新制度下會計檔案管理研究

宋玉芹

為規(guī)范會計檔案管理工作，財政部、國家檔案局對原《會計檔案管理辦法》進行了修訂，并于2016年1月1日起施行。近年來，隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，會計檔案的內(nèi)容范圍、承載形式、管理手段、利用方式等都發(fā)生了巨大變化，原《管理辦法》已經(jīng)無法較好地適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展需要，原《管理辦法》的有關(guān)表述已不再適用，會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀等方面的規(guī)定需要相應(yīng)予以調(diào)整或完善。會計檔案的管理的新特點新技術(shù)，要求我們必須加以研究，以提高我們會計檔案現(xiàn)代化管理水平，更好的促進單位的會計工作。

會計檔案是指單位在進行會計核算等過程中接收或形成的記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。根據(jù)會計檔案新的特點，我們從實用的角度，從以下八個方面進行了探討。

一、對于會計檔案的理解應(yīng)該把握以下幾點：

第一，會計檔案是由會計資料演化而來，是已經(jīng)辦理完結(jié)的會計資料，是經(jīng)過加工處理具有保存價值的會計信息，不是對所有會計資料的簡單羅列。第二，會計檔案應(yīng)該包括外來的和自制的會計資料。特別需要指出的是，當前國家正在推行電子發(fā)票，我們應(yīng)該注意甄別哪些是符合要求的電子發(fā)票，另外，像資產(chǎn)管理部門固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)形成的和國家以及地方稅務(wù)部門稅務(wù)系統(tǒng)計算的各種稅費資料，也應(yīng)當納入到會計檔案管理中來。第三，電子會計檔案已確定屬于會計檔案的范疇。它不僅包括存儲在本單位計算機上的電子信息還應(yīng)該包括存儲在第三方提供的云存儲空間的會計信息。

二、對于會計檔案工作的管理制度、管理目標和組織方式的研究。

各單位應(yīng)當根據(jù)國家有關(guān)檔案工作的統(tǒng)一規(guī)定和行業(yè)標準，結(jié)合本單位的工作實際，制定和完善本單位會計檔案管理制度，還應(yīng)當根據(jù)紙質(zhì)和電子會計檔案的特點分別制定管理制度，防止數(shù)據(jù)被篡改，做好數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)分級授權(quán)，確保信息系統(tǒng)安全運營，保證會計資料的真實、完整、可用、安全。各單位應(yīng)當根據(jù)規(guī)模大小和業(yè)務(wù)量的多少設(shè)置相應(yīng)的檔案管理部門和檔案工作人員，具體負責會計檔案的歸檔，檔案歸檔后的管理，保證會計檔案的安全，配合檔案的鑒定銷毀，電子檔案的數(shù)據(jù)備份和借閱管理。

三、對電子會計檔案管理的研究

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，會計檔案管理不再是傳統(tǒng)意義下的實體檔案管理，而是前移到文件形成的階段，逐步實現(xiàn)會計檔案全生命周的管理。利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案至少應(yīng)該做到以下幾點：

第一，充分利用計算機和信息技術(shù)，實現(xiàn)會計檔案管理自動化。因為計算機具有高較的數(shù)據(jù)和信息處理能力，它能夠快速的實現(xiàn)數(shù)據(jù)的輸人、存儲和輸出。并且能夠?qū)π畔⑦M行分類提取和分析加工。第二，建立會計檔案數(shù)據(jù)實現(xiàn)會計檔案管理數(shù)字化。單位可以利用計算機自動分詞、文件檢索、二維碼檢索和云檢索技術(shù)實現(xiàn)對會計檔案由靜態(tài)向動態(tài)管理轉(zhuǎn)變。第三，實現(xiàn)會計檔案全生命周期管理。利用計算機加密技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)，合理設(shè)置權(quán)限。確保會計檔案全過程在安全可靠的前提下得到充分的利用，第四，促進會計檔案儲存方式多樣化?？梢岳糜嬎銠C和網(wǎng)絡(luò)儲存的不同方式和儲存介質(zhì)，保障電子會計檔案的真實、完整和安全。第五、對于單位內(nèi)部形成的電子會計檔案，同時滿足《管理辦法》第八條六項規(guī)定的電子會計資料可以僅以電子形式保存，但必須保證會計資料產(chǎn)生與傳遞過程符合要求，會計資料的來源要真實有效，傳遞過程不能脫離計算機等電子設(shè)備，不能人為干預(yù)從而導(dǎo)致不可靠的中間環(huán)節(jié)。第六，對于會計核算系統(tǒng)生成的記賬憑證、會計賬簿、財務(wù)報告是最重要的會計信息，對于會計系統(tǒng)接受和讀取的會計資料，要以會計人員可以理解的方式呈現(xiàn)，而不能是單純的代碼和數(shù)據(jù)，呈現(xiàn)的方式應(yīng)該符合會計的核算的內(nèi)容和格式。輸出的內(nèi)容應(yīng)該符合國家標準的歸檔格式并符合長期保存的要求。第七，對于信息系統(tǒng)和硬件升級帶來的數(shù)據(jù)不兼容問題，電子會計檔案應(yīng)當脫離原系統(tǒng)進行歸檔保存，系統(tǒng)升級后不再兼容原生成系統(tǒng)的，對原生成系統(tǒng)也應(yīng)該歸檔保存，涉及硬件設(shè)備更新?lián)Q代無法讀取的電子檔案，硬件也應(yīng)該進行保存。另外，電子檔案管理系統(tǒng)和會計核算系統(tǒng)還必須具備相應(yīng)的功能。第八，必須建立會計檔案的防篡改機制。和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息和載體具有不可分割性不同，電子會計檔案在不同載體之間轉(zhuǎn)換存儲，在此過程中很容易被篡改并且很難被發(fā)現(xiàn)，因此，必須采用安全的手段確保信息的真實性和完整性顯得尤為重要。對電子檔案任何改動都能記錄在相關(guān)的元數(shù)據(jù)當中，進行訪問控制，限定對某些功能的使用權(quán)限，系統(tǒng)要有追蹤功能監(jiān)督和記錄移動的信息。采用實時連續(xù)監(jiān)控，信息確認技術(shù)確保離線備份和離線傳遞的電子檔案不被非法更改，制定有效的維護制度，保證對系統(tǒng)維護和更改都必須經(jīng)過審批，電子檔案維護應(yīng)按照《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》進行運行維護。采取有效措施在電子檔案管理系統(tǒng)中的職責分離。第九建立會計檔案的備份制度。電子檔案的管理系統(tǒng)應(yīng)當按照《檔案信息系統(tǒng)運行維護規(guī)范》進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)包括系統(tǒng)軟件和數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、操作日志，對系統(tǒng)實施每周一次的數(shù)據(jù)庫級備份、每月進行一次系統(tǒng)級備份并對數(shù)據(jù)的備份，每月都要進行數(shù)據(jù)完整性校驗。有條件的單位可以進行離線存儲，以降低電子檔案長期存儲的風險。對于一些規(guī)模比較小的單位可以選擇大型軟件廠商的會計軟件云服務(wù)，另外，還要做好對存儲設(shè)備硬件的安全防護措施，防止無關(guān)人員對設(shè)備的接觸。第十必須以紙質(zhì)的形式加以保存。第十一，電子簽名需要第三方認證的，由一方設(shè)立的電子認證服務(wù)提供者提供認證服務(wù)。確保交易各方電子簽名的真實性和可靠性。確保會計資料的公信力。

四、會計檔案的利用與保管研究

在對電子會計檔案復(fù)制時，需加蓋檔案管理機構(gòu)的公章。各單位應(yīng)結(jié)合本單位保密制度，建立和完善會計檔案管理制度。會計檔案原則上不得對外借出，遇特殊情況如配合審計、公檢法、監(jiān)管等單位工作，依法依規(guī)必須對外借出會計檔案的，需按照單位檔案管理制度履行審批程序后辦理登記手續(xù)，電子檔案因在其使用時更容易被復(fù)制，各單位應(yīng)嚴格控制電子檔案的借出。新《管理辦法》將會計檔案保管年限調(diào)整為10年、30年兩類，這與國家檔案局第9號令和第10號令等國家檔案制度有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定協(xié)調(diào)一致。單位會計檔案如果不能在新《管理辦法》附表中找到對應(yīng)名稱，可以根據(jù)檔案的使用價值劃定保管年限。

五、會計檔案的鑒定與銷毀研究

單位應(yīng)當定期對保管期滿的會計檔案進行鑒定，并根據(jù)鑒定結(jié)果，對保管期滿的會計檔案進行銷毀，各單位可以根據(jù)會計檔案數(shù)量的多少確定鑒定周期，對于到期的會計檔案進行鑒定，必須由單位檔案管理機構(gòu)牽頭進行，參加人員至少應(yīng)該包括單位的會計機構(gòu)、審計機構(gòu)、紀檢部門，涉及法律文書的還應(yīng)當邀請單位法律部門人員參加，鑒定時，參加人員必須通過逐卷逐份的閱讀方法，然后提出初步的鑒定結(jié)論。鑒定結(jié)論可以是繼續(xù)保管或者銷毀。在初步的鑒定結(jié)論的基礎(chǔ)上，形成初步鑒定意見，然后由主管領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)部門專業(yè)技術(shù)人員組成的鑒定小組，對初步鑒定意見進行審定，最后形成鑒定意見書。鑒定小組可以根據(jù)《企業(yè)檔案管理規(guī)范》、《機關(guān)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》中相關(guān)規(guī)定組建。會計檔案的銷毀是會計檔案管理中非常重要的環(huán)節(jié)，新《管理辦法》明確了銷毀的必須經(jīng)過鑒定的會計檔案，在一定程度上避免了會計檔案銷毀是會計機構(gòu)負責人的責任，新制度前，會計機構(gòu)負責人不愿擔責，對于到期的失去了保存價值的會計檔案也不銷毀，從而占據(jù)了大量的會計檔案儲存空間，造成了一定的資源浪費。

六、特殊情況下的檔案管理研究

行政事業(yè)單位終止后，根據(jù)檔案集中統(tǒng)一分級管理的原則交由上級機關(guān)和或上級單位保管;國有企業(yè)按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》（檔發(fā)字【1998】6號）的有關(guān)規(guī)定進行處置;外商投資企業(yè)終止后，根據(jù)《外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》有關(guān)規(guī)定進行處置;單位分立后，原單位繼續(xù)存續(xù)的會計檔案由原單位保管，原單位解散的由分立各方協(xié)商后指定其中一方代管;業(yè)務(wù)移交時，與業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案應(yīng)當由原單位保管，未結(jié)清的事項由業(yè)務(wù)相關(guān)方或承接單位保存;找不到保管單位的單位主管部門或所在地國家檔案館;國有企業(yè)產(chǎn)權(quán)合并按照《國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置暫行辦法》（檔發(fā)字【1998】6號）有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。建設(shè)單位應(yīng)根據(jù)《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的規(guī)定，負責組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)勘探設(shè)計單位、施工單位和建立單位編制項目竣工文件和整理項目文件，建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案移交給建設(shè)項目接受單位的，參照新《管理辦法》第二十四條處理。

七、違反新《管理辦法》的法律依據(jù)

違反《管理辦法》的單位和個人，按照《中華人民共和國會計法》第四十二條、四十四條;按照《中華人民共和國檔案法》第二十四條、第二十五條;《檔案管理違法違紀行為處分規(guī)定》第三條到第十七條;《刑法》第一百六十二條、第三百二十九條辦理。

新《管理辦法》還明確了財務(wù)工作中不屬于會計檔案管理的范疇。企業(yè)和機關(guān)應(yīng)分別依照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和保管期限規(guī)定》（國家檔案局第10號）、《機關(guān)企業(yè)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第8號）執(zhí)行。

我們希望通過我們的一些拙見，能夠?qū)Υ蠹矣兴梃b，以便更好的促進我們的會計檔案管理工作。（作者單位：曲阜師范大學）