淺談信息時代下的合同管理系統

羅巍琳 中國石油四川石化有限責任公司

近年來，隨著信息產業(yè)的高速發(fā)展，信息處理技術不斷提升，人們對合同管理系統的要求也不斷提高，單一、封閉的合同管理系統已不能完全滿足合同管理業(yè)務的需要。進一步提升合同管理系統性能，更好地滿足合同承辦及管理業(yè)務需求，實現合同管理系統精細化、集約化、智能化的轉變，促進信息系統與合同業(yè)務的完美融合，是信息時代下對合同管理系統的新要求。

一、改進前的合同管理系統的不足

（一）統計分析功能比較弱

改進前的合同管理系統在統計分析方面著力較少。統計分析功能只能通過excel 報表形式來表現，且報表只能簡單設置為周報、月報、季報、半年報、年報等類型。統計分析的內容也只局限在幣種統計、履行信息、簽訂信息、合同管理綜合信息、分年度約定履行金額、分年度實際履行金額、合同標的金額變更、合同多次交易、事后合同信息、分年度約定標的金額等方面。統計分析功能偏重于對合同工作的數據查詢統計，對合同管理工作的分析功能比較欠缺。

（二）合同風險提示功能不夠完善

改進前的合同管理系統未設置風險審查提示和系統輔助審查功能。對合同的審查全部依靠合同承辦人員和審查審批人員的個人素質。如果合同承辦人員和審查審批人員未完全掌握相應的法律法規(guī)和業(yè)務層面專業(yè)知識，或因疏忽未對合同中涉及的風險點和關鍵控制點進行實質性審查，那么就有可能使企業(yè)因合同審查審批不嚴謹陷入法律和經濟糾紛之中，輕則造成企業(yè)一定的經濟損失，重則影響企業(yè)正常生產經營和社會聲譽。

（三）與其他系統不兼容

改進前的合同管理系統是一個封閉的系統，不與其他信息系統集成，各個信息系統互不關聯，獨立運作。比方說付款業(yè)務，既要在合同管理系統中進行審查審批，又要在財務系統中審查審批。這就造成了同一項工作在多系統中反復操作，既增加了員工的工作量，又降低了工作效率。

（四）智能化手段不夠多

改進前的合同管理系統中智能化操作較少，存在一些重復數據及信息的填報不能智能識別、抓取，必須由承辦人手工填報；系統對內部合同、關聯交易等不能自動辨別，需要由承辦人進行選擇等情況。合同系統各環(huán)節(jié)中未能很好地利用信息技術這個手段提高工作效率和工作的準確率。

二、合同管理系統改進措施

（一）強化查詢及統計分析功能

改進后的合同管理系統在基礎查詢及統計分析方面得到進一步加強。

在查詢功能方面，不同的系統用戶可以根據各自的不同需求來設置常用的查詢條件，并可以隨情況的變化進行更改，實現查詢界面的個性化設置。通過選中不同條件，可對合同進行全生命周期查詢。除可以在系統上查看所查詢合同的相關信息外，查詢結果還能以表格形式下載作為合同管理的相關資料使用。

在統計分析方面，系統用戶可更方便快捷地得到相關統計數據，從而進行有針對性的數據分析。在統計內容上，系統統計分析功能可從合同管理決策分析、總部及地區(qū)公司報表、年度數據摘要等多個大類進行分析。每個大類又可以再進行細分，如合同管理決策分析可細分為相對人綜合分析、系統應用水平分析、審查綜合分析等子類；總部及地區(qū)公司報表可細分為合同簽訂分析、事后合同分析、合同履行分析、合同審查分析、合同概覽分析等子類；年度數據摘要可細分為合同審查效率分析、合同相對人集中度分析等子類。各子類下層為具體的報表等數據內容。合同用戶可根據自身需要選擇對應的統計分析數據。在統計分析形式的呈現上，系統不但能生成統計報表，還能提供豐富的可視化效果，如柱狀圖、餅圖、點狀圖、折線圖等等，以及最大值線、最小值線、平均線等多角度輔助線，以便使系統用戶能更好的理解數據分析。同時，系統用戶還可以通過數據分析的相關按鍵“鉆取”對應內容的詳細信息。

（二）設置風險預警管理和輔助審查功能

合同風險管控是合同管理工作的重要內容之一。在合同系統中設置合同風險預警管理功能，就是要通過技術手段將合同全生命周期的風險防控措施嵌入到系統中，對存在的風險進行及時預警和管控，從而避免合同管理失控的狀況發(fā)生。從操作層面來說，風險預警管理就是各地區(qū)公司根據本單位的業(yè)務特點及業(yè)務需求，配置本單位以及需要下級單位執(zhí)行的風險預警指標。根據這些設置，對觸發(fā)風險指標的具體業(yè)務進行智能預警和流程管控，并將風險預警信息發(fā)送給相關系統、部門和人員。風險預警在合同申報、審查審批、履行等合同全生命周期過程中進行。如合同承辦人員在合同申報流程填報合同相對人時，系統發(fā)現合同相對人是黑名單中的企業(yè)，就會在申報頁面自動顯示風險預警圖標，向承辦人員提示合同相對人已被納入黑名單，與其簽約會對企業(yè)產生法律及經濟風險，從而減少合同工作實際操作過程中導致的管控失效。

在審查審批過程中，審查審批人可通過系統提供的“輔助審查”功能對合同進行初步審查。利用智能化技術，“輔助審查”功能可快速提取合同文本關鍵條款和要素，幫助審查審批人提前檢查出合同文本中存在的問題和風險?！拜o助審查”功能主要從合同文本的一致性、正確性、完整性等方面進行審查。具體來說，一致性是檢查合同中的關鍵要素在合同上下文及合同管理系統中的數據一致與否，如簽約雙方名稱在合同文本前后是否一致，是否存在錯漏；正確性是檢查合同要素是否填寫規(guī)范，例如大小寫金額的數值是否相等、大寫金額的寫法是否標準等；完整性是檢查合同中關鍵條款、關鍵要素是否完整，例如合同中是否存在標的、價款、履行期限、履行地點、履行方式、違約責任、爭議解決方式等關鍵內容。

（三）集成企業(yè)其他信息系統

企業(yè)生產經營中不僅要使用合同管理系統，還可能使用ERP、財務、物采、檔案管理等等其他系統。各個系統互不關聯，完全獨立運行必然會產生重復勞動，因此，集成各個系統成為企業(yè)綜合管理的必然要求。集成后的合同系統能將相關數據推送給其他關聯應用系統，實現多個系統之間的數據共享。如合同履約申報時關聯ERP 采購訂單和入庫驗收單，合同管理系統就能對關聯后的采購訂單和入庫驗收單的明細與合同的內容進行比對驗證，驗證后的結果推送給財務系統，作為后續(xù)財務付款的重要依據，從而解決了合同承辦人員在各個系統重復提報資料和數據的問題，同時也減輕了財務人員人工比對單據的工作量，打通了合同履行與采購收貨、入庫驗收、財務付款的跨系統流程。

（四）增強系統智能化功能

改進后的合同系統從合同申報到合同履行各個環(huán)節(jié)增強了智能化功能，進一步提升合同承辦和管理的工作效率。比方說：在系統審批流程管理環(huán)節(jié)，實現圖形化流程定義，流程任務可采用串行、并行或自定義等多種組合方式，系統管理員能通過流程監(jiān)控功能實現對已啟動流程的合同進行提前干預；在合同申報環(huán)節(jié)，可根據合同相對人名稱自動識別合同是否為內部合同或關聯交易合同，避免了因合同承辦人員疏忽或系統不穩(wěn)定造成的合同性質選擇錯誤的操作；在合同簽訂環(huán)節(jié)，實現了內部合同和關聯交易合同在線簽約、電子簽章功能，保證了內部及關聯交易合同雙方數據填報與合同文本的一致性，提高了合同簽訂效率，降低了打印郵寄成本，避免了合同數據在系統中的重復統計；在合同打印環(huán)節(jié)，系統自動加載水印和二維碼印防偽功能，防止篡改和偽造合同文本，保證了合同文本的唯一性、真實性和可靠性。在合同履行環(huán)節(jié)，系統能自動抓取合同文本中約定的付款條件、付款單位、收款單位、收款單位開戶銀行、收款銀行賬戶等相關信息，不需要承辦人再手動輸入，既減少了合同承辦人員的工作量又保證了合同相關信息填報的準確性。

通過采用信息技術手段對合同管理系統進行改進，合同系統的功能得到了優(yōu)化，合同工作效率得到了提升，合同風險防范得到強化，對進一步規(guī)范企業(yè)交易行為、提升業(yè)務集成管理、加強法律風險防控、實現企業(yè)依法合規(guī)管理發(fā)揮了重要作用。