大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下人事檔案信息化工作研究

董光端 河北港口集團(tuán)有限公司

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景之下，檔案信息化進(jìn)程不斷加快，人事檔案信息的數(shù)字化發(fā)展，不僅為檔案管理工作提供便利，更能提高為人力資源管理的服務(wù)效能。為提升集團(tuán)公司人事檔案工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平，提高人力資源管理工作效率，人事檔案信息化工作勢(shì)在必行。

一、檔案管理現(xiàn)狀

集團(tuán)公司在冊(cè)職工14000余人，分子公司70余個(gè)，管檔單位40個(gè)，人員眾多、機(jī)構(gòu)龐大，對(duì)人事檔案管理提出了較高要求?，F(xiàn)有的檔案管理方式為傳統(tǒng)型管理方式，檔案管理員都為兼職工作人員，在檔案查閱、借閱、政審、組織考察等工作中仍是調(diào)閱紙質(zhì)檔案的方式，傳統(tǒng)的管理方式不僅降低了工作效率，在一定程度上也存在檔案材料損壞和遺失風(fēng)險(xiǎn)。

二、信息化內(nèi)容及意義

（一）信息化的內(nèi)容

人事檔案信息化主要是指利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)，對(duì)人事和組織管理活動(dòng)中形成的人事檔案相關(guān)材料進(jìn)行收集、整合，通過(guò)對(duì)紙質(zhì)文件和電子文件的整理、保存、分析和利用，使之成為數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案信息。該信息通過(guò)有序地分類后保存于各單位的人事檔案管理部門，根據(jù)國(guó)家頒布的相關(guān)人事檔案信息化建設(shè)的相關(guān)要求和法規(guī)，對(duì)人事檔案資源統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行合理的處置、管理和利用。

（二）檔案信息化的意義

第一，可提高檔案管理和人事管理的工作效率。利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、專業(yè)軟件替代傳統(tǒng)檔案管理方式和人員操作完成對(duì)人事檔案的收集、加工和管理，對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)、重要信息和相關(guān)資料進(jìn)行整理、存儲(chǔ)、利用，這有利于控制和減少人事檔案管理工作中各種耗損，有利于人事檔案管理工作效率。利用信息化平臺(tái)檔案管理工作中可以實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息資料的快速查詢和綜合調(diào)用，便于人事和組織管理中對(duì)人才選拔、使用、調(diào)動(dòng)等工作對(duì)人員信息的使用，有利于提高人事管理的工作效率。

第二，可提高檔案信息的真實(shí)性和完整性。人事檔案管理工作的主要工作是真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的記錄信息和收集數(shù)據(jù)，人事檔案數(shù)字化可通過(guò)先進(jìn)技術(shù)和高科技手段，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行信息化加工，形成數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)，生成電子版檔案資料，大幅度提升了檔案的完整性，進(jìn)而確保了檔案管理工作的真實(shí)性。數(shù)字化的檔案管理立足于標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的數(shù)字平臺(tái)和智能模式開(kāi)展相關(guān)工作，這不但有效提升了檔案資料在收集、加工和處理上的完整性，還通過(guò)專業(yè)化軟件和云計(jì)算方式做到了檔案信息基本型內(nèi)容和結(jié)構(gòu)性構(gòu)成方面的真實(shí)性、完整性，為開(kāi)辟檔案管理工作新局面提供了可能性和可行性。

第三，可推進(jìn)人事管理工作的改革進(jìn)程。立足于信息化平臺(tái)的檔案工作可以為干部管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和現(xiàn)代化的支持，可以通過(guò)信息化的檔案管理工作新體系，更好地覆蓋職工工作現(xiàn)狀考核、職稱晉升、崗位調(diào)動(dòng)、招聘退休、職位任免、薪資調(diào)整、待遇變動(dòng)等環(huán)節(jié)和過(guò)程，形成各種工作和各種評(píng)價(jià)中真實(shí)、綜合的堅(jiān)定基礎(chǔ)，并做到多主題、多過(guò)程、全方位地綜合運(yùn)用，為人事管理工作改革提供了專業(yè)化的支持，將檔案管理工作的價(jià)值發(fā)揮到最大范圍和最佳水平。

三、信息化目標(biāo)

1.將人事檔案材料通過(guò)信息化手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息，對(duì)于后期接收的人事檔案材料，及時(shí)進(jìn)行數(shù)字化處理。

2.建立人事檔案信息的共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息及工作的網(wǎng)絡(luò)化。

3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化人事檔案的監(jiān)督與檢測(cè)，保證數(shù)據(jù)及人事檔案的安全。

4.加強(qiáng)對(duì)人事檔案的信息化培訓(xùn)，提高人事檔案的管理水平，提升人事檔案的電子化管檔管理水平，加快建設(shè)人事檔案的信息化工作。

四、信息化方案

（一）工作方式

1.信息化軟件開(kāi)發(fā)。根據(jù)國(guó)家《國(guó)有企業(yè)采購(gòu)管理規(guī)范》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DB/T33870-2017）和集團(tuán)公司《招標(biāo)工作管理辦法》的相關(guān)內(nèi)容和要求，擬將人事檔案信息化工作外包給具有涉密信息系統(tǒng)集成資質(zhì)和國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)的單位，由其開(kāi)發(fā)集團(tuán)人事檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)。

2.檔案掃描。按照人事檔案管理權(quán)限，管檔單位根據(jù)干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范及軟件要求自行選擇掃描方式并將數(shù)字檔案上傳集團(tuán)、股份人事檔案信息化系統(tǒng)。

（二）工作流程

1.試點(diǎn)。擬選定集團(tuán)、股份機(jī)關(guān)檔案室為試點(diǎn)單位優(yōu)先開(kāi)展信息化工作，以點(diǎn)帶面全面開(kāi)展集團(tuán)人事檔案信息化工作，完成機(jī)關(guān)人事檔案室的檔案掃描及軟件開(kāi)發(fā)工作。

2.全面推廣。在試點(diǎn)工作的基礎(chǔ)上，完成集團(tuán)所屬單位人事檔案的掃描工作和檔案信息化工作室搭建、人員培訓(xùn)等工作。

3.健全制度建設(shè)。總結(jié)集團(tuán)日常人事檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，提煉外包機(jī)構(gòu)檔案信息化的專業(yè)做法，制訂《人事檔案信息化管理辦法》，不斷鞏固和提高集團(tuán)人事檔案管理水平。

五、信息化的保障措施

（一）人才隊(duì)伍建設(shè)

人事檔案信息化的推進(jìn)，人才隊(duì)伍建設(shè)是關(guān)鍵。首先，要政治素養(yǎng)過(guò)硬、綜合素質(zhì)高的工作人員進(jìn)行檔案管理工作，持續(xù)引入高素質(zhì)人才，同時(shí)給予人才合適的薪資待遇，以激勵(lì)人才更高的工作積極性和主動(dòng)性。其次，不定期或者定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，開(kāi)展專業(yè)知識(shí)、技能實(shí)操、法律知識(shí)及網(wǎng)絡(luò)安全管理等培訓(xùn)，做好技術(shù)經(jīng)驗(yàn)交流，不斷增強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)。

（二）資金投入

為保障檔案信息化工作的順利推進(jìn)，還需加大資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。相關(guān)部門應(yīng)適當(dāng)分配資源，可以保證檔案管理部門資金充足，推動(dòng)基礎(chǔ)設(shè)施構(gòu)建全面開(kāi)展。在引入專業(yè)化的檔案管理軟件的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分融合實(shí)際情況，通過(guò)發(fā)展要求，開(kāi)發(fā)諸多人事檔案管理軟件，構(gòu)成人員學(xué)歷、身份等于一體的統(tǒng)計(jì)信息平臺(tái)，達(dá)到數(shù)據(jù)綜合查找于共享等，保證人事檔案管理安全，持續(xù)提高信息安全管理水平與動(dòng)態(tài)化管理質(zhì)量。

（三）制定發(fā)展規(guī)劃

在人事制度改革背景下開(kāi)展人事檔案管理信息化建設(shè)，需深入研究醫(yī)療改革的發(fā)展趨勢(shì)，根據(jù)集團(tuán)現(xiàn)狀，制定人事檔案信息化發(fā)展規(guī)劃，制定出合理的查閱、調(diào)用、轉(zhuǎn)入和轉(zhuǎn)出檔案信息管理制度，以免出現(xiàn)隨意篡改或者編造檔案的行為、泄密和丟失檔案，從而確保人事檔案管理制度的完整性，將風(fēng)險(xiǎn)系數(shù)降至最低，增加檔案資料利用效率和安全性。此外，應(yīng)以檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用為核心，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，積極推進(jìn)人事檔案資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，建立電子檔案管理標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、功能完善、安全可靠的模式，開(kāi)展人事檔案誰(shuí)抓、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，促進(jìn)人事檔案管理工作持續(xù)、快速、健康發(fā)展，以適應(yīng)信息化發(fā)展的需求。