人力資源共享平臺(tái)的員工全生命周期建設(shè)和應(yīng)用

林曉喬 鐘波 周為 李超 謝金豆

（中國(guó)鐵建重工集團(tuán)股份有限公司 湖南省長(zhǎng)沙市 410100）

1 背景和意義

人力資源部作為一個(gè)企業(yè)組織產(chǎn)能的源頭，其管理和運(yùn)作模式的高效性、專業(yè)性直接影響著企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。近年來(lái)很多大型國(guó)有企業(yè)在人力資源信息化建設(shè)板塊投入了大量的時(shí)間和精力。目前，雖然薪酬管理和員工檔案通過(guò)SAP 等系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了信息化，但是，其他很多人事管理業(yè)務(wù)還是停留在紙質(zhì)化辦理階段?；谌肆Y源部門對(duì)信息化的迫切需求，工作人員希望從繁瑣的人工操作、紙質(zhì)工作中解放出來(lái)；同時(shí)，公司員工在辦理每項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)都需要上門找人辦理，使得辦事效率和服務(wù)體驗(yàn)總是得不到保障，查詢信息、業(yè)務(wù)辦理效率和簡(jiǎn)捷的目的性始終不能得到保證。為了提高企業(yè)信息化程度，使得人力資源業(yè)務(wù)辦理更加高效便捷，實(shí)現(xiàn)人力資源管理智慧化、信息化和透明化，以信息化手段構(gòu)建獨(dú)特的人財(cái)物共享管理中心，勢(shì)在必行。

本文主要通過(guò)建設(shè)人力資源共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)員工的全生命周期管理，采用信息化手段，將人力資源管理延伸到了基層員工，搭建了企業(yè)與員工直接溝通的橋梁，大大提高了人力資源部的工作和管理效率。

2 國(guó)內(nèi)外研究現(xiàn)狀

20 世紀(jì)60 年代以前，薪酬福利都是通過(guò)手工計(jì)算并進(jìn)行發(fā)放，然而手工計(jì)算和發(fā)放毫無(wú)疑問(wèn)存在著耗時(shí)、耗力等問(wèn)題，最重要的是容易計(jì)算出錯(cuò)。到60 年代末期，為了解決這一問(wèn)題，第一代人力資源管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生，但是受到技術(shù)水平和需求的制約，其功能僅限于自動(dòng)計(jì)算薪酬，卻不能查詢薪資的以往信息和財(cái)務(wù)以外的個(gè)人信息等內(nèi)容，也不能對(duì)薪資數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)分析，缺少報(bào)表生成等功能。雖然功能有很多缺陷，但是，第一代人力資源管理系統(tǒng)的出現(xiàn)為后續(xù)人力資源信息化發(fā)展奠定了夯實(shí)的基礎(chǔ)。

20 世紀(jì)70 年代末期，計(jì)算機(jī)技術(shù)快速發(fā)展，第二代人力資源管理系統(tǒng)隨之而生。與第一代人力資源系統(tǒng)不同的是，第二代可以進(jìn)行財(cái)務(wù)以外個(gè)人信息以及薪資歷史信息的查詢，而且也有了數(shù)據(jù)分析和報(bào)表生成功能。美中不足的是第二代系統(tǒng)受研發(fā)人員專業(yè)的限制，并未在人力資源組織架構(gòu)方面展現(xiàn)出自己的魅力。

20 世紀(jì)90 年代末期，人力資源管理系統(tǒng)發(fā)生了質(zhì)的變革[1]。隨著市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的激烈化，企業(yè)興衰的決定性因素不再單一，而是包括但不限于Internet 技術(shù)的發(fā)展，培養(yǎng)和激發(fā)員工的創(chuàng)造性、工作信心與激情以及思維創(chuàng)造性。如何有價(jià)值的留住人才成了企業(yè)管理的重中之重，第二代人力資源管理系統(tǒng)顯然已經(jīng)滿足不了當(dāng)前社會(huì)對(duì)其的要求了。第三代人力資源管理系統(tǒng)逐漸問(wèn)世并且很快在現(xiàn)代企業(yè)管理中得到應(yīng)用。其主要技術(shù)理念是將人力資源管理作為理論基礎(chǔ)，多種技術(shù)（計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、管理技術(shù)和決策技術(shù)）與現(xiàn)代化的人力資源管理思想、方法和手段相結(jié)合，采用集中的數(shù)據(jù)庫(kù)將所有與人力資源有關(guān)的數(shù)據(jù)包括：薪資福利、招聘、個(gè)人職業(yè)生涯的設(shè)計(jì)、培訓(xùn)、職位管理、績(jī)效管理、崗位描述、個(gè)人信息和歷史資料等統(tǒng)一管理起來(lái)，形成了集成的信息源[2]。友好的用戶界面，強(qiáng)有力的報(bào)表生成工具、分析工具和信息的共享等便捷的使用功能使人力資源管理工作變得既簡(jiǎn)便又高效，將更多的精力放在了企業(yè)的戰(zhàn)略規(guī)劃上。

圖1：人力資源共享服務(wù)中心業(yè)務(wù)平臺(tái)

在我國(guó)，企業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變并不迅速，在很長(zhǎng)時(shí)間里，人力資源管理系統(tǒng)的表現(xiàn)方式只是基于財(cái)務(wù)軟件、ERP 系統(tǒng)中勞資和人事功能的單一模塊方式，工作效率是有所改善，但終究沒(méi)有轉(zhuǎn)變?yōu)槌墒斓捏w系。自從1996 年以后，外資、臺(tái)資、港資等企業(yè)迅速進(jìn)入中國(guó)，總部的信息化管理模式依然適用于在華分支機(jī)構(gòu)。國(guó)際知名企業(yè)管理軟件供應(yīng)商Oracle，SAP 以及國(guó)內(nèi)眾多軟件廠商陸續(xù)介入到我國(guó)人力資源管理的進(jìn)程上來(lái)，我國(guó)人力資源管理也在此時(shí)得以快速發(fā)展[3]。

3 研究?jī)?nèi)容與技術(shù)架構(gòu)

3.1 研究?jī)?nèi)容

人力資源共享平臺(tái)本著創(chuàng)新的系統(tǒng)設(shè)計(jì)理念，以人才管理為基礎(chǔ)，結(jié)合人事、薪酬福利、員工關(guān)系管理以及基于互聯(lián)網(wǎng)的員工自助服務(wù)等多方面綜合的管控，為企業(yè)搭建創(chuàng)新的人力資源共享中心。系統(tǒng)借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，運(yùn)用大數(shù)據(jù)思維，依托于ERP、SAP 等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)支持構(gòu)建了先進(jìn)管理工具。通過(guò)微信小程序、電腦網(wǎng)頁(yè)、自助機(jī)部署的方式，確保觸達(dá)每一位企業(yè)員工，系統(tǒng)的全面推廣將為員工提供更加便捷的人力資源服務(wù)，為向戰(zhàn)略人力資源管理轉(zhuǎn)型提供有力支撐[4]。

圖2：系統(tǒng)功能架構(gòu)圖

圖3：移動(dòng)端數(shù)據(jù)分析

系統(tǒng)的服務(wù)對(duì)象分為普通員工和人力資源管理者兩類。目前系統(tǒng)主要包含人事異動(dòng)管理、員工檔案管理、薪酬管理、員工自助、員工咨詢、消息通知等功能。這些功能大致將平臺(tái)分為五個(gè)功能性平臺(tái)，信息查詢平臺(tái)、信息發(fā)布平臺(tái)、事務(wù)咨詢平臺(tái)、業(yè)務(wù)辦理平臺(tái)和自助服務(wù)平臺(tái)，詳細(xì)情況如圖1 所示。

（1）信息查詢平臺(tái)。該平臺(tái)為企業(yè)普通員工、人力資源管理者提供人力資源相關(guān)信息查詢，主要包括人員基本信息查詢、薪酬查詢等。

（2）信息發(fā)布平臺(tái)。該平臺(tái)為企業(yè)員工提供信息發(fā)布功能，如對(duì)公司政策的意見(jiàn)、新的想法等，也可以提出相關(guān)的問(wèn)題，人事專員在看到問(wèn)題后會(huì)給出相應(yīng)的回答。人力資源管理者可以根據(jù)權(quán)限范圍向員工進(jìn)行信息發(fā)布，包括企業(yè)管理制度、事項(xiàng)通知、人事動(dòng)態(tài)、任前公示、內(nèi)部招聘、辦事流程等。

圖4：?jiǎn)T工全生命周期管理

（3）事務(wù)咨詢平臺(tái)。該平臺(tái)是依托省人力資源服務(wù)支撐中心，為企業(yè)員工提供在線人力資源相關(guān)業(yè)務(wù)的咨詢及反饋功能，主要包括事務(wù)咨詢和常見(jiàn)問(wèn)題等。

（4）業(yè)務(wù)辦理平臺(tái)。該平臺(tái)為企業(yè)員工提供人力資源信息維護(hù)及人力資源事務(wù)辦理功能，主要包括員工入職、員工轉(zhuǎn)正、員工離職、員工調(diào)崗等流程的辦理。

（5）自助服務(wù)平臺(tái)。該平臺(tái)為員工提供及時(shí)、高效、便捷、完善的自助服務(wù)。通過(guò)自助機(jī)，員工可以自行打印常用的證明，如工作證明、收入證明、居住證明、離職證明等。

3.2 技術(shù)架構(gòu)

人力資源共享平臺(tái)基于移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)進(jìn)行構(gòu)建，系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖2 所示，技術(shù)支撐層即系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能模塊。系統(tǒng)采用基于springboot 的微服務(wù)架構(gòu)，將人力資源核心的業(yè)務(wù)功能進(jìn)行服務(wù)化處理，為集團(tuán)公司其他信息化系統(tǒng)提供人力資源相關(guān)接口服務(wù)，后期可根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展的規(guī)模進(jìn)行擴(kuò)容，具有優(yōu)秀的可擴(kuò)展性。系統(tǒng)采用前后端分離技術(shù)，可以多端（PC 端、移動(dòng)端、自助終端）公用同一套后臺(tái)代碼，避免重復(fù)開發(fā)。另外，系統(tǒng)涉及到的業(yè)務(wù)流程，采用了Activiti 工作流引擎技術(shù)，將流程與業(yè)務(wù)邏輯分離開，流程的變更無(wú)需修改邏輯代碼，增強(qiáng)系統(tǒng)的靈活性。

（1）基礎(chǔ)功能：系統(tǒng)的基礎(chǔ)功能包括了數(shù)據(jù)訪問(wèn)、數(shù)據(jù)交互、安全管理、權(quán)限管理、流程管理等，以及系統(tǒng)開發(fā)的架構(gòu)，是為系統(tǒng)的正常運(yùn)行和業(yè)務(wù)功能提供技術(shù)支持[6]。

（2）人事管理功能：包括人事異動(dòng)管理（員工入職、轉(zhuǎn)正、離職審批、員工調(diào)配）、員工檔案管理（員工花名冊(cè)管理、員工個(gè)人信息管理）和薪酬管理（工資條查詢）。

（3）員工自助功能：包括員工自助終端和員工手機(jī)APP。

（4）內(nèi)部人才市場(chǎng)：內(nèi)部人才市場(chǎng)功能按照使用者分為三個(gè)模塊：總部人資、部門管理者、求職者。

（5）系統(tǒng)數(shù)據(jù)交互：本系統(tǒng)的員工信息維護(hù)、人事異動(dòng)管理、員工薪酬查詢等功能需要與SAP 等其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互。

4 實(shí)踐應(yīng)用

4.1 應(yīng)用范圍

員工自助服務(wù)系統(tǒng)建設(shè)覆蓋了各級(jí)企業(yè)員工。截至2020 年6月31 日，上線3 個(gè)月以來(lái)，員工通過(guò)自助服務(wù)及打印證明共187 份，系統(tǒng)搭建了企業(yè)與員工互動(dòng)交流的信息化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了全員參與人力資源管理，為員工的工作和生活提供了便利，提高了企業(yè)員工的參與感和歸屬感，為企業(yè)戰(zhàn)略人力資源管理轉(zhuǎn)型提供了有力支撐。

4.2 數(shù)據(jù)分析

4.2.1 移動(dòng)用戶分析

對(duì)移動(dòng)端用戶進(jìn)行了簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)分析，如圖3 所示。小程序使用人數(shù)累計(jì)達(dá)到1528 人，單日最高訪問(wèn)次數(shù)高達(dá)17992 次/天。員工小程序總綁定人數(shù)近1078 人（總共2141 人），綁定率50%。

4.2.2 員工全生命周期

通過(guò)大數(shù)據(jù)平臺(tái)進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，圖4 中（1）從總體把握員工的學(xué)歷、性別、年齡、專業(yè)、層級(jí)等分布情況，以及公司員工數(shù)量動(dòng)態(tài)變化。另外分別從不同的維度對(duì)每個(gè)員工進(jìn)行人物畫像。圖5綜合了員工基本信息，展示了其資產(chǎn)、薪資、獎(jiǎng)懲情況等信息。圖6 從管理者的角度展示了員工個(gè)人信息管理情況。圖7 從時(shí)間維度，展示了員工從進(jìn)入公司以來(lái)的入職、轉(zhuǎn)正、調(diào)崗，升職等信息，真正做到了員工的全生命周期管理。

4.3 成效分析

4.3.1 經(jīng)濟(jì)效益分析

通過(guò)人力資源共享平臺(tái)的信息化建設(shè)，改變了傳統(tǒng)的人力資源管理模式，支撐了戰(zhàn)略人力資源轉(zhuǎn)型，提升了人力資本投入產(chǎn)出效能。具體體現(xiàn)在：

（1）極大降低了人工成本，各級(jí)企業(yè)分公司由原來(lái)每月發(fā)送工資條到指定郵箱，轉(zhuǎn)變?yōu)閱T工登錄自助系統(tǒng)方便快捷地查詢薪酬發(fā)放數(shù)據(jù)，了解工資發(fā)放明細(xì)，極大減少了時(shí)間成本和系統(tǒng)負(fù)荷；

（2）員工通過(guò)線上提交佐證材料，對(duì)個(gè)人信息進(jìn)行及時(shí)修改和完善，真正確保員工信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性；

（3）為員工搭建起了與企業(yè)的溝通橋梁，員工可以通過(guò)事務(wù)咨詢和業(yè)務(wù)辦理等模塊在線辦理人力資源各項(xiàng)業(yè)務(wù)，提升了省人力資源服務(wù)支撐中心的服務(wù)水平。

4.3.2 社會(huì)效益分析

人力資源共享平臺(tái)的全面推廣為員工提供了更加便捷的人力資源服務(wù)，為向戰(zhàn)略人力資源管理轉(zhuǎn)型提供了有力支撐。員工自助服務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)：

（1）推動(dòng)了人力資源管理更加透明化和開放性，讓員工能夠簡(jiǎn)便快捷、隨時(shí)隨地查詢個(gè)人有關(guān)信息，了解企業(yè)有關(guān)政策，辦理人力資源相關(guān)業(yè)務(wù)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)與員工的良性互動(dòng)；

（2）推動(dòng)了人力資源管理模式創(chuàng)新變革，保證了人力資源管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，是實(shí)現(xiàn)戰(zhàn)略人力資源管理的重要手段；

（3）實(shí)現(xiàn)了全員參與人力資源管理，員工自助服務(wù)系統(tǒng)能夠向業(yè)務(wù)部門和員工個(gè)人提供更加精準(zhǔn)的個(gè)性化服務(wù)，有效傳導(dǎo)企業(yè)文化和價(jià)值觀，提升了人力資源管理效能。

4.3.3 時(shí)間效益分析

員工入職時(shí)，填寫紙質(zhì)的個(gè)人信息表，人事專員對(duì)所填寫的個(gè)人信息進(jìn)行審核，再將其錄入系統(tǒng)，整個(gè)過(guò)程大概花費(fèi)的時(shí)間是1個(gè)工作日。通過(guò)人力資源共享服務(wù)中心進(jìn)行入職辦理，員工通過(guò)手機(jī)APP 填寫個(gè)人信息提交后，相應(yīng)的人事專員通過(guò)電腦端或移動(dòng)端對(duì)信息進(jìn)行審核，并填寫補(bǔ)充崗位等信息，整個(gè)過(guò)程花費(fèi)的時(shí)間大概在2 個(gè)小時(shí)左右。除了時(shí)間成本，整個(gè)過(guò)程中，人事專員不需要審核大量的紙質(zhì)材料，讓人事專員從繁雜的工作中解脫出來(lái)。

以此推算，常見(jiàn)人事業(yè)務(wù)的時(shí)間成本對(duì)比如表1 所示：（計(jì)算結(jié)果是咨詢相關(guān)業(yè)務(wù)人員后得出的估算結(jié)果，并不是精確值），從表中可以看出，人力資源共享服務(wù)中心，可以大大的節(jié)約人事業(yè)務(wù)的時(shí)間成本。

5 總結(jié)與展望

5.1 研究創(chuàng)新

人力資源共享平臺(tái)，依據(jù)企業(yè)關(guān)于組織架構(gòu)管理的個(gè)性化要求，實(shí)現(xiàn)其個(gè)性化的人力資源管理流程，構(gòu)建了統(tǒng)一的人力資源共享服務(wù)中心，規(guī)范化了自助化的服務(wù)流程，提高了企業(yè)服務(wù)的管理水平，為公司員工和人事專員提供了高效的運(yùn)行服務(wù)管理平臺(tái)。

（1）人力資源共享平臺(tái)是定制化的系統(tǒng)，系統(tǒng)功能隨著業(yè)務(wù)部門需求調(diào)整而更改，為保障項(xiàng)目的成功實(shí)施，在系統(tǒng)開發(fā)前，對(duì)各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行調(diào)研，深入了解需求，對(duì)現(xiàn)有業(yè)務(wù)進(jìn)行梳理與優(yōu)化，并能有效指導(dǎo)系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)步驟和推進(jìn)計(jì)劃分解與實(shí)現(xiàn)。

（2）人力資源共享平臺(tái)主要由人事業(yè)務(wù)、員工自助、人力資源業(yè)務(wù)等主要功能構(gòu)成，對(duì)內(nèi)通過(guò)企業(yè)中間件數(shù)據(jù)接口，與SAP、企業(yè)微信等內(nèi)部信息系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交互集成，對(duì)外可借助互聯(lián)網(wǎng)和微信企業(yè)號(hào)、微信小程序等移動(dòng)應(yīng)用進(jìn)行訪問(wèn)。

（3）人力資源共享服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)了員工的“全生命周期管理”，從員工入職、員工轉(zhuǎn)正、員工調(diào)崗、員工離職，全面掌控員工的職業(yè)動(dòng)向，實(shí)現(xiàn)員工的精細(xì)化、科學(xué)化管理；實(shí)現(xiàn)員工在職過(guò)程的智能化動(dòng)態(tài)實(shí)時(shí)跟蹤和集中管控。

表1：常見(jiàn)人事業(yè)務(wù)的時(shí)間成本對(duì)比表

（4）促進(jìn)了人力資源管理模式的創(chuàng)新變革。人力資源共享服務(wù)中心讓員工能夠簡(jiǎn)便快捷、隨時(shí)隨地查詢個(gè)人有關(guān)信息和薪酬發(fā)放明細(xì)數(shù)據(jù)，了解企業(yè)有關(guān)政策，辦理人力資源相關(guān)業(yè)務(wù)，對(duì)員工關(guān)心的事務(wù)向管理部門發(fā)起咨詢，向業(yè)務(wù)部門和員工個(gè)人提供更加精準(zhǔn)化、個(gè)性化服務(wù)，打破了人力資源的職能壁壘，拓寬了人力資源管理的廣度和深度，促進(jìn)了人力資源管理向互聯(lián)網(wǎng)化、扁平化方向發(fā)展，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)與員工的良性互動(dòng)，推動(dòng)了人力資源管理更加透明和開放，有效提升了企業(yè)人力資源精細(xì)化管理水平。

5.2 不足與展望

人力資源共享服務(wù)平臺(tái)在實(shí)現(xiàn)人事業(yè)務(wù)、員工自助等主要功能的同時(shí)，也存在一些不足之處，需要后續(xù)不斷的更新與改進(jìn)。

（1）增強(qiáng)平臺(tái)的通用性。平臺(tái)實(shí)現(xiàn)的功能是針對(duì)大多數(shù)企業(yè)員工的人事業(yè)務(wù)，對(duì)于少部分特殊崗位的人員并不適用，后續(xù)還需要繼續(xù)開發(fā)針對(duì)這部分特殊員工的業(yè)務(wù)功能。

（2）完善招聘管理模塊。平臺(tái)中內(nèi)部人才市場(chǎng)功能目前只支持崗位發(fā)布，后續(xù)需要完善員工報(bào)名、競(jìng)聘等功能。采用自然語(yǔ)言處理技術(shù)，計(jì)算給個(gè)人與各個(gè)崗位的相關(guān)性，可以更好的為員工提供崗位推薦服務(wù)。

（3）擴(kuò)展系統(tǒng)功能。目前系統(tǒng)功能僅限于日常人事業(yè)務(wù)，后期還需要擴(kuò)展很多功能，如請(qǐng)假銷假、加班考勤、培訓(xùn)申請(qǐng)等功能，更大限度的實(shí)現(xiàn)員工自助服務(wù)。