物業(yè)公司ERP系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)控制探討

劉志平

摘要：ERP是現(xiàn)代企業(yè)管理質(zhì)量提升的重要手段，也是從根本上改變傳統(tǒng)企業(yè)內(nèi)部控制及管理工作模式的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在眾多企業(yè)爭(zhēng)相應(yīng)用ERP系統(tǒng)，希望能夠有助于管理質(zhì)量加強(qiáng)的同時(shí)，卻也出現(xiàn)了許多新的問題及風(fēng)險(xiǎn)。本文以物業(yè)管理公司為例，結(jié)合ERP系統(tǒng)運(yùn)行特點(diǎn)，談?wù)勗贓RP系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境下所可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，并提出若干有利于風(fēng)險(xiǎn)防控的方法及手段，以供參考。

關(guān)鍵詞：物業(yè)公司;ERP系統(tǒng);風(fēng)險(xiǎn)防控

ERP系統(tǒng)是企業(yè)資源計(jì)劃的簡稱，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用目的是為了提升企業(yè)資源配置的合理性，強(qiáng)化企業(yè)管理工作的具體質(zhì)量和水平，從而促使整個(gè)企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)綜合實(shí)力明顯提升。ERP系統(tǒng)，不僅僅是一個(gè)管理系統(tǒng)，它對(duì)企業(yè)管理的模式及管理觀念也具有革新意義。ERP系統(tǒng)希望通過高效率的自動(dòng)化信息處理來實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力物力財(cái)力的優(yōu)化組合，提速內(nèi)部管理，加強(qiáng)企業(yè)全面運(yùn)轉(zhuǎn)。尤其是物業(yè)管理公司，其特點(diǎn)是資金密集、人員眾多，涉及范圍也較廣，如果能夠有效應(yīng)用ERP系統(tǒng)幫助企業(yè)進(jìn)行管理，必然能夠?qū)崿F(xiàn)管理品質(zhì)的有效突破。但是，在具體應(yīng)用活動(dòng)中，ERP系統(tǒng)帶來企業(yè)的不僅是預(yù)期的管理增效，同時(shí)也帶來了許多新的問題與研究課題，需要企業(yè)管理者、經(jīng)營者有效應(yīng)對(duì)。

一、ERP系統(tǒng)新特點(diǎn)

ERP系統(tǒng)的應(yīng)用，宗旨在于提升企業(yè)管理質(zhì)量、效率，降低相應(yīng)管理成本，實(shí)現(xiàn)精益化企業(yè)管理。但是，ERP系統(tǒng)大大區(qū)別于傳統(tǒng)的企業(yè)管理模式，ERP系統(tǒng)運(yùn)作更為復(fù)雜、信息化水平更高、對(duì)企業(yè)管理人員的素質(zhì)要求也大大提高。ERP系統(tǒng)的運(yùn)行，徹底改變了物業(yè)公司原有的管理流程及業(yè)務(wù)程序。在過去很長一段時(shí)間內(nèi)，物業(yè)公司的各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展，諸如內(nèi)部管理、小區(qū)安全保衛(wèi)管理、公共區(qū)域清潔維護(hù)、小區(qū)植被綠化養(yǎng)護(hù)、消防安全管理維護(hù)都需要經(jīng)過層層管理及權(quán)限確定，這種管理模式雖然能夠在一定程度上強(qiáng)化管理質(zhì)量、有效約束人員及部門工作和維護(hù)正常管理秩序。但是，隨著物業(yè)公司業(yè)務(wù)開展種類的增多、人員數(shù)量的增多以及新興項(xiàng)目的不斷開發(fā)，等級(jí)式管理也暴露出了自己的一些問題，如管理層人員過多、管理權(quán)限存在交叉、權(quán)責(zé)義務(wù)難以有效界定、各項(xiàng)管理信息及數(shù)據(jù)傳遞存在滯后等，這都大大制約了物業(yè)管理公司的管理水平提升。在ERP系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境下，將等級(jí)式管理模式逐漸“扁平化”，減少了管理中間層的比重，降低了管理人員的數(shù)量，加快了信息傳遞速度，讓企業(yè)決策者能夠在更短的時(shí)間內(nèi)獲取有效信息，幫助決策的科學(xué)制定和執(zhí)行。但是，ERP系統(tǒng)與傳統(tǒng)管理模式的差別也就帶來了一些新的管理研究重點(diǎn)和風(fēng)險(xiǎn)觸發(fā)點(diǎn)，需要我們加大工作力度進(jìn)行研究和應(yīng)對(duì)措施研究。

二、物業(yè)公司ERP系統(tǒng)運(yùn)行可能的風(fēng)險(xiǎn)分析

ERP系統(tǒng)能夠幫助物業(yè)公司大大提升管理效率，但同時(shí)也帶來了一些以前未曾遇到甚至未曾考慮過的新風(fēng)險(xiǎn)和新問題。具體來說，由ERP系統(tǒng)運(yùn)行所帶來的新風(fēng)險(xiǎn)主要有幾個(gè)方面。

首先，管理流程新風(fēng)險(xiǎn)。扁平化的企業(yè)管理新模式能夠縮短數(shù)據(jù)信息傳遞時(shí)間、提高信息傳遞的真實(shí)性和時(shí)效性，讓各項(xiàng)管理活動(dòng)都更加自動(dòng)化與智能化。但是，由于扁平化管理，也容易在減少工作人員的同時(shí)出現(xiàn)一人兼任多職的現(xiàn)象，這在某些關(guān)鍵部門和管理環(huán)節(jié)來說，容易導(dǎo)致監(jiān)督約束缺失，從而產(chǎn)生各種人為因素風(fēng)險(xiǎn)，破壞管理秩序。其次，由于ERP系統(tǒng)所要求的管理環(huán)境秩序性更高，要求每個(gè)環(huán)節(jié)的配合度和協(xié)作性也更強(qiáng)，所以，如果管理流程中出現(xiàn)任何疏漏或滯后，都有可能影響到整個(gè)管理系統(tǒng)的有序運(yùn)轉(zhuǎn)，這也對(duì)企業(yè)的管理規(guī)范性與精確性提出更高要求。

其次，制度不完善的風(fēng)險(xiǎn)。ERP系統(tǒng)不僅僅是一個(gè)獨(dú)立的管理系統(tǒng)，要實(shí)現(xiàn)其管理有序，還需要進(jìn)行有針對(duì)性的制度研究及推行。但是，就目前的情況來看，許多物業(yè)公司雖然在嘗試ERP系統(tǒng)應(yīng)用，卻在制度建設(shè)方面缺乏系統(tǒng)性和針對(duì)性，尤其是在以ERP系統(tǒng)為核心的績效考核和績效評(píng)價(jià)方面，涉及甚少，這就讓ERP系統(tǒng)難以在管理內(nèi)部真正得到重視，無法打造有利于ERP系統(tǒng)有序運(yùn)行的內(nèi)部環(huán)境。

再次，缺乏有效監(jiān)督約束機(jī)制。許多企業(yè)管理者在看到ERP系統(tǒng)運(yùn)行優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，著手了大規(guī)模的減員、合并管理部門，雖然減員與合并并不是完全沒有益處，但想要實(shí)現(xiàn)減員減耗和效率提升的雙重目的，就必須真正落實(shí)監(jiān)督約束機(jī)制建設(shè)。尤其是需要加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)及外部監(jiān)督環(huán)境打造，否則，減員減耗只會(huì)給企業(yè)帶來更多的管理麻煩，不僅無法發(fā)揮出ERP系統(tǒng)的管理優(yōu)勢(shì)，甚至?xí)绊懙轿飿I(yè)公司的正常運(yùn)作，造成更多運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)。

再次，ERP系統(tǒng)運(yùn)行依托的是高效率、自動(dòng)化的管理網(wǎng)絡(luò)，而在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展管理活動(dòng)，必然離不開網(wǎng)絡(luò)安全及網(wǎng)絡(luò)維護(hù)等相關(guān)問題。這不僅需要我們有網(wǎng)絡(luò)安全管理意識(shí)，更加需要有針對(duì)性管理制度和具體細(xì)則。如果缺乏這些必要因素，各種網(wǎng)絡(luò)安全問題、病毒、木馬、惡意程序等，必然會(huì)擾亂企業(yè)的管理，而借由網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，給企業(yè)造成更大程度的經(jīng)濟(jì)損失與信譽(yù)損害。

最后，依托網(wǎng)絡(luò)及管理系統(tǒng)開展的管理活動(dòng)，就必須保證各種管理設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等的安全穩(wěn)定運(yùn)行，所以ERP系統(tǒng)對(duì)于物理環(huán)境的要求也更高，要求我們從設(shè)備存放地點(diǎn)、管理流程、人員素質(zhì)、技術(shù)能力等眾多方面進(jìn)行科學(xué)量化管理，避免物理因素的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

三、物業(yè)公司ERP系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施研究

前文我們就當(dāng)前物業(yè)公司的傳統(tǒng)管理模式和ERP系統(tǒng)管理模式的區(qū)別進(jìn)行了比較，ERP系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)相當(dāng)明顯，但同時(shí)也給我們提出了更多管理方面的要求，以及容易出現(xiàn)的新風(fēng)險(xiǎn)也需要我們投入更多精力和時(shí)間進(jìn)行應(yīng)對(duì)措施研究。筆者認(rèn)為，強(qiáng)化物業(yè)公司ERP系統(tǒng)運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)的管控，應(yīng)該重視以下幾個(gè)方面。

（一）樹立ERP管理新觀念

管理體系應(yīng)用不僅僅在于程序的應(yīng)用和制度的建立，更重要的是要從管理意識(shí)上明確其管理重點(diǎn)以及對(duì)企業(yè)管理活動(dòng)健康開展所具有的積極意義。要真正把ERP系統(tǒng)裝進(jìn)腦子里，滲透與行動(dòng)中。尤其是企業(yè)管理者和領(lǐng)導(dǎo)者，要深入學(xué)習(xí)ERP系統(tǒng)管理理論，并結(jié)合物業(yè)公司管理特點(diǎn)，尋找適合的管理途徑和側(cè)重點(diǎn)，這樣才能夠站在全局的高度進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部管理環(huán)境的有效打造。

（二）加強(qiáng)崗位監(jiān)督及部門間協(xié)調(diào)

在ERP系統(tǒng)運(yùn)行下，在某些管理部門的人員任用方面，或許會(huì)存在一人兼任多職其效率高于一人一崗的情況，而一人兼任多崗也并不完全是不可取的崗位設(shè)置方式。但是，為了避免一人兼任多職造成的監(jiān)督約束失效問題，我們應(yīng)該對(duì)崗位設(shè)置分門別類的進(jìn)行處理。對(duì)于基層管理活動(dòng)及崗位，如清潔衛(wèi)生、綠化維護(hù)等，可以進(jìn)行多崗合并，提高人員工作效率，減少人員用工成本。但，對(duì)于諸如財(cái)務(wù)管理、會(huì)計(jì)出納、收支管理等崗位，必須堅(jiān)持崗位相分離原則，杜絕一人多職現(xiàn)象出現(xiàn)。并在關(guān)鍵崗位堅(jiān)持專人專崗的同時(shí)，加強(qiáng)相關(guān)崗位之間的監(jiān)督和約束力度，同時(shí)還可以推行定期輪崗制度，這樣能夠有效避免長期任職與謀職而滋生利己主義思想，還能夠幫助相關(guān)崗位工作人員更加熟悉其他崗位工作流程，提升崗位間的協(xié)作性和配合度，從管理部門銜接方面提高ERP系統(tǒng)運(yùn)行效率，避免因?yàn)榉磻?yīng)滯后造成的管理風(fēng)險(xiǎn)。

（三）加強(qiáng)監(jiān)督約束機(jī)制建設(shè)

在內(nèi)部審計(jì)制度建設(shè)方面，要以ERP系統(tǒng)運(yùn)行的高效、有序?yàn)楣ぷ髦攸c(diǎn)，不僅要針對(duì)部門銜接、任務(wù)完成情況進(jìn)行審計(jì)與考核，同時(shí)也要就管理層是否有效發(fā)揮管理作用進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)，確保管理層、執(zhí)行層都能夠?yàn)镋RP系統(tǒng)健康運(yùn)行做出自己的貢獻(xiàn)。

（四）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)及物理環(huán)境安全管理

在網(wǎng)絡(luò)安全管理方面，首先要針對(duì)物業(yè)公司具體業(yè)務(wù)開展情況進(jìn)行安全軟件的開發(fā)和應(yīng)用，加強(qiáng)數(shù)據(jù)分類，實(shí)現(xiàn)高效率精確化管理。尤其是對(duì)于棚戶區(qū)改建房、采煤沉陷區(qū)住房，更需要有區(qū)別有強(qiáng)調(diào)的進(jìn)行數(shù)據(jù)安全管理，避免管理疏漏給住戶、給政府造成不必要的損失和麻煩。其次，要通過有效的網(wǎng)絡(luò)管理權(quán)限設(shè)置來杜絕越權(quán)越級(jí)操作行為的產(chǎn)生，避免外來入侵及內(nèi)部違規(guī)人員行為造成的運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)和經(jīng)濟(jì)損失。在物理環(huán)境安全管理方面，要重視機(jī)械設(shè)備存放地點(diǎn)的環(huán)境維護(hù)，避免自然氣候變化等因素給設(shè)備造成的不安全影響。此外，還要針對(duì)設(shè)備管理的特殊要求進(jìn)行專門的人員招聘和培訓(xùn)，確保物理層面的管理始終適應(yīng)ERP系統(tǒng)運(yùn)行要求。

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