探索新形勢下做好企業(yè)職工人事檔案管理工作的對策

王夢甜 黑龍江省鶴崗市蘿北縣名山農(nóng)場

對職工檔案進(jìn)行管理的主要目的是對本企業(yè)的員工進(jìn)行靜態(tài)的跟蹤分析，了解員工的基本資料以便后續(xù)的歸檔使用和調(diào)閱，對員工進(jìn)行全面的考察。隨著時代的改變和科技的進(jìn)步，在進(jìn)行檔案管理工作時，檔案管理工作也面臨著許多需要思考的問題和工作，因此，應(yīng)加強對檔案管理工作的重視，全面提高檔案管理水平。

一、企業(yè)職工檔案管理中面臨的問題

（一）對檔案管理缺乏正確認(rèn)識

企業(yè)的職工檔案中含有工作人員的詳細(xì)信息，其中不僅包括職工的真實經(jīng)歷，如學(xué)歷和工作經(jīng)歷以及家庭狀況等信息，同時，對于職工的政治理念等也要進(jìn)行記錄，如員工的思想變化或者員工的社會成分等。將有關(guān)于員工的信息進(jìn)行整理，最后進(jìn)行歸檔存儲。在對員工信息進(jìn)行管理時，不同的人對于檔案管理的認(rèn)識不同，其理解中會存在不合理想法，影響整體的管理水平。

（二）管理制度不健全

目前，企業(yè)中對于檔案管理重視度不高，在實際的管理過程中，不能夠及時的提供檔案信息，可能會導(dǎo)致職工錯失重要的機會。如企業(yè)想要在內(nèi)部選擇一人升職，在平時的表現(xiàn)較為相似的情況下，領(lǐng)導(dǎo)可能會根據(jù)檔案中的信息對員工進(jìn)行深入的了解，進(jìn)而對比分析誰能夠更加的適應(yīng)崗位。但在實際的企業(yè)檔案管理中，由于缺乏完整健全的制度，經(jīng)常無法及時提供員工的檔案。管理人員沒有對員工檔案查閱的權(quán)限，使得管理人員對于內(nèi)部是否缺少檔案內(nèi)容不夠了解，影響查閱和對檔案的分析，降低了檔案管理的實用性。

（三）檔案管理人員的工作水平有待提升

新形勢下，網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)的發(fā)展，也為檔案管理工作帶來較大的變化，企業(yè)對于檔案管理人員的要求不僅是細(xì)心和嚴(yán)謹(jǐn)，同時要求工作人員對現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)和變化等熟練地掌握。目前，大部分企業(yè)的檔案管理人員對于專業(yè)的知識理解較少，導(dǎo)致實際的工作水平較差。

二、新形勢下提高檔案管理水平的措施

（一）調(diào)整對檔案管理的認(rèn)識和理解

一方面，部分人認(rèn)為管理工作沒有實際作用，導(dǎo)致在上交檔案表格或新增信息時，態(tài)度不夠認(rèn)真，使檔案的準(zhǔn)確性不夠。在此情況下，應(yīng)加強對公司職工的宣傳教育，提高員工對檔案管理工作的認(rèn)識。職工在工作的過程中，會使用檔案對自身的經(jīng)歷和變化進(jìn)行記錄，檔案不僅對自身的經(jīng)歷是一種證明，同時在簽訂合同、履行合同內(nèi)容、辦理保險、調(diào)整工作以及職稱、學(xué)歷的申報等事項中，都會使用到個人的檔案。因此，需要保證檔案信息的完整和準(zhǔn)確。在新形勢下，人們對于檔案應(yīng)更加的重視，應(yīng)不斷的升級調(diào)整自身觀念，加強對檔案信息的管理和檔案功能的開發(fā)，提高檔案的實際價值[1]。另外，在員工更改和新增檔案時，管理人員應(yīng)對新的信息有一定的了解，需要員工提供相關(guān)的證據(jù)材料后對檔案中重要信息進(jìn)行更改。

另一方面，部分人員認(rèn)為檔案工作只能由政府部門和職工單位有權(quán)了解，不能進(jìn)行隨意使用，這使得檔案具有一定的神秘感。在此思想下，檔案管理部門更應(yīng)對員工實際經(jīng)歷的重視。對員工的性格和素質(zhì)等方面沒有詳細(xì)的分析理解，這使得企業(yè)對員工的了解不夠全面，影響對職工的整體判斷。

在新形勢下，應(yīng)新增對企業(yè)人員政治思想和工作能力與素質(zhì)等的了解。利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對個人的性格和個人能力等進(jìn)行測試，以便能夠為其推薦較為適合的工作，不斷提高員工的實際工作效率。通過對職工的個人思想水平和品德作風(fēng)等的了解，能夠使企業(yè)、組織和國家對人員進(jìn)行重新評估，提供更加適合的工作和機會。

（二）建立健全的檔案管理制度

只有在為檔案管理制定詳細(xì)、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)則制度后，才能夠加強企業(yè)的工作人員和管理人員對檔案管理的重視程度。應(yīng)根據(jù)檔案執(zhí)行相關(guān)的政策，積極的提高對檔案的使用效果和管理效果。

一方面，企業(yè)應(yīng)建立健全的檔案管理制度，管理人員根據(jù)該制度對企業(yè)職工檔案進(jìn)行管理，避免出現(xiàn)混亂狀態(tài)導(dǎo)致檔案不能正常使用。在職工上交檔案后，應(yīng)將其上傳計算機，由管理人員對其進(jìn)行審核與批示，確定其準(zhǔn)確性和資料的完整性后，將檔案入庫到指定的員工方案信息庫中的目錄或者文件夾中。并且將職工的檔案分為電子版和紙質(zhì)檔案，想要對員工的檔案進(jìn)行借閱時，需要向管理人員提供申請借閱的表單，通過審核后，使用人員能直接查看或者在網(wǎng)絡(luò)上下載員工的詳細(xì)情況來進(jìn)行了解。

另一方面，在檔案管理中，應(yīng)對檔案進(jìn)行鑒定管理。在企業(yè)的發(fā)展過程中，可能會存在檔案過期失效的狀況。檔案發(fā)生失效情況時，管理人員應(yīng)根據(jù)制度的規(guī)定，將其進(jìn)行重新的認(rèn)證處理，同時，在發(fā)現(xiàn)存在需要銷毀的檔案時，應(yīng)按照制度要求進(jìn)行檔案的銷毀工作。

（三）提高檔案管理人員的工作水平

企業(yè)的檔案管理人員很少是由專業(yè)的人員擔(dān)任，因此，其對于專業(yè)性的知識知之甚少。企業(yè)應(yīng)定期為其安排專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)或講座，提高其對專業(yè)知識的了解和掌握[2]。同時隨著科技水平的提升，目前使用更多的是電子檔案，員工需要學(xué)習(xí)電子檔案的上傳與制作方法，同時，學(xué)會使用現(xiàn)代化的檔案管理程序和設(shè)備，掌握更多先進(jìn)的技術(shù)手段，不斷的提升自身的檔案管理能力。

三、結(jié)論

綜上所述，新形勢下企業(yè)職工檔案管理工作已然發(fā)生了變化，為加強對檔案的合理利用，提高檔案的管理水平，不僅要加強對檔案管理的認(rèn)識與理解，同時要完善檔案管理的制度，并且應(yīng)不斷地提高檔案管理人員的工作水平，促進(jìn)檔案管理工作的不斷發(fā)展，使檔案的利用率有效提高。