“互聯網+”時代財務會計檔案管理的新路徑

崔瑾 廣州動物園

在互聯網的帶動下，企業(yè)財務會計檔案管理質量明顯得到了加強。而在這樣的時代背景下，怎樣合理的采用互聯網來做好檔案管理工作，以滿足企業(yè)的要求，就成為相關工作人員所重點研究課題。那么下面我們就來具體的討論一下如何在“互聯網+”時代下加強財務會計檔案管理工作。

一、傳統企業(yè)財務會計檔案管理的不足之處

（一）管理制度不完善，權責不分明

通常情況下，企業(yè)會由財務部和檔案管理部來對財務會計檔案進行管理。而其中的財務部是負責賬務管理，而檔案管理部主要由文職人員通過紙質檔案的形式來對相關憑證、賬本進行保存。不過企業(yè)在進行檔案管理期間，由于管理制度并不健全，造成部門和工作人員間權責不分明，而且檔案能夠隨便查閱，但經常不在規(guī)定的時間內歸還。更為過分的是不重視對檔案的保護，經常發(fā)生檔案被損壞的情況，從而無法保證檔案管理工作的安全性。

（二）沒有完善的管理理念，配備條件有限

在企業(yè)檔案管理工作中，財務會計檔案管理是非常重要的組成部分，能夠反映出企業(yè)所參與的各類活動的真實情況，對于企業(yè)領導做出正確的決策具有非常高的參考價值。企業(yè)財務工作主要包括預算編制和執(zhí)行、對財務情況進行處理等，然而并不重視在工作中所形成的會計檔案。會計工作者雖具有較強的專業(yè)能力，但是在檔案管理工作上普遍沒有較多的經驗。一部分企業(yè)甚至未創(chuàng)建檔案室，因此始終難以對檔案進行有效的保存，丟失現象屢有發(fā)生，進而很大程度的降低了檔案管理的效果。

（三）沒有采用全新的管理方式

互聯網時代的到來，使得大部分的企業(yè)都在運營的過程中融入了網絡技術，而且在進行賬務處理時都已經采用了信息化的方式，主要是使用辦公軟件或者云做賬平臺來進行做賬。不過當前，依然有部分的企業(yè)未能跟得上時代發(fā)展的腳步，還在采用紙質的形式來進行檔案管理，而且工作人員也不會采用相關的軟件進行管理，甚至一部分企業(yè)根本就未創(chuàng)建檔案管理電子系統。在平時為了能夠有效管理會計檔案，主要是通過打印機打印出檔案數據，然后進行保管。而在進行歸檔、檢索時，主要是利用Excel、Word等傳統辦公軟件。而通過打印，除了會加大工作量以外，更為麻煩的是要占據相當大的空間。而且如果裝訂不合理，或者沒有按時歸檔，那么就會對檔案的查詢造成影響，進而難以使檔案質量達到理想的要求。

（四）檔案銷毀滯后

通常，會計檔案要在保管期限快到的時候進行銷毀。不過一些管理工作者不想承受銷毀風險，會將這些會計檔案保留下來，從而對資源造成了嚴重的浪費。此外，檔案管理工作者缺乏專業(yè)知識，無法根據合理的流程來對檔案進行銷毀，從而嚴重浪費了人力物力。

二、開辟企業(yè)財務會計檔案管理的全新路徑

（一）創(chuàng)建完善的會計檔案管理制度

大數據時代的到來，使得過去的會計檔案管理制度已經無法提升企業(yè)財務會計檔案管理的質量，因此相關工作人員有必要對現行的會計檔案管理制度進行完善，根據會計檔案管理的有關規(guī)定來給檔案實施保存、歸檔、銷毀等。而且在實際工作中，要保證管理的規(guī)范性，合理的分配工作職責。財務工作者要在遵守會計檔案管理制度的基礎上，通過信息化的手段來對需要查閱檔案的人員進行審查，并進行電子記錄，在滿足要求后才可以進行借閱。而為避免出現沒有按時歸還檔案的情況，則要通過電子化技術進行查找，然后立刻通知借閱人進行歸還，以實現對于檔案的全面管理。

（二）對電子會計檔案管理工作進行普及

想要使財務會計檔案管理達到信息化的效果，則要充分借助互聯網平臺，通過合適的軟件將會計檔案進行保管。企業(yè)要通過財會系統來創(chuàng)建檔案管理系統，再將檔案資源傳送到計算機之后，便可以進行信息化管理。企業(yè)還可將一些會計檔案存放到云平臺里，這樣通過網絡的方式，就能夠使管理工作更加的方便。如果文件資料比較貴重，則要先進行備份，可以保存在硬盤當中，也可通過紙質的方式進行保存，以此構成紙質檔案和電子檔案相融合的管理方式，這樣一來就會進一步保證檔案管理的安全性，并且查詢起來會更加的方便。

（三）加強工作人員的素質

“互聯網+”時代的到來，使得會計檔案工作已經實現了信息化管理。會計檔案管理工作者除了要掌握專業(yè)理論以外，也要具備較強的計算機操作水平。不過當前，很多企業(yè)的相關工作人員并不具備這樣的綜合能力。因此作為企業(yè)來講，要加大對于財務工作者的培養(yǎng)力度，開創(chuàng)培訓班，來豐富他們的理論知識，以及加強計算機操作水平。除此之外還要重視培養(yǎng)財務工作者的實踐能力，并經常和同事進行深入溝通，從而便能夠將所掌握的理論和操作技術合理的使用到現實工作當中。除此之外也要通過全新的技術來對檔案進行處理，并要確保在對數據進行管理的過程中不會出現丟失的情況。

（四）創(chuàng)建風險評估系統

財務會計檔案存在一定的風險，而且由于大部分數據都需要進行保密，若想避免發(fā)生泄漏的情況，那么就要創(chuàng)建風險評估系統，并要讓其展現出最大的作用。其實企業(yè)可以吸取銀行在這方面的經驗，比如對會計檔案管理人員進行授權，在管理時輸入權限，然后借助風險評估系統來提高檔案監(jiān)管質量和安全性。同時，想要避免黑客的攻擊，則要建立防火墻，以使檔案數據庫能夠得到正常使用。而若要避免數據徹底丟失，可以將其保存到硬盤里，以確保會計檔案管理數據能夠具備完整性。

三、結束語

在“互聯網+”時代下，企業(yè)財務會計管理越來越重視信息化發(fā)展，而想要實現這一目標，達到理想的信息化管理效果，那么相關工作人員就要提高理論知識以及電腦操作的水平，并要創(chuàng)建完善的會計檔案管理制度以及風險評估系統，這樣一來就能夠全面加強財務會計檔案管理的質量。