鐵路部門檔案管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

徐玲 中國(guó)鐵路廣州局集團(tuán)公司檔案史志室

鐵路部門檔案作為國(guó)家檔案資源的重要組成部分，具有極高的信息價(jià)值和證據(jù)價(jià)值；鐵路建設(shè)單位項(xiàng)目檔案作為鐵路部門檔案資源的重要組成部分，具有重要的證據(jù)價(jià)值和利用價(jià)值。

一、鐵路部門檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）日常管理松懈

由于鐵路項(xiàng)目檔案涉及整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)，在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，需要對(duì)施工過(guò)程的各個(gè)工序進(jìn)行詳細(xì)記錄。但在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中，部分參建單位一味強(qiáng)調(diào)建設(shè)進(jìn)度，對(duì)項(xiàng)目檔案的日常收集整理疏于管理，往往想到哪記錄到哪，造成日常資料收集不完整。往往直至項(xiàng)目建設(shè)收尾階段，方才組織人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集整理，導(dǎo)致項(xiàng)目文件收集不齊全，數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確，簽章手續(xù)不完備等弊端。

（二）信息化程度低

當(dāng)今世界進(jìn)入大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，檔案工作的信息化已經(jīng)成為大勢(shì)所趨?？墒?，由于鐵路項(xiàng)目檔案載體及硬件原因，項(xiàng)目檔案的開(kāi)發(fā)利用與現(xiàn)實(shí)發(fā)展需求之間還存在很大差距。首先由于檔案的保密性要求，導(dǎo)致檔案資源電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度低。其次，項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)不夠完善。項(xiàng)目文件的形成多為紙質(zhì)，后期檔案管理，僅僅是將檔案目錄電子化，或?qū)⒃屑堎|(zhì)檔案通過(guò)掃描等方式轉(zhuǎn)化為電子照片，沒(méi)有對(duì)電子檔案資源利用環(huán)境進(jìn)行重新搭建，使檔案資源信息化往往只是作為一種設(shè)想，沒(méi)有進(jìn)行實(shí)施，由于信息化工作跟不上，檔案的開(kāi)發(fā)與利用一般還是停留在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理與利用方式，檔案資源的利用率低下實(shí)屬必然。從某種程度來(lái)講，信息化建設(shè)工作滯后已經(jīng)成為制約鐵路項(xiàng)目檔案管理水平提升的一大瓶頸，此說(shuō)并不為過(guò)。

（三）專業(yè)人才缺乏

檔案管理關(guān)鍵在人，特別是檔案管理的信息化，要求更要擁有具備專業(yè)技能的人才。然而，在一般人的認(rèn)知中，項(xiàng)目檔案管理工作就是對(duì)項(xiàng)目文件、圖紙進(jìn)行簡(jiǎn)單的收集、整理、保管。但實(shí)際上，項(xiàng)目檔案管理涉及很多工程建設(shè)相關(guān)知識(shí)，例如施工方案是否完備，技術(shù)交底是否到位，檢驗(yàn)批數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確等等。這都需要項(xiàng)目檔案管理人員不僅具備檔案管理知識(shí)，還需要具備相應(yīng)的建設(shè)工程管理專業(yè)知識(shí)，成為掌握信息化技術(shù)的專業(yè)能人。在目前的鐵路項(xiàng)目檔案管理工作中，從專業(yè)結(jié)構(gòu)看，來(lái)自文史學(xué)科的相關(guān)專業(yè)人員居多，真正懂專業(yè)、懂信息化技術(shù)的人員缺少，知識(shí)結(jié)構(gòu)不盡合理；從年齡結(jié)構(gòu)看，30歲以下的年輕人少，45歲以上的人員占絕大多數(shù)，知識(shí)老化、觀念老化現(xiàn)象甚為嚴(yán)重。

二、解決鐵路部門檔案管理中存在問(wèn)題的對(duì)策

（一）從管理制度入手，實(shí)現(xiàn)管理標(biāo)準(zhǔn)化

檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范主要包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范是檔案信息化建設(shè)的綱領(lǐng)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的先決條件。在信息化時(shí)代，檔案信息的共享與傳遞更是依托于這一先決條件。由于計(jì)算機(jī)型號(hào)的差異、配置的高低端不同、軟件兼容與否等問(wèn)題，給檔案信息的收集、整理、傳遞、利用帶來(lái)了諸多不便。因此，要保證項(xiàng)目檔案信息化順利實(shí)施，就必須建立統(tǒng)一的電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，搭建統(tǒng)一的電子檔案信息平臺(tái)，使電子文件所使用的軟件系統(tǒng)保持一致，電子檔案的收集、提取方式保持一致。只有這樣，才能達(dá)到電子檔案從現(xiàn)場(chǎng)收集到歸檔管理的無(wú)縫對(duì)接。

（二）從管理創(chuàng)新入手，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化

一是檔案管理思路要?jiǎng)?chuàng)新。為了更好地服務(wù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)發(fā)展，檔案管理人員就必須解放思想、開(kāi)拓思路，樹(shù)立創(chuàng)新意識(shí)。二是檔案信息資源要?jiǎng)?chuàng)新。檔案信息資源是檔案開(kāi)發(fā)利用的主體，也是創(chuàng)新工作的基礎(chǔ)。應(yīng)用信息化技術(shù)手段，既能把檔案管理人員從收集、整理、裝訂、上架等體力勞動(dòng)中解放出來(lái)，又能實(shí)現(xiàn)檔案信息互聯(lián)互通、資源共享。在檔案的形成收集、整理歸檔、參考查詢、科學(xué)編研中，應(yīng)用數(shù)字化信息技術(shù)，是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的必由之路。

（三）從培訓(xùn)教育入手，提升人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用，學(xué)科間的相互滲透、相互融合日益加深，這要求檔案管理人員既要具備扎實(shí)的檔案管理理論功底，還要擁有駕馭基礎(chǔ)計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的能力。真正做到既要能夠熟練應(yīng)用各類網(wǎng)絡(luò)辦公軟件，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸軟件，為快速、高效地開(kāi)發(fā)、利用檔案信息提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；又要掌握信息安全的必備知識(shí)。及時(shí)安裝、更新殺毒軟件，通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)、定期殺毒等技術(shù)，防止病毒入侵計(jì)算機(jī)；采取信息加密、身份認(rèn)證、防火墻等技術(shù)，防止黑客入侵。從而確保網(wǎng)絡(luò)安全，讓檔案管理工作安全可靠，切實(shí)做到萬(wàn)無(wú)一失。

三、結(jié)束語(yǔ)

隨著近年來(lái)我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)建設(shè)的飛速發(fā)展，交通強(qiáng)國(guó)鐵路先行發(fā)展戰(zhàn)略的持續(xù)深入，鐵路建設(shè)資金投入逐年加大，鐵路項(xiàng)目建設(shè)有序推進(jìn)，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案在鐵路建設(shè)、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、管理養(yǎng)護(hù)過(guò)程中發(fā)揮的作用愈加凸顯。如何有效確保鐵路建設(shè)項(xiàng)目順利建設(shè)實(shí)施，鐵路項(xiàng)目建設(shè)檔案完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范、安全，鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案的利用及時(shí)、便捷、準(zhǔn)確、高效，是目前鐵路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作者需要思考和探索的重要問(wèn)題。