電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)

周奇

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)金融也得到了較好的發(fā)展，在一定程度上促進(jìn)了數(shù)字信息智能化的發(fā)展，因此相關(guān)部門逐漸加大了對(duì)電子商務(wù)檔案管理智能化的重視力度。目前，檔案數(shù)量在時(shí)代不斷發(fā)展的背景下逐漸增多，紙質(zhì)檔案已經(jīng)不能滿足社會(huì)發(fā)展的需求，因此在智能化方面發(fā)展檔案的管理工作已經(jīng)是刻不容緩了。本文主要對(duì)電子商務(wù)檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行了分析，探討電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)。

隨著電子技術(shù)的高速發(fā)展，檔案管理工作已經(jīng)逐漸被各個(gè)行業(yè)所重視，企業(yè)在記錄信息時(shí)，利用電子檔案作為數(shù)字化載體，能夠增長(zhǎng)保存時(shí)間、加快處理速度以及在使用過程中突破時(shí)空限制，從而使得企業(yè)可以更加容易的將資源和數(shù)據(jù)共享，進(jìn)一步促進(jìn)了電子商務(wù)的發(fā)展，因此必須對(duì)電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)進(jìn)行研究和探討。

電子商務(wù)檔案特點(diǎn)探討

電子檔案對(duì)檔案學(xué)有著舉足輕重的影響，第一，檔案原件會(huì)受到電子檔案的影響。檔案原始記錄需要借助介質(zhì)才可以產(chǎn)生，但是由于介質(zhì)和形式的可變化性，所以會(huì)導(dǎo)致檔案原件丟失，導(dǎo)致電子檔案在經(jīng)過傳輸后無(wú)法與原件進(jìn)行比對(duì)，從而使得檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性在很大程度上受到了影響。第二，檔案的原則會(huì)受到電子檔案的影響，尊重全宗和尊重原始順序是檔案需要遵循的兩個(gè)原則，但是由于電子檔案的普及，復(fù)印、打印已經(jīng)成為檔案的主要傳播途徑，從而在一定程度上違背了檔案原則。第三，檔案理論也因?yàn)殡娮訖n案而受到了影響，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的過渡，已經(jīng)引起學(xué)者和專家的重視，并且已經(jīng)著手研究相關(guān)理論和管理模式。但是不可否認(rèn)的是在新時(shí)期智能化已經(jīng)逐漸被廣泛的運(yùn)用到各個(gè)行業(yè)，電子商務(wù)檔案管理的智能化更是對(duì)企業(yè)的發(fā)展有著不可忽視的影響。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子商務(wù)檔案有著很多的特點(diǎn)，即虛擬性、復(fù)雜性、集成性、信息網(wǎng)絡(luò)化、便捷化等特點(diǎn)，比紙質(zhì)檔案更能滿足社會(huì)發(fā)展的需求。另外為了在一定程度上避免或者減少電子檔案帶來(lái)的不便，必須對(duì)電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)進(jìn)行分析。下面對(duì)電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了探討，希望能夠借助電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)，對(duì)其智能化趨勢(shì)進(jìn)行研究，從而促進(jìn)電子商務(wù)的發(fā)展。

虛擬性和復(fù)雜性特點(diǎn)分析

虛擬性和復(fù)雜性是電子商務(wù)檔案非常顯著的特點(diǎn)。首先，不管是電子商務(wù)檔案的形成，還是在進(jìn)行交易活動(dòng)與資料記錄的過程中，虛擬性的特點(diǎn)都是非常的顯著。相比于紙質(zhì)檔案，電子商務(wù)檔案更傾向于用電子文檔、郵件、圖案、聲像等來(lái)通過虛擬的網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，根本不需要客戶與商家進(jìn)行面對(duì)面的交談。檔案的內(nèi)容，也缺乏一定的虛擬性，電子商務(wù)檔案以由代碼編寫而成的軟件的形式存在。另外，電子商務(wù)的支付方式也是通過銀行卡或者其他金融服務(wù)進(jìn)行的，存在一定的虛擬性。其次，復(fù)雜性也是電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)，電子檔案需要依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)才能完成存儲(chǔ)，不僅涉及復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，而且方式也非常復(fù)雜。

不安全和集成性特點(diǎn)研究

不安全和集成性也是電子商務(wù)檔案存在的特點(diǎn)。首先，不安全是指電子介質(zhì)方面，電子商務(wù)檔案離不開電子介質(zhì)，如果缺乏安全軟件的保護(hù)，很可能在一定程度上提高其感染病毒與木馬攻擊的概率，從而使得電子檔案遭到破壞，因此實(shí)現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理的智能化已經(jīng)刻不容緩了。其次，集成性是電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)，電子檔案記錄大量的檔案數(shù)據(jù)信息，不僅包括了文字、圖像、聲像、視頻等多種信息，還能夠通過多種方式進(jìn)行儲(chǔ)存，使得其集成性顯著。

信息網(wǎng)絡(luò)化和便捷化特點(diǎn)探討

信息網(wǎng)絡(luò)化和便捷化是電子商務(wù)檔案的特征，隨著時(shí)代的不斷進(jìn)步和發(fā)展，電子商務(wù)檔案智能化發(fā)展是必然的。首先，電子商務(wù)檔案具有信息網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)，商家、企業(yè)之間利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行交流和共享信息最主要的工具就是電子商務(wù)檔案，因此必須保證其存儲(chǔ)效果以及處理的相關(guān)性能。另外，電子商務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的特點(diǎn)為實(shí)現(xiàn)其智能化發(fā)展奠定了良好的基礎(chǔ)，加快了脫離紙質(zhì)化辦公的進(jìn)程。其次，電子商務(wù)檔案具有便捷化的特點(diǎn)，電子檔案便捷、智能的特點(diǎn)能夠滿足信息化時(shí)代不斷發(fā)展的需求，進(jìn)一步促進(jìn)全球經(jīng)濟(jì)化的發(fā)展。另外電子商務(wù)檔案的便捷性還體現(xiàn)在信息檢索方面，信息處理的維護(hù)以及策略的管控都在一定程度上提高了效率。

電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)分析

上面主要對(duì)電子商務(wù)檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了探討，發(fā)現(xiàn)電子檔案相比于紙質(zhì)檔案有著很多的特點(diǎn)，電子商務(wù)檔案管理的智能化更能夠在很大程度上滿足電子商務(wù)發(fā)展的需求，因?yàn)楫?dāng)電子檔案從收集入庫(kù)到整理發(fā)布，最后再到歸檔、查閱、借閱等步驟都能夠滲透智能化時(shí)，能夠促進(jìn)電子商務(wù)的高速發(fā)展。但是據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)調(diào)查顯示，現(xiàn)在電子商務(wù)檔案管理工作還存在一定的問題，其現(xiàn)狀不容樂觀。第一，檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低，傳統(tǒng)的觀念根深蒂固，不能夠清楚的認(rèn)識(shí)到電子商務(wù)檔案管理工作智能化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于沒有接觸過的新知識(shí)、新技術(shù)有一定的抗拒感，從而在一定程度上影響了電子商務(wù)檔案管理工作的智能化發(fā)展。第二，有關(guān)電子商務(wù)檔案管理智能化的制度缺乏，導(dǎo)致工作人員沒有認(rèn)識(shí)到其智能化發(fā)展的重要性，從而導(dǎo)致現(xiàn)代化檔案管理與控制作用難以得到有效的發(fā)揮。因此為了使得檔案管理人員以及其他相關(guān)工作人員能夠清楚的認(rèn)識(shí)到電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展的優(yōu)勢(shì)與重要性，必須對(duì)其智能化趨勢(shì)進(jìn)行分析。經(jīng)研究分析，電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)主要體現(xiàn)在：智能化存儲(chǔ)和檢索趨勢(shì)、客戶管理智能化趨勢(shì)、智能化營(yíng)銷趨勢(shì)、信息處理和檔案應(yīng)用的智能化趨勢(shì)。下面是對(duì)這幾個(gè)方面的詳細(xì)分析。

智能化存儲(chǔ)和檢索趨勢(shì)

電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)體現(xiàn)在智能化存儲(chǔ)和檢索方面。首先，為了保證電子商務(wù)檔案管理工作能夠正常展開，并提高其智能化發(fā)展水平，管控措施的積極建立是必不可少的，只有這樣才能將智能化存儲(chǔ)設(shè)備的優(yōu)勢(shì)最大化，從而在一定程度上促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。另外，為了深入了解，隨時(shí)提取檔案信息內(nèi)容，必須實(shí)現(xiàn)智能化存儲(chǔ)，而且智能化存儲(chǔ)不僅能夠在一定程度上保證電子商務(wù)檔案的安全性，還能夠提升員工的工作效率，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。其次，實(shí)現(xiàn)智能化檢索也是非常重要的，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無(wú)法快速搜索到相應(yīng)信息，增大了工作的難度。在展開電子商務(wù)檔案的管理工作時(shí)，通過科學(xué)、快速的方式對(duì)文字、圖像、音頻等信息進(jìn)行檢索是必要的一部分，但是信息量太大，因此必須實(shí)現(xiàn)智能化檢索，在保證檢索工作的正確性與可靠性的前提下按照重點(diǎn)或者時(shí)間展開工作，從而提高工作效率。

客戶管理智能化趨勢(shì)

在電子商務(wù)檔案中客戶管理是非常重要的，因此需要企業(yè)引進(jìn)先進(jìn)的管理理念，采用新型的管理方式，從而實(shí)現(xiàn)客戶管理的智能化，使客戶對(duì)企業(yè)的滿意度和信任度能夠有所增加。為了實(shí)現(xiàn)管理智能化，首先，企業(yè)需要對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提升員工以客戶為中心的服務(wù)意識(shí)。其次，需要定期的對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行調(diào)研，對(duì)已經(jīng)達(dá)成合作的客戶做好交流與溝通，對(duì)潛在客戶進(jìn)行分析研究，實(shí)現(xiàn)智能化管理，吸引客戶達(dá)成合作，從而提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

智能化營(yíng)銷趨勢(shì)

目前，信息化時(shí)代發(fā)展迅速，為了提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，進(jìn)行智能化營(yíng)銷已經(jīng)刻不容緩了。首先，企業(yè)需要健全專門的營(yíng)銷管理制度，規(guī)范電子商務(wù)檔案的合理性，提升員工的工作質(zhì)量。其次，企業(yè)需要完善營(yíng)銷方案，對(duì)工作目的進(jìn)行明確，做好對(duì)客戶的服務(wù)工作以及物流與售后的工作，從而使得電子檔案營(yíng)銷工作實(shí)現(xiàn)智能化發(fā)展。

信息處理和檔案應(yīng)用的智能化趨勢(shì)

信息處理和檔案應(yīng)用的智能化是電子商務(wù)檔案管理的趨勢(shì)。首先，在電子商務(wù)不斷發(fā)展的背景下，信息量不斷增加，再加上電子檔案的復(fù)雜性，使得工作難度逐漸增大，嚴(yán)重影響了工作效率。因此必須實(shí)現(xiàn)信息處理的智能化，使得信息能夠自動(dòng)化的分類處理，并與相應(yīng)的文件相匹配，從而使得信息處理的效果能夠得到提高。另外信息處理的智能化，還能加快檢索的效率，減少員工的工作量。其次，為了簡(jiǎn)化企業(yè)間的關(guān)系，實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用的智能化，貫徹、落實(shí)企業(yè)的策劃，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展也是非常重要的。另外，數(shù)據(jù)信息的記錄也具有很重要的價(jià)值，檔案應(yīng)用智能化，能夠?yàn)殡娮由虅?wù)檔案管理的智能化發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

總 結(jié)

在電子商務(wù)不斷發(fā)展的背景下，使電子商務(wù)檔案滿足智能化需求有著不可忽視的作用，因此相關(guān)部門必須加大對(duì)電子商務(wù)檔案管理的智能化趨勢(shì)進(jìn)行分析的重視力度，從存儲(chǔ)、檢索、客戶管理、營(yíng)銷、信息處理、檔案應(yīng)用等多個(gè)方面入手，促進(jìn)其智能化發(fā)展，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，從而提高電子商務(wù)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，進(jìn)一步推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（山東省鄒平市中醫(yī)院）