新媒體環(huán)境下高校辦公室管理模式創(chuàng)新研究
——以江蘇開放大學(xué)為例

陳 希

（江蘇開放大學(xué)，江蘇 南京 210036）

一、前言

隨著高等教育的迅速發(fā)展，高校的招生規(guī)模在不斷擴(kuò)大，學(xué)校辦公室的地位也日益凸顯。以江蘇開放大學(xué)為例，學(xué)校辦公室是學(xué)校行政、黨委的綜合辦事機(jī)構(gòu)，由校長辦公室、黨委辦公室、系統(tǒng)建設(shè)與特色學(xué)院建設(shè)辦公室、職教集團(tuán)管理辦公室、國際合作與交流辦公室、發(fā)展規(guī)劃辦公室、檔案辦公室合署辦公。其主要的工作職能是：參與政務(wù)、管理事務(wù)、辦文辦會(huì)；綜合協(xié)調(diào)、督促檢查、對(duì)外聯(lián)絡(luò)；調(diào)查研究、決策咨詢、事業(yè)規(guī)劃；檔案管理、綜合統(tǒng)計(jì)、信息公開。學(xué)校辦公室始終發(fā)揮著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外的橋梁作用，它不僅是高校的核心部門，還是中樞機(jī)構(gòu)，更是參謀部門。辦公室工作內(nèi)容復(fù)雜多樣，在現(xiàn)如今多元化的發(fā)展模式下大大增加了高校辦公室管理工作的難度，本文主要研究在新媒體環(huán)境下高校辦公室管理如何轉(zhuǎn)變觀念，發(fā)揮主動(dòng)性，創(chuàng)新管理方式。

二、新媒體概念釋義

新媒體（New Media）概念是1967 年由美國哥倫比亞廣播電視網(wǎng)（CBS）技術(shù)研究所所長戈?duì)柕埋R克率先提出的。對(duì)于新媒體的界定，學(xué)者們可謂眾說紛紜。什么是新媒體？新媒體分為狹義和廣義兩種：狹義的新媒體指傳統(tǒng)媒體利用新的技術(shù)手段，比如網(wǎng)絡(luò)等將內(nèi)容進(jìn)行傳播，例如紙媒、廣播、電視等機(jī)構(gòu)。廣義新媒體泛指一切利用新的技術(shù)手段進(jìn)行信息傳播的個(gè)體，不僅僅包括“媒體”行業(yè)，比如微信、QQ、微博等。新媒體的迅猛發(fā)展，掀起了傳媒革命的新一輪浪潮。

三、高校辦公室管理工作的特點(diǎn)

1、政策性。高校辦公室作為學(xué)校行政管理中的窗口部門，核心部門，起到上傳下達(dá)的作用。要做好新時(shí)代高校行政管理工作，必須以習(xí)總書記新時(shí)代中國特色社會(huì)主義思想和黨的十九大精神武裝頭腦、指導(dǎo)實(shí)踐，全面貫徹落實(shí)習(xí)總書記視察中辦并同中辦各單位班子成員和干部職工代表座談會(huì)上提出的“五個(gè)堅(jiān)持”的要求。

2、服務(wù)性。高校辦公室作為學(xué)校的服務(wù)窗口，是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)工作的重要職能部門，要有“身在兵位，胸為帥謀”的參謀意識(shí)。既要當(dāng)好參謀助手又要協(xié)調(diào)好各方面抓好落實(shí)。辦公室工作人員要牢固樹立服務(wù)意識(shí)，全心全意地做好本職工作。

3、綜合性。高校辦公室作為學(xué)校的綜合辦事機(jī)構(gòu)，在工作中一定要樹立全局意識(shí)、大局觀念。辦公室與其他部門最大的不同在于，學(xué)校各部門進(jìn)行的工作，辦公室都要關(guān)心和了解，做好規(guī)劃統(tǒng)籌、做到胸有丘壑，并提出修改意見，供領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)參考。因此，高校辦公室管理工作是綜合性、全方位、多層次的協(xié)調(diào)性管理工作。

4、機(jī)要保密性。由于工作部門的特殊性，辦公室工作人員常常比其他工作人員早知道一些學(xué)校上級(jí)的政策及領(lǐng)導(dǎo)的意圖，這些內(nèi)容在沒有公布之前，都屬于機(jī)密。包括涉及到保密文件、檔案材料、人事安排調(diào)動(dòng)、校長辦公會(huì)、黨委常委會(huì)等會(huì)議內(nèi)容。對(duì)于這些情況，辦公室人員必須自覺學(xué)習(xí)保密條例，做好保密工作。

四、新媒體環(huán)境下高校辦公室管理模式創(chuàng)新的重要性

在當(dāng)前高等教育快速發(fā)展，高校教育改革不斷深化的形勢(shì)下，高校辦公室管理模式必須順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，轉(zhuǎn)變管理模式，尋求改革創(chuàng)新的路徑。目前，中國已經(jīng)進(jìn)入了“新媒體”時(shí)代，微傳播、微支付、微電影和微視頻自2014 年開始構(gòu)成了中國新媒體發(fā)展的“新媒體”景觀。新媒體的出現(xiàn)對(duì)人們接受信息的方式以及態(tài)度發(fā)生了重大的轉(zhuǎn)變，提高了人們對(duì)周圍事物的關(guān)注度，形成碎片化效應(yīng)。進(jìn)入新媒體時(shí)代，高校辦公室管理模式創(chuàng)新具有重要的意義。

新媒體、新技術(shù)應(yīng)用的出現(xiàn)使得高校各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，對(duì)高校辦公室管理模式提出了新的要求，只有做好高校管理工作，提高高校效率，培養(yǎng)學(xué)生的創(chuàng)新能力，更好地服務(wù)于教學(xué)工作和科研工作，才能確保高校運(yùn)轉(zhuǎn)的合理性，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。更好地發(fā)揮其在學(xué)校管理工作中的紐帶和中樞作用，起到溝通、協(xié)調(diào)、參謀助手的作用。

五、新媒體環(huán)境下高校辦公室管理模式創(chuàng)新研究

1、以技術(shù)手段增強(qiáng)規(guī)范化管理，搭建新媒體平臺(tái)，構(gòu)建協(xié)同辦公新模式。

隨著時(shí)代的進(jìn)步和科技的發(fā)展，高校辦公室管理工作要與時(shí)俱進(jìn)，應(yīng)積極組織多媒體、互聯(lián)網(wǎng)的普及活動(dòng)，鼓勵(lì)師生多接觸新媒體，力爭全面實(shí)現(xiàn)無紙化辦公模式。例如，可以使用微信公眾號(hào)，讓學(xué)生關(guān)注并在公眾號(hào)上發(fā)布新聞，讓師生及時(shí)有效獲取信息，并且保障學(xué)校與師生雙方的溝通順暢。與傳統(tǒng)媒體相比，新媒體的擴(kuò)展使得信息來源的渠道更加廣泛。例如，可以通過校園網(wǎng)、微博、抖音等媒介，組織傳播有利于高校發(fā)展的內(nèi)容，定期開展大學(xué)生思想政治教育，引導(dǎo)學(xué)生有選擇地接受網(wǎng)絡(luò)新聞，幫助其樹立正確的人生觀，世界觀和價(jià)值觀。

同時(shí)，辦公室管理人員要掌握新媒體陣地的主動(dòng)權(quán)，借助新媒體環(huán)境條件提高媒介素養(yǎng)水平，不斷創(chuàng)新，合理使用網(wǎng)絡(luò)化辦公工具——構(gòu)建OA 協(xié)同辦公管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公環(huán)境。通過這個(gè)在線平臺(tái)系統(tǒng)可以完成任務(wù)布置、督辦催辦、考勤管理等功能模塊，實(shí)現(xiàn)在線及時(shí)溝通、數(shù)據(jù)共享、移動(dòng)辦公等便捷服務(wù)，把辦公室管理工作推向智能化、科學(xué)化及多元化管理。

此外，無紙化會(huì)議系統(tǒng)也是高校辦公室管理模式的創(chuàng)新研究。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，多媒體會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)也迅猛發(fā)展起來。多媒體會(huì)議室不再只是簡單的安裝一個(gè)投影而已，而是選擇安裝無紙化升降式會(huì)議終端或者無紙化會(huì)議平板終端。會(huì)議中人手一臺(tái)移動(dòng)平板，就可以將高清的視頻、電子文檔傳遞到每一位參會(huì)人員面前，使用麥克風(fēng)直接進(jìn)行會(huì)議發(fā)言、投票表決、界面共享等。也可以利用手機(jī)投屏功能，將手機(jī)上的文件直接傳輸?shù)綍?huì)議平板終端進(jìn)行資源共享。既減少了紙質(zhì)的打印，做到綠色環(huán)保，又提高了工作效率，規(guī)范工作流程。

2、堅(jiān)持以人為本，培養(yǎng)辦公室人員的規(guī)范化行為，完善工作激勵(lì)制度。

新媒體環(huán)境下高校辦公室管理的日常事務(wù)繁多復(fù)雜，需要辦公室人員提升管理水平，提倡人本管理理念，堅(jiān)持以人為本，促進(jìn)辦公室成員之間的互動(dòng)交流，溝通。

一是對(duì)辦公室工作人員要定期開展思想政治教育，樹立正確的價(jià)值觀，不斷解放思想，對(duì)工作內(nèi)容學(xué)會(huì)取其精華，棄其糟粕，提高綜合素養(yǎng)。其次應(yīng)定期組織培訓(xùn)，優(yōu)化辦公室人員素養(yǎng)，不斷加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)能力，嘗試新的思路和工作技能，提高工作人員組織協(xié)調(diào)能力，溝通能力，文字綜合能力等，有助于提高服務(wù)質(zhì)量和整體業(yè)務(wù)水平。最后應(yīng)完善目標(biāo)管理，保證制度執(zhí)行的效率。高校辦公室的管理要有一套健全可行的規(guī)章制度、考核制度。將辦事流程、行為準(zhǔn)則等以條文的形式確立下來，不斷鞭策辦公室人員的自我危機(jī)意識(shí)。例如，崗位目標(biāo)責(zé)任考核制度、會(huì)議室使用管理制度、公務(wù)接待管理制度等。對(duì)工作人員展開規(guī)范性、科學(xué)性管理，提高高校辦公室管理水平。新媒體時(shí)代，要結(jié)合實(shí)際工作不斷完善，使規(guī)章管理制度真正發(fā)揮其督促作用。

3、創(chuàng)新辦公室文化建設(shè)，提升辦公室文化品位與辦公形象。

高校辦公室作為學(xué)校的窗口部門，以“服務(wù)”為使命，更要注重文化建設(shè)。辦公室文化建設(shè)主要包括物質(zhì)文化和精神文化兩個(gè)層面，物質(zhì)文化建設(shè)主要是指辦公室構(gòu)造布局、桌椅設(shè)備等硬件辦公設(shè)施。新媒體環(huán)境下，構(gòu)建整齊、衛(wèi)生、美觀的現(xiàn)代化辦公環(huán)境，有利于提升辦公室工作人員的工作幸福感，增加工作積極性。精神文化建設(shè)主要是指構(gòu)建辦公室工作氛圍，建設(shè)學(xué)習(xí)型辦公室。例如，學(xué)習(xí)一些優(yōu)秀的在線平臺(tái)、辦公室圖書角、支部活動(dòng)等學(xué)習(xí)交流方式，鼓勵(lì)辦公室人員主動(dòng)、積極學(xué)習(xí)，培養(yǎng)優(yōu)良的學(xué)習(xí)風(fēng)氣，并增強(qiáng)互動(dòng)性和趣味性，營造健康、生態(tài)的辦公室文化。因此，良好的辦公室文化有利于促進(jìn)人員的發(fā)展，形成積極向上的管理團(tuán)隊(duì)，提升辦學(xué)品位，對(duì)構(gòu)建和諧校園、提升教育質(zhì)量有著重要的意義。

總而言之，在新媒體環(huán)境下高校辦公室管理需要轉(zhuǎn)變思路，創(chuàng)新管理模式，去構(gòu)建一支高質(zhì)量、高水平的行政管理隊(duì)伍，促進(jìn)高校健康、穩(wěn)定地發(fā)展。