某公司優(yōu)化平臺在醫(yī)院科研經(jīng)費信息化管理中的應用

■ 周林忠 宋明芬 李艷娟

科研是醫(yī)院核心競爭力的體現(xiàn)[1]。近年來，醫(yī)院課題項目數(shù)以及獲資助經(jīng)費額度快速增長，但是醫(yī)院科研管理卻不能同步提升[2]。如何改進科研管理方式、提高醫(yī)院整體科研水平成為醫(yī)院科研管理部門亟待解決的問題之一[3]?？蒲薪?jīng)費管理是科研管理中的重要內(nèi)容[4]?？茖W化、規(guī)范化、合理化管理科研經(jīng)費，可以更好地為醫(yī)院科研人員服務，既提高其工作效率，又促進其科研積極性，從而提升醫(yī)院整體科研實力[5]。作者以杭州市某醫(yī)院為例，分析醫(yī)院既往科研經(jīng)費管理中的不足，探討某平臺優(yōu)化對醫(yī)院科研經(jīng)費信息化管理的促進作用。

1 醫(yī)院科研經(jīng)費管理現(xiàn)狀

隨著醫(yī)院信息化建設的發(fā)展，醫(yī)院構(gòu)建了科研經(jīng)費管理系統(tǒng)，與最初的人工核算相比，更加便捷、準確、省時、省力，但仍存在一些不足。

1.1 科研經(jīng)費管理系統(tǒng)之間缺乏關(guān)聯(lián)

為加強科研經(jīng)費管理，涉及到醫(yī)院科研經(jīng)費管理的多個部門各自構(gòu)建了一套系統(tǒng)。如科教科試劑、耗材、設備采購系統(tǒng)，總務科試劑耗材出入庫系統(tǒng)，設備科儀器設備管理系統(tǒng)，財務科科研經(jīng)費報銷系統(tǒng)等。多個系統(tǒng)間缺乏關(guān)聯(lián)，經(jīng)費每次發(fā)生變動，科研人員或管理人員需在多個系統(tǒng)填寫變動原因、變動金額等，否則各系統(tǒng)間信息無法同步更新。例如根據(jù)醫(yī)院科研經(jīng)費管理辦法，項目實施過程中如果材料費不夠，在保持項目總預算不變的情況下，設備費、差旅費、勞務費、會議費、專家咨詢費、合作協(xié)作研究與交流費等可調(diào)配至材料費。課題負責人向科教科提出申請，科教科審核通過后，在其管理系統(tǒng)進行金額調(diào)整，但是財務科的科研經(jīng)費系統(tǒng)里不會自動更新，財務科必須在收到科教科的通知后，人為進行調(diào)整。又如科研用試劑耗材采購，首先科研人員需從試劑耗材采購系統(tǒng)采購；采購完成后，科研人員需要進入總務科的管理系統(tǒng)進行試劑耗材名稱、數(shù)量、單價、金額等信息登記以及進入財務科系統(tǒng)進行報銷單填寫。因此，既往多個系統(tǒng)的狀態(tài)，一方面需要科研人員在多個系統(tǒng)操作，增加了科研人員的工作量以及科研經(jīng)費使用的復雜性；另一方面，需要管理人員在各系統(tǒng)間互相溝通，及時更新信息，也增加了管理人員的工作量。

1.2 科研經(jīng)費使用流程繁瑣

1.2.1 科研用試劑、耗材、設備采購與報銷流程。首先，科研人員登錄科研用試劑、耗材、設備采購系統(tǒng)，填寫訂購單，課題負責人確認。隨后，科教科人員登錄科研用試劑、耗材、設備采購系統(tǒng)，根據(jù)項目合同書，對所購試劑、耗材、設備進行審核。審核通過后，通知經(jīng)銷商送貨，經(jīng)銷商送至總務科?？倓湛仆ㄖ蒲腥藛T到貨后，由科研人員登錄總務科管理系統(tǒng)登記試劑、耗材或設備信息。總務科根據(jù)到貨的試劑、耗材或設備，進行核對，并辦理入庫手續(xù)?？蒲腥藛T填寫領用單，總務科為其辦理出庫手續(xù)。報銷時，科研人員在財務科管理系統(tǒng)填寫報銷單。報銷單生成并打印后，附上報銷發(fā)票、發(fā)票驗證證明、總務科出庫單或其他憑證?？平炭啤⒇攧湛茖箐N單進行審核，再由科研人員找分管科研的副院長、醫(yī)院財務總監(jiān)、院長進行審核簽字。所有審核完成后，科研人員將報銷單及其憑證交給財務科，出納根據(jù)報銷單支付。

1.2.2 勞務費、專家咨詢費、差旅費、會議費等經(jīng)費使用流程。這些經(jīng)費的使用比試劑、耗材、設備采購與報銷流程簡單，無采購環(huán)節(jié)以及總務科出入庫環(huán)節(jié)，其他步驟同試劑、耗材、設備經(jīng)費使用流程?？梢姡韧尼t(yī)院科研經(jīng)費使用流程涉及到多個科研經(jīng)費管理系統(tǒng)以及多科室、多領導審批，而且各領導不能越級先審，科研人員通常需要多次往返各辦公室，耗費大量時間和精力。

2 優(yōu)化后某平臺在醫(yī)院科研經(jīng)費管理中的應用

2.1 某平臺優(yōu)化內(nèi)容

2.1.1 多個管理系統(tǒng)整合。根據(jù)多個部門（如科教科、總務科、設備科、財務科）管理科研經(jīng)費的具體需求，將現(xiàn)有的多個科研經(jīng)費管理系統(tǒng)（試劑、耗材、設備采購系統(tǒng)，試劑耗材出入庫系統(tǒng)，儀器設備管理系統(tǒng)，報銷系統(tǒng)）整合成一個系統(tǒng)。經(jīng)費發(fā)生變動，科研人員只需填寫一次，各管理科室相關(guān)模塊內(nèi)容自動更新。

2.1.2 發(fā)票驗證。某平臺建立與國家稅務總局全國發(fā)票查驗平臺鏈接，經(jīng)費報銷者將發(fā)票進行真?zhèn)悟炞C，某平臺系統(tǒng)保存通過驗證的發(fā)票信息，經(jīng)費報銷時只能選擇通過查驗的發(fā)票。

2.1.3 線上逐級審批。科研經(jīng)費使用者在某平臺上填寫執(zhí)行單，并通過附件上傳發(fā)票、憑證等以后，通過該平臺的協(xié)同辦公功能，自動提交，完成逐級審批。如果在審批過程中有疑問，在審批意見欄附有報銷發(fā)起人的電話，通過系統(tǒng)，直接發(fā)起電話，方便聯(lián)系。

2.2 某優(yōu)化平臺上醫(yī)院科研經(jīng)費使用流程

因勞務費、專家咨詢費、會議費等使用流程只需執(zhí)行試劑、耗材、設備流程的一部分。以醫(yī)院科研用試劑、耗材、設備采購及報銷為例，介紹某優(yōu)化平臺上的科研經(jīng)費使用流程。

2.2.1 科研用試劑耗材采購。科研人員登錄某優(yōu)化平臺上的科研用試劑、耗材、設備采購平臺，按醫(yī)院相關(guān)規(guī)定采購，并將采購信息填入平臺，生成采購單，并提交。采購提交后，系統(tǒng)自動轉(zhuǎn)給課題負責人確認。課題負責人提交后，該平臺系統(tǒng)將采購申請轉(zhuǎn)給科教科，科教科收到采購申請后，對照課題標書進行審核?？平炭茖徍送ㄟ^后，經(jīng)銷商收到訂單，進行配送。另一方面，該平臺系統(tǒng)將訂單信息發(fā)送給總務科。2.2.2 總務科驗收。經(jīng)銷商送貨至總務科，總務科根據(jù)某平臺的采購信息進行核對，核對后將核對結(jié)果提交給科研人員，并發(fā)出消息，提醒領用。

2.2.3 試劑耗材領用?？蒲腥藛T在某平臺上點擊領用，總務科確認后，生成出庫單。

2.2.4 財務科報銷單形成。出庫完成后，某平臺自動生成報銷單，提醒科研人員在平臺上驗證發(fā)票以及選擇通過驗證的發(fā)票進行報銷，并通過附件上傳發(fā)票以及其他憑證的圖片。

2.2.5 財務科審核。財務科對報銷單審核后，提交至下一級審核。

2.2.6 線上逐級審批。財務科審核通過后，某平臺逐級遞交報銷單至分管科研副院長、財務總監(jiān)以及院長進行審批。

2.2.7 紙質(zhì)材料提交。所有審批完成后，系統(tǒng)將報銷單轉(zhuǎn)回至財務科出納，同時提醒課題負責人將紙質(zhì)發(fā)票和其他憑證提交至財務科。

2.2.8 流程結(jié)束。財務科出納完成支付，報銷結(jié)束，最后歸檔。

2.3 某優(yōu)化平臺應用于醫(yī)院科研經(jīng)費管理的優(yōu)點

2.3.1 簡化科研經(jīng)費使用流程。以往醫(yī)院科研經(jīng)費使用流程需要逐一在各個部門的管理系統(tǒng)上填寫，某優(yōu)化平臺將多個部門的科研經(jīng)費管理系統(tǒng)整合，科研人員只需填寫一次經(jīng)費使用信息，該系統(tǒng)將該信息逐級傳遞給多個管理部門。因此，某優(yōu)化平臺通過簡化流程，減少科研人員花費在經(jīng)費使用上的時間。

2.3.2 協(xié)同辦公、提高效率。所有流程均在某優(yōu)化平臺上完成。在完成上一級審批后，平臺將工作消息發(fā)送至下一級，無需科研人員多次往返于各辦公室，大大提高了工作效率。

2.3.3 實現(xiàn)無紙化辦公。某優(yōu)化平臺的無紙化辦公節(jié)約了大量的紙張及表格印刷費用。

3 結(jié)論

醫(yī)院既往的醫(yī)院科研經(jīng)費使用流程涉及到多個科研經(jīng)費管理系統(tǒng)以及多科室、多領導審批，具有各管理系統(tǒng)彼此獨立、信息不能聯(lián)通等缺點。另外，科研經(jīng)費使用和審批流程繁瑣、科研人員需往返于各管理部門獲取審批，花費科研人員大量時間等。

2017年，“最多跑一次”作為浙江省審批制度改革的重要舉措被首次提出[6]。為積極響應浙江省委省政府“最多跑一次”的號召，同時也提高科研人員、管理人員的工作效率，促進科研發(fā)展，醫(yī)院率先通過某優(yōu)化平臺，整合多個科研經(jīng)費管理系統(tǒng)，簡化流程。從采購、報銷到審批，全程在優(yōu)化平臺線上完成，借助協(xié)同辦公功能，有效克服了既往科研經(jīng)費使用管理的不足，實現(xiàn)了科研經(jīng)費使用“最多跑一次”的目標。