推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理探討

徐吉 吉林省長白山保護(hù)開發(fā)區(qū)水資源管理服務(wù)中心

隨著改革開放的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位的數(shù)量不斷增多，他們?yōu)槲覈纳鐣?huì)發(fā)展起到積極的推動(dòng)作用，而作為他們工作的一部分，事業(yè)單位的檔案具有公共服務(wù)性和保密性，因此如果檔案管理沒有正規(guī)的規(guī)范化管理很容易影響后期的工作效率和質(zhì)量，在新時(shí)代下，傳統(tǒng)的檔案管理面對的問題已經(jīng)嚴(yán)重影響了工作的正常進(jìn)行，對于檔案的管理高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求已經(jīng)是社會(huì)所需，所以如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理是當(dāng)前事業(yè)單位的焦點(diǎn)問題。

一、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的重要性

事業(yè)單位的檔案管理具有公共性、服務(wù)性、非營利性，機(jī)密性，其中事業(yè)單位的檔案涵蓋了我國科學(xué)、教育、文化、衛(wèi)生等各個(gè)方面，其中涉及的很多機(jī)密信息嚴(yán)重影響到每一個(gè)公民，如果事業(yè)單位的檔案一旦泄露將造成難以挽回的損失。同時(shí)事業(yè)單位的檔案管理是反映一個(gè)單位發(fā)展歷史的重要依據(jù)，是制定未來發(fā)展方向的第一手資料，因此事業(yè)單位的檔案是事業(yè)單位持續(xù)、健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

事業(yè)單位的檔案管理也為民眾服務(wù)提供便捷，是相關(guān)法律部門檔案查詢服務(wù)的提供者，是判斷個(gè)人素質(zhì)和個(gè)人能力的重要依據(jù)，因此檔案管理的規(guī)范化可以提高各行各業(yè)的辦事效率。

二、事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作存在的問題

（一）對檔案管理工作缺乏正確的認(rèn)識，對檔案管理不夠重視

無論是事業(yè)單位里面的領(lǐng)導(dǎo)還是負(fù)責(zé)檔案管理工作的工作人員對于檔案管理都缺乏正確的認(rèn)識，沒有認(rèn)識到檔案管理對于事業(yè)單位發(fā)展的重要性，本來檔案管理作為事業(yè)單位的核心工作，任職的門檻卻非常低，在招人的時(shí)候往往只是把檔案管理看成是一份普通的后勤工作，原本是可以突顯自己工作業(yè)績的工作卻被當(dāng)成一份養(yǎng)老的工作對待，工作態(tài)度不積極，長此以往對于檔案管理的工作就會(huì)越來越不重視，在規(guī)范化建設(shè)上不會(huì)投入過多的人力、物力和財(cái)力。

（二）檔案管理制度不完善，管理方式陳舊

雖然現(xiàn)在事業(yè)單位的檔案管理有專業(yè)人員負(fù)責(zé)，但是在檔案管理制度上還是不完善。對檔案管理的建設(shè)明顯不足，事業(yè)單位的檔案管理規(guī)范化是需要大量財(cái)力、人力、物力支持，是單位領(lǐng)導(dǎo)和工作人員一起努力的成果，但是卻缺少一套系統(tǒng)的管理制度，有的事業(yè)單位就算是有自己的管理制度，但是工作人員信息錄入錯(cuò)亂、不完整等現(xiàn)象還是會(huì)出現(xiàn)，難以保證后期檔案的正確性。

同時(shí)檔案管理方式過于陳舊，基礎(chǔ)設(shè)施薄弱，設(shè)備達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)，不論是從硬件上還是軟件上都起不到對于檔案管理的幫助作用，導(dǎo)致檔案管理工作人員缺少積極性。

（三）電子檔案規(guī)范化管理缺少有利條件

學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)性人才很多，但是有計(jì)算機(jī)背景的工作人員卻很少，缺少現(xiàn)代高科技管理人才，對于電子檔案規(guī)范化、信息化管理造成障礙，隨著我國科技技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，紙質(zhì)化辦公逐漸被電子設(shè)備取代，但是事業(yè)單位很少具有現(xiàn)代化的電子檔案管理設(shè)備，同時(shí)也缺少專業(yè)計(jì)算機(jī)方面的人才，所以電子檔案規(guī)范化管理缺少有利條件。

三、推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的對策

（一）加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的重視程度

不管是事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還是檔案管理的工作人員，都要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，提高他們對于事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的重視程度，不斷提高對于事業(yè)單位檔案管理的各方面投入，對于檔案管理工作者建立完善的福利待遇，充分調(diào)動(dòng)檔案管理工作者的主動(dòng)性和積極性。事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理提高監(jiān)管效率，加強(qiáng)檔案管理的組織領(lǐng)導(dǎo)，共同推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理工作的深化改革。

（二）完善檔案管理制度，升級檔案管理方式

在檔案管理工作中由于缺少監(jiān)督制度，導(dǎo)致檔案管理缺少了積極性，因此應(yīng)該加強(qiáng)監(jiān)督制度，設(shè)立監(jiān)督機(jī)構(gòu)，組建一支專業(yè)的監(jiān)督隊(duì)伍，對檔案的內(nèi)容還是標(biāo)準(zhǔn)做到全方位的監(jiān)督，同時(shí)將權(quán)利下發(fā)給人民群眾，從群眾中來到群眾中去，充分發(fā)揮人民群眾的監(jiān)督作用，做到賞罰分明。加強(qiáng)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，對管理的檔案進(jìn)行清查重組，分門別類進(jìn)行細(xì)分篩查，保證檔案格式的統(tǒng)一性，高標(biāo)準(zhǔn)要求共同推進(jìn)事業(yè)單位檔案規(guī)范化，可持續(xù)性發(fā)展。

（三）培養(yǎng)計(jì)算機(jī)人才，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公

重視高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，加強(qiáng)工作者對于計(jì)算機(jī)的學(xué)習(xí)，實(shí)現(xiàn)適應(yīng)檔案信息化辦公，引進(jìn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，加強(qiáng)數(shù)字化、自動(dòng)化的檔案管理手段，將數(shù)字化運(yùn)用到事業(yè)單位檔案信息資料的更新、整合及補(bǔ)充等，建立檔案信息管理平臺，降低由于人工帶來的出錯(cuò)率，提供檔案管理工作的工作效率。加大電子檔案管理軟件和硬件設(shè)施的投入，滿足現(xiàn)代社會(huì)對于事業(yè)單位檔案管理工作的需求，將電子檔案管理，數(shù)字化辦公作為一項(xiàng)特色的產(chǎn)業(yè)來發(fā)展，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)、云數(shù)據(jù)的完美對接，全面實(shí)現(xiàn)檔案的規(guī)范化、信息化管理。

四、結(jié)語

為了推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)劃化管理，不管是國家還是地方各級政府和檔案管理部門都發(fā)布了促進(jìn)檔案管理的文件，不管是檔案管理制度的完善，還是計(jì)算機(jī)人才的培養(yǎng)，都需要我們的共同努力才能加快事業(yè)單位檔案管理的進(jìn)程，提供事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化社會(huì)數(shù)字化辦公的需要。

檔案管理工作的規(guī)范化已經(jīng)成為事業(yè)單位重要的工作內(nèi)容，提升檔案管理工作的規(guī)范化已經(jīng)成為必然，在工作中積極提高檔案管理的水平，落實(shí)檔案管理制度，為全面促進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理做貢獻(xiàn)。