企業(yè)采購(gòu)行為誤區(qū)及改進(jìn)措施探析

摘? 要：采購(gòu)成本的控制是企業(yè)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，如何在企業(yè)采購(gòu)活動(dòng)中確保企業(yè)資金能夠得到合理運(yùn)用從而降低現(xiàn)金損失，在很大程度上決定了企業(yè)管理能否成功。盡管許多企業(yè)在降低直接成本方面做得很成功，但由于傳統(tǒng)觀念和對(duì)供應(yīng)鏈的狹隘認(rèn)知使得降低間接費(fèi)用成為更大的挑戰(zhàn)。筆者結(jié)合目前企業(yè)采購(gòu)管理的創(chuàng)新理念，列舉了企業(yè)在采購(gòu)行為中的常見誤區(qū)，并針對(duì)性地提出了企業(yè)在采購(gòu)成本控制中的改進(jìn)措施，為相關(guān)企業(yè)在采購(gòu)環(huán)節(jié)樹立新思路并提供參考，達(dá)到企業(yè)的降本增效和保持企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)活力的目的。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)成本控制;采購(gòu)行為誤區(qū);改進(jìn)措施

一、采購(gòu)成本管理現(xiàn)狀

（一）采購(gòu)成本管理的障礙

供應(yīng)商的動(dòng)機(jī)是盡可能保持業(yè)務(wù)量并維持高利潤(rùn)率，這就意味著他們通常不會(huì)主動(dòng)根據(jù)現(xiàn)有客戶的需求來優(yōu)化產(chǎn)品和服務(wù)。而企業(yè)未能有效對(duì)其供應(yīng)商和所有供應(yīng)環(huán)節(jié)具備深入的了解，是采購(gòu)成本管理的主要障礙。在傳統(tǒng)的采購(gòu)成本管理觀念影響下，企業(yè)的采購(gòu)行為將出現(xiàn)一些誤區(qū)。

（二）采購(gòu)行為誤區(qū)

英國(guó)ERA公司（Expense Reduction Analysts）是一家致力于研究企業(yè)成本并提出解決方案的專業(yè)咨詢公司，在其統(tǒng)計(jì)中列舉了常見的企業(yè)傳統(tǒng)采購(gòu)理念和習(xí)慣誤區(qū)：

1、供應(yīng)商會(huì)對(duì)類似客戶提供類似價(jià)格。但事實(shí)是新的產(chǎn)品和服務(wù)不斷更替，公司采購(gòu)的產(chǎn)品或許需要定期更新。

2、獲取團(tuán)購(gòu)價(jià)就是最優(yōu)交易。但事實(shí)是你可以直接向供應(yīng)商提供你的總支出預(yù)算，解釋你需要購(gòu)買的商品并讓他們做針對(duì)性報(bào)價(jià)，從而獲得更好的價(jià)格機(jī)會(huì)。

3、供應(yīng)商會(huì)給熟客提供最好的價(jià)格和服務(wù)。但是事實(shí)在沒有探索其他選擇前，都不能確保公司達(dá)成最優(yōu)的交易。

4、更大的采購(gòu)量帶來更低的價(jià)格。但事實(shí)是即使你沒有花很多錢，你仍然可以通過多做功課來達(dá)成一筆好的交易。

5、貨比三家會(huì)有更低的價(jià)格和更好的服務(wù)。但事實(shí)是你是否做了更多的工作來獲得最好的價(jià)格，包括爭(zhēng)取所有的附加服務(wù)，詢問重要的問題，詢問折扣或獎(jiǎng)勵(lì)金等。

6、低價(jià)意味著低質(zhì)量。但事實(shí)是供應(yīng)商的配送方或服務(wù)方并不知道誰拿到了最低價(jià)。

7、低價(jià)采購(gòu)代表低價(jià)成本。但事實(shí)是因價(jià)格低而超需求量采購(gòu)帶來的損失。

8、某類產(chǎn)品的采購(gòu)策略適用于他類產(chǎn)品。但事實(shí)是沒有哪一種采購(gòu)策略和經(jīng)驗(yàn)?zāi)鼙ＷC所有成本項(xiàng)目都最經(jīng)濟(jì)。

9、在招標(biāo)（詢價(jià)）文件中提出所有問題。但是事實(shí)缺乏與供應(yīng)商的定期溝通就不能提出正確的問題。

10、同一供應(yīng)商全國(guó)統(tǒng)一定價(jià)優(yōu)于本地或區(qū)域定價(jià)。但事實(shí)是很有可能有其他方案能更好地滿足你目前的需求。

二、改進(jìn)措施

（一）采購(gòu)前期

1、回顧歷史數(shù)據(jù)。ERA分析發(fā)現(xiàn)不少客戶的供應(yīng)商數(shù)量和非合約采購(gòu)的數(shù)量可能比他們想象的更多，他們不知道誰在執(zhí)行采購(gòu)，甚至還在為已經(jīng)交付或從未安裝的產(chǎn)品和服務(wù)付錢，這些都會(huì)造成企業(yè)實(shí)際費(fèi)用支出經(jīng)常與預(yù)期有差異。所以，在采購(gòu)前期通過梳理歷史合同和數(shù)據(jù)進(jìn)行比較十分有必要。比如：發(fā)現(xiàn)在原供應(yīng)商采購(gòu)的價(jià)格大大高于市場(chǎng)價(jià)，或原有運(yùn)輸合同并沒有覆蓋現(xiàn)行區(qū)域而執(zhí)行高費(fèi)率等。

2、深入了解供應(yīng)商及其所在行業(yè)。加深了解并利用供應(yīng)商的專業(yè)知識(shí)，對(duì)行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)、替代品、專業(yè)術(shù)語、行業(yè)慣例以及行業(yè)內(nèi)其他公司的合同條款加以分析，找出采購(gòu)成本和價(jià)格的動(dòng)因。比如，特定的專業(yè)術(shù)語：諸如 “再加工”、“翻新”之類的術(shù)語很可能具有不同的含義而造成采購(gòu)成本的差異。

3、糾正采購(gòu)的假設(shè)前提。在回顧歷史和深入了解供應(yīng)商的基礎(chǔ)上，企業(yè)需要系統(tǒng)地重新審視采購(gòu)的假設(shè)前提，做出必要的糾正，以確保這些前提保持必要、適當(dāng)和有效性。比如必須為每項(xiàng)采購(gòu)提供保險(xiǎn)、保險(xiǎn)費(fèi)率不可更改、低價(jià)時(shí)大量采購(gòu)等。這些習(xí)慣性的假設(shè)或理念如果能被審視和糾正，可以顯著地節(jié)約成本。

（二）采購(gòu)中期

1、明確定性要求。視招投標(biāo)流程為維持或改善供應(yīng)關(guān)系或拓展新業(yè)務(wù)的機(jī)會(huì)，可以明確任何一個(gè)降低采購(gòu)成本的定性要求，包括最小訂貨量、定制包裝、減免運(yùn)費(fèi)、質(zhì)保條款等等。

2、站在供應(yīng)商的角度進(jìn)行談判。換位思考可以使談判更加有效。談判時(shí)除了保證隔離利益相關(guān)方，還應(yīng)盡可能考慮到所有有利于供應(yīng)商的合同方案——幫助供應(yīng)商節(jié)約成本，最終被節(jié)約的成本就可能轉(zhuǎn)移給自身。

3、決定最優(yōu)方案并立即實(shí)施。在確定了合同各項(xiàng)條款后就應(yīng)盡快選定最終決策方案并且立即實(shí)施，因?yàn)槲词栈氐默F(xiàn)金流入等同于現(xiàn)金流出。同時(shí)注意在執(zhí)行新的合同時(shí)，確保正確應(yīng)用新的折扣、返利及信用政策，避免錯(cuò)誤。

（三）采購(gòu)后期

1、重新評(píng)估與供應(yīng)商的關(guān)系?；仡櫤贤膱?zhí)行過程，并通過持續(xù)再評(píng)價(jià)流程將新的意見或建議應(yīng)用于當(dāng)前的供應(yīng)商關(guān)系。在此基礎(chǔ)上，梳理現(xiàn)有合同，在合同期即將到期前，要積極主動(dòng)與供應(yīng)商就新合同進(jìn)行談判，避免現(xiàn)有合同中的自動(dòng)條款被觸發(fā)。

2、重新審視采購(gòu)流程。根據(jù)已執(zhí)行合同和企業(yè)自身的實(shí)際情況審視現(xiàn)有采購(gòu)流程，糾正或制定更加科學(xué)的流程規(guī)范采購(gòu)活動(dòng)，并通過嚴(yán)格的監(jiān)督和持續(xù)改進(jìn)減少不必要的損失。

3、革新企業(yè)文化?？沙掷m(xù)的成本降低需要由企業(yè)文化中的成本管理理念來驅(qū)動(dòng)。讓控制成本的思想融入企業(yè)文化變革的方法有很多，比如：加強(qiáng)相關(guān)知識(shí)培訓(xùn)、管理層確立成本節(jié)約基調(diào)、引入審計(jì)和監(jiān)控手段、重新制定薪酬考核機(jī)制等，以此樹立全員參與的成本意識(shí)。

結(jié)語：

雖然許多公司在降低銷售成本方面投入了不少資源，但在降低制造成本的方面卻未能有效突破，導(dǎo)致了不必要的現(xiàn)金流出。本文針對(duì)錯(cuò)誤的采購(gòu)理念和習(xí)慣進(jìn)行了列舉分析，并針對(duì)采購(gòu)成本管理的障礙以及采購(gòu)環(huán)節(jié)常見誤區(qū)，按照采購(gòu)行為的發(fā)生順序，提出一些正確做法供企業(yè)參考，以期在不降低供應(yīng)商的產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)水平的基礎(chǔ)上科學(xué)節(jié)約采購(gòu)成本，并釋放現(xiàn)金流用于更有效益的項(xiàng)目，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)性發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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[2] 李敏.企業(yè)采購(gòu)管理成本的控制與分析[J].現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2019（32）：106-107.

作者簡(jiǎn)介：

盧浩然（1984.1-），男;學(xué)歷：本科;研究方向：經(jīng)濟(jì)與管理。