通過信息技術(shù)實現(xiàn)營業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理探索

李宏宇

（大慶油田信息技術(shù)公司，黑龍江 大慶 163000）

為實現(xiàn)營業(yè)工單的信息化、準(zhǔn)確化存儲，只有利用信息化的方式和手段才能進一步落實，采用專業(yè)的營業(yè)工單管理系統(tǒng)確保營業(yè)工單從填寫、存儲、審核進行全方位的管理控制，利用信息技術(shù)的準(zhǔn)確、快速管理能力保證營業(yè)工單管理的不斷進步和完善，確保信息技術(shù)下營業(yè)工單管理逐漸向標(biāo)準(zhǔn)化、信息化方向發(fā)展。

1 現(xiàn)階段營業(yè)工單的使用概述

通過信息技術(shù)進一步確保營業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理的進程，原因在于：相關(guān)的公司和管理部門對信息化的數(shù)據(jù)管理的要求逐漸明確和詳細(xì)，人工填寫和管理的營業(yè)工單管理方式達不到現(xiàn)階段不同部門的信息化管理的計劃和要求。此外，營業(yè)工單在填寫時普遍采用人工的方式進行，所以，營業(yè)工單的填寫受職工的職業(yè)素質(zhì)、工作環(huán)境、工作方式等不同條件的影響，營業(yè)工單在人工管理階段得不到標(biāo)準(zhǔn)化的、科學(xué)化的填寫和儲存。

在進行營業(yè)工單的填入時，如果需要知道信息管理系統(tǒng)中的客戶相關(guān)資料，職工必須進行實際的查詢后，明確信息再填寫，操作過程復(fù)雜，極易出現(xiàn)操作錯誤；現(xiàn)階段營業(yè)工單每天大約在150 份左右，并逐漸呈現(xiàn)上升到的趨勢。此外營業(yè)工單是通常為紙質(zhì)版，利用人工的方式再進行填寫，這對于信息的使用無疑是加大了難度。并且，人工填寫的工單類型種類繁多，由于不同種類的需求，印刷廠在實際印刷中很難做到控制印刷的實際數(shù)量，通常會導(dǎo)致營業(yè)工單在使用的過程中發(fā)生供應(yīng)不足的情況，阻礙營業(yè)工作的正常進行。此外，使用不多的營業(yè)工單普遍存在庫存過多的情況，導(dǎo)致浪費。

清晰、明確的營業(yè)工單在不同的程度下展現(xiàn)了企業(yè)的整體風(fēng)貌和現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化的水平，同時也體現(xiàn)了企業(yè)不同的現(xiàn)代化管理的績效和職工的整體素質(zhì)。鑒于之前不同情況的分析，不同部門和企業(yè)利用技術(shù)升級確保相關(guān)管理方式的創(chuàng)新，把現(xiàn)代化的管理方式使用到營業(yè)工單的管理過程中，實現(xiàn)營業(yè)工單管理的科學(xué)化、規(guī)范化。

2 營業(yè)工單在使用過程中的現(xiàn)狀分析

2.1 人工填寫的營業(yè)工單不美觀、不規(guī)范、不清晰

人工填寫的營業(yè)工單普遍存在一定的問題，文字不清晰、不規(guī)范、字跡修改、營業(yè)工單亂涂亂畫現(xiàn)象、資料漏填、錯填等情況導(dǎo)致人工填寫的工單不清晰、不準(zhǔn)確、不規(guī)范。

2.2 紙質(zhì)版營業(yè)工單不便長期保存、后期審核慢

此外，人工填寫的紙質(zhì)版營業(yè)工單一般由工作中的實際操作人員進行保存，這個過程參與的人員較多、步驟復(fù)雜，儲存的手段、措施、條件等因素都存在一定的局限性，同時，人工的參與程度較高，必然會導(dǎo)致紙質(zhì)版營業(yè)工單在保存過程中出現(xiàn)丟失。并且，如果需要對之前填寫的紙質(zhì)工進行審核時，需要營業(yè)人員手工進行翻閱，需要等待十幾分鐘甚至更長的時間。

2.3 從營業(yè)系統(tǒng)獲取信息步驟復(fù)雜

紙質(zhì)版工單上需要填寫的內(nèi)容普遍需要再從營銷的信息管理系統(tǒng)中進行搜索，人工填寫的營業(yè)工單需要職工進行實際的操作，才能確保相關(guān)信息的保存工作正常進行，儲存方式煩瑣，極易導(dǎo)致信息出現(xiàn)錯誤。

2.4 營業(yè)工單種類多，浪費嚴(yán)重

人工填寫的營業(yè)工單數(shù)目大、種類多 ，因為需要填寫不同種類的營業(yè)工單，印刷廠需要印刷所需要的不同種類的營業(yè)工單，來保證工作的正常進行，這種情況會導(dǎo)致不同類型的營業(yè)工單出現(xiàn)積壓的情況，導(dǎo)致浪費。

3 通過信息技術(shù)實現(xiàn)營業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化的目標(biāo)

信息技術(shù)的普遍利用給現(xiàn)階段營業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理提供了有力的保障，逐漸往下列方向發(fā)展：

（1）營業(yè)工單的填寫標(biāo)準(zhǔn)、營業(yè)工單外觀干凈、整齊。

（2）營業(yè)工單通過信息技術(shù)的手段實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫的保存，每份營業(yè)工單確保其安全性和快速性。

（3）營業(yè)工單由信息技術(shù)管理系統(tǒng)進行管理，信息的查詢速度高，后期的審閱效率高。

（4）進一步優(yōu)化和相關(guān)管理系統(tǒng)的實時資源共享，不用的操作系統(tǒng)已經(jīng)儲存的客戶資料能夠直接共享到營業(yè)工單系統(tǒng)中。

（5）采用統(tǒng)一的營業(yè)工單來代替不同種類的營業(yè)工單，極大地減少了營業(yè)工單印刷成本，減少了營業(yè)工單出現(xiàn)積壓和浪費的情況。

4 通過信息技術(shù)實現(xiàn)營業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理的措施

4.1 專項研究，制定切實、可靠的工作系統(tǒng)

科學(xué)規(guī)劃，各部門的相關(guān)負(fù)責(zé)人定期召開研究會議，針對信息的管理部門，進行集體研究，制定切實、可靠性的研究策略，明確管理方式；相關(guān)的技術(shù)人員及時分析軟件開發(fā)方式，構(gòu)建一套穩(wěn)定高效的數(shù)據(jù)保存體系；經(jīng)過分析和研究，確立采用使用的數(shù)據(jù)庫關(guān)系軟件和開發(fā)模式，通過企業(yè)現(xiàn)有信息資源，依靠公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)，操作人員利用本地計算機使用所開發(fā)的營業(yè)系統(tǒng)，保證營業(yè)工單工作的正常進行、存儲和共享。

4.2 對使用者的要求出發(fā)

按照需求出發(fā)，為確保選取的操作系統(tǒng)能達到所計劃的情況，前期的系統(tǒng)選擇之前需要在不同的業(yè)務(wù)管理單進行準(zhǔn)確、可靠的前期分析和研究工作，其目的在于盡量滿足不同要求的信息數(shù)據(jù)能夠準(zhǔn)確地被不同的操作人員所使用、滿足不同營業(yè)工單的具體使用條件，這種方式能夠進一步確保選用的系統(tǒng)能有效地解決工作中所發(fā)生的具體問題。此外，還分析并使用了不同部門的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中較為普遍的營業(yè)方式，確保系統(tǒng)在實際使用過程中能夠在短時間內(nèi)得到快速的普及和使用。

4.3 信息技術(shù)的應(yīng)用

在軟件實際的應(yīng)用過程中，對系統(tǒng)進行實際應(yīng)用后出現(xiàn)的問題，軟件的使用部門人數(shù)較多，若應(yīng)用基礎(chǔ)的方式進行軟件的編輯，會導(dǎo)致軟件在安裝和調(diào)試過程中出現(xiàn)較多的錯誤，導(dǎo)致軟件的實際應(yīng)用時間進一步拖延，因此，采用現(xiàn)階段新型的編輯方式，職工在應(yīng)用過程中只需利用瀏覽器在網(wǎng)上填寫、儲存工單。這種方式明確了運行的框架及系統(tǒng)的功能后，需實際分析軟件的操作和管理平臺。在軟件的實際研究過程中，利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)和應(yīng)用的管理技術(shù)，進行具體的分析和調(diào)研，最終確定了數(shù)據(jù)庫平臺的使用方式和類型。這種方式能夠極大地降低軟件編輯、研究所利用的時間，進一步減少看營業(yè)信息管理系統(tǒng)實際使用的時間。在這個過程中，還對研究的系統(tǒng)進行了相應(yīng)的測試，進一步確保信息管理系統(tǒng)在運行過程中能夠高效、穩(wěn)定。

4.4 定期檢查，制定完善的考核方式

為確保應(yīng)用管理系統(tǒng)能夠高效運行，完善不同部門對系統(tǒng)檢查的責(zé)任。定期對營業(yè)工單的填寫水平進行檢查，特別是相關(guān)業(yè)務(wù)辦理工單，檢查的內(nèi)容包括工單的整潔性、準(zhǔn)確性、高效性；通過這種方式不僅能進行管理成果的監(jiān)督，還可以進一步優(yōu)化不同部門的溝通學(xué)習(xí)，進一步推動整體的工作質(zhì)量和水平。

5 對信息技術(shù)實現(xiàn)營業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理成果進行鞏固

5.1 規(guī)范績效考核評估部門

為了優(yōu)化工作的方式，構(gòu)建了績效考核機構(gòu)并完善相關(guān)的績效考評措施，進一步保證營業(yè)工單的填寫水平。績效評價組織部門對客戶服務(wù)和系統(tǒng)使用狀況進行績效考核，不同單位對內(nèi)部成員的工單填寫水平進行分析審核，和職工的月度績效考核進行關(guān)聯(lián)。

5.2 明確績效考核方式

營業(yè)工單要求合格率、填寫過程中的錯誤率；所有關(guān)于利用標(biāo)準(zhǔn)化工單的員工，均按系統(tǒng)的要求進行營業(yè)工單的填寫，保證使用過程中規(guī)范、準(zhǔn)確。

5.3 不斷優(yōu)化營業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理方式

對營業(yè)工單填寫的水平、準(zhǔn)確率進行科學(xué)、有效的分析和評估，把考核的結(jié)果上報到公司相關(guān)的考核管理部門，通過月、季、年度考核的方式，按照審核管理部的考核狀況，綜合不同情況的績效考核成績，制定切實可靠的績效考核方法。

6 結(jié)語

社會的發(fā)展，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用到各個方面，通過信息技術(shù)實現(xiàn)營業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理，是現(xiàn)階段發(fā)展的方向。利用現(xiàn)代信息技術(shù)不僅拓寬了標(biāo)準(zhǔn)信息的交流方式，此外，還極大地優(yōu)化了職工的工作水平，提高了工作的效率，為企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化管理提供了切實可靠的管理方式，為我國的營業(yè)工單標(biāo)準(zhǔn)化管理早日實現(xiàn)而共同努力。