精益化管理理念在現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議接待工作中的應(yīng)用

陶楊 國(guó)網(wǎng)安徽省蚌埠供電公司

如今，隨著企業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展，社會(huì)中各個(gè)行業(yè)的發(fā)展也在不斷進(jìn)步，對(duì)于企業(yè)而言，會(huì)務(wù)接待活動(dòng)是企業(yè)日常工作中不可或缺的組成部分，起到宣貫各類方針、工作計(jì)劃、推進(jìn)工作的作用，因此，在企業(yè)發(fā)展工作落實(shí)中，需要重視企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作，應(yīng)用精益化管理理念，堅(jiān)持精簡(jiǎn)、節(jié)約、實(shí)效的原則，深度強(qiáng)化服務(wù)制度體系，提升會(huì)議效率和企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作質(zhì)量。

一、精益化管理理念概述

精益化管理理念就是要求企業(yè)科學(xué)地以最小資源的投入，盡可能創(chuàng)造出更多的價(jià)值?！熬本褪巧偻度?、少消耗資源、少花時(shí)間，尤其對(duì)于不可再生資源的投入和消耗要盡量降低?！耙妗本褪嵌鄤?chuàng)造企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益，幫助企業(yè)提升，更加精益求精。

二、企業(yè)會(huì)議接待工作的內(nèi)容

會(huì)議接待工作在企業(yè)的發(fā)展過程中，發(fā)揮著極大的作用，在會(huì)議接待工作中，相關(guān)工作人員需要做到精簡(jiǎn)且實(shí)效，能夠完善的將會(huì)議記錄落實(shí)到到位，閉環(huán)管理。企業(yè)會(huì)議接待工作包括出席會(huì)議、工作布置、各類專業(yè)檢查、調(diào)查研究、外部交流等活動(dòng)，以及公議活動(dòng)開展過程中的會(huì)務(wù)安排、統(tǒng)籌和后勤保障等。在企業(yè)各類會(huì)議接待工作中實(shí)施精益化管理理念能夠有效的提升會(huì)議的效率和質(zhì)量，進(jìn)而推進(jìn)企業(yè)的整體發(fā)展[1]。

三、企業(yè)會(huì)務(wù)工作的開展現(xiàn)狀以及需要注意的問題

（一）會(huì)務(wù)接待工作發(fā)展現(xiàn)狀

會(huì)務(wù)接待工作在企業(yè)中是關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，但是也存在很多的問題，一是對(duì)于會(huì)務(wù)開展準(zhǔn)備工作不充足，沒有完善制定方案，會(huì)導(dǎo)致有些重要的點(diǎn)和目標(biāo)會(huì)被疏漏，使會(huì)務(wù)工作不會(huì)及時(shí)得到更好的落實(shí)效果；二是相關(guān)工作人員對(duì)于管理方面沒有良好控制，如果管理工作沒有落實(shí)好，再加上參會(huì)人員比較多的情況，極容易導(dǎo)致會(huì)場(chǎng)秩序混亂，人心浮動(dòng)的現(xiàn)象出現(xiàn)，對(duì)會(huì)務(wù)工作造成質(zhì)量和效率的影響；三是在會(huì)議結(jié)束后參會(huì)人員沒有及時(shí)針對(duì)會(huì)議內(nèi)容進(jìn)行研究討論，不利于更好的確立工作方針。

（二）會(huì)務(wù)接待工作中需要注意的問題

（1）服務(wù)態(tài)度要持之以恒，相信精益化管理的效果是要靠一點(diǎn)一滴建立起來的，不能急于求成，因此在前期需要做好調(diào)研和分析，制定有效的方針落實(shí)到工作中，才會(huì)將精益管理理念更好的應(yīng)用在企業(yè)會(huì)務(wù)工作中[2]。

（2）對(duì)于員工的管理需要人性化，在工作中適當(dāng)對(duì)員工進(jìn)行鼓勵(lì)和支持，充分調(diào)動(dòng)員工的積極性和主觀能動(dòng)性，而不是一味的向員工下發(fā)任務(wù)，無休止的工作會(huì)使人產(chǎn)生疲憊，影響工作效率和質(zhì)量。

四、精益化管理理念在現(xiàn)代企業(yè)會(huì)議工作中的應(yīng)用

（一）強(qiáng)化溝通，做到籌備會(huì)議細(xì)致化

企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作是一項(xiàng)重要工作，在會(huì)議接待工作中每個(gè)環(huán)節(jié)都有一定的聯(lián)系，因此每一個(gè)環(huán)節(jié)都不可以疏忽，并且需要提前籌備制定方案，強(qiáng)化會(huì)前、會(huì)中日程管理及會(huì)前會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)檢查工作、會(huì)場(chǎng)確認(rèn)工作。

在當(dāng)下信息化的時(shí)代，對(duì)于企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作的開展可以完美結(jié)合信息化進(jìn)行落實(shí)工作方針，建立健全會(huì)議管理的各類應(yīng)用體系，在確定會(huì)議室時(shí)就可以通過軟件快速預(yù)定，在軟件上可以看到會(huì)議室的使用情況以及會(huì)議室的容量、設(shè)施等，在人員管理上實(shí)現(xiàn)掃碼簽到入場(chǎng)，一鍵查看自己的坐席位置、材料共享等，提升參會(huì)人員體驗(yàn)感，同時(shí)也提高了會(huì)議開展的質(zhì)量。會(huì)以服務(wù)人員應(yīng)與主辦方提前進(jìn)行會(huì)議議程的溝通，仔細(xì)擬定接待方案，對(duì)于訪問目的、來賓人員名單、對(duì)接人員名單、日程安排、及近期天氣變化等工作都要細(xì)致籌劃[3]。

（二）加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高會(huì)議接待水平

在會(huì)議接待過程中，做到勤儉節(jié)儉，務(wù)實(shí)高效，合理規(guī)劃企業(yè)的會(huì)議資源。隨著科技創(chuàng)新發(fā)展，企業(yè)也應(yīng)該在管理工作中運(yùn)用創(chuàng)新技術(shù)，對(duì)于會(huì)議活動(dòng)中的登記入場(chǎng)、過程中離開、參會(huì)人員提出的問題等，都可以不用傳統(tǒng)的方式登記，可以使用會(huì)議管理應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn)行記錄存檔，對(duì)于服務(wù)人員要求行為舉止規(guī)范，講話文明禮貌。會(huì)務(wù)接待中應(yīng)該嚴(yán)格遵循保密原則，針對(duì)參會(huì)人員個(gè)人信息、行程安排等信息，要嚴(yán)格保密；涉及國(guó)家或公司需要保密的信息，必須嚴(yán)格遵守保密相關(guān)規(guī)章制度。同時(shí)，應(yīng)把會(huì)議接待費(fèi)用納入企業(yè)的預(yù)算管理中，年度預(yù)算編制應(yīng)根據(jù)上年度使用情況，編制預(yù)算應(yīng)滿足企業(yè)實(shí)際工作和經(jīng)營(yíng)需求，在預(yù)算審批后再具體執(zhí)行實(shí)施。

（三）加強(qiáng)精細(xì)化管理

會(huì)議接待工作應(yīng)堅(jiān)持節(jié)儉、務(wù)實(shí)、高效的原則，與其他部門密切配合，確保會(huì)議進(jìn)行的及時(shí)且高效，會(huì)議接待的主要負(fù)責(zé)部門是公司辦公室，其主要工作是為企業(yè)各主辦部門的公務(wù)接待工作監(jiān)督指導(dǎo)，確保會(huì)議流程合理規(guī)范、正常進(jìn)行，并加強(qiáng)對(duì)會(huì)議接待費(fèi)用、會(huì)議接待物品的管理，并組織會(huì)議接待主辦部門協(xié)商制定會(huì)議接待方案，方案內(nèi)容包括會(huì)議議程、住宿安排、就餐安排、車輛安排、迎送活動(dòng)安排、新聞報(bào)道、后勤保障等，合理地將企業(yè)中的各種資源運(yùn)用到會(huì)務(wù)接待中，在接待過程中遇到問題時(shí)，需要及時(shí)處理，向上級(jí)人員匯報(bào)情況，快速解決問題，不影響會(huì)議接待，在會(huì)議結(jié)束后，接待主辦方應(yīng)當(dāng)按照實(shí)際情況填寫接待明細(xì)單，包含來賓人員的姓名、公司、職務(wù)和消費(fèi)明細(xì)等內(nèi)容，然后需要由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行會(huì)議總結(jié)和分析，對(duì)工作中的不足點(diǎn)及時(shí)指出，并提出改進(jìn)的方案和完善的措施，將會(huì)議內(nèi)容有效落實(shí)到企業(yè)會(huì)務(wù)接待工作中。各主辦部門還應(yīng)該根據(jù)實(shí)際工作進(jìn)行分工，加強(qiáng)合作，建立通暢的聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)個(gè)人的團(tuán)隊(duì)榮譽(yù)感，責(zé)任分工、細(xì)化措施，有利于提高公司會(huì)議接待能力和水平。

五、結(jié)語

根據(jù)上述文章分析，伴隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，各行各業(yè)的建設(shè)規(guī)模也在不斷創(chuàng)新和完善，對(duì)于企業(yè)管理和發(fā)展中也需要廣泛應(yīng)用新興理念。精益化管理理念是一種新型的理念，在企業(yè)會(huì)議接待工作中得到充分使用，也極大發(fā)揮著它的作用和價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)會(huì)議接待工作的順利開展，為企業(yè)的發(fā)展和強(qiáng)大提供有力的支撐。