“放管服”形勢(shì)下的檔案管理工作研究

摘要：行政部門的工作目前在逐步推行“放管服”工作制度，取得了良好的使用效果，要求檔案管理工作要經(jīng)過(guò)升級(jí)，提高管理精度和效率?；趯?duì)當(dāng)前檔案管理工作形式和方法的分析，本文指出了檔案管理工作和“放管服”工作理念的不匹配范圍，并提出工作的改革方法，提高新時(shí)期的檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：“放管服”工作形勢(shì);檔案管理;工作對(duì)接

引言：

“放管服”工作形式是指簡(jiǎn)政放權(quán)、放管結(jié)合和優(yōu)化服務(wù)，區(qū)別于傳統(tǒng)的行政工作模式，新的工作方式讓各級(jí)行政部門都可以參與管理工作，降低了服務(wù)的準(zhǔn)入門檻。對(duì)于生成的各式檔案，要做好工作上的交接，通過(guò)專業(yè)工作渠道提高各個(gè)部門對(duì)接水平，然而當(dāng)前的工作中存在一定的缺陷。

一、“放管服”背景下的檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）管理思路問(wèn)題

“放管服”工作思想降低了行政工作的準(zhǔn)入門檻，這一工作形式必然導(dǎo)致生成的檔案量大幅度提高，傳統(tǒng)管理工作過(guò)程由于檔案系統(tǒng)只需要做好單位內(nèi)部的收集、存儲(chǔ)和傳遞工作，工作思路僵化。而新的工作體系中，事實(shí)上建成了工作單位的高度競(jìng)爭(zhēng)體系，不同單位可能對(duì)同類型工作形成不同的檔案，要提高檔案管理水平，上級(jí)工作部門和下級(jí)部門要共同參與檔案管理體系。目前的問(wèn)題在于，“放管服”工作制度處于摸索階段，檔案管理思路自然難以在目前立即轉(zhuǎn)變。

（二）管理路徑問(wèn)題

管理路徑要建成多工作支路匯集到工作干路工作形式，方可采用新的管理路徑提高管理效率。就實(shí)際的作用方法上來(lái)看，工作支路是各個(gè)下級(jí)工作單位在實(shí)際工作中形成的檔案管理路徑，包括人事管理檔案、各類項(xiàng)目的立項(xiàng)檔案、工作內(nèi)容記錄檔案等，上級(jí)單位有權(quán)收集和分析檔案中的內(nèi)容，了解所有的單位實(shí)際工作水平，從而構(gòu)成了檔案管理中的干路體系[1]。目前的問(wèn)題在于，未能形成具備極高科學(xué)水平的管理制度，同時(shí)無(wú)論是同一層級(jí)的部門還是上級(jí)部門之間的管理路徑對(duì)接效果較差。

（三）跟蹤體系問(wèn)題

檔案管理工作有極高的推行價(jià)值，新工作制度采用過(guò)程要建成相應(yīng)的追蹤工作制度，分析經(jīng)過(guò)一段工作時(shí)間之后是否出現(xiàn)了新的工作問(wèn)題[2]。目前的缺陷是，工作路徑存在建設(shè)缺陷，同時(shí)工作思想轉(zhuǎn)變效率過(guò)低，工作管理制度自然難以投入實(shí)際的分析過(guò)程。比如工作人員的素質(zhì)提升過(guò)程，當(dāng)前雖然開(kāi)始注重人員素質(zhì)的考核工作，但是缺乏后續(xù)的長(zhǎng)期監(jiān)管以及懲戒舉措，使得限制性管理?xiàng)l款成為了一紙空文。

二、“放管服”背景下的檔案管理工作升級(jí)方法

（一）管理思路革新

“放管服”工作理念下，生成的檔案量必然會(huì)大幅度增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期的管理需求，為此創(chuàng)建的管理思路是以新型技術(shù)為主干在，以管理制度為枝葉的管理思想。

新型技術(shù)包括信息化系統(tǒng)、云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，其中信息化技術(shù)實(shí)施一方面建成同級(jí)別單位之間的網(wǎng)絡(luò)橫向連接機(jī)制，另一方面形成上下級(jí)別單位之間的挽留過(guò)縱向連接制度。其中上級(jí)部門的信息化系統(tǒng)要有更大的檔案存儲(chǔ)空間，同時(shí)防火墻的建設(shè)要處于高重視狀態(tài)，以提高管理水平。同級(jí)別部門之間的網(wǎng)絡(luò)連接要具備可替換和可調(diào)整狀態(tài)，這類單位并非需要一直銜接，根據(jù)工作任務(wù)和工作要求，建立臨時(shí)性的連接體系即可。

對(duì)于云計(jì)算技術(shù)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，一些管理項(xiàng)目和工作任務(wù)要廣泛收集市場(chǎng)信息、規(guī)章制度信息、從業(yè)者個(gè)人信息，該過(guò)程要借助大數(shù)據(jù)技術(shù)從互聯(lián)網(wǎng)中收集數(shù)據(jù)[3]。云計(jì)算技術(shù)一方面借助已經(jīng)建成的工作管理模型處理所有獲取的數(shù)據(jù)，另一方面建成云計(jì)算存儲(chǔ)平臺(tái)，把形成的檔案碎片化處理后存儲(chǔ)到不同的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點(diǎn)上，提高了檔案的安全管理程度。

（二）管理路徑升級(jí)

管理路徑的升級(jí)要形成支路+干路的管理體系，其中建成的各個(gè)支路是工作檔案本身形成的管理路徑，可以在不違反原則的基礎(chǔ)上具有較高的個(gè)性化程度。比如某行政單位的管理檔案包括工程項(xiàng)目的審批檔案、人事檔案、績(jī)效檔案等，其中項(xiàng)目審批檔案要經(jīng)過(guò)多個(gè)工作部門的討論，檔案管理部門要和各個(gè)部門交流，核對(duì)是否存在手續(xù)造假等問(wèn)題，不存在違規(guī)現(xiàn)象并且手續(xù)完整的情況下，把這類檔案存儲(chǔ)到專用的數(shù)據(jù)庫(kù)中。對(duì)于人事、績(jī)效等檔案，要將其配置到單位人事制度管理的專用數(shù)據(jù)庫(kù)，并且這類檔案只可讀取不可修改，并配置人員調(diào)閱權(quán)限。

干路管理系統(tǒng)是上級(jí)管理部門建成的管理路徑，其本身具有最高權(quán)限，可以隨時(shí)訪問(wèn)下級(jí)部門的數(shù)據(jù)庫(kù)中檔案[4]。為了防止出現(xiàn)檔案篡改問(wèn)題，所有的工作部門都只具備檔案讀取權(quán)限。

（三）工作體系完善

工作體系完善的核心任務(wù)是建成追蹤管理制度，包括新型管理制度科學(xué)度跟蹤、工作人員素養(yǎng)跟蹤、管理投入成本跟蹤、管理體系升級(jí)余量跟蹤，優(yōu)先級(jí)是管理制度科學(xué)度>成本管理水平>人員素養(yǎng)>體系升級(jí)余量[5]。其中管理制度的科學(xué)度分析的內(nèi)容有新工作系統(tǒng)對(duì)于檔案管理工作效率的提高水平、所有檔案的安全防護(hù)水平等項(xiàng)目，當(dāng)發(fā)現(xiàn)某一實(shí)際管理參數(shù)不符合管理系統(tǒng)的升級(jí)期望，則采用戴明環(huán)思想找到新型管理體系中存在的問(wèn)題，并在新方案提出之后把這一新型管理制度納入新的管理制度中，以提高這一系統(tǒng)的作用水準(zhǔn)。后續(xù)通過(guò)持續(xù)性跟蹤逐漸逼近工作期望，從而讓這一系統(tǒng)的運(yùn)行水平提升，對(duì)于其余需要投入管理的項(xiàng)目，要詳細(xì)總結(jié)當(dāng)前工作制度中的問(wèn)題。

結(jié)論：

綜上所述，“放管服”形勢(shì)下檔案管理工作存在缺陷，包括管理體系不完善、管理路徑不銜接和管理思路老舊，降低了這一技術(shù)體系的作用水平。解決這些問(wèn)題的方法包括采用新型管理技術(shù)、協(xié)調(diào)管理工作缺陷、升級(jí)所有管理制度等，讓檔案管理工作質(zhì)量符合期望。

參考文獻(xiàn)：

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[4]范榮.信息化背景下如何優(yōu)化事業(yè)單位文書檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019 （22）：130.

[5]翟季，欒天浩，孫祎龍.如何做好新舊會(huì)計(jì)檔案管理辦法的銜接[J].黑龍江檔案，2018 （03）：86.

作者簡(jiǎn)介：包樹海（1978.11-）男，民族：蒙古，籍貫：內(nèi)蒙古科爾沁右翼中旗，學(xué)歷：大學(xué)?？?，職稱：初級(jí)官員，研究方向：中級(jí)檔案管理員。