醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的檔案管理實(shí)踐與工作體會(huì)

魯俊峰，岑佳佳

（1.鐘祥市人民醫(yī)院設(shè)備科，湖北 鐘祥 431900；2.百色市西林縣人民醫(yī)院設(shè)備科，廣西 百色 533000）

醫(yī)療設(shè)備檔案指的就是記錄各種醫(yī)療設(shè)備資料的一種檔案信息，具體包括醫(yī)療設(shè)備的使用說(shuō)明書、出廠文件以及有關(guān)于購(gòu)置、修理操作和報(bào)廢的終身性文件資料等。同時(shí)利用醫(yī)療設(shè)備檔案也可以對(duì)醫(yī)療設(shè)備的使用情況、維修情況，使用年限做實(shí)時(shí)記錄。現(xiàn)如今隨著醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)療設(shè)備也在頻繁的更新?lián)Q代，不僅更新?lián)Q代的速度越來(lái)越快，而且也越來(lái)越復(fù)雜，這也就進(jìn)一步凸顯了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性，所以應(yīng)利用醫(yī)療設(shè)備檔案管理做好醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)記錄，從而進(jìn)一步提高醫(yī)療水平。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的基本內(nèi)容與重要性分析

1.1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的基本內(nèi)容

在醫(yī)療設(shè)備檔案管理中，應(yīng)及時(shí)將相關(guān)的醫(yī)療設(shè)備文件資料進(jìn)行歸檔、立卷。在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案管理是最為基礎(chǔ)的工作，就是信息資料的收集，只有將資料全部收集完整，才可以根據(jù)要求對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化的分類與整理。具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)療設(shè)備檔案管理的基本內(nèi)容包括以下4 個(gè)方面：（1）設(shè)備的購(gòu)買記錄：其中具體包括醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備申購(gòu)書、市場(chǎng)調(diào)研記錄、招投標(biāo)文件、購(gòu)買合同、協(xié)議書、設(shè)備檢查報(bào)告、提貨單以及驗(yàn)收單等文字資料，對(duì)于特大型設(shè)備來(lái)說(shuō)，需要具備相關(guān)的衛(wèi)生資源配置許可文件材料。（2）新機(jī)文件資料：其具體指的就是購(gòu)買新醫(yī)療設(shè)備時(shí)所附帶的相關(guān)文件，具體包括設(shè)備的使用說(shuō)明書、安裝圖紙、維修手冊(cè)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告以及設(shè)備合格證等資料。（3）使用設(shè)備記錄檔案：具體指的就是對(duì)設(shè)備的使用情況進(jìn)行記錄，具體包括：設(shè)備使用人員、設(shè)備維修記錄、人員培訓(xùn)情況、維修故障記錄、收益報(bào)表以及折舊報(bào)表等。（4）損壞或報(bào)廢相關(guān)資料：指的就是設(shè)備達(dá)到使用年限或出現(xiàn)不可修復(fù)的損傷的相關(guān)記錄資料，包括技術(shù)鑒定表、報(bào)廢申請(qǐng)單、審批文件等。

1.2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的重要性

現(xiàn)如今，隨著醫(yī)療水平的不斷提升，也使醫(yī)療設(shè)備的種類越來(lái)越豐富，具體來(lái)說(shuō)，醫(yī)療設(shè)備已經(jīng)成為臨床治療的主要工具，并已經(jīng)逐漸成為一種集檢驗(yàn)、預(yù)防、科研以及診療于一身的綜合性工具。根據(jù)相關(guān)的研究結(jié)果表明，各大醫(yī)院均引進(jìn)了越來(lái)越多先進(jìn)的醫(yī)療儀器設(shè)備，從而有效的提高了醫(yī)院的醫(yī)學(xué)研究水平與醫(yī)療水平。而對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行有效化的管理，可以進(jìn)一步提高醫(yī)療設(shè)備的使用效率與使用水平，保存醫(yī)療設(shè)備的使用價(jià)值。目前，大醫(yī)院都已經(jīng)進(jìn)入現(xiàn)

代化管理模式，在這其中醫(yī)療設(shè)備管理更是不可分割的一部分，醫(yī)療設(shè)備管理工作的質(zhì)量會(huì)直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療水平，而且與醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益也有直接的關(guān)系。因此為了能夠提高醫(yī)療設(shè)備的管理效果，應(yīng)完善醫(yī)療設(shè)備檔案管理，真正的做到有備無(wú)患，以此提高醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療設(shè)備的利用效率，避免醫(yī)療設(shè)備發(fā)生故障，保證醫(yī)療設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行。根據(jù)醫(yī)療設(shè)備的不同用途建立規(guī)范化的檔案管理制度，為決策者提供準(zhǔn)確的依據(jù)，同時(shí)，也能夠?yàn)獒t(yī)療設(shè)備的后續(xù)保養(yǎng)與維修提供憑證。

2 醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中存在的問(wèn)題

2.1 缺乏對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重視程度

目前，很多家醫(yī)院在日常管理工作中，依然存在忽視醫(yī)療設(shè)備檔案管理的情況，無(wú)法明確的劃分管理職責(zé)，而且工作人員的工作能力有限，無(wú)法根據(jù)崗位職責(zé)要求對(duì)人員進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)在購(gòu)買醫(yī)療設(shè)備后，因?yàn)槿狈ν晟频囊?guī)章制度，無(wú)法規(guī)范化地記錄醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)檔案資料，也不能記錄醫(yī)療設(shè)備的后續(xù)使用情況、維修情況的，缺少專門的人員進(jìn)行檔案管理工作，從而增加了后續(xù)的查找工作的難度。

2.2 管理人員的工作水平有限

因?yàn)槿狈?duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重視程度，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作人員的分配存在很大的問(wèn)題，許多醫(yī)院內(nèi)的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作出現(xiàn)人手不足的現(xiàn)象，而且在港工作的部分工作人員也未接受過(guò)正規(guī)化、系統(tǒng)化的培訓(xùn)，不具備專業(yè)的管理知識(shí)，甚至還有一部分醫(yī)院未設(shè)置專門的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作崗位。同時(shí)，即使一部分醫(yī)院已經(jīng)設(shè)立了專門的醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作崗位，但是也存在不合理、不科學(xué)的情況，嚴(yán)重的情況下，甚至直接導(dǎo)致設(shè)備檔案資料損毀。

2.3 管理方法落后，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

因?yàn)閭鹘y(tǒng)工作觀念的影響，很多醫(yī)院在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備檔案管理時(shí)，依然采用落后的管理方法，而且尚未形成統(tǒng)一、規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)，最終導(dǎo)致整個(gè)醫(yī)療設(shè)備管理工作比較混亂，比如，醫(yī)療設(shè)備檔案的記錄不規(guī)范、資料不健全等，這樣一來(lái)就會(huì)在極大的程度上降低醫(yī)療設(shè)備檔案的利用價(jià)值與利用效率。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的有效方法

3.1 完善檔案管理工作制度

按管理工作來(lái)說(shuō)，工作制度是提高檔案管理工作效果與工作質(zhì)量的關(guān)鍵，所以必須要建立完善的工作制度，一方面，必須要做到各盡其職，合理的劃分權(quán)責(zé)界限，明確不同工作崗位以及檔案使用人員自身的職責(zé)，全面提高檔案管理工作人員的工作能力與綜合素質(zhì)，根據(jù)檔案管理工作人員的實(shí)際情況，組織其進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，端正其工作態(tài)度，并建立崗位責(zé)任制，確保工作人員可以嚴(yán)格要求自己，規(guī)范工作人員的行為。另一方面，該建立借閱查詢制度，并完善檔案資料的歸還制度，明確檔案資料的借閱范圍與節(jié)約時(shí)間，并在第一時(shí)間辦理好建院手續(xù)。對(duì)于一些容易損壞的檔案資料，可以將其進(jìn)行復(fù)印而后外借，如果在特殊的情況下必須使用原件時(shí)，需要得到領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)后才可以辦理借閱手續(xù)。利用檔案資料的人必須按期歸還，嚴(yán)禁損毀或丟失檔案資料，如果出現(xiàn)遺失或損壞的情況，責(zé)任借閱人全權(quán)負(fù)責(zé)，并采取相關(guān)的懲罰措施對(duì)其進(jìn)行處理。如果出現(xiàn)未按期歸還的情況，則應(yīng)該由專門的檔案管理工作人員進(jìn)行催還。這樣才可以提高檔案管理工作的制度化與規(guī)范化，將醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的作用與價(jià)值得到最大程度的發(fā)揮。

3.2 采用分類管理模式

在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中，應(yīng)根據(jù)醫(yī)療設(shè)備的不同應(yīng)用科室、不同性能以及不同價(jià)值對(duì)其進(jìn)行分類，對(duì)于同類別的醫(yī)療設(shè)備，則應(yīng)該按照特定的標(biāo)準(zhǔn)分類。比如可以將其分為4 個(gè)類別。（1）單價(jià)在5 萬(wàn)元以上的整體醫(yī)療設(shè)備；（2）單價(jià)在1 萬(wàn)元以上的整體醫(yī)療設(shè)備；（3）單價(jià)在2000 元以上的整體醫(yī)療設(shè)備；（4）單價(jià)在2000 元以下的整體醫(yī)療設(shè)備。

3.3 建立信息化檔案管理工作模式

隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，信息管理系統(tǒng)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用到各個(gè)領(lǐng)域與行業(yè)中，在這其中也包括醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，合理的應(yīng)用信息化管理系統(tǒng)可以進(jìn)一步提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的效率。在實(shí)際的工作中，將醫(yī)療設(shè)備的檔案號(hào)進(jìn)行輸入，同時(shí)根據(jù)不同的醫(yī)療設(shè)備，注明其使用科室、設(shè)備名稱以及價(jià)格等，尤其是價(jià)在2000 元以上的醫(yī)療設(shè)備應(yīng)建立專屬二維碼并妥善保存，而且應(yīng)該分別建立兩份電子檔案與紙質(zhì)檔案，使醫(yī)療設(shè)備的相關(guān)信息資料可以完整的保留，為后續(xù)的查詢與統(tǒng)計(jì)工作提供便利。建立信息化檔案管理工作模式在提高檔案管理工作速度的基礎(chǔ)上，也可以提高檔案管理工作的準(zhǔn)確性，為醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的開展提供極大的便利。

3.4 設(shè)置專門的管理崗位

為了可以進(jìn)一步提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的質(zhì)量與效率，醫(yī)院內(nèi)的相關(guān)管理人員應(yīng)在醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中設(shè)置專門的管理崗位，并派遣專門的管理人員從事相關(guān)的資料收集、資料整理、資料統(tǒng)計(jì)以及資料保管等工作。對(duì)于這部分工作人員來(lái)說(shuō)，必須要確保其工作的穩(wěn)定性，不應(yīng)該大范圍浮動(dòng)，消除醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中存在的人為因素影響，從而提高檔案資料的完整性與有效性。

4 結(jié)語(yǔ)

醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作在醫(yī)院的日常管理中發(fā)揮著非常重要的作用，所以，應(yīng)該正視醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作中存在的問(wèn)題，提高對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的重視程度，及時(shí)解決工作中存在的各種問(wèn)題，采用有效的管理方法，提高醫(yī)療設(shè)備質(zhì)量管理工作的水平，使醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的作用與價(jià)值可以得到最大程度的發(fā)揮。