淺談如何做好骨灰存放檔案管理工作

常瑞永

摘要：骨灰存放是殯葬行業(yè)中極為重要的環(huán)節(jié)，骨灰存放檔案管理是做好骨灰存放管理的重要基礎(chǔ)和保證。如何做好骨灰存放檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)骨灰存放的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化管理。本文從建立檔案賬冊(cè)，規(guī)范存放架位。運(yùn)用現(xiàn)代電子技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。提升隊(duì)伍素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)科學(xué)化管理四個(gè)方面進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：檔案管理;殯儀館;骨灰存放

骨灰存放是人的最后歸宿，規(guī)范完善的骨灰存放與管理是對(duì)死者的尊重和對(duì)生者的安慰。殯葬業(yè)是我國的一個(gè)比較特殊的行業(yè)，國有殯儀館骨灰寄存部門是帶有行政事業(yè)性質(zhì)的經(jīng)營企業(yè)。隨著人類社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步和人們精神文化水平的不斷提升，人民群眾對(duì)殯葬服務(wù)行業(yè)的工作質(zhì)量和服務(wù)水平要求也越來越高。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的逐步完善和我國企事業(yè)單位改革的不斷深化，殯葬行業(yè)中的骨灰存放、公墓市場(chǎng)逐步走向市場(chǎng)化，形式多樣的各種公墓、安養(yǎng)園相繼建立并合法經(jīng)營，呈現(xiàn)出相互競(jìng)爭(zhēng)的趨勢(shì)。對(duì)國有殯儀館骨灰存放業(yè)務(wù)形成了競(jìng)爭(zhēng)與挑戰(zhàn)。從以上兩個(gè)方面因素考慮，國有殯儀館骨灰存放服務(wù)管理工作質(zhì)量都必須有一個(gè)大的提升，方能滿足當(dāng)代人們的要求，在市場(chǎng)中站穩(wěn)腳跟，謀求企業(yè)的生存與發(fā)展。而骨灰存放的檔案管理是骨灰存放管理的基礎(chǔ)和重要內(nèi)容，搞好骨灰存放檔案管理對(duì)于促進(jìn)整體骨灰存放管理具有重要的作用。如何做好骨灰存放檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)骨灰寄存的現(xiàn)代化、規(guī)范化和科學(xué)化管理。正是本文要探討的課題。本文從建立檔案賬冊(cè)，規(guī)范存放架位。運(yùn)用現(xiàn)代電子信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理。完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。

一、建立檔案賬冊(cè)，規(guī)范存放架位

很長一個(gè)時(shí)期，我國殯葬行業(yè)由國家統(tǒng)一管理，骨灰存放由殯儀館獨(dú)家阿經(jīng)營，導(dǎo)致骨灰寄存集中，殯儀館不堪重負(fù)。存放數(shù)量有增無減，存量越來越多，其中有不少無人認(rèn)領(lǐng)、無主可尋以及無名無姓的骨灰，有的可以占到總骨灰寄存數(shù)量的 30%以上。數(shù)量無限制的增加，必然造成管理負(fù)擔(dān)加重，管理不到位，更加上殯儀館寄存骨灰傳統(tǒng)的管理方式往往只是簡(jiǎn)單地憑借《寄存證》來祭掃，這在殯儀館成立早期，數(shù)量適中的時(shí)期還可以應(yīng)付，但是隨著骨灰寄存總數(shù)量不斷增加和亡者檔案越趨復(fù)雜，這種方法逐漸凸顯出各種弊端，出現(xiàn)架位編排次序混亂，重名亡者骨灰存放架位放混淆等現(xiàn)象。給骨灰存放管理工作、陳盒信息查詢工作以及骨灰的保管工作都帶來諸多的不便，極大地影響著骨灰存放管理質(zhì)量和服務(wù)水平的提升。要改變這種現(xiàn)狀，跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，滿足人民群眾要求，全民提升骨灰存放管理和服務(wù)質(zhì)量，就要從骨灰存放檔案管理入手，著手建立規(guī)范的完整的骨灰存放檔案系統(tǒng)。首先，殯儀館骨灰存放管理部門要對(duì)原有的賬冊(cè)、架位重新進(jìn)行核對(duì)、整理和登記，按照實(shí)際在架的現(xiàn)有骨灰檔案信息進(jìn)行登記造冊(cè)，建立詳細(xì)的骨灰寄存目錄賬冊(cè)和實(shí)際現(xiàn)有架號(hào)登記簿。依據(jù)“寄存樓號(hào)→寄存樓層號(hào)→寄存室號(hào)→寄存架排號(hào)→寄存縱列號(hào)”的順序排列寄存編號(hào)，并登記亡者的姓名、性別、年齡、家庭地址、聯(lián)系電話、存入日期、交費(fèi)年限等詳細(xì)信息。收集亡者生平簡(jiǎn)歷，做到一人一檔，形成完整的骨灰存放檔案，設(shè)立檔案室，設(shè)專人管理。其次，對(duì)于現(xiàn)有骨灰存放架位進(jìn)行整理，對(duì)于常年無人認(rèn)領(lǐng)和無姓名骨灰進(jìn)行重新登記造冊(cè)，在保持原樣無損基礎(chǔ)上，清出架柜另室存放，以此釋放架位空間，緩解存放壓力。第三對(duì)于長期欠費(fèi)的喪主，通過多種渠道進(jìn)行聯(lián)系，對(duì)于調(diào)往外地的喪主要聯(lián)系及時(shí)轉(zhuǎn)移骨灰存放地。對(duì)欠費(fèi)在十年以上的骨灰，按無人認(rèn)領(lǐng)處理。以此建立全新規(guī)范的骨灰檔案系統(tǒng)和架位管理秩序。

二、運(yùn)用現(xiàn)代電子技術(shù)，實(shí)現(xiàn)骨灰存放檔案信息化管理。檔案管理信息化是提升檔案管理水平，提高工作效率的有效手段。骨灰存放檔案也是一樣，要運(yùn)用現(xiàn)電子技術(shù)，借用檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)骨灰存放檔案管理信息化。首先運(yùn)輸數(shù)字技術(shù)將現(xiàn)有文字紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，建立完整的功能強(qiáng)大、信息全面的骨灰存放檔案數(shù)據(jù)庫。其次利用現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)編程軟件，開發(fā)《殯儀館檔案管理系統(tǒng)》和《殯儀館骨灰寄存管理系統(tǒng)》。實(shí)現(xiàn)檔案信息快速查詢和調(diào)閱。第三，通過計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了空置骨灰存放架號(hào)的自動(dòng)編排。減少選號(hào)的人為因素，增強(qiáng)了骨灰存放選號(hào)的公開性和公正性，提高喪主的滿意度和殯儀館的社會(huì)信譽(yù)度。

三、完善管理制度，實(shí)現(xiàn)骨灰存放檔案規(guī)范化管理。做好骨灰存放檔案管理要依靠完善的制度，以制度規(guī)范管理行為，以制度理順工作程序，以制度明確管理責(zé)任，劃分職責(zé)范圍。另建立完善的制度是實(shí)現(xiàn)管理的前提。骨灰存放檔案信息化管理制度包括：《檔案管理人員工作職責(zé)》、《骨灰寄存及時(shí)建檔制度》，《檔案信息定期核對(duì)制度》，《亡者個(gè)人信息保密制度>》，《檔案查詢借閱制度》，《檔案計(jì)算機(jī)系統(tǒng)登陸制度》，《檔案轉(zhuǎn)移移交制度》，《檔案信息庫安全防范制度》，《檔案室安全防范制度》等。制度制定要切合工作實(shí)際，具有可操作性和科學(xué)性。一旦制度制定完善就要嚴(yán)格執(zhí)行，將它作為殯儀館骨灰存放管理部門的內(nèi)部法規(guī)，在這一法規(guī)面前人人平等，不搞內(nèi)部照顧，不搞領(lǐng)導(dǎo)特殊，堅(jiān)持貫徹執(zhí)行。

四、提升隊(duì)伍素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)骨灰存放檔案科學(xué)化管理。骨灰存放檔案信息化管理對(duì)于殯儀館骨灰存放管理部門來講是一項(xiàng)新課題，具有一定的科學(xué)性和專業(yè)性，而習(xí)慣于傳統(tǒng)管理方法的員工需要及時(shí)掌握這些技術(shù)和操作業(yè)務(wù)，因此，必須對(duì)現(xiàn)有員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，迅速提升管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)和綜合素質(zhì)，包括檔案管理專業(yè)知識(shí)，電子信息技術(shù)知識(shí)，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的操作等。以盡快適應(yīng)檔案管理信息化的要求。檔案管理人員要主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，增加緊迫感和責(zé)任感，積極參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，盡快提升自身素質(zhì)，以此實(shí)現(xiàn)骨灰存放檔案管理的科學(xué)化。

殯葬行業(yè)是人類文明發(fā)展過程中出現(xiàn)的集公益性、服務(wù)性、商業(yè)性于一身的行業(yè)，承載著人類文明的傳統(tǒng)文化和風(fēng)土人情。是不折不扣的民生行業(yè)。而骨灰存放是殯葬行業(yè)中極為重要的環(huán)節(jié)，骨灰存放檔案管理是做好骨灰存放管理的重要基礎(chǔ)和保證，因此，殯儀館骨灰存放管理部門員工要以高度的責(zé)任感，高質(zhì)量的做好這項(xiàng)工作，為人最后謀求一個(gè)良好的歸宿，以此促進(jìn)殯儀館整體工作水平的提高，推動(dòng)我國殯葬行業(yè)的健康發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

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