新時(shí)期如何做好人事檔案管理工作

重慶巨能建設(shè)（集團(tuán)）有限公司

事業(yè)單位的人事檔案主要是對(duì)于人員基礎(chǔ)信息的記錄，包括了學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷等不同層面的內(nèi)容，可以讓事業(yè)單位對(duì)于人員有更加深刻的了解。人事檔案對(duì)于人力資源開(kāi)發(fā)有著重大價(jià)值，事業(yè)單位要緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)于人事檔案管理模式進(jìn)行不斷的優(yōu)化和創(chuàng)新。信息時(shí)代的到來(lái)，為檔案管理帶來(lái)了全新的機(jī)遇。

一、人事檔案管理工作的重要性

人事檔案是以特定的形式存在的文件、資料等，隨著社會(huì)的發(fā)展和時(shí)間的推移，檔案的類(lèi)型、數(shù)量等逐漸增加，一部分人事檔案采用科學(xué)的保存和管理方式永久地保存，另一部分人事檔案由于多種原因損壞、丟失。人事檔案涉及的內(nèi)容眾多，例如企業(yè)人事任免、個(gè)人工作經(jīng)歷等，是進(jìn)行人員晉升評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲評(píng)定等的重要依據(jù)，通過(guò)強(qiáng)化人事檔案管理，能夠顯著提升人事管理水平與質(zhì)量。通過(guò)對(duì)人事檔案進(jìn)行分析，能夠?qū)ぷ魅藛T的實(shí)際工作表現(xiàn)進(jìn)行客觀、真實(shí)的認(rèn)識(shí)，為企業(yè)人才的選拔與任用提供可靠的參考，保證企業(yè)人力資源安排的科學(xué)性和合理性。

二、新形勢(shì)下人事檔案管理工作的困境

（一）思想觀念落后

當(dāng)前人事檔案管理思想上存在兩種極端：神秘論與無(wú)用論，這兩種極端的思想嚴(yán)重阻礙了現(xiàn)代人事檔案管理工作的順利開(kāi)展。國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理者往往重視領(lǐng)導(dǎo)人員的人事檔案管理，忽視一般管理人員的人事檔案管理，因此一般管理人員的人事檔案材料缺失問(wèn)題長(zhǎng)期得不到處理。干部檔案和人事檔案是種與屬的關(guān)系，國(guó)企的人事檔案管理的著眼點(diǎn)不僅僅是干部檔案。國(guó)企人事檔案管理者常常重干部檔案，而忽視對(duì)一般管理人員的人事檔案管理。

（二）人事檔案管理模式滯后

盡管很多事業(yè)單位已經(jīng)在推行人事檔案管理信息化改革，但是目前的工作管理模式仍處于半人工半自動(dòng)階段。紙質(zhì)檔案和電子檔案并存，很多事業(yè)單位將人員詳細(xì)的信息記錄在紙質(zhì)檔案中。在信息系統(tǒng)中只是最基礎(chǔ)的信息，對(duì)于人員的實(shí)際表現(xiàn)、工作經(jīng)歷都沒(méi)有錄入到電子檔案中，導(dǎo)致人事信息不同步，對(duì)于信息的保存、查詢(xún)?cè)斐奢^大影響，使得檔案管理信息化建設(shè)流于形式，根本沒(méi)有發(fā)揮出檔案管理信息化的實(shí)際功能。

（三）棄檔、造假現(xiàn)象

以部分國(guó)有企業(yè)為例，國(guó)有企業(yè)在改制的過(guò)程中有大量的人事變動(dòng)，相關(guān)人事檔案材料并未妥善處理，給企業(yè)帶來(lái)了很大的勞動(dòng)爭(zhēng)議隱患和不確定因素。某些單位對(duì)自己的工作人員疏于管理，需要查看工作人員檔案的時(shí)候，經(jīng)常摸不著頭腦，不是找不到寄存單位，就是因個(gè)人原因丟失，這都是對(duì)個(gè)人檔案不夠重視引發(fā)的一連串問(wèn)題。另外，目前檔案造假現(xiàn)象已經(jīng)風(fēng)生水起了，有部分人為了能夠應(yīng)聘上心儀的職位，會(huì)采取一些特殊方式來(lái)偽造個(gè)人信息。

三、新形勢(shì)下人事檔案管理工作的改進(jìn)措施

（一）加強(qiáng)宣傳教育，樹(shù)立正確的人事檔案觀

加強(qiáng)宣傳教育，在全社會(huì)樹(shù)立正確的人事檔案觀。摒棄人事檔案神秘論與人事檔案無(wú)用論的極端思想，人事檔案部門(mén)更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，加強(qiáng)管理，不斷拓展人事檔案的形式和內(nèi)容，增強(qiáng)人事檔案的使用價(jià)值，發(fā)揮人事檔案在人力資源開(kāi)發(fā)建設(shè)中的作用，使得政府、單位、組織充分認(rèn)識(shí)人事檔案工作的價(jià)值；對(duì)于個(gè)人，要加強(qiáng)人事檔案重要性的宣傳教育，使每個(gè)人充分認(rèn)識(shí)到“人事檔案作為記錄個(gè)人經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等內(nèi)容的文件材料，發(fā)揮著憑證、依據(jù)和參考的作用，很多關(guān)鍵的個(gè)人證明等手續(xù)都‘繞’不開(kāi)檔案這一關(guān)”。人事檔案在簽訂勞動(dòng)合同、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、報(bào)考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱(chēng)申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、先進(jìn)提拔等方面都有重要作用，使每個(gè)人都認(rèn)識(shí)人事檔案與自己的利益密切相關(guān)，積極配合人事檔案管理部門(mén)做好人事檔案管理工作。

（二）優(yōu)化人事檔案管理模式

在實(shí)際的事業(yè)單位人事檔案管理過(guò)程中，要強(qiáng)調(diào)管理模式的優(yōu)化進(jìn)程，確保人事檔案管理的各個(gè)流程符合信息化建設(shè)規(guī)范，積極搭建完善、實(shí)用的人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)。這不僅有助于檔案管理系統(tǒng)的科學(xué)化、規(guī)范化建設(shè)，還為事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，另外，人事檔案管理信息化系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)分析、歸類(lèi)以及排列等任務(wù)，提升了檔案管理人員的工作效率和質(zhì)量。

（三）加大對(duì)信息化建設(shè)的資金投入

在事業(yè)單位中，提升檔案管理工作的重視程度可以有效地促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展，良好的工作設(shè)備可以幫助工作人員更好地提升檔案管理的工作效率，因此，管理人員應(yīng)當(dāng)提升檔案管理相關(guān)軟硬件設(shè)備，進(jìn)而更好地展開(kāi)員工檔案管理工作，無(wú)論是事業(yè)單位的未來(lái)發(fā)展走向還是幫助事業(yè)單位獲得更好的發(fā)展，都需要建設(shè)完善的檔案管理機(jī)制，幫助檔案管理獲得更好的發(fā)展，相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)提供更為豐富的人力物力資源，進(jìn)而幫助人力資源檔案更好的建設(shè)。硬件設(shè)備主要是指計(jì)算機(jī)及其相關(guān)設(shè)備等辦公需要的硬件設(shè)備，作為相關(guān)檔案管理的工作人員，應(yīng)當(dāng)充分了解相關(guān)信息，將信息檔案開(kāi)發(fā)作為核心展開(kāi)，相關(guān)員工應(yīng)當(dāng)了解信息技術(shù)在檔案管理工作中的作用，進(jìn)而更好地選擇適當(dāng)?shù)慕嵌龋瑥幕A(chǔ)內(nèi)容展開(kāi)分析，提升檔案工作效率。相關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)明白信息化對(duì)于檔案管理的作用，提升自身對(duì)于引入信息化的重視程度，進(jìn)而更好的為檔案管理投入一定的資金，幫助檔案管理工作人員更好的開(kāi)展工作。

四、結(jié)語(yǔ)

人事檔案管理工作不僅與個(gè)人利益相關(guān)，還是國(guó)家人力資源管理、開(kāi)發(fā)和利用的重要基礎(chǔ)，因此，在新的歷史條件下，我們必須針對(duì)人事檔案管理工作出現(xiàn)的新問(wèn)題，采取切實(shí)可行的措施、規(guī)范，促進(jìn)人事檔案管理工作健康發(fā)展。