳力度，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室檔案人員收集檔案的意識(shí)，對(duì)他們進(jìn)行具體的檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，通過(guò)學(xué)習(xí)相關(guān)文件，讓他們更清楚地認(rèn)識(shí)到檔案管理工作，人人有責(zé)。

5.4 實(shí)行檔案工作管理現(xiàn)代化

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步，電子文件已經(jīng)占據(jù)絕對(duì)的優(yōu)勢(shì)，檔案管理工作從傳統(tǒng)的檔案管理方式向科學(xué)管理化、智能化方式的轉(zhuǎn)變已成一種必然趨勢(shì)。利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案有很多優(yōu)點(diǎn)，它可以確保檔案的完好性，提高檔案的質(zhì)量，是多數(shù)檔案達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要求，例如存儲(chǔ)實(shí)驗(yàn)室檔案卷目錄、建立數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和文件目錄表、規(guī)范命名，這些都可以提高工作效率，保證實(shí)驗(yàn)室檔案文件的精確性。可見(jiàn)將檔案管理由紙質(zhì)版轉(zhuǎn)化為電子版，這種緊跟時(shí)代的檔案管理方式適合應(yīng)用于實(shí)驗(yàn)室，但具體的現(xiàn)代化管理還有待于我們進(jìn)一步的探索和規(guī)范。

6 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理是本科院校實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和管理運(yùn)行的重要保證，其工作復(fù)雜繁多，具有基礎(chǔ)性、科學(xué)性和連續(xù)性的特點(diǎn)。檔案在實(shí)驗(yàn)教學(xué)工作、科學(xué)研究方面起到了對(duì)比改進(jìn)的作用，管理檔案程度的優(yōu)劣直接影響到實(shí)驗(yàn)室工作的正常開(kāi)展，因此，本科院校要更加重視實(shí)驗(yàn)室檔案管理。然而，現(xiàn)階段實(shí)驗(yàn)室在檔案管理方面仍存在著一些需要解決的問(wèn)題，院校需要相應(yīng)的采取一些措施，這樣才能很好的提升本科院校實(shí)驗(yàn)室檔案管理的水平。