口腔醫(yī)用耗材物流鏈的優(yōu)化與改進

樊海兵，何芳麗*，楊繼慶，權會利，任思儒，王程虎，陳 靜，呂妮妮

（1.軍事口腔醫(yī)學國家重點實驗室，口腔疾病國家臨床醫(yī)學研究中心，第四軍醫(yī)大學口腔醫(yī)院器材設備科，西安 710032；2.軍事口腔醫(yī)學國家重點實驗室，口腔疾病國家臨床醫(yī)學研究中心，第四軍醫(yī)大學口腔醫(yī)院顱頜面外科，西安 710032）

0 引言

醫(yī)用耗材物流鏈是實現(xiàn)醫(yī)療資源配置的最優(yōu)化、成本最低而進行的從起點到終點的原材料、中間過程庫存、最后產(chǎn)品和相關信息有效流動及儲存的管理模式之一[1]。口腔醫(yī)用耗材物流鏈包含了耗材的物流和信息流，是貫穿口腔醫(yī)院醫(yī)用耗材的計劃、執(zhí)行、采購、驗收、入出庫、存儲、發(fā)放以及臨床科室二級庫的管理、發(fā)放等環(huán)節(jié)的耗材全生命周期管理的物流鏈。

口腔醫(yī)用耗材包括口腔充填修復材料、口腔義齒制作材料、口腔正畸材料、口腔頜面修復材料、口腔種植及組織重建材料、口腔治療輔助材料、一次性使用無菌材料以及其他材料。該類耗材種類復雜、消耗量大、臨床科室需求緊急[2]，通過實施物流管理，可以節(jié)省成本，控制物資消耗，實現(xiàn)資源的有效利用，保證醫(yī)療質量，提升患者滿意度。因此，構建一個現(xiàn)代化的物流系統(tǒng)是口腔醫(yī)院醫(yī)用耗材精細化管理的發(fā)展目標。

1 口腔醫(yī)用耗材物流鏈建立背景

我院醫(yī)用耗材采取“零庫存”的管理模式[3]。由于口腔醫(yī)院的特點是大門診，加上我院醫(yī)用耗材庫房與門診距離又較遠，導致各科室器械護士從器材設備科庫房自行領取耗材耗費時間和精力，并且難以保證醫(yī)用耗材的及時性和安全性[4]?？谇粚？萍膊〉幕颊邚驮\率高，醫(yī)生在診治前無法準確預估所需醫(yī)用耗材的型號、規(guī)格和數(shù)量，所以必須建立一套適用于我院的口腔醫(yī)用耗材物流鏈。

1.1 原有的物流鏈簡介

我院口腔醫(yī)用耗材采購、發(fā)放流程：臨床科室將醫(yī)用耗材的采購計劃報給器材設備科庫房，器材管理部門通過醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)審批核準后交耗材采購辦公室，采購人員通過電話將耗材計劃通知中標供應商，供應商業(yè)務員將耗材送到器材設備科庫房并填寫耗材驗收單據(jù)，庫管員對耗材進行驗收，驗收完成后辦理入庫、出庫，再由供應商協(xié)助將耗材送往臨床科室，科室確認簽字后，各供應商再將送貨單據(jù)交回器材設備科庫房，由統(tǒng)計員記賬，完成本次配送。具體流程如圖1所示。

圖1 原有口腔醫(yī)用耗材物流鏈

1.2 原有物流鏈的不足

原有的物流鏈為我院臨床科室提供了有力的后勤保障，也為我院的發(fā)展做出了很大的貢獻，但是因為建成年代較早，加上醫(yī)院發(fā)展迅速，門診量大大增加，口腔耗材種類、需求增多，所以漸漸顯現(xiàn)出一些不足：采購計劃通過電話通知供應商，效率較低，無法精確掌控采購計劃的執(zhí)行狀態(tài)；驗收單據(jù)的填寫信息不能實現(xiàn)與耗材電子信息鏈的互聯(lián)；耗材驗收力量薄弱，耗材配送裝備簡陋；臨床科室二級庫制度執(zhí)行不嚴。為此，我科通過深入調研，收集臨床科室意見和建議，建立了口腔醫(yī)用耗材全生命周期管理的物流鏈，為口腔醫(yī)用耗材的臨床供應提供了全新的保障。

2 口腔醫(yī)用耗材物流鏈的改進與實行

2.1 現(xiàn)有的物流鏈

新的口腔醫(yī)用耗材物流鏈分為普通非溯源類口腔醫(yī)用耗材和溯源類口腔醫(yī)用高值耗材。我院現(xiàn)有口腔醫(yī)用耗材物流鏈如圖2所示。

圖2 現(xiàn)有口腔醫(yī)用耗材物流鏈

（1）普通非溯源類口腔醫(yī)用耗材：臨床科室將醫(yī)用耗材采購計劃通過醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)報給器材設備科庫房，器材設備科主管領導通過醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)審批核準后交耗材采購辦公室。器材設備科庫房如有庫存，由物流員統(tǒng)一配送給使用科室；如沒有庫存，采購人員通過供應商云平臺[5]將電子計劃發(fā)送至供應商的手機上，供應商業(yè)務員按采購計劃將耗材送到器材設備科庫房，填寫耗材驗收單據(jù)。驗收員核對采購計劃，符合計劃后，對耗材進行驗收，驗收完成后張貼驗收標簽，辦理入庫并完成入庫記賬。物流員按科室、耗材類別進行存放，辦理出庫手續(xù)，做好配送準備。物流員使用耗材配送專用裝備統(tǒng)一進行配送，臨床科室確認簽收，物流員將送貨單據(jù)交器材設備科庫房統(tǒng)計員記賬，完成配送。

（2）溯源類口腔醫(yī)用高值耗材：溯源類口腔醫(yī)用高值耗材采用一物一碼管理[6]，在耗材配送中實行備貨制。溯源類高值耗材驗收完成后，交由庫房統(tǒng)計員將耗材信息錄入耗材管理系統(tǒng)，并打印備送條形碼，將條形碼一一對應貼于耗材外包裝上后放入無菌器械盒，然后由物流員逐科統(tǒng)一發(fā)放，使用科室簽字確認?？剖沂褂猛瓿珊?，掃描耗材條形碼錄入耗材管理系統(tǒng)。器材設備科庫房通過耗材管理系統(tǒng)核對科室具體使用規(guī)格和數(shù)量，統(tǒng)一辦理入庫、出庫。供應商將用過的高值耗材合格證貼于耗材驗收單上，簽字后返回器材設備科庫房記賬，完成配送[7]。

2.2 物流鏈的改進與優(yōu)化

新的物流鏈在計劃執(zhí)行、耗材驗收、配送過程[8]、二級庫管理4個關鍵環(huán)節(jié)做了重點改進。在信息流上通過醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)和供應商云平臺提供信息支撐。

2.2.1 采購計劃執(zhí)行的優(yōu)化與改進

開發(fā)了供應商云平臺，該平臺不僅可實現(xiàn)醫(yī)用耗材的采購通知、信息交流，還能通過短信實時通報信息變動，提醒業(yè)務員及時進行處理。供應商業(yè)務員也可隨時登錄手機客戶端查看耗材計劃信息[5]。這樣不僅可以將采購人員從大量的電話通知中解放出來，還減少了電話口述計劃時出現(xiàn)的遺漏及數(shù)量、規(guī)格差錯等情況。庫房每天將平臺上的采購計劃通過Excel表格導出打印。供應商在耗材驗收前先進行計劃核對，核對內容包括：執(zhí)行的是哪一條采購計劃、是否完成等情況，然后由耗材驗收員在采購計劃單上進行標記，精確掌握計劃執(zhí)行的具體狀態(tài)和完成狀態(tài)。

2.2.2 驗收環(huán)節(jié)的優(yōu)化與改進

配備了“驗收員”崗位，增強了耗材的驗收力量，改進了“耗材驗收單”，細化了驗收流程。

“耗材驗收單”是我院根據(jù)耗材驗收工作的需要自行設計、制作的包括供貨單位、規(guī)格型號等耗材“身份”信息的一種紙質憑據(jù)。改進后的“耗材驗收單”在原有的基礎上補充了計劃單號、入庫單號、發(fā)票號、生產(chǎn)廠家。通過計劃單號、入庫單號和發(fā)票號可以與耗材的電子信息實現(xiàn)關聯(lián)。

在驗收員進行耗材驗收前，供應商按使用科室先行填寫醫(yī)用耗材驗收單。驗收員根據(jù)采購計劃對耗材驗收單進行核對，核對后對耗材進行拆分驗收。驗收內容包括供貨單位、耗材品名、規(guī)格型號、生產(chǎn)批號、合格證、數(shù)量、價格、中文標識，確認無誤后驗收員在耗材驗收單上蓋章或簽字。器材設備科庫房根據(jù)驗收員蓋章或簽名的耗材驗收單完成入庫錄入。

對一次性醫(yī)用耗材檢測報告、進口耗材報關單實行登記管理制度，制作了一次性醫(yī)用耗材檢測報告登記本和報關單登記本，在檢測報告和報關單上寫入送貨日期、入庫單號、使用科室等信息，一式2份，分別由器材設備科庫房和二級庫留存。

2.2.3 配送方法、方式的優(yōu)化與改進

購買了醫(yī)用耗材配送車，配置了耗材分類物流盒，并配備了2名專職配送員。

器材設備科庫房完成驗收并辦理入出庫手續(xù)后，將耗材和驗收單、出庫單一并交給物流員。物流員在耗材包裝口粘貼驗收簽，然后按照使用科室、耗材儲存條件將驗收單、出庫單隨耗材一起打包放入物流盒，并進行標記，做好發(fā)放準備。物流員每天使用醫(yī)用耗材配送車逐科室發(fā)送耗材?？谇环N植體及骨粉、骨膜等需求緊急的植入類耗材24 h內送貨到臨床科室，檢驗試劑等對存儲、運輸條件要求較為苛刻的醫(yī)用耗材實行即到即送，確保耗材的安全性和及時性。

醫(yī)用耗材配送車隨車配備手消毒液，以方便配送員在接觸耗材前后進行手部清潔消毒。對醫(yī)用耗材配送車和耗材分類物流盒做到定期清潔，并使用物表清潔消毒濕巾對配送車和物流盒進行擦拭消毒，在配送環(huán)節(jié)上達到感控要求[9]。

2.2.4 二級庫房管理制度的優(yōu)化與改進

加強臨床科室二級庫[10]的監(jiān)管。各臨床科室專門配備了器械耗材護士，負責二級庫房的管理。物流員將醫(yī)用耗材送到臨床科室后，由器械耗材護士驗收確認后錄入二級庫，再由二級庫發(fā)給臨床醫(yī)護人員。器材設備科可以對二級庫進行耗材安全管理檢查，對非招標耗材、過期使用耗材等情況進行監(jiān)管。同時，器械耗材護士也可將耗材的使用情況、使用頻率、出現(xiàn)的問題及隱患反饋給器材設備科，以便及時處理、及時改進。

3 應用效果

經(jīng)過2 a多的調研和試用，新物流鏈從2017年開始使用至今，受到臨床科室、耗材供應商和醫(yī)院耗材管理部門的一致好評。新的物流鏈配送裝備更齊全，保證了耗材安全，縮短了配送時間，提高了工作效率。2015和2016年的耗材日配送時間平均為4 h，2017年至今，新物流鏈耗材日配送平均時間縮短至2 h，每天可節(jié)約時間50%。原物流鏈使用電話將采購計劃通知耗材供應商，無痕跡管理，容易發(fā)生人為遺漏、誤報差錯等情況，供應商云平臺的使用提高了耗材供應的準確性，每月臨床科室退、換耗材的情況大幅度降低，2019年未出現(xiàn)1例遺漏和誤報。耗材配送車、物流盒的使用，有效避免了耗材二次污損，防止貴重耗材在運輸途中丟失，保證了醫(yī)用耗材供應的安全性。專職物流員將耗材直接送往臨床科室，減少了供應商與臨床科室的接觸，凈化了醫(yī)療風氣，同時也能對臨床科室二級庫進行有效監(jiān)管。

新的耗材物流鏈的使用，規(guī)范了耗材供應流程，完善了醫(yī)用耗材全生命周期管理的環(huán)節(jié)，為我院的醫(yī)療、教學和科研工作的順利開展提供了有效保障。但是，由于新物流鏈還缺少冷鏈裝備，檢驗試劑等冷鏈耗材的配送還是需要供應商協(xié)助配送，需要進一步完善裝備，真正做到耗材物流鏈配送的全覆蓋。

4 結語

新的醫(yī)用耗材物流鏈開始使用后，經(jīng)過不斷改進和優(yōu)化，保證了我院醫(yī)用耗材的供應，規(guī)范了二級庫管理制度，有效地對醫(yī)用耗材進行了監(jiān)管，得到了院領導以及臨床科室的一致好評。但是還存在醫(yī)用耗材錄入信息不全、紙質票據(jù)過多、后期查找困難等問題。今后物流鏈應該向大數(shù)據(jù)、數(shù)字化、信息化方向發(fā)展[11]，對耗材數(shù)據(jù)進行信息編碼，在驗收和科室簽收過程中掃描溯源條形碼，進一步提高物流鏈上各環(huán)節(jié)的準確性，減少人為失誤率，同時也為后期查詢提供信息化支持。