對基層事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路的探討

于澤 東遼縣衛(wèi)生職業(yè)技術培訓中心

當前，我們應當將檔案管理工作規(guī)范化作為一項關鍵課題，加強研究、探討與實踐。一方面，要客觀、深入認識到檔案管理規(guī)范化的必要性；另一方面，要采取科學、合理的工作策略，以切實、有效提高檔案管理的規(guī)范化水平，以使檔案管理工作體現(xiàn)和發(fā)揮出更大的作用、價值。

一、基層事業(yè)單位檔案管理的問題

（一）人事檔案規(guī)章制度不夠完善

人事檔案在其個人晉升和其他一系列社會活動中都起著十分重要的憑證作用，我們應當給予高度的重視。但是，個別基層事業(yè)單位的人事檔案管理制度明顯存在漏洞，不具備制度化和規(guī)范化。由于制度不完善，管理不嚴格，檔案管理人員工作落實不到位，造成很多嚴重的問題。如：有些個人信息前后不一致，出生日期填寫不一致，檔案管理人員沒有及時審查出來，嚴重的影響職工退休時間；有些人事檔案信息由于沒有及時收集、歸檔，而造成內(nèi)容的遺失和不完整，容易影響職工晉升等問題。

（二）檔案復合型人才匱乏

事業(yè)單位信息化建設需要以人才作為保障，特別是在檔案信息化建設過程中需要大量的復合型人才，其既對檔案信息化建設有所了解，同時也掌握一定的信息技術。但當前這類人才比較缺乏，即使有檔案信息化復合型人才很多都被上級檔案部門“招致麾下”，難以進入基層事業(yè)單位從事檔案工作。而檔案管理人才水平的高低直接影響基層事業(yè)單位檔案信息化建設與資源共享。加之，當前基層事業(yè)單位對檔案管理人員缺少有效的培訓和系統(tǒng)的職業(yè)生涯指導，導致檔案管理人員缺少進取心，對最前沿的檔案管理知識和計算機操作技巧掌握得不夠熟練，難以對事業(yè)單位檔案信息資源進行系統(tǒng)開發(fā)與資源共享[1]。

二、提高事業(yè)單位檔案管理的措施

（一）實行電子化與紙質(zhì)檔案管理相結合的方式

當今社會正處于一個開放、包容的時代，信息化、科學化已經(jīng)逐漸成為我國主要的發(fā)展趨勢。同時，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷普及，國家信息技術逐漸發(fā)展成熟，各行各業(yè)都在努力朝著更加先進、更加高端的方向前進。尤其是對檔案管理工作而言，電子信息化管理方式已經(jīng)是必然的發(fā)展趨勢，電子化與紙質(zhì)檔案的相互結合將成為未來檔案管理的主要形式。就我國檔案管理工作的形勢來看，目前已經(jīng)在進行信息化改革，給檔案管理提供了新的技術手段，不但有效節(jié)約了檔案管理材料，減少工作成本的浪費，使得工作質(zhì)量更加完善提高，這在當前的相關管理工作中還沒有發(fā)生過的狀況。檔案管理人員要切實利用電子化檔案與紙質(zhì)化檔案管理相結合的方式提升檔案管理工作效率，利用電子檔案備案、紙質(zhì)檔案記錄的方式提升檔案管理水平。

（二）完善檔案管理制度規(guī)范

為了確保檔案管理工作能夠有條不紊地進行，公共機構必須完善檔案管理制度。在改進檔案管理系統(tǒng)制度的過程中，最重要的是能夠及時準確的找出當前系統(tǒng)中存在問題的地方，然后采取有效的措施進行解決。將檔案制度的管理不斷優(yōu)化改進，才能夠是工作更能夠順利的進行下去，讓員工有法可依，保障檔案管理工作的合理標準化[2]。

（三）增加資本投資并引進較優(yōu)越的管理方法

若要加強基層事業(yè)單位的檔案管理，應該加強事業(yè)單位對于檔案管理工作的投入力度，在檔案管理中，有了充足的資金就可以對檔案管理設備和檔案管理軟件進行及時更新，先進的管理設備和檔案管理軟件不但可以有效提升檔案管理的效率，還對于檔案管理的規(guī)范性有著極高的要求，為了更好地促進事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新，工作人員應該跟上時代的步伐，利用計算機技術來對檔案管理進行操作，可以利用檔案管理軟件導出電子文檔來對檔案進行電子管理和備份，做好雙重保障。

（四）提升相關管理人員的綜合能力，實現(xiàn)信息技術的有效運用

在新時代的背景條件下，對于相關單位的檔案管理工作的優(yōu)化改進的工作中，將相關管理人員的整體素質(zhì)能力提高是最關鍵的一個重要內(nèi)容。在檔案管理中，如果對檔案管理的機制體制以及設備都進行了完善和改進，而員工不具備專業(yè)的素質(zhì)，也會造成檔案管理工作的問題，只有具有優(yōu)秀和專業(yè)的檔案管理人員，才能為檔案管理創(chuàng)造更大的價值，還可以保障檔案管理的標準性以及可靠性。在檔案管理工作中，檔案管理的質(zhì)量是最為重要的，想提升檔案管理的質(zhì)量，首先要求相關工作人員必須具備專業(yè)的技術和職業(yè)素質(zhì)。基層事業(yè)單位應該加強對于檔案管理人員綜合能力的培養(yǎng)，經(jīng)常對檔案管理人員進行培訓，同時在招聘檔案管理人員時，應招聘高素質(zhì)、高水平并且能夠操作現(xiàn)代化設備的人員。檔案管理中重要的部分，還有對于檔案的保密工作，事業(yè)單位應該有專門存放檔案的檔案室，讓檔案管理人員加強管理，對于進出的人員必須做好詳細的登記，避免出現(xiàn)檔案丟失的情況[3]。

三、結束語

綜上所述，在社會的不斷發(fā)展中，要重視事業(yè)單位的檔案管理，才能進一步促進事業(yè)單位的發(fā)展。另外，還應該讓檔案管理工作與現(xiàn)代科技發(fā)展相連接，充分利用現(xiàn)代社會的信息化資源，加強對檔案管理工作設備的提升，并且還要通過加強檔案管理人員的綜合素質(zhì)來強化檔案管理工作。