電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系的基本框架和建設(shè)構(gòu)想

于鴿 時(shí)龍 中車(chē)長(zhǎng)春軌道客車(chē)股份有限公司

電子文件的科學(xué)管理在很大程度上依賴(lài)于標(biāo)準(zhǔn)的作用，標(biāo)準(zhǔn)是對(duì)電子文件進(jìn)行高效、規(guī)范管理的保證，也是有效開(kāi)展其他相關(guān)活動(dòng)（電子政務(wù)、電子商務(wù)等）的基礎(chǔ)。因此，只有建立科學(xué)規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)體系，才能提高電子文件的管理水平，從而確保其真實(shí)性和安全性。

一、電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系基本框架

1.總體標(biāo)準(zhǔn)模塊。包括電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)化的基本原則、方法、內(nèi)容、相關(guān)術(shù)語(yǔ)等的標(biāo)準(zhǔn)，如電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系指南、電子文件通用管理原則、電子文件管理流程通用規(guī)范、電子文件術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)等。

2.形成捕獲標(biāo)準(zhǔn)模塊。主要針對(duì)電子文件形成過(guò)程、捕獲積累過(guò)程、交接過(guò)程等管理活動(dòng)的規(guī)范化，大致可分解為電子文件形成、交接、數(shù)字化等二級(jí)模塊。形成是對(duì)電子文件前端控制原理的要求，該處重點(diǎn)是規(guī)范電子文件形成過(guò)程中與后續(xù)管理相關(guān)的部分；移交一般指電子文件資源的輸入行為，包括捕獲、歸檔等環(huán)節(jié)；數(shù)字化模塊負(fù)責(zé)各類(lèi)檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)換的系列規(guī)范，這是當(dāng)前我國(guó)檔案信息化的重要工作內(nèi)容。

3.組織處置模塊。組織處置一般是指對(duì)接收到的電子文件進(jìn)行分類(lèi)、識(shí)別、處置、監(jiān)管等基本管理活動(dòng)的標(biāo)準(zhǔn)模塊。其中，分類(lèi)是指根據(jù)文件性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行分類(lèi)及歸類(lèi)的過(guò)程；鑒定是對(duì)文件的保存價(jià)值進(jìn)行判斷，確定保存期限的行為；處置是指根據(jù)鑒定結(jié)果對(duì)文件采取的移交、銷(xiāo)毀等各種行動(dòng)；監(jiān)管包括跟蹤、統(tǒng)計(jì)和審計(jì)等活動(dòng)。通過(guò)對(duì)組織處置的一系列規(guī)范約束，提供有序、科學(xué)的管理。

4.檢索利用模塊。檢索是指從電子文件管理系統(tǒng)中查找電子文件信息的過(guò)程；利用是指規(guī)范向用戶(hù)提供的文件信息活動(dòng)及服務(wù)，包括編研、申請(qǐng)審批、閱覽等。

5.長(zhǎng)期保存模塊。長(zhǎng)期保存由維護(hù)及三性保障等子模塊組成。其中維護(hù)主要負(fù)責(zé)提供信息與載體安全保護(hù)；三性保障包括真實(shí)性、完整性、可靠性保障。真實(shí)性保障用來(lái)保證對(duì)文件形成、接收、傳輸、存儲(chǔ)、處置過(guò)程的控制，保證文件的真實(shí)性及對(duì)文件內(nèi)容和各類(lèi)操作者的授權(quán)管理；完整性保障用于確保文件完整、無(wú)改動(dòng)的程序及方法；可靠性保障用于保證文檔內(nèi)容的可信度，以及文檔保存中各種相關(guān)活動(dòng)的可靠性。

6.資源描述模塊。包括數(shù)據(jù)元管理、元數(shù)據(jù)規(guī)范模塊。數(shù)據(jù)元是指與電子文件管理有關(guān)的數(shù)據(jù)元的制定、維護(hù)及標(biāo)準(zhǔn)化；元數(shù)據(jù)關(guān)注如何定義和使用元數(shù)據(jù)來(lái)描述電子文件資源。

7.資源管理模塊。它針對(duì)目前常用的不同類(lèi)型電子文件資源的描述規(guī)范、交換格式等內(nèi)容，在性質(zhì)上能與傳統(tǒng)的各類(lèi)著錄規(guī)范映射。

8.應(yīng)用系統(tǒng)模塊。包括系統(tǒng)需求、設(shè)計(jì)、管理，試圖總結(jié)應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的核心流程。系統(tǒng)需求規(guī)范電子文件中心、數(shù)字檔案館等形式的應(yīng)用系統(tǒng)需求描述規(guī)范；系統(tǒng)設(shè)計(jì)用于規(guī)定各種應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)需遵循的規(guī)范要求；系統(tǒng)管理是指應(yīng)用系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的各種管理內(nèi)容，包括項(xiàng)目管理規(guī)范、系統(tǒng)驗(yàn)收認(rèn)證等。

9.技術(shù)支撐模塊。技術(shù)支撐并不是指系統(tǒng)構(gòu)建中使用的一些基本技術(shù)，具體指電子文件管理中對(duì)信息支撐技術(shù)有特殊要求的部分。

二、標(biāo)準(zhǔn)體系的建設(shè)構(gòu)想

1.立足當(dāng)下，循序漸進(jìn)。電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系需回答當(dāng)前制約發(fā)展的典型問(wèn)題，對(duì)關(guān)鍵、突出問(wèn)題，需加強(qiáng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的安排，引導(dǎo)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化資源向重點(diǎn)內(nèi)容傾斜。因此，要了解電子文件管理的實(shí)踐進(jìn)展，尊重客觀現(xiàn)實(shí)的約束，科學(xué)安排，合理規(guī)劃，循序漸進(jìn)，不能脫離實(shí)際。這既保證了標(biāo)準(zhǔn)體系的實(shí)用性及先進(jìn)性，又有利于維護(hù)系統(tǒng)的相對(duì)穩(wěn)定性。

2.確定合理的標(biāo)準(zhǔn)形式及范圍。納入電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系的規(guī)范內(nèi)容較龐雜，因此，編制時(shí)，需注意那些在政策及法律范圍內(nèi)的不納入標(biāo)準(zhǔn)體系；技術(shù)和實(shí)踐不成熟的，暫不制定標(biāo)準(zhǔn)。因電子文件相關(guān)技術(shù)的快速發(fā)展及更新，因此，對(duì)不成熟、不發(fā)達(dá)的技術(shù)，暫不制定標(biāo)準(zhǔn)。否則，一旦強(qiáng)制性制定及實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)，反而可能成為桎梏，制約其健康發(fā)展。對(duì)技術(shù)發(fā)展不成熟，但實(shí)際應(yīng)用發(fā)展快，對(duì)標(biāo)準(zhǔn)要求較強(qiáng)的內(nèi)容，可用指南、建議等規(guī)范形式提供，并納入標(biāo)準(zhǔn)體系。

3.全面均衡。標(biāo)準(zhǔn)體系是描述電子文件管理工作的總體規(guī)范框架，因此編制中需適應(yīng)各種標(biāo)準(zhǔn)，包括基本、通用、專(zhuān)用標(biāo)準(zhǔn)等；國(guó)際、國(guó)家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等層次；技術(shù)、管理、工作標(biāo)準(zhǔn)等類(lèi)別；現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)、正在制定的標(biāo)準(zhǔn)、待確定的標(biāo)準(zhǔn)等。從全面的角度構(gòu)建，能大幅提升電子文件標(biāo)準(zhǔn)體系的完整性及實(shí)用性。

4.注重協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)是任何系統(tǒng)都必須重視的構(gòu)建原則。根據(jù)電子文件管理的相關(guān)研究，在標(biāo)準(zhǔn)體系構(gòu)建中要注重其內(nèi)部協(xié)調(diào)、外部橫縱協(xié)調(diào)及規(guī)范形式協(xié)調(diào)等。

系統(tǒng)的內(nèi)部協(xié)調(diào)意味著系統(tǒng)內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)一致及配套，形成一個(gè)完整和全面的整體，確保應(yīng)用中標(biāo)準(zhǔn)體系的通用性，減少不必要的轉(zhuǎn)換及對(duì)照，并注重與當(dāng)前國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)及國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的銜接。

外部橫縱協(xié)調(diào)是指橫向的電子文件管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)與相關(guān)業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)體系及文件管理標(biāo)準(zhǔn)體系相一致，避免沖突；縱向標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)與相關(guān)法律法規(guī)和政策相一致。

規(guī)范形式的協(xié)調(diào)是指國(guó)外類(lèi)似標(biāo)準(zhǔn)體系的做法，注重政策、標(biāo)準(zhǔn)、制度、指南、手冊(cè)等各種規(guī)范形式的協(xié)調(diào)，在電子文件管理實(shí)踐快速發(fā)展的今天，在標(biāo)準(zhǔn)體系中適當(dāng)引入其他形式的規(guī)范，有利于提高標(biāo)準(zhǔn)體系的實(shí)用性。

5.注重參考，提倡“拿來(lái)主義”。編制明細(xì)表時(shí)，應(yīng)注重等同和等效采用其他適當(dāng)?shù)臉?biāo)準(zhǔn)，包括國(guó)際、其他國(guó)家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)適用于我國(guó)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)，特別是技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完全可等同或等效采用。例如，在電子文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，類(lèi)似網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、系統(tǒng)安全等模塊下的標(biāo)準(zhǔn)與電子政務(wù)等標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)有較大的重疊，可借鑒實(shí)施。從而節(jié)省了標(biāo)準(zhǔn)制定資源，還縮短了標(biāo)準(zhǔn)頒布時(shí)間，進(jìn)而盡早為電子文件管理提供規(guī)范及指南。