建立新型冠狀病毒肺炎疫情醫(yī)療防控物資應(yīng)急供應(yīng)模式的探討

張湖 殷亮 何飛

(昆明醫(yī)科大學(xué)第一附屬醫(yī)院，昆明 650032)

2019年12月新型冠狀病毒肺炎疫情爆發(fā)以來，短時間內(nèi)迅速擴(kuò)散，日常和醫(yī)療防護(hù)物資用量劇增，導(dǎo)致應(yīng)急物資供應(yīng)緊缺、供應(yīng)遲緩。如何針對疫情建立醫(yī)療防控物資的應(yīng)急供應(yīng)成為各醫(yī)院面臨的新挑戰(zhàn)。我院在2003 年應(yīng)對SARS 疫情時建立了一套醫(yī)療物資管理模式，但因?yàn)楫?dāng)時疫情與本次疫情發(fā)展存在不同，如本次爆發(fā)速度快，儲備物資迅速消耗，新的物資無法生產(chǎn)采購，恰逢春節(jié)企業(yè)停工無法補(bǔ)充，故本次采用原方案表現(xiàn)出一些不足之處，如感控人員在原定數(shù)額基礎(chǔ)上推測增量進(jìn)行物資供應(yīng)，缺少關(guān)鍵保障調(diào)配機(jī)制，暴露出處置疫情應(yīng)急準(zhǔn)備不足[1]。隨著疫情的迅猛發(fā)展，應(yīng)急物資供應(yīng)陷入短缺、供應(yīng)無序且不均衡的困境。為了保證醫(yī)院應(yīng)急物資能夠有序清晰地供應(yīng)，并保障應(yīng)急防控工作的及時性、有效性[2]，我院在改進(jìn)中制定了一套新型冠狀病毒肺炎疫情醫(yī)療防控物資應(yīng)急供應(yīng)模式，經(jīng)疫情防控期間在醫(yī)院內(nèi)應(yīng)用，獲得了較好的效果。

1 我院原有應(yīng)急物資供應(yīng)模式存在的問題

原有應(yīng)急物資供應(yīng)模式為應(yīng)急事件發(fā)生時，資產(chǎn)管理人員啟動物資供應(yīng)應(yīng)急預(yù)案，協(xié)調(diào)多部門制定備貨清單，聯(lián)系供貨商備貨，到貨后感控人員對物資按適用科室進(jìn)行分類，根據(jù)分類的情況，完成發(fā)放物資到科室。在應(yīng)對此次新型冠狀病毒肺炎疫情中，原有的模式在實(shí)際工作中出現(xiàn)以下問題：①物資明細(xì)及數(shù)量通常依據(jù)過往疫情經(jīng)驗(yàn)參考，短期內(nèi)難以制定出應(yīng)對新疫情的完整的物資清單，無法滿足新型冠狀病毒疫情防控的急迫性與合理性的物資需求。②以某一比例同比增加各科室應(yīng)急物資供應(yīng)，出現(xiàn)科室物資供應(yīng)不均衡，重點(diǎn)科室保障不到位的現(xiàn)象。③未能建立因節(jié)假日供貨不足、疫情波及廣泛以及物資管控等特殊情況下的應(yīng)對體系，導(dǎo)致原有模式難以滿足應(yīng)急物資的緊迫性需求及重點(diǎn)保障供應(yīng)。

2 應(yīng)急供應(yīng)模式應(yīng)具備的條件

通過信息化手段快速實(shí)現(xiàn)制定計(jì)劃、采購、物流管理、付款4 個環(huán)節(jié)的全程管理。在物資調(diào)配上，應(yīng)根據(jù)新型冠狀病毒肺炎疫情的特點(diǎn)及臨床科室分布、風(fēng)險度來評估物資的分配原則。結(jié)合醫(yī)護(hù)人力資源緊張，管理部門應(yīng)建立主動將應(yīng)急物資迅速配送到臨床一線的體系。最后在物流管理中做到精準(zhǔn)發(fā)放，數(shù)量能實(shí)現(xiàn)縮小至單包裝個位數(shù)的誤差。

3 醫(yī)療防控物資應(yīng)急供應(yīng)模式的內(nèi)容

緊急建立“醫(yī)院抗新冠病毒疫情應(yīng)急物資儲備管理工作小組”，資產(chǎn)管理部門分為應(yīng)急小組與日常工作小組。應(yīng)急小組在院領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)下，負(fù)責(zé)新型冠狀病毒肺炎疫情應(yīng)急物資供應(yīng)保障工作的具體實(shí)施。按物資供應(yīng)模式的先后順序制定了一系列流程。

3.1 制定需求計(jì)劃

根據(jù)感控人員審定的物資需求清單，分發(fā)至各個臨床科室，要求各科室填報(bào)7 天的需求數(shù)量，科室根據(jù)其承擔(dān)的醫(yī)療任務(wù)及面臨的風(fēng)險，考慮突發(fā)情況上報(bào)所需，數(shù)據(jù)匯總后上報(bào)主管部門審批，審批不通過的退回所在科室，審批通過后匯總生成采購計(jì)劃。需求計(jì)劃流程見圖1。

3.2 物資采購管理與儲備

在尋找及接收捐贈物資時，通過紅十字會、社會組織、愛國同胞、境外華人、醫(yī)用物資供貨商、各級各類企業(yè)、單位、個人，尋找社會捐贈渠道，捐贈物資的種類及標(biāo)準(zhǔn)無需限制，物資到達(dá)醫(yī)院后再行細(xì)化分類。采購管理工作流程見圖2。

3.3 物流管理

在驗(yàn)收時核對采購或捐贈清單、生產(chǎn)企業(yè)、規(guī)格型號、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、失效期等信息，查看是否符合要求并做好記錄。在原有的醫(yī)院東軟望海HERP 系統(tǒng)增加應(yīng)急物資管理模塊，分類維護(hù)防護(hù)物資信息，物資入庫后及時聯(lián)系感控人員。根據(jù)防護(hù)物資的不同國家或地區(qū)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，對標(biāo)準(zhǔn)標(biāo)識不清楚的防護(hù)物資，送云南省醫(yī)療器械檢驗(yàn)研究院進(jìn)行檢驗(yàn)檢測，再根據(jù)分類結(jié)果制定適用科室清單。通過制定風(fēng)險分級對應(yīng)科室分級防護(hù)物資包，根據(jù)每日床位數(shù)、醫(yī)護(hù)人數(shù)分級制定科室日需求數(shù)量，制定物資精準(zhǔn)發(fā)放原則，迅速發(fā)放物資至科室。在應(yīng)急物資管理模塊，統(tǒng)計(jì)各科室領(lǐng)用量、實(shí)際使用量及剩余數(shù)量，及時調(diào)整物資發(fā)放原則。應(yīng)急防護(hù)物資應(yīng)由資產(chǎn)管理部派專人負(fù)責(zé)統(tǒng)一保管，嚴(yán)防物資損壞、過期，按照藥監(jiān)部門的相關(guān)管理規(guī)定整齊擺放。每天進(jìn)行應(yīng)急物資盤點(diǎn)并記錄，查找盤點(diǎn)誤差的原因，及時更正，做到數(shù)量單包裝個位數(shù)的誤差。物流管理工作流程見圖3。

3.4 結(jié)算付款

根據(jù)采購渠道分為國內(nèi)和國際兩種方式，支付采用常規(guī)支付和特殊支付兩種流程。常規(guī)支付是通過醫(yī)院綜合運(yùn)營管理系統(tǒng)生成的記賬單據(jù)，根據(jù)合同條款提交支付申請表，在完成審批流程后，由財(cái)務(wù)部根據(jù)支付申請表核對發(fā)票信息，完成結(jié)算支付并記賬歸檔備案。特殊支付是根據(jù)采購結(jié)果符合應(yīng)急支付申請目錄范圍而采用的支付方式，由財(cái)務(wù)部根據(jù)詢價采購結(jié)果，核對應(yīng)急支付申請表，通知供貨商提供發(fā)票后提前支付貨款，資產(chǎn)管理部根據(jù)付款申請單提交支付申請表，完成逐級審批事宜并記賬歸檔備案。國際采購需要與第三方進(jìn)出口公司簽訂委托代理協(xié)議，由進(jìn)出口公司負(fù)責(zé)所有國際貿(mào)易采購流程，并由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)支付國際貿(mào)易產(chǎn)生的相關(guān)貨款到第三方進(jìn)出口公司賬戶。付款工作流程見圖4。

圖1 需求計(jì)劃流程

圖2 采購管理工作流程

圖3 物流管理工作流程

4 獲得的成效及經(jīng)驗(yàn)總結(jié)

4.1 獲得的成效

4.1.1 明顯縮短配發(fā)時間

在12h 內(nèi)完成了新型冠狀病毒肺炎疫情的獨(dú)立應(yīng)急物資庫的建立，新庫房占地面積101m2，劃分為捐贈物資及采購物資兩個區(qū)域，接通信息化投影模塊及醫(yī)院HERP 系統(tǒng)，制定了5 人固定工作小組，3 人替補(bǔ)小組的工作機(jī)制；嚴(yán)格實(shí)行配置洗手液、醫(yī)用外科口罩、工作服、保持庫房清潔衛(wèi)生等防護(hù)措施。新模式運(yùn)行后，應(yīng)急物資從成立的2019 年2月3 日至2019 年2 月7 日到貨物資批次61 次，單包裝數(shù)量達(dá)82 105。縮短發(fā)貨環(huán)節(jié)中物資分類、上架、科室領(lǐng)用的時間，經(jīng)統(tǒng)計(jì)學(xué)分析，實(shí)現(xiàn)每批物資平均發(fā)貨時間(6±1.66) h，經(jīng)對比前5 批與后5批的發(fā)貨時間，均縮短2h 以上。見圖5。

4.1.2 按風(fēng)險配發(fā)物資，高效、節(jié)約、重點(diǎn)突出

按照國務(wù)院、國家衛(wèi)生健康委員會關(guān)于預(yù)防應(yīng)對新型冠狀病毒肺炎疫情防護(hù)物資選擇的指導(dǎo)性文件中對防護(hù)物資分為高風(fēng)險、較高風(fēng)險、中等風(fēng)險、較低風(fēng)險及低風(fēng)險5 個等級[3]，對全院65 個科室分類出14 個一級（高風(fēng)險）科室，10 個二級（較高風(fēng)險）科室，41 個三級（中等風(fēng)險）科室。醫(yī)院三級科室分類情況見表1。根據(jù)不同分級科室對應(yīng)的應(yīng)急物資包，截止至2020 年2 月7 日，已發(fā)放三級防護(hù)包211 個，保障了重點(diǎn)科室應(yīng)急物資供應(yīng)。

圖4 付款工作流程

圖5 不同批次貨物發(fā)放時間統(tǒng)計(jì)

表1 醫(yī)院三級科室分類

4.1.3 信息化管理提高配發(fā)效率

在醫(yī)院東軟望海HERP 系統(tǒng)，6h 內(nèi)建立了新的應(yīng)急物資管理模塊，涵蓋應(yīng)急物資信息維護(hù)、應(yīng)急物資出入庫、庫存盤點(diǎn)等模塊，在信息系統(tǒng)生成每日應(yīng)急物資質(zhì)控表，如物流與采購對接表、應(yīng)急物資科室領(lǐng)用及剩余表、全院剩余物資統(tǒng)計(jì)表。庫房實(shí)行每日盤點(diǎn)，盤點(diǎn)數(shù)量誤差始終保持在單包裝數(shù)量0～10 之間，通過掌握剩余應(yīng)急物資的可發(fā)放天數(shù)，在保留我院需要的7 天物資需求數(shù)量后，其余物資，如外科口罩、醫(yī)用防護(hù)口罩等捐贈給疫情最需要的其他醫(yī)院。

4.2 經(jīng)驗(yàn)與不足

4.2.1 資源集中調(diào)配

緊急情況下，院內(nèi)物資集中調(diào)配是物資匱乏時必備的方法。我院常年為科室配備了職業(yè)暴露防護(hù)應(yīng)急箱，其內(nèi)配置了包括醫(yī)用N95 口罩、防護(hù)服、面罩等，在庫房物資消耗將盡的時候征用了全院職業(yè)暴露防護(hù)應(yīng)急箱的防護(hù)物資，在最困難的時候，集中600 余個N95 醫(yī)用防護(hù)口罩，解決了隔離病房的燃眉之急。同時應(yīng)急物資庫建立時，也是通過征用的方法，解決了房間、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、貨架等庫房設(shè)施設(shè)備的需求，12h 內(nèi)建立了完整的應(yīng)急物資庫。

4.2.2 充分發(fā)揮區(qū)域優(yōu)勢

我院作為省級龍頭醫(yī)院，從省內(nèi)、國內(nèi)、海外找尋采購渠道，改變原有的先采購后付款的模式，在確定了物資可靠性的前提下，可先付款后供貨，多種方式采購醫(yī)療防控物資。對社會愛心捐贈采取積極引導(dǎo)，醫(yī)院層面給予一定的認(rèn)可及鼓勵的措施，如發(fā)放感謝信、愛心證書等，拓寬物資來源。

4.2.3 物資分級配置

應(yīng)急物資管理中主要特點(diǎn)就是時效性及動態(tài)性[4]，建立基于床位數(shù)量的科室分級的物資配額計(jì)算模式。傳統(tǒng)防護(hù)物資發(fā)放根據(jù)科室人數(shù)和使用時長推測數(shù)量，但因?yàn)橐咔槠陂g人員變動大，物資不足，工作場景暴露級別不同，故這種模式易造成高級別暴露科室供應(yīng)量不足，而低級別暴露科室供應(yīng)量過多，同時在疫情期間人員變動大的情況下，統(tǒng)計(jì)值班人員難以準(zhǔn)確實(shí)時。我們建立的新模式是通過對每日住院患者數(shù)、不同科室風(fēng)險暴露分級與防護(hù)物資分級配置包三者建立計(jì)算關(guān)系，通過每日三者關(guān)系的實(shí)際數(shù)據(jù)計(jì)算出配置數(shù)量，如一級風(fēng)險科室每床每日配置2 套一級防護(hù)物資包，二級風(fēng)險科室每床每日配置3 套二級防護(hù)物資包及6 套一級防護(hù)物資包，三級風(fēng)險科室每床每日配置4 套三級防護(hù)物資包及10套一級防護(hù)物資包，每日主動配送至科室，同時建立物資臨時增補(bǔ)模式，解決突發(fā)應(yīng)急隊(duì)物資需求變化的臨時供應(yīng)。這種新模式實(shí)現(xiàn)了及時準(zhǔn)確分配的目的。

4.2.4 主動服務(wù)一線

根據(jù)風(fēng)險暴露分級與床位數(shù)建立新的物資發(fā)放規(guī)則，建立主動配置，及時送貨上門，服務(wù)臨床一線的模式。本次疫情發(fā)展迅速，大量醫(yī)護(hù)人員支援武漢，同時作為定點(diǎn)收治醫(yī)院本身承擔(dān)超量的確診、疑似患者救治工作，人力資源嚴(yán)重不足。針對這一情況，庫房改變原有的讓科室派人領(lǐng)用模式，制定主動配置清單、數(shù)量，每日上午配送物資到科室的主動服務(wù)模式，節(jié)約了科室醫(yī)護(hù)人員的人力，同時替代了科室管理的交接流程。

4.2.5 不足之處

由于新型冠狀病毒肺炎疫情醫(yī)療保障物資應(yīng)急供應(yīng)模式應(yīng)用時間短，還需要更長時間的應(yīng)用來不斷完善。新模式是否適用于所有醫(yī)院，還需要其他醫(yī)院及機(jī)構(gòu)的實(shí)踐檢驗(yàn)。