淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

李艷華

摘要：實現(xiàn)高中學(xué)校檔案管理的信息化，是當(dāng)下高中檔案管理的重要改革舉措。當(dāng)下高中檔案管理工作比較滯后，還沒有完全實現(xiàn)信息化和數(shù)字化管理，普遍存在管理水平不高及檔案基礎(chǔ)建設(shè)進程緩慢問，不利于挖掘檔案信息資源。本文針對高中檔案管理工作現(xiàn)狀，探究如何在信息時代下促進檔案管理工作的創(chuàng)新，建立新的檔案管理模式，將信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)應(yīng)用到檔案管理，以優(yōu)化高中學(xué)校檔案管理效率。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案管理;創(chuàng)新

信息時代下檔案管理主要是實現(xiàn)檔案資源的采集整理及保存，并且提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)。然而，現(xiàn)如今高中學(xué)校檔案管理存在管理效率低下及基礎(chǔ)建設(shè)不足等問題，不利于檔案信息的多元化采集和分析，檔案信息資源利用率也比較低。所以，檔案管理人員，不僅要在信息時代下加快高中信息檔案管理的數(shù)字化和現(xiàn)代化建設(shè)，改變以往傳統(tǒng)管理模式，將數(shù)字信息技術(shù)及現(xiàn)代管理理念引入到檔案管理中，而且要充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化，提升檔案管理的效率及準(zhǔn)確性。

1信息時代下高中檔案管理工作現(xiàn)狀

高中檔案信息管理所存在的問題主要是有兩點，一是缺乏信息技術(shù)支持，二是檔案利用效率低。高中檔案管理工作滯后性明顯，是因為現(xiàn)如今高中檔案管理沒有意識到現(xiàn)代信息技術(shù)優(yōu)勢，在檔案管理中沒有應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，依舊沿用傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致實體檔案數(shù)量過于龐大，缺乏檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)，不僅造成珍貴的檔案信息流失，而且占用了大量的儲存面積，檔案管理的投入成本與效率不成正比。且高中檔案管理工作的滯后性，體現(xiàn)在管理效率中，由于管理方式及管理技術(shù)都沒有更新，不僅無法為高中教育發(fā)展提供信息服務(wù)，還導(dǎo)致管理效率低下，沒有很好的利用現(xiàn)有的檔案信息資源，造成了信息資源的流失。更為顯著的是，高中檔案致信息流通效率低下，特別是紙質(zhì)化檔案管理很容易丟失及損毀[1]。

檔案信息化服務(wù)理念缺失。高中檔案管理目前局限于收集好信息，缺乏對信息利用及信息服務(wù)的認識，沒有將檔案管理與高中教育管理聯(lián)系在一起，以致于信息服務(wù)意識薄弱。多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)及上級部門對高中檔案管理工作缺乏認識，認為檔案管理就是將信息整理成檔案并保存起來，檔案信息化建設(shè)就是單純的將檔案紙質(zhì)信息，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息，沒有意識到檔案信息服務(wù)的價值。且現(xiàn)如今高中學(xué)校多數(shù)都缺乏完善的信息化基礎(chǔ)設(shè)備，導(dǎo)致很多有價值的電子文件，丟失后無法找回。

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及數(shù)字技術(shù)的利用效率較低。高中檔案管理中，沒有專門的檔案管理系統(tǒng)軟件進行檔案管理操作。特別是數(shù)字化工作的滯后導(dǎo)致高中缺乏完善的檔案數(shù)據(jù)庫，查找檔案信息的手段也比較落后，根本沒有辦法滿足高中教育現(xiàn)代化管理的要求[2]。

2信息時代下檔案管理工作創(chuàng)新的有效路徑

信息時代下的檔案管理不同于傳統(tǒng)，要求檔案管理工作聯(lián)系時代發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理過程中，專門針對高中學(xué)校校教育發(fā)展對檔案信息資源的要求，實現(xiàn)檔案管理的統(tǒng)一規(guī)劃及標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，在進行檔案信息資源采集整理及保存的同時，更要為高中教育提供檔案信息服務(wù)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化共享，確保能夠快速的查找檔案信息資源，便于教師了解檔案信息內(nèi)容。因此，為提升檔案管理的工作效率，創(chuàng)新檔案管理模式，信息時代下高中學(xué)校檔案管理人員，應(yīng)該加強對檔案管理信息化的認識，進一步將信息技術(shù)和管理理念用到檔案實際管理中，實現(xiàn)高中檔案管理的數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

第一，要實現(xiàn)檔案管理體制的創(chuàng)新，建立檔案信息共享平臺。體制革新的重點，在于完善高中檔案管理制度，實現(xiàn)對檔案的統(tǒng)一管理，建立檔案信息化管理制度，讓檔案管理能與信息技術(shù)結(jié)合起來，以提升管理力度及檔案使用的便利性。高中檔案管理制度要保證各部門能統(tǒng)一將檔案信息錄入到管理系統(tǒng)或是傳達到檔案室中進行統(tǒng)一管理，實現(xiàn)技術(shù)操作的規(guī)范化。檔案信息資源共享平臺的建設(shè)，一是完善高中檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善檔案信息化管理的軟硬件配置，做好檔案信息資源共享的設(shè)備配置工作。二是要明確檔案管理的內(nèi)容及范圍，統(tǒng)一檔案管理工作流程，形成統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)范的檔案系統(tǒng)工程，保證檔案信息資共享渠道的通暢。三則是要利用互聯(lián)網(wǎng)+思維，專門建立高中檔案數(shù)據(jù)資源庫，并將檢索頁面設(shè)置在內(nèi)部信息系統(tǒng)中，通過微信、賬號或是QQ登錄進行驗證，為教師開放檔案檢索權(quán)限，便于教師獲取檔案信息，享受檔案信息服務(wù)[3]。

第二，及時引進大數(shù)據(jù)技術(shù)，打造優(yōu)良的檔案管理隊伍。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到高中檔案管理工作中，旨在展現(xiàn)現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)勢，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)深入挖掘檔案信息價值，解決繁雜信息無法處理等問題，將其作為檔案信息價值的挖掘工具，有利于提升檔案信息利用效率。大數(shù)據(jù)技術(shù)在檢索系統(tǒng)中的應(yīng)用，不僅能將檔案數(shù)據(jù)信息庫與檢索系統(tǒng)聯(lián)系起來，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)及分布式呈現(xiàn)，還能進一步提升檢索效果，達到信息檢索操作便捷快速化的建設(shè)目標(biāo)。引入現(xiàn)代信息技術(shù)后，就應(yīng)該提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)，確保管理人員能與檔案管理技術(shù)及理念一樣，與時俱進。高中檔案管理人員也要順應(yīng)時代發(fā)展潮流，意識到現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢，并提升自身的軟硬件使用能力，增強自身的互聯(lián)網(wǎng)思維，進一步實現(xiàn)檔案管理環(huán)節(jié)的創(chuàng)新，為檔案管理信息化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。建立專業(yè)化的檔案管理隊伍，高中應(yīng)該定期派遣管理人員進修，組織管理人員學(xué)習(xí)計算今草組及檔案管理軟件操作，增強其信息素養(yǎng)。這樣不僅能節(jié)省軟件運維成本，還能提升管理效率，實現(xiàn)檔案管理工作質(zhì)的飛躍[4]。

結(jié)語

綜上所述，當(dāng)下高中學(xué)校檔案管理工作效率低下，檔案管理人員還需要改進現(xiàn)有的檔案管理模式，加快檔案管理信息化建設(shè)，將新的技術(shù)及管理理念引入到檔案管理中，以滿足學(xué)校現(xiàn)代化教育管理的要求。

參考文獻：

[1]屈希陽.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].勞動保障世界（理論版），2012 （10）：78-79.

[2]徐雯.淺析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新措施[J].江西電力，2019，43 （05）：43-44.

[3]張玲.分析信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展[J].赤子（上中旬），2015 （01）：150.

[4]陸芳.基于數(shù)字技術(shù)發(fā)展背景探究高中學(xué)校檔案工作信息化管理模式[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013 （19）：168-169.