如何做好檔案管理的保密工作

余艷 內(nèi)江市扶貧開(kāi)發(fā)服務(wù)中心

隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，檔案資源巨大的社會(huì)價(jià)值逐漸為公眾所認(rèn)知，這就涉及檔案的保密和利用工作。這項(xiàng)工作做得好壞，會(huì)直接影響到黨和國(guó)家及單位的平安和利益。檔案是一種重要的社會(huì)信息資源，對(duì)于檔案信息資源，不但要重視其載體的保管和保護(hù)，更要重視其所含信息的開(kāi)發(fā)利用，來(lái)實(shí)現(xiàn)信息資源共享。保守國(guó)家機(jī)密是我們每個(gè)公民應(yīng)盡的義務(wù)，也是檔案管理工作人員的神圣職責(zé)。在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，更要切實(shí)完善工作職能，使檔案得到充分合理的利用。

一、檔案管理的保密工作的要求

庫(kù)房管理是檔案保密工作的重點(diǎn)。從總體上講，檔案庫(kù)房應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定來(lái)單獨(dú)興建，但也有一些不具備條件的單位，往往將庫(kù)房設(shè)置在機(jī)關(guān)辦公樓內(nèi)。應(yīng)當(dāng)注意的是，不是任何一間辦公室都可以用作庫(kù)房的，從檔案保密的角度來(lái)看，不宜將庫(kù)房設(shè)在辦公樓的最底層，庫(kù)房門(mén)窗等應(yīng)專(zhuān)門(mén)加固，以防盜竊。還應(yīng)盡量做到庫(kù)房與辦公室分開(kāi)，庫(kù)房與閱覽室分開(kāi)。檔案庫(kù)房應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫(kù)房管理制度，無(wú)關(guān)人員一律禁止入內(nèi)。這是做好檔案保密、維護(hù)檔案安全的基本保障。

二、絕密檔案的管理和保密

絕密檔案是黨和國(guó)家的核心秘密，它關(guān)系到黨和國(guó)家的安全，關(guān)系到國(guó)家的政治活動(dòng)、軍事活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的成敗，關(guān)系到四化建設(shè)的進(jìn)程。因此，為確保國(guó)家核心秘密的安全，必須管理好絕密檔案。首先絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)置保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。二是提高絕密檔案管理人員的素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深等特點(diǎn)，他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是個(gè)關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。三是加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷(xiāo)毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

三、如何做好檔案管理的保密工作

（一）做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作

確定保管期限的原則是，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用，根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和為國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保存價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。而保密期限是根據(jù)國(guó)家秘密事項(xiàng)在一定時(shí)間內(nèi)，如被泄露將對(duì)國(guó)家的安全和利益造成的危害來(lái)確定的，它表示該國(guó)家秘密事項(xiàng)在其確定的期限內(nèi)，受?chē)?guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)的保護(hù)，產(chǎn)生法律效力的時(shí)限?！秶?guó)家秘密保密期限的規(guī)定》中規(guī)定：除有特殊規(guī)定外，絕密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)30 年，機(jī)密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)20 年，秘密級(jí)事項(xiàng)不超過(guò)10 年。保密期限在一年及一年以上的以年計(jì)，在一年以內(nèi)的以月計(jì)。這里所說(shuō)的“特殊規(guī)定”是指制定保密范圍的中央、國(guó)家機(jī)關(guān)可以規(guī)定有關(guān)保密范圍中某類(lèi)事項(xiàng)的保密期限為“長(zhǎng)期”。對(duì)規(guī)定為“長(zhǎng)期”的國(guó)家秘密事項(xiàng)，在授權(quán)機(jī)關(guān)作出解密前，其他機(jī)關(guān)、單位應(yīng)當(dāng)對(duì)其采取長(zhǎng)期的保密措施，不得擅自決定解密和隨意對(duì)外提供。

（二）檔案管理人員的職責(zé)

檔案管理人員的職責(zé)，就是要維護(hù)檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務(wù)，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務(wù)就是做到不壞、不丟、不散、不亂。不壞，就是使檔案保管得完好無(wú)損，不致因各種不利因素而使檔案損壞。對(duì)已經(jīng)破損的檔案，要及時(shí)搶救。不丟，就是使檔案絕對(duì)安全，不致因工作疏忽而使檔案遺失或被竊，不僅保證檔案實(shí)體安全，也要保證檔案內(nèi)容的安全。不散，就是要求檔案的保管相對(duì)集中，不致因檔案的分散保管而使檔案管理不便，甚至造成檔案損壞或丟失等嚴(yán)重情況。不亂，就是要求檔案保管工作有條不紊，檔案排架整齊規(guī)范，有規(guī)可循，有目可查。檔案保管人員要持之以恒，時(shí)刻警惕，防止檔案的損壞，確保檔案的安全，為檔案工作提供物質(zhì)基礎(chǔ)。

（三）細(xì)化分類(lèi)

首先，我認(rèn)為應(yīng)該細(xì)化對(duì)資料的分類(lèi)。檔案項(xiàng)目工程的類(lèi)型多，范圍廣，因此需要細(xì)化對(duì)項(xiàng)目資料的分類(lèi)。對(duì)具體的時(shí)間、項(xiàng)目進(jìn)行細(xì)化的分類(lèi)。做好登記和管理。從而在需要查閱資料的時(shí)候方面查找。做好分類(lèi)，也就能夠強(qiáng)化管理，從而做好檔案管理的保密工作。

（四）及時(shí)整理

其次，對(duì)于資料檔案應(yīng)該及時(shí)整理，確保當(dāng)天的工作當(dāng)天完成，這樣能夠提升檔案資料管理的效率和正確度。對(duì)于每一類(lèi)資料的記載需要盡量細(xì)化和準(zhǔn)確，加大項(xiàng)目資料管理的效率。加強(qiáng)項(xiàng)目檔案的效率，相對(duì)來(lái)說(shuō)提升了工作的保密性。

（五）嚴(yán)格規(guī)范操作行為

在資料檔案管理中出現(xiàn)的代簽行為，就是因?yàn)闆](méi)有嚴(yán)格按照資料管理的規(guī)范進(jìn)行操作。因此，我認(rèn)為，資料管理人員應(yīng)該嚴(yán)格按照文件要求進(jìn)行操作，堅(jiān)決避免代簽、錯(cuò)簽和亂簽的現(xiàn)象發(fā)生，提升工作的效率。

從而避免讓沒(méi)有管理資格的人對(duì)檔案上的內(nèi)容進(jìn)行了偷窺。從而做好檔案管理的保密工作。

（六）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)

加強(qiáng)對(duì)資料管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。包括資料分類(lèi)管理和保密工作的培訓(xùn)。讓資料管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)提升，從而促進(jìn)工作效率和正確性的提升。并且，培訓(xùn)可以以專(zhuān)業(yè)的講課、考核、交換學(xué)習(xí)的方式進(jìn)行，盡可能的從全方位多方面的加強(qiáng)對(duì)資料管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。讓其了解到進(jìn)行檔案管理和保密工作的重要性。

《中華人民共和國(guó)檔案法》是我們從事檔案工作的基本準(zhǔn)則，我們時(shí)時(shí)刻刻都必須以此在檔案管理工作中嚴(yán)格執(zhí)行和落實(shí)。與此同時(shí)國(guó)家和各地方政府，針對(duì)檔案工作涉及的各個(gè)行業(yè)特點(diǎn)也出臺(tái)相關(guān)的規(guī)章制度，作為檔案工作的相關(guān)人員對(duì)這些相關(guān)規(guī)定必須做到熟記于心。各單位必須針對(duì)自身的實(shí)際情況，要建立起有自身實(shí)用價(jià)值的閱覽制度、外借制度和復(fù)制制度，針對(duì)不同需求人群，要切實(shí)履行不同的審批手續(xù)，讓管理人員在執(zhí)行上有章可循、有據(jù)可依。在最大化發(fā)揮檔案效能的同時(shí)，確保不失密、不泄密，保證檔案的完好無(wú)損。對(duì)實(shí)際工作的積累出的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，要不斷總結(jié)梳理，為下一步工作的提高提供可遵循的依據(jù)。對(duì)于擔(dān)負(fù)檔案管理的直接人員，必須要先強(qiáng)化其政治意識(shí)，強(qiáng)化為人民服務(wù)的宗旨，以滿腔熱情投入到檔案事業(yè)當(dāng)中。同時(shí)要具備較強(qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)及技能，熟悉檔案管理的各項(xiàng)工作流程，更重要的是其必須具備敏銳的工作能力和迅速的判斷能力，在單獨(dú)面對(duì)情況的時(shí)候，能正確做出判斷，切實(shí)保證檔案保密工作做得扎實(shí)有效。

四、結(jié)論

檔案保密工作的任務(wù)是艱巨的，也是光榮的，我們要在工作中不斷地積累經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)本機(jī)關(guān)特點(diǎn)制定各種檔案管理中的保密制度和監(jiān)督措施，完善檔案管理工作。