強化合同履約管理提高物資供應(yīng)保障能力

劉生虎

【摘要】合同履約是企業(yè)經(jīng)濟活動中的關(guān)鍵組成要素，對于物資供應(yīng)服務(wù)質(zhì)量具有直接影響。本文從分析合同履約管理的基本流程入手，圍繞構(gòu)建全流程管理體系、健全ERP履約管控平臺、明確合同履約管理細則、完善全鏈條責(zé)任機制四個層面，探討了依托合同履約管理提高物資供應(yīng)保障能力的具體策略，以供參考。

【關(guān)鍵詞】合同履約;物資供應(yīng)保障;履約事件處理

現(xiàn)代企業(yè)在物資采購環(huán)節(jié)主要采用集中采購、分散履約、統(tǒng)一評價模式，其物資采購合同具有項目多、金額大、履約周期長等特點，一定程度上增大了合同履約管理的難度與風(fēng)險。對此需基于集約化管理原則，強化合同履約關(guān)鍵環(huán)節(jié)與流程要點的把控，提升合同履約管理效率，為物資供應(yīng)提供完備保障。

一、合同履約管理的基本流程分析

（一）合同履約管理流程

當(dāng)前企業(yè)在物資合同履約層面主要實行分層管理、分級實施模式，保障實現(xiàn)管理權(quán)責(zé)與管理流程明確，依托電子商務(wù)平臺與信息管理平臺完成物資采購，實現(xiàn)對物資合同履行情況的管理。

具體來說，其合同履約管理流程大體分為以下五個環(huán)節(jié)：首先，企業(yè)與供貨商完成物資合同的簽訂，待合同生效后，由簽約人員利用物資管理系統(tǒng)完成合同移交，使合同信息同步至資產(chǎn)管理系統(tǒng)及電子商務(wù)平臺中，進入待執(zhí)行狀態(tài);其次，由履約管理人員完成合同關(guān)聯(lián)事項的設(shè)置，落實具體責(zé)任人;再次，由履約負責(zé)人基于資產(chǎn)管理系統(tǒng)中的合同信息創(chuàng)建合同履約情況表與檔案，圍繞重點物資實現(xiàn)對其生產(chǎn)、運輸?shù)汝P(guān)鍵環(huán)節(jié)的動態(tài)管理;接下來，由履約負責(zé)人完成交貨日期的接收或變更，協(xié)同供貨商核實具體的交貨日期等信息，由質(zhì)檢人員針對物資質(zhì)量進行反饋;最后，由履約負責(zé)人、供應(yīng)商及監(jiān)造人員聯(lián)合完成物資生產(chǎn)、供應(yīng)要求的確定，并協(xié)同倉儲管理人員確認具體收貨信息。

（二）履約事件處理流程

假使在物資合同履約過程中出現(xiàn)未依照合同約定的履約事件，應(yīng)基于分級實施原則進行履約事件的處理。其具體流程為：在相關(guān)人員上報履約事件信息后，由本級履約管理部門的負責(zé)人接收并核實履約事件信息，判斷是否為物資產(chǎn)品質(zhì)量問題。倘若是產(chǎn)品質(zhì)量問題，則執(zhí)行相應(yīng)缺陷處理流程;倘若非產(chǎn)品質(zhì)量問題，則判斷是否需要上級履約管理部門協(xié)調(diào)，結(jié)合上級部門指導(dǎo)意見或直接依照物資合同進行履約后期處理。

二、依托合同履約管理提高物資供應(yīng)保障能力的具體策略探討

（一）構(gòu)建全流程管理體系，細化履約管理階段

基于全流程管理模式實行物資履約管理，主要圍繞以下五個環(huán)節(jié)入手：

其一是物資生產(chǎn)環(huán)節(jié)，以采購訂單作為參考信息完成物資供應(yīng)計劃的編制，并創(chuàng)設(shè)物資設(shè)計需求判斷機制。針對包含設(shè)計需求的物資，需協(xié)調(diào)設(shè)計單位、供貨商做好設(shè)計圖紙交付、排產(chǎn)計劃與生產(chǎn)進度的報送，結(jié)合到貨需求協(xié)調(diào)處理物資交貨時間;針對需經(jīng)由上級協(xié)調(diào)處理的物資，應(yīng)在履行物資合同的基礎(chǔ)上，結(jié)合項目現(xiàn)場的收貨條件完成物資供應(yīng)計劃的變更與調(diào)整。在遵循物資合同規(guī)定的基礎(chǔ)上，針對拒絕執(zhí)行協(xié)調(diào)處理結(jié)果的供貨商，可結(jié)合法律規(guī)定取消物資供應(yīng)合同，重新調(diào)整物資供應(yīng)計劃。

其二是物資配送環(huán)節(jié)，基于電子商務(wù)平臺、ERP管理系統(tǒng)實現(xiàn)信息化管理，在ERP系統(tǒng)中結(jié)合物資供應(yīng)計劃發(fā)出發(fā)貨通知、生成聯(lián)系人信息，由供貨商基于電子商務(wù)平臺確認發(fā)貨通知、生成聯(lián)系人與預(yù)計發(fā)/到貨期信息，遵循配送計劃安排送貨。

其三是物資到達現(xiàn)場環(huán)節(jié)，由倉庫管理人員基于貨物交接單完成物資開箱驗收，對照到貨驗收單檢查物資質(zhì)量。針對質(zhì)量不合格物資，應(yīng)聯(lián)系供貨商開展消缺工作;針對質(zhì)量合格物資，則由項目單位負責(zé)人完成到貨驗收評價，將評價信息上傳至ERP系統(tǒng)中，結(jié)合物資領(lǐng)料單完成物資的出庫、安裝、調(diào)試與投運處理，在ERP系統(tǒng)中生成投運單評價信息。

其四是物資結(jié)算與質(zhì)保環(huán)節(jié)，核實物資領(lǐng)/退料信息，完成物資結(jié)算工作，結(jié)合物資實際情況在ERP系統(tǒng)中上傳質(zhì)保評價信息，以此作為考核評價依據(jù)。

其五是供應(yīng)商違約處罰環(huán)節(jié)，由上級履約管理部門整合各履約環(huán)節(jié)存在的供應(yīng)商違約信息，生成處罰澄清單并發(fā)送至供應(yīng)商處，結(jié)合供應(yīng)商違約澄清情況生成違約處罰清單，經(jīng)由物資部審批通過后生成違約處罰通知單，并針對其違約行為落實處罰措施。

（二）健全ERP履約管控平臺，明確履約管理內(nèi)容

“互聯(lián)網(wǎng)+”模式為企業(yè)物資合同履約精細化管理的實現(xiàn)提供了平臺與技術(shù)支持，對此管理人員需結(jié)合合同約定與運營要求健全ERP履約管控平臺，基于集約化管理模式實現(xiàn)對物資供應(yīng)業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)統(tǒng)一處理，對內(nèi)及時處理物資到貨需求，對外實現(xiàn)對供應(yīng)商資源的整合，利用ERP管理系統(tǒng)發(fā)揮資源統(tǒng)籌、日常調(diào)度、監(jiān)控預(yù)警等功能，為物資供應(yīng)效率與服務(wù)水平的提升奠定良好基礎(chǔ)。與此同時，需針對合同履約管理的內(nèi)容要點進行明確把控：一方面針對物資質(zhì)量實行嚴格管理，強化對物資生產(chǎn)工藝實行質(zhì)量監(jiān)督，嚴防安全問題與信任危機的出現(xiàn);另一方面加強物資運輸進度管理，保障物資物流速度符合合同規(guī)定，圍繞物資生產(chǎn)、發(fā)貨、運輸、交貨等全過程落實合同管理，明確具體交貨期限，防止因物流進度受限而產(chǎn)生物資供應(yīng)中斷的風(fēng)險。

（三）明確合同履約管理細則，強化物資供應(yīng)保障

1.落實月度供應(yīng)計劃

將月度供應(yīng)計劃納入到電子商務(wù)平臺中，結(jié)合計劃信息確定具體的物資需求與供應(yīng)情況，完善業(yè)務(wù)流程管理。具體來說，每月應(yīng)結(jié)合接收到的物資合同中的具體項目類別完成月度供應(yīng)計劃的編制工作，將其發(fā)送至項目單位處，由其確定具體交貨期、提供接貨聯(lián)系人信息;由履約責(zé)任人在每月25日前完成月度供應(yīng)計劃表向省級物資公司的報送，結(jié)合其批復(fù)情況實現(xiàn)對物資供應(yīng)狀態(tài)的實時跟蹤，在出現(xiàn)交貨期變更需求的情況下，應(yīng)提前30日完成相應(yīng)業(yè)務(wù)的變更處理，保障實現(xiàn)物資的有序供應(yīng);在履約負責(zé)人接收到物資合同后，需第一時間與供貨商確認具體的物資類別、交貨期等信息，掌握排產(chǎn)計劃、運輸計劃等信息，并聯(lián)合物資需求部門完成需求時間確認，避免因物資供貨期延遲而影響到具體生產(chǎn)進度，結(jié)合雙方協(xié)調(diào)交貨期提前20日將發(fā)貨通知單發(fā)送至供應(yīng)商處，保障項目單位如期接收物資、完成貨物驗收，以此強化物資供應(yīng)的可靠性保障。

2.強化監(jiān)控預(yù)警處理

在ERP平臺中建立合同履約跟蹤模塊，實現(xiàn)對物資到貨信息、資金支付情況的全過程跟蹤。具體來說，應(yīng)以合同管理臺賬作為參考，針對接收到的物資合同進行及時核對，確定物資合同簽訂與物資流轉(zhuǎn)情況，針對已創(chuàng)建訂單、未接收到合同的情況，則應(yīng)協(xié)同上級單位做好合同執(zhí)行進展、交貨期的溝通，防范產(chǎn)生無法及時交貨的問題。同時，由專人負責(zé)實行對ERP平臺的日常登錄管理，確認具體的物資供應(yīng)情況信息，完善監(jiān)控預(yù)警機制建設(shè)，并結(jié)合物資供應(yīng)問題及時發(fā)布預(yù)警信息，由履約負責(zé)人在1個工作日內(nèi)核對到貨情況、報告預(yù)警信息處理結(jié)果，以此實現(xiàn)監(jiān)控預(yù)警目標(biāo)，降低物資履約風(fēng)險。

3.完善資金結(jié)算機制

資金支付作為合同履約中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，將直接影響到企業(yè)資金的正常運轉(zhuǎn)。對此需確保在接收到物資采購合同時，強化與供貨商的溝通聯(lián)系，開具物資發(fā)票;結(jié)合合同臺賬信息在每月18日前提交ERP資金支付申請，在每月30日結(jié)合省物資部門下發(fā)的資金支付明細完成資金支付信息的核對記錄，并在當(dāng)日提交回復(fù)單;在每年12月，以物資合同臺賬資金支付信息為依據(jù)，整理年末款項來往明細，向供應(yīng)商發(fā)出征詢函，督促其在3日內(nèi)提交反饋結(jié)果，以此保障往來賬目清楚，提高資金支付的準(zhǔn)確率。

（四）完善全鏈條責(zé)任機制，提高合同管理水平

一方面，基于合同管理責(zé)任推進全鏈條責(zé)任管理機制的建設(shè)，保障將合同管理責(zé)任落實到具體崗位、人員身上，并強化對合同管理執(zhí)行情況的把關(guān)，結(jié)合具體物資項目實施進展進行跟蹤監(jiān)督，保障物資供應(yīng)符合合同標(biāo)準(zhǔn)。同時，由物資管理人員加強對合同履行進度的跟蹤管理，協(xié)同業(yè)務(wù)部門采取有效舉措處理合同履行過程的偏差，實現(xiàn)履約管理的全過程覆蓋。另一方面，加強對合同履約管理人員的培訓(xùn)教育工作，保障關(guān)鍵崗位工作人員樹立依法經(jīng)營、依法管理理念，針對物資管理部門實行1～2期合同履約管理培訓(xùn)，引導(dǎo)其樹立法律意識、提高風(fēng)險管理水平、強化責(zé)任意識，以此進一步提升合同履約管理水平，為物資供應(yīng)提供堅實保障。

三、結(jié)論

現(xiàn)代企業(yè)管理體系與“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的融合推動了合同履約工作的電子化發(fā)展，物資供應(yīng)、交付與驗收、結(jié)算管理等合同履約內(nèi)容被逐漸納入到同業(yè)對標(biāo)與績效考核模式中，合同履約管理的重要性日漸突出。對此應(yīng)基于體系、平臺、內(nèi)容、保障等層面強化合同履約管理工作，助推物資供應(yīng)保障能力的系統(tǒng)提升。

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