基于采購(gòu)流程的衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部控制探討

于競(jìng)新 門(mén)建華

隨著推進(jìn)“健康中國(guó)”建設(shè)作為國(guó)家戰(zhàn)略被列入“十三五”規(guī)劃綱要之中，政府不斷加大對(duì)衛(wèi)生健康領(lǐng)域關(guān)注及投入力度，使得衛(wèi)生事業(yè)單位的基礎(chǔ)性科研工作帶來(lái)了新的改變和突破。同時(shí)，由于現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迭代發(fā)展與研究學(xué)科間的相互交融，衛(wèi)生健康科研工作所需的儀器設(shè)備和相關(guān)技術(shù)服務(wù)不斷升級(jí)與革新，也產(chǎn)生了更多選擇的種類和空間。而面對(duì)眾多復(fù)雜因素所可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，衛(wèi)生事業(yè)單位的采購(gòu)管理工作則需不斷加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范與控制。在《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范（試行）》中，政府采購(gòu)作為基本經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)之一，被列入內(nèi)部控制建設(shè)范圍[1]。因此，以內(nèi)部控制的角度，通過(guò)對(duì)采購(gòu)中業(yè)務(wù)流程節(jié)點(diǎn)的研究，識(shí)別和把控采購(gòu)過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，令采購(gòu)環(huán)節(jié)更加科學(xué)合理和完整明確，可保障相關(guān)工作的順利開(kāi)展，并對(duì)建立健全衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部控制制度起到重要作用。

1 衛(wèi)生事業(yè)單位采購(gòu)業(yè)務(wù)流程及其意義

衛(wèi)生事業(yè)單位主要從事公益性質(zhì)的衛(wèi)生健康基礎(chǔ)科學(xué)研究，為財(cái)政全額撥款的事業(yè)單位。因此，相關(guān)單位資金的使用作為財(cái)政項(xiàng)目支出的一部分，通常情況下需要根據(jù)每年實(shí)際需求對(duì)下一年度的預(yù)算額度進(jìn)行上報(bào)，待預(yù)算批復(fù)后方可進(jìn)行執(zhí)行[2]。而為了保證預(yù)算按時(shí)順利地執(zhí)行，一套流暢且相對(duì)完備的采購(gòu)業(yè)務(wù)流程，則是確保財(cái)政資金合理有效的服務(wù)于衛(wèi)生健康工作的重要保障。

以某衛(wèi)生事業(yè)單位為例，其職責(zé)涵蓋衛(wèi)生健康專業(yè)研究﹑技術(shù)指導(dǎo)與咨詢等研究任務(wù)，相較于其他衛(wèi)生事業(yè)單位采購(gòu)工作內(nèi)容更為豐富。通過(guò)分析其近三年的不同采購(gòu)項(xiàng)目占比數(shù)據(jù)，可知儀器設(shè)備采購(gòu)額占總額比的50%左右，試劑耗材采購(gòu)額占總額比的30%左右，委托服務(wù)及辦公設(shè)備類占總比的20%左右。由此可見(jiàn)，與科研實(shí)驗(yàn)相關(guān)的采購(gòu)支出是該單位經(jīng)費(fèi)支出的重要組成部分。而由于科學(xué)研究的自身特點(diǎn)，作為科研實(shí)驗(yàn)基礎(chǔ)性工具的儀器設(shè)備和試劑耗材很大一部分屬于自行采購(gòu)范疇。與試劑耗材可以通過(guò)線上平臺(tái)化采購(gòu)管理不同，儀器設(shè)備因其技術(shù)規(guī)格﹑配套配件選擇及采購(gòu)金額等，采用線下業(yè)務(wù)流程的采購(gòu)形式更為適用[3]。因此，做好業(yè)務(wù)流程化的采購(gòu)管理工作對(duì)該單位的重要性不言而喻。同時(shí)，對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的探討和研究也更具有代表意義。

該單位采購(gòu)業(yè)務(wù)流程主要可分為三大階段：采購(gòu)準(zhǔn)備﹑采購(gòu)實(shí)施和采購(gòu)驗(yàn)收。而每階段又具有各自不同的任務(wù)和特點(diǎn)要求。故現(xiàn)將采購(gòu)流程的每個(gè)階段進(jìn)行精細(xì)化梳理，具體如下。

1.1 采購(gòu)準(zhǔn)備階段

無(wú)論是什么項(xiàng)目種類，首先均需確認(rèn)經(jīng)費(fèi)出處和進(jìn)行請(qǐng)示報(bào)告。同時(shí)使用部門(mén)提交技術(shù)參數(shù)，并根據(jù)實(shí)際采購(gòu)需求選擇采購(gòu)方式。

1.2 采購(gòu)實(shí)施階段

請(qǐng)示給予審批后，依照相關(guān)單位的采購(gòu)管理辦法，根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容和金額采取不同的方式進(jìn)行采購(gòu)。服務(wù)類項(xiàng)目和貨物類項(xiàng)目中儀器設(shè)備，由采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)方式進(jìn)行確認(rèn)后，方可依次進(jìn)行采購(gòu)信息發(fā)布﹑采購(gòu)過(guò)程開(kāi)展和采購(gòu)結(jié)果確認(rèn)。試劑耗材的采購(gòu)，由使用部門(mén)在平臺(tái)進(jìn)行采購(gòu)。

1.3 采購(gòu)驗(yàn)收階段

采購(gòu)?fù)瓿刹⒉少?gòu)結(jié)果確認(rèn)后，首先是合同簽訂，之后采購(gòu)內(nèi)容到貨或交付時(shí)根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行驗(yàn)收及報(bào)銷等環(huán)節(jié)。

2 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)的確定

將采購(gòu)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理，對(duì)采購(gòu)各階段進(jìn)行環(huán)節(jié)細(xì)化分解，發(fā)現(xiàn)過(guò)程中可能發(fā)生的資金管理及使用問(wèn)題等風(fēng)險(xiǎn)，從而加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的有效防控，完善相關(guān)采購(gòu)管理制度，從根本上來(lái)促進(jìn)政府資金效益的最優(yōu)化，進(jìn)而健全衛(wèi)生事業(yè)單位內(nèi)部控制制度[4-5]。

2.1 采購(gòu)準(zhǔn)備階段內(nèi)控節(jié)點(diǎn)

采購(gòu)準(zhǔn)備涉及到采購(gòu)部門(mén)與使用部門(mén)雙方就具體采購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行對(duì)接和溝通。衛(wèi)生事業(yè)單位科研實(shí)驗(yàn)對(duì)于相關(guān)儀器設(shè)備的技術(shù)參數(shù)和性能要求較高，能準(zhǔn)確且完整的描述采購(gòu)項(xiàng)目的具體參數(shù)﹑使用規(guī)格與數(shù)量等，是此階段重點(diǎn)所需控制的節(jié)點(diǎn)。有效控制此節(jié)點(diǎn)，可避免使用部門(mén)為了規(guī)避限制采取了拆分采購(gòu)等方式，還可以減少在后續(xù)采購(gòu)實(shí)施階段出現(xiàn)采購(gòu)項(xiàng)目與實(shí)際采購(gòu)需求不符的內(nèi)容，從而使財(cái)政資金充分合理利用[6]。

2.2 采購(gòu)實(shí)施階段內(nèi)控節(jié)點(diǎn)

采購(gòu)實(shí)施作為采購(gòu)業(yè)務(wù)流程中不可或缺的環(huán)節(jié)，因其極易發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，是決定采購(gòu)項(xiàng)目是否成功的重要環(huán)節(jié)。相較于限額標(biāo)準(zhǔn)以上的采購(gòu)，選擇符合要求的代理招標(biāo)公司，從招標(biāo)文件編制到組織招標(biāo)會(huì)等，都已形成較為合理和完善的流程。而限額標(biāo)準(zhǔn)以下的采購(gòu)，則由于采購(gòu)單位根據(jù)規(guī)定通過(guò)自行采購(gòu)方式進(jìn)行，容易導(dǎo)致采購(gòu)結(jié)果產(chǎn)生差異和滋生腐敗等問(wèn)題。如，在自行采購(gòu)的實(shí)施過(guò)程中，會(huì)存在招標(biāo)公告只通過(guò)單位自己的網(wǎng)站發(fā)布﹑供應(yīng)商與使用部門(mén)存在接觸等現(xiàn)象，造成采購(gòu)信息不能更公平和廣泛的公布[7]。因此，如何公開(kāi)公平公正的完成采購(gòu)實(shí)施階段，則是此環(huán)節(jié)至關(guān)重要的內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)。

2.3 采購(gòu)驗(yàn)收階段內(nèi)控節(jié)點(diǎn)

采購(gòu)驗(yàn)收相較于前兩個(gè)階段內(nèi)容相對(duì)簡(jiǎn)單，但作為采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的最后一環(huán)，由于涉及到貨物或服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，尤其是對(duì)于科研用儀器設(shè)備來(lái)說(shuō)，到貨安裝后能否順利運(yùn)行和使用，都與此環(huán)節(jié)是否有效控制有著密切關(guān)聯(lián)。

3 采購(gòu)業(yè)務(wù)流程內(nèi)控管理的建立

將采購(gòu)業(yè)務(wù)流程精細(xì)化并明確各業(yè)務(wù)流程中關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)后，通過(guò)對(duì)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行監(jiān)管控制，從而達(dá)到降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生幾率的目的，既可以不斷完善和健全采購(gòu)管理工作，同時(shí)也做到對(duì)整體采購(gòu)環(huán)節(jié)的有效內(nèi)部控制。

3.1 采購(gòu)準(zhǔn)備階段節(jié)點(diǎn)控制

采購(gòu)準(zhǔn)備階段主要是關(guān)于采購(gòu)和使用部門(mén)雙方點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的對(duì)接過(guò)程，建立采購(gòu)技術(shù)文件確認(rèn)制度，采取以確認(rèn)文件的方式，將采購(gòu)項(xiàng)目名稱﹑申請(qǐng)采購(gòu)部門(mén)﹑技術(shù)文件編制人﹑技術(shù)文件（數(shù)量和具體規(guī)格參數(shù)）及技術(shù)文件意見(jiàn)等采購(gòu)項(xiàng)目?jī)?nèi)容進(jìn)行詳盡說(shuō)明和闡釋，并由申請(qǐng)部門(mén)編制人及負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。通過(guò)此方式，既令使用部門(mén)重視技術(shù)文件編制，嚴(yán)謹(jǐn)梳理技術(shù)參數(shù)，也使采購(gòu)部門(mén)對(duì)采購(gòu)內(nèi)容進(jìn)行了解，排查具體參數(shù)中是否合法合規(guī)。對(duì)該節(jié)點(diǎn)的有效控制，不僅減少可能存在采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)以及在溝通時(shí)信息不對(duì)等和對(duì)采購(gòu)內(nèi)容誤讀等現(xiàn)象的發(fā)生，還可以為采購(gòu)方式選擇提供充足依據(jù)，達(dá)到降低對(duì)接過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題的幾率及對(duì)整個(gè)采購(gòu)流程所造成的損失風(fēng)險(xiǎn)。而對(duì)于采購(gòu)項(xiàng)目資金出處及使用情況，則可通過(guò)對(duì)采購(gòu)申請(qǐng)的審批，由單位領(lǐng)導(dǎo)﹑分管領(lǐng)導(dǎo)﹑財(cái)務(wù)﹑紀(jì)檢監(jiān)察和采購(gòu)等相關(guān)行政部門(mén)形成采購(gòu)工作小組，逐層且分職責(zé)地對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行審核，實(shí)現(xiàn)對(duì)資金出處及使用合理性的內(nèi)控和監(jiān)管[8]。

3.2 采購(gòu)實(shí)施階段節(jié)點(diǎn)控制

針對(duì)自行采購(gòu)實(shí)施階段中采購(gòu)信息發(fā)布﹑采購(gòu)方式開(kāi)展和采購(gòu)結(jié)果確認(rèn)等環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制和監(jiān)管，主要是依循國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和各事業(yè)單位制定采購(gòu)管理辦法。對(duì)于采購(gòu)信息的發(fā)布，主要是以符合相關(guān)的規(guī)定的情況下，盡可能公平地選擇公眾平臺(tái)進(jìn)行信息發(fā)布，如：中國(guó)政府采購(gòu)網(wǎng)等，做到信息公開(kāi)。采購(gòu)過(guò)程開(kāi)展環(huán)節(jié)可參考公開(kāi)招標(biāo)流程，首先從財(cái)政部專家?guī)熘须S機(jī)抽取評(píng)審專家，做到采購(gòu)評(píng)審過(guò)程中的公平性，其次，對(duì)開(kāi)標(biāo)全過(guò)程的把控，即投標(biāo)企業(yè)文件投遞﹑各投標(biāo)企業(yè)報(bào)價(jià)﹑專家評(píng)審或談判和評(píng)標(biāo)結(jié)果確認(rèn)。建立每個(gè)過(guò)程點(diǎn)相關(guān)參與人員確認(rèn)機(jī)制（投標(biāo)企業(yè)簽到﹑投標(biāo)文件密封情況確認(rèn)﹑專家簽到﹑報(bào)價(jià)情況和小組成員評(píng)審意見(jiàn)），可有效確保整個(gè)過(guò)程公開(kāi)透明。同時(shí)，制定招標(biāo)采購(gòu)紀(jì)律監(jiān)督辦法，將開(kāi)標(biāo)時(shí)間和地點(diǎn)﹑項(xiàng)目名稱和預(yù)算﹑招標(biāo)方式﹑中標(biāo)單位和中標(biāo)金額﹑評(píng)審專家信息以及開(kāi)標(biāo)過(guò)程情況形成記錄文件，并由紀(jì)檢監(jiān)督人員核實(shí)，使采購(gòu)實(shí)施過(guò)程的監(jiān)管工作做到有據(jù)可循﹑令采購(gòu)內(nèi)部控制管理落實(shí)到位。

3.3 采購(gòu)驗(yàn)收階段節(jié)點(diǎn)控制

衛(wèi)生事業(yè)單位采購(gòu)驗(yàn)收根據(jù)實(shí)際情況，主要可劃分為：貨物類驗(yàn)收﹑服務(wù)類驗(yàn)收和工程類驗(yàn)收。通過(guò)完善驗(yàn)收?qǐng)?bào)告信息點(diǎn)的方式，達(dá)到對(duì)采購(gòu)驗(yàn)收階段中關(guān)鍵點(diǎn)的有效控制。以貨物類驗(yàn)收為例，首先是組成不少于三人的驗(yàn)收小組，以提出需求的使用部門(mén)﹑資產(chǎn)管理相關(guān)部門(mén)及了解相關(guān)儀器性能使用的人員所組成。小組對(duì)產(chǎn)品信息的審核，包括：貨物名稱﹑數(shù)量﹑品牌﹑型號(hào)﹑國(guó)別﹑規(guī)格﹑供應(yīng)商名稱﹑單價(jià)及總價(jià)等內(nèi)容，檢查產(chǎn)品信息與采購(gòu)實(shí)施階段中標(biāo)供應(yīng)商提供的應(yīng)標(biāo)參數(shù)和采購(gòu)合同中相關(guān)內(nèi)容一致。另外，對(duì)經(jīng)費(fèi)來(lái)源﹑驗(yàn)收時(shí)間﹑驗(yàn)收和安裝地點(diǎn)的確認(rèn)，這內(nèi)容可為后期固定資產(chǎn)建賬提供服務(wù)。最后，根據(jù)相關(guān)參數(shù)文件及合同對(duì)貨物提出驗(yàn)收結(jié)論，并確認(rèn)簽字。此方法可以使采購(gòu)驗(yàn)收階段與前期采購(gòu)實(shí)施階段形成呼應(yīng)，做到較為完整的內(nèi)部控制和監(jiān)管閉環(huán)，有效降低驗(yàn)收階段的風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生。

4 衛(wèi)生事業(yè)單位采購(gòu)業(yè)務(wù)流程內(nèi)部控制保障建議

4.1 加強(qiáng)采購(gòu)部門(mén)人員采購(gòu)專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)

財(cái)政部87號(hào)令《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》自2017年10月1日起正式生效，較之前的18號(hào)令，87號(hào)令中的內(nèi)容有部分調(diào)整及新增。衛(wèi)生事業(yè)單位應(yīng)積極組織和鼓勵(lì)單位采購(gòu)部門(mén)所有工作人員及時(shí)學(xué)習(xí)政府采購(gòu)的相關(guān)知識(shí)，使其充分熟悉政府采購(gòu)細(xì)則，掌握招﹑投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)，了解最新政府采購(gòu)相關(guān)動(dòng)態(tài)，做到合法合規(guī)地開(kāi)展采購(gòu)活動(dòng)。同時(shí)，通過(guò)采購(gòu)專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，可以令采購(gòu)部門(mén)人員心存敬畏，按照公平﹑公正﹑公開(kāi)的原則從思想上剔除邪念，才能更有效的防范于未然。同時(shí)，由于儀器設(shè)備的品種﹑規(guī)格﹑生產(chǎn)商眾多，產(chǎn)品迭代速度較快，這些都令執(zhí)行采購(gòu)的部門(mén)可能無(wú)法對(duì)各種儀器設(shè)備市場(chǎng)情況全面了解，可能會(huì)在采購(gòu)業(yè)務(wù)流程開(kāi)展過(guò)程中影響執(zhí)行效率。衛(wèi)生事業(yè)單位也應(yīng)激勵(lì)單位采購(gòu)部門(mén)相關(guān)工作人員不斷對(duì)相關(guān)市場(chǎng)的調(diào)研，實(shí)時(shí)掌握儀器設(shè)備等市場(chǎng)信息，有助于采購(gòu)工作順利開(kāi)展。

4.2 強(qiáng)化使用部門(mén)預(yù)算及采購(gòu)編制意識(shí)

供求關(guān)系的變化和國(guó)際形勢(shì)都對(duì)衛(wèi)生事業(yè)單位采購(gòu)項(xiàng)目的價(jià)格影響巨大，預(yù)算價(jià)只是一個(gè)指導(dǎo)價(jià)，實(shí)際采購(gòu)時(shí)的價(jià)格必然會(huì)與其產(chǎn)生偏差，其風(fēng)險(xiǎn)在于可能使采購(gòu)資金受損[9]。因此，衛(wèi)生事業(yè)單位應(yīng)積極采取舉措強(qiáng)化相關(guān)部門(mén)對(duì)于預(yù)算及采購(gòu)編制的教育和說(shuō)明，加大相關(guān)內(nèi)容宣傳，鼓勵(lì)使用部門(mén)與采購(gòu)部門(mén)積極溝通，為采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的開(kāi)展提供堅(jiān)定的意識(shí)基礎(chǔ)[10-13]。

4.3 完善衛(wèi)生事業(yè)單位采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

衛(wèi)生事業(yè)單位采購(gòu)內(nèi)容較為繁雜，規(guī)格有較大差異，事業(yè)單位的采購(gòu)管理辦法也需不斷完善和補(bǔ)充。建立采購(gòu)業(yè)務(wù)反饋服務(wù)評(píng)價(jià)機(jī)制，積極鼓勵(lì)參與過(guò)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的人員，根據(jù)自身實(shí)際感受設(shè)身處地地提出合理建議，也令采購(gòu)人員真實(shí)了解工作中的不足之處，并根據(jù)評(píng)價(jià)意見(jiàn)對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在的真實(shí)問(wèn)題進(jìn)行修訂。

綜上所述，衛(wèi)生事業(yè)單位采購(gòu)業(yè)務(wù)作為開(kāi)展科研工作的重要基礎(chǔ)，必須保證相關(guān)流程堅(jiān)實(shí)和穩(wěn)固。而采購(gòu)業(yè)務(wù)流程的內(nèi)部控制管理，不僅可以對(duì)整體流程進(jìn)行梳理，還可以從中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，并促進(jìn)采購(gòu)工作業(yè)務(wù)細(xì)節(jié)的不斷完善。最終，使科研工作能在穩(wěn)固的基石上取得積極進(jìn)展并令科研成果更上一層樓。