芻議互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)下檔案的數(shù)字化管理

計(jì)艷菊 中國(guó)石油天然氣股份有限公司吉化（揭陽(yáng)）分公司

企業(yè)的檔案就是收集員工個(gè)人資料以及企業(yè)數(shù)據(jù)資料的各種文件，具有重要查閱意義和價(jià)值。檔案的數(shù)字化管理就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)、膠片等檔案，通過(guò)計(jì)算機(jī)特別處理，進(jìn)行有效采集，整理并轉(zhuǎn)換成為數(shù)字形式文件，這樣一來(lái)，檔案在參考起來(lái)更加方便快捷，相對(duì)于傳統(tǒng)檔案收集，更具精確性，提高企業(yè)的管理質(zhì)量。同時(shí)，企業(yè)的檔案數(shù)字化管理能夠?qū)⒊汕先f(wàn)的檔案資料壓縮在一起，還能夠轉(zhuǎn)換成可讀材料，大大提升了企業(yè)的工作效率。

一、互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)下檔案數(shù)字化管理的價(jià)值

檔案管理是一個(gè)企業(yè)生存和發(fā)展必不可少的環(huán)節(jié)。在信息技術(shù)不斷發(fā)展的全新社會(huì)，檔案的數(shù)字化管理就是借助信息網(wǎng)絡(luò)化計(jì)算機(jī)技術(shù)，把所要整理的檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化記錄處理，將傳統(tǒng)的檔案資源進(jìn)行信息化虛擬存儲(chǔ)，然后運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，進(jìn)行信息的高速傳遞，在這個(gè)過(guò)程中需要注意，做好的安全保障工作，保障檔案信息數(shù)字化管理的安全性和真實(shí)性。檔案數(shù)字化管理在實(shí)施過(guò)程中，并不會(huì)受到時(shí)間與空間的影響，隨時(shí)隨地都能進(jìn)行管理，而且不易損壞，使檔案管理工作更具時(shí)效性和精準(zhǔn)性。除了這些，檔案數(shù)字化管理的有效實(shí)施，可以利用互聯(lián)網(wǎng)的傳播手段，擴(kuò)大信息在互聯(lián)網(wǎng)中的影響力，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化[1]。

在信息化管理的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理可以利用自動(dòng)檢索功能，對(duì)檔案資料進(jìn)行快速、有效的檢索，還能夠使文件資料自動(dòng)歸檔，非常方便。在檔案的數(shù)字化管理過(guò)程中，運(yùn)用了海量的信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，在這種全新的技術(shù)扶持下，檔案數(shù)字化管理能夠分批次的快速解決，不斷降低數(shù)字化加工的成本，管理的時(shí)間能夠在最短時(shí)間內(nèi)，做最高效的事情。這樣一來(lái)，不僅僅使數(shù)據(jù)存儲(chǔ)達(dá)到做優(yōu)化效果，還能夠提高檔案管理的工作效率[2]。

二、互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)下檔案數(shù)字化管理現(xiàn)存的問(wèn)題

現(xiàn)在企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中，其中人才競(jìng)爭(zhēng)是企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)問(wèn)題的核心之一，那么，做好企業(yè)工作人員的信息、檔案管理，是挖掘潛在人才的重要途徑之一。在檔案的數(shù)字化管理過(guò)程中，有很多研究人員總結(jié)出一些經(jīng)驗(yàn)，檔案數(shù)字化管理不僅要引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，還需要對(duì)工作人員進(jìn)行有效培養(yǎng)，增加管理的復(fù)合型人才，使檔案更具真實(shí)性和有效性。檔案有效性以及完整性一直都是研究的難題，檔案數(shù)字化實(shí)現(xiàn)的安全性也有待考究。數(shù)字化檔案在方便快捷的同時(shí)，也存在一些問(wèn)題，就是很容易被修改，使檔案管理存在安全隱患，同時(shí)，有一些企業(yè)的管理人員，思想比較陳舊，不利于數(shù)字化檔案管理的進(jìn)行。

三、互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)下檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐措施

（一）對(duì)檔案管理體系進(jìn)行完善

對(duì)檔案管理體系進(jìn)行完善，首先需要建立健全數(shù)字化檔案館。企業(yè)需要結(jié)合自身的發(fā)展情況進(jìn)行，在自身發(fā)展的基礎(chǔ)上，不斷引進(jìn)全新的技術(shù)，促使技術(shù)的革新，在進(jìn)行實(shí)踐過(guò)程中，使數(shù)字化檔案的管理系統(tǒng)得以更新，構(gòu)建健全的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，在實(shí)際操作的時(shí)候，逐漸減少數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間不相容的問(wèn)題。企業(yè)還需要穩(wěn)定的資金作為支撐，在資金充足的前提下，建立健全數(shù)字化檔案館，將現(xiàn)今企業(yè)存在的所有檔案，整體實(shí)現(xiàn)數(shù)字化處理。然后運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)龐大的儲(chǔ)存功能，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行儲(chǔ)備，有效提升檔案信息資源的安全性。其次，需要對(duì)數(shù)字化檔案管理的系統(tǒng)進(jìn)行完善，檔案數(shù)字化管理不是一個(gè)簡(jiǎn)單的工作，內(nèi)容非常繁瑣，任務(wù)量也比較大。所以，工作人員要有針對(duì)性地進(jìn)行管理，服務(wù)器運(yùn)行做好多方面的準(zhǔn)備工作，應(yīng)用多臺(tái)服務(wù)器展開(kāi)處理，防止一臺(tái)服務(wù)器出現(xiàn)故障，導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失。在掃描的過(guò)程中，要使用先進(jìn)的設(shè)備，讓掃描更加高效集中，統(tǒng)一保存。檔案數(shù)據(jù)在備份時(shí)，做好多重備份措施，定期對(duì)檔案進(jìn)行整理，定期備份[3]。

（二）構(gòu)建檔案數(shù)字化管理的防火墻

經(jīng)過(guò)調(diào)查發(fā)展，企業(yè)在檔案管理過(guò)程中，目前都是運(yùn)用瀏覽器和服務(wù)器的模式進(jìn)行系統(tǒng)管理，這兩種形式都能對(duì)檔案管理實(shí)施數(shù)字化形式，但是也同樣存在著非常大的安全隱患。所以，在檔案數(shù)字化管理和存儲(chǔ)的過(guò)程中，一定要符合國(guó)家安全的保密協(xié)定標(biāo)準(zhǔn)，在這基礎(chǔ)上，對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行加密處理，持續(xù)不間斷的對(duì)數(shù)字化管理系統(tǒng)進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)管理系統(tǒng)中的內(nèi)部分區(qū)與功能展開(kāi)高效優(yōu)化升級(jí)工作。在實(shí)際操作中尋找問(wèn)題，針對(duì)問(wèn)題展開(kāi)分析，并且快速研究提出改進(jìn)措施，制定安全防范防火墻，為檔案的數(shù)字化管理提供安全保障。對(duì)數(shù)字化管理的軟件設(shè)施和硬件設(shè)備都要做出管理，使硬件數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)質(zhì)量不斷提高，加長(zhǎng)存儲(chǔ)的時(shí)間，預(yù)防文件在操作中發(fā)生丟失的問(wèn)題；也要做好軟件的安全管理工作，在系統(tǒng)中加強(qiáng)權(quán)限的設(shè)置，進(jìn)行多層密碼的加密工作，設(shè)計(jì)結(jié)構(gòu)關(guān)卡，研究出高效的防火墻措施，不斷提升互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)下檔案數(shù)字化管理的安全性[4]。

（三）強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理的人才建設(shè)

企業(yè)在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過(guò)程中，需要提升檔案管理相關(guān)人員的專(zhuān)業(yè)化技能與素養(yǎng)。人才的培養(yǎng)是企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好競(jìng)爭(zhēng)的重要手段，如果沒(méi)有優(yōu)質(zhì)的人才隊(duì)伍作為基礎(chǔ)，即使擁有先進(jìn)的設(shè)備技術(shù)，也不能充分發(fā)揮出其優(yōu)質(zhì)的作用。檔案管理的數(shù)字化建設(shè)，要求管理的相關(guān)人員一定要具備良好的管理專(zhuān)業(yè)技能，對(duì)知識(shí)點(diǎn)進(jìn)行充分掌握。企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化其在實(shí)踐過(guò)程中的操作能力，培養(yǎng)復(fù)合型檔案數(shù)字化管理人才，不斷提高管理人才的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，使工作人員能夠在企業(yè)管理中，發(fā)揮出更大的作用。

（四）建立數(shù)字化檔案接口管理

在進(jìn)行數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，數(shù)字化檔案可以增加檔案系統(tǒng)與各類(lèi)系統(tǒng)平臺(tái)的數(shù)據(jù)接口管理，這樣一來(lái)，能夠有效減少人為操作，提高工作效率?，F(xiàn)在系統(tǒng)過(guò)多，操作復(fù)雜，數(shù)字化檔案需要整合數(shù)據(jù)，智能化管理。與多個(gè)平臺(tái)進(jìn)行接口，不斷完善。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，當(dāng)今的時(shí)代就是互聯(lián)網(wǎng)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理工作迫在眉睫。在實(shí)際管理操作過(guò)程中，企業(yè)需要樹(shù)立正確的管理理念，強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理人才的建設(shè)，不斷推動(dòng)企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展的進(jìn)程。