探索企業(yè)檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

太原煤炭氣化（集團(tuán)）有限責(zé)任公司

檔案事業(yè)要想獲得發(fā)展，檔案工作要想開創(chuàng)新局面，就要做好檔案信息資源的開發(fā)利用，將原本枯燥的檔案管理工作變得充滿活力，深入挖掘檔案的內(nèi)在價值，給企業(yè)發(fā)展提供助力的同時，也讓檔案工作本身充滿生機(jī)。

一、信息化在檔案價值實現(xiàn)中的體現(xiàn)形式與意義

信息化在檔案管理中的應(yīng)用是指以互聯(lián)網(wǎng)、現(xiàn)代通信、新媒體、數(shù)據(jù)庫技術(shù)為基石，將檔案資料各信息要素匯總到數(shù)據(jù)庫，供人們工作、生活、學(xué)習(xí)，輔助管理者決策等。檔案管理使用該技術(shù)后，工作效率大大提高，推動了檔案事業(yè)的發(fā)展。伴隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展日新月異以及信息化時代的到來，檔案工作向信息化時代邁進(jìn)。在當(dāng)前的檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足人們對檔案不斷增長的需求，信息化在檔案中的運用是必然趨勢，也是檔案工作的重要任務(wù)，是檔案管理和利用的需要。當(dāng)前，很多單位和部門已實現(xiàn)數(shù)字化辦公，計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、打印機(jī)等信息化設(shè)備齊全，產(chǎn)生的電子檔案也越來越多，部分單位還用上了相應(yīng)的檔案管理軟件，促進(jìn)了檔案管理的信息化進(jìn)程，為檔案管理的信息化提供了良好的環(huán)境。隨著人們精神文化需求的提高，對檔案服務(wù)的需求越來越大，對檔案價值實現(xiàn)的要求越來越高，信息化促進(jìn)了檔案價值的實現(xiàn)。數(shù)據(jù)庫幫助人們在海量的檔案信息中快速查詢到需要的信息；互聯(lián)網(wǎng)提供檔案線上查詢方式，實現(xiàn)異地查詢，大大縮短了檔案價值實現(xiàn)的時間，打破檔案價值實現(xiàn)的空間壁壘，為檔案利用者提供便利；新媒體使檔案宣傳形式更加多樣化，更加吸引人，大大提升了檔案價值實現(xiàn)的力度和廣度，提升檔案自身的價值。

二、影響企業(yè)檔案信息化資源開發(fā)與利用的因素

（一）檔案信息化資源開發(fā)利用意識薄弱

企業(yè)受過去檔案管理理念的影響，檔案工作人員思想落后，認(rèn)為保管好檔案，不丟失不破損即可，工作得過且過。檔案工作人員服務(wù)意識不強(qiáng)，公司各部門提出利用申請之后，態(tài)度不積極，提供利用不主動。部分檔案人員對企業(yè)檔案采取封閉策略，不允許外借原件，只是提供復(fù)印件，檔案工作處在半封閉的狀態(tài)中。受這種意識的直接影響，企業(yè)檔案信息化資源開發(fā)利用變得更加滯后。

（二）檔案編研深度不足

企業(yè)檔案管理當(dāng)中編研工作始終是一個比較薄弱的環(huán)節(jié)，大部分企業(yè)缺乏專業(yè)的檔案編研機(jī)構(gòu)和人員，檔案人員每天需要面對大量的工作，并沒有更多的精力去開展檔案編研，造成檔案編研材料水平與質(zhì)量無法獲得提升，不能更好地為企業(yè)科學(xué)研究、生產(chǎn)和經(jīng)營管理工作提供更好的服務(wù)。雖然企業(yè)具有一些編研成果，可都是領(lǐng)導(dǎo)交代的一些任務(wù)，在怎樣挖掘、開發(fā)檔案信息化資源方面研究很少，研究內(nèi)容很膚淺，造成編研成果的現(xiàn)實價值和社會效益不佳、時效性不強(qiáng)，無法為企業(yè)創(chuàng)造出更高的經(jīng)濟(jì)與社會效益。

（三）檔案工作者業(yè)務(wù)素質(zhì)低下

企業(yè)檔案工作人員偏向老齡化，大多數(shù)企業(yè)從事檔案工作的人員并未接受過專業(yè)檔案理論知識的學(xué)習(xí)，甚至有些人邊做邊學(xué)，接受新事物的能力不高，不能利用新設(shè)備、新手段來對檔案進(jìn)行管理，嚴(yán)重影響檔案的開發(fā)利用進(jìn)程。

三、檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑

（一）打造高素養(yǎng)高水平的專業(yè)型隊伍

當(dāng)前的檔案信息化工作革新過程中，主要的問題依然是專業(yè)人才資源的匱乏，致使檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)展緩慢。因此，必須建立一支高素質(zhì)、高水平的檔案專業(yè)人才隊伍，具備處理、分析、研究大量檔案信息能力的同時，還要兼具扎實的理論基礎(chǔ)、較強(qiáng)的數(shù)據(jù)庫生產(chǎn)及維護(hù)能力。由此可見，要想加強(qiáng)人才建設(shè)，必須要豐富以往檔案工作人員的單一組成結(jié)構(gòu)，引進(jìn)更多綜合型專業(yè)人才，并為其提供必要的后續(xù)培訓(xùn)以及充足的交流學(xué)習(xí)機(jī)會，使其不斷提高個人綜合能力，切實提升個人專業(yè)素養(yǎng)，大限度地調(diào)動其工作積極性與主動性，更高效地實現(xiàn)檔案管理的預(yù)期目標(biāo)。

（二）建立健全檔案信息化管理制度

為了推進(jìn)信息化建設(shè)工作的可持續(xù)發(fā)展，不僅要重視對軟硬件設(shè)施的改善與升級，建立素質(zhì)高、能力強(qiáng)的專業(yè)人才隊伍，更要建立健全制度，且所建立的規(guī)章制度要與企業(yè)的自身發(fā)展特點相適應(yīng)。建立起具有雙向制約作用的管理制度，讓領(lǐng)導(dǎo)層和員工間互相約束，避免因領(lǐng)導(dǎo)的獨斷專權(quán)，打消了員工的工作積極性，能夠提高領(lǐng)導(dǎo)的決策水平和員工的執(zhí)行效率。因此，在制訂檔案信息化管理制度的過程中，應(yīng)聽取員工建議，做到有功必賞、有錯必罰，充分體現(xiàn)管理制度的權(quán)威性和公正性，讓檔案管理工作者在有效的規(guī)章制度規(guī)范下，大化發(fā)揮個人工作能力。

（三）確保檔案信息管理工作的安全

在信息化改革與創(chuàng)新過程中，所有工作都是以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)展開的，即所有檔案信息管理任務(wù)都要通過信息網(wǎng)絡(luò)這種操作方式展開。在這種情況下，由于信息網(wǎng)絡(luò)具有較強(qiáng)的開放性特征，檔案管理工作自然會受到網(wǎng)絡(luò)特性不同程度的負(fù)面影響，使得檔案信息安全管理工作成為重中之重。因此，首先要明確檔案信息化管理模式，把檔案資源統(tǒng)一上傳并存儲在云盤當(dāng)中，當(dāng)存儲檔案資源的電腦遭遇黑客或病毒時，就會發(fā)生檔案資料丟失及損毀等嚴(yán)重后果。對此，就可采用檔案資源備份的方式實現(xiàn)對資源信息資源的妥善保存和管理，同時，也應(yīng)加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全手段，比如及時建立防火墻等，并施行企業(yè)內(nèi)部信息訪問安全制度，設(shè)置相應(yīng)的檔案信息訪問權(quán)限，同時采用密碼校驗制度，這樣才能夠大限度地避免檔案信息丟失。

四、結(jié)束語

信息化在檔案價值實現(xiàn)中的應(yīng)用是一項技術(shù)型、綜合性的工作，隨著信息技術(shù)的發(fā)展與普及，檔案價值實現(xiàn)的方式和內(nèi)容將更加豐富。了解信息化與檔案價值之間的關(guān)系，弄通檔案實現(xiàn)的隱蔽性、再造性、多元性等特性，結(jié)合事業(yè)單位、企業(yè)單位等不同單位的實際，總結(jié)檔案管理中的實踐經(jīng)驗，“因地制宜”地采用信息化技術(shù)實現(xiàn)檔案價值，讓信息化在檔案管理中開出燦爛之花。