人事檔案數(shù)字化在人事管理中的重要性

楊子鈺 伊金霍洛旗人力資源和社會(huì)保障局

一、人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢(shì)

對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展而言，人事檔案的數(shù)字化管理十分重要，其中包含個(gè)人經(jīng)歷、綜合素養(yǎng)等多方面信息。人事機(jī)構(gòu)可結(jié)合相關(guān)信息合理進(jìn)行人才分配，從而確保企業(yè)內(nèi)部人才的配置更加合理，實(shí)現(xiàn)提高企業(yè)工作效率的目標(biāo)。傳統(tǒng)人事管理中，一般采用紙質(zhì)檔案材料，工作效率偏低。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的處理模式下，人事檔案的查詢工作需手動(dòng)進(jìn)行，檔案信息過(guò)多的情況下耗費(fèi)時(shí)間較長(zhǎng)。如果采用數(shù)字化管理，可借助計(jì)算機(jī)、手機(jī)等電子設(shè)備完成在線查閱，合理應(yīng)用搜索引擎便可使得相關(guān)人員快速獲得所需信息。

二、人事檔案數(shù)字化管理的重要性分析

（一）科學(xué)規(guī)范人事檔案管理業(yè)務(wù)、強(qiáng)化檔案基礎(chǔ)支撐服務(wù)

人事檔案的數(shù)字化管理中，公司的人事管理一般在統(tǒng)一化管理平臺(tái)進(jìn)行操作，可完成檔案信息資源的統(tǒng)一調(diào)度、多點(diǎn)利用、多維印證，明顯提高了擬選拔人員、新進(jìn)人員等方面信息的查閱，且審核效率高?？蔀槿耸聶n案管理工作提供較大便利性，如干部選拔聘用中、干部考核評(píng)價(jià)中等，確保了人力資源的合理配置，使得相關(guān)業(yè)務(wù)的發(fā)展更符合科學(xué)性、合理性需求。

（二）優(yōu)化人事檔案管理機(jī)制、提高集約管控水平

數(shù)字化人事檔案建立后，部分人員的檔案管理機(jī)制可實(shí)現(xiàn)多維立體管理模式控制，如干部人事檔案的管理。其中充分明確了對(duì)應(yīng)等級(jí)人員的檔案管理職責(zé)，可實(shí)現(xiàn)層級(jí)內(nèi)、跨層級(jí)人事檔案的規(guī)范化管理，確保整個(gè)人事檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的合理構(gòu)建，實(shí)現(xiàn)一體融合的目標(biāo)。對(duì)應(yīng)平臺(tái)要堅(jiān)持“縱向到底、橫向到邊”的原則，確保各個(gè)業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)的協(xié)調(diào)配合等均滿足信息化檔案管理格局要求。

（三）提高人事檔案管理工作效率，發(fā)揮信息化管理的帶動(dòng)作用

第一、日常管理模塊。首先，可設(shè)置代辦事宜提醒，包括查閱、借閱、傳遞檔案等提醒。其中還可包含退休、用戶注冊(cè)、用戶審核、檔案歸還等信息。整個(gè)系統(tǒng)借助引導(dǎo)式、穿透式設(shè)計(jì)完成相關(guān)處理，可快速引導(dǎo)用戶進(jìn)行操作界面待辦事項(xiàng)的處理。借助科學(xué)縝密的功能完成整個(gè)系統(tǒng)界面的管理，保證檔案管理業(yè)務(wù)、檔案管理流程的連續(xù)化管理?？焖俳鉀Q了紙質(zhì)人事檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的碎片化、離散化問(wèn)題。其次，圖像區(qū)域授權(quán)。查閱或借閱過(guò)程中，可借助圖像矢量量化技術(shù)完成處理，保證對(duì)應(yīng)人員在權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行查找處理。還可考慮“預(yù)見(jiàn)性”措施，積極進(jìn)行檔案管理安全堡壘的構(gòu)建。及時(shí)引入身份認(rèn)證、防火墻、病毒防護(hù)等技術(shù)，確保相關(guān)信息的安全性、合理性。再者，表單固化，對(duì)于檔案?jìng)鬟f單、材料傳遞單、借閱審批記錄等信息，必須將其固化在系統(tǒng)內(nèi)部，并促進(jìn)其逐步形成自動(dòng)生成、打印等記錄信息。第二、數(shù)字檔案。這一檔案體系下包括目錄信息、數(shù)字檔案、瀏覽記錄、檔案打印等功能。借助雙圖像展示模式便可完成全文網(wǎng)上閱讀。雙圖像展示模式可保證檔案信息資料的合理展示，確保年代久遠(yuǎn)的材料仍然清晰可見(jiàn)。第三、庫(kù)房管理。該模塊下，可保證相關(guān)信息無(wú)縫接入庫(kù)房管理系統(tǒng)，借助“一鍵式”操作體系，可逐步形成回轉(zhuǎn)柜系統(tǒng)、環(huán)境信息監(jiān)控系統(tǒng)、檔案柜自動(dòng)開(kāi)關(guān)處理等操作，可保證盤(pán)點(diǎn)、表格生成、溫濕度監(jiān)控等都滿足實(shí)際需求，檔案查閱效率將會(huì)得到明顯提升。第四、查詢統(tǒng)計(jì)。該模塊包括庫(kù)存、業(yè)務(wù)信息、高級(jí)檢索等方面的統(tǒng)計(jì)功能。其中在檢索操作是常見(jiàn)功能模塊，其中可進(jìn)行關(guān)鍵字、重大事件等信息進(jìn)行檢索。

三、人事檔案數(shù)字化創(chuàng)建措施分析

（一）確保人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的合理化建設(shè)

為了強(qiáng)化人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，一是加強(qiáng)隊(duì)伍培訓(xùn)工作的完善。確保人事檔案管理工作中，從業(yè)資格、年度培訓(xùn)計(jì)劃等順利開(kāi)展，力求逐步進(jìn)行分層次、分類別的專業(yè)化培訓(xùn)管理，逐步形成檔案管理培訓(xùn)體系和機(jī)制，有效提高人事檔案管理隊(duì)伍的科學(xué)化水平。二是積極進(jìn)行梯隊(duì)建設(shè)。借助遞承機(jī)制積極進(jìn)行管理知識(shí)庫(kù)的構(gòu)建，并及時(shí)進(jìn)行知識(shí)庫(kù)的豐富化處理，保證人事檔案相關(guān)培訓(xùn)教材的合理編制，分層次進(jìn)行職責(zé)明確化處理，保證新入職、兼職人員等管理水平的穩(wěn)定提升。要加強(qiáng)針對(duì)性的人才培養(yǎng)管理，積極進(jìn)行層次清晰、數(shù)值優(yōu)良管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。

（二）做好規(guī)章制度建設(shè)、強(qiáng)化人事檔案管理保障

積極從制度方面進(jìn)行管理，結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行相關(guān)規(guī)章制度工作的完善，包括《干部人事檔案改版操作指導(dǎo)意見(jiàn)》《干部人事檔案數(shù)字化創(chuàng)建實(shí)施項(xiàng)目指導(dǎo)手冊(cè)》等，積極進(jìn)行職責(zé)任務(wù)方面的明確，明確管理流程，確保檔案管理工作的有章可循、有據(jù)可依。借助規(guī)章制度為載體進(jìn)行建設(shè)管理，健全人事檔案管理體系的長(zhǎng)效機(jī)制，確保人事檔案的數(shù)字化管理工作滿足實(shí)際發(fā)展需求。

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理是時(shí)代發(fā)展必然趨勢(shì)，這對(duì)全面統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)、切實(shí)規(guī)范操作流程等起到了積極影響。利于建立全生命周期的閉環(huán)管理體系，有效增進(jìn)管理工作的規(guī)范性、高效性，確保整個(gè)管理團(tuán)隊(duì)的綜合素養(yǎng)能不斷提升，實(shí)現(xiàn)審核、借閱等全過(guò)程的“無(wú)接縫”管理。實(shí)踐表明，集約高效的數(shù)字化管理平臺(tái)可為人事檔案信息的真實(shí)性、可靠性等奠定良好基礎(chǔ)，必須確保材料信息的完整性，并積極進(jìn)行人事檔案工作公信力的全面維護(hù)，發(fā)揮人事檔案在管理工作中的重要價(jià)值。