檔案信息資源的整合與利用策略分析

卓淑清 梨樹(shù)縣發(fā)展和改革局科技信息中心

信息時(shí)代背景下，傳統(tǒng)的分散的檔案信息資源管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)社會(huì)需求，如何深入的發(fā)掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，完善檔案信息資源的管理程式，是檔案管理所迫切需要解決的問(wèn)題。檔案信息資源整合因其可以解決現(xiàn)在檔案利用受限，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源面向公眾的“整管整取”，而受到普遍采用。但是我國(guó)檔案信息資源整合還不成熟，迫切需要完善。檔案信息資源整合和利用的基礎(chǔ)是能夠?yàn)槊恳粋€(gè)用戶(hù)構(gòu)建一整套完善的虛擬信息體系，借助這一體系信息的需求方和提供方能夠及時(shí)的進(jìn)行溝通和交流。

一、概述

檔案信息資源的整合和利用，是指用某些方法或技術(shù)使原始的異構(gòu)，分散，無(wú)序和冗余的信息資源有計(jì)劃，通過(guò)有序組織信息整合，以形成有效集合。并使用最新的信息技術(shù)為不同的群體、不同的行業(yè)提供更加多元化的個(gè)性化服務(wù)。

二、當(dāng)前形勢(shì)下存在的問(wèn)題

（一）檔案信息資源自身的問(wèn)題

檔案信息資源整合和利用的主要目的是為了滿足用戶(hù)的需求。為了達(dá)到這種效果，有必要將其盡可能地提供給客戶(hù)提供充分的信息并減少信息中的干擾因素。實(shí)現(xiàn)檔案信息集成的主要目的是實(shí)現(xiàn)平臺(tái)有效地管理信息資源。但在現(xiàn)階段，在存儲(chǔ)文件信息時(shí)，存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)相對(duì)單一，因此無(wú)法有效滿足用戶(hù)需要從多個(gè)角度進(jìn)行選擇的需求。另外，文件信息的主要特征是保密性。在合并和使用檔案信息的過(guò)程中如何放置盡可能多的檔案的同時(shí)防止檔案信息泄漏。由于檔案信息本身的兩個(gè)性質(zhì)導(dǎo)致的矛盾性問(wèn)題對(duì)檔案信息的整合和利用產(chǎn)生了極大的困難。

（二）共享體系未得到完善

在此階段，構(gòu)建檔案共享系統(tǒng)需要最先進(jìn)的軟件技術(shù)和硬件技術(shù)。這就需要大量的人力、資金的投入。然后建立共享體系的收益很難在短時(shí)間內(nèi)顯現(xiàn)。這就阻礙了檔案產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。面對(duì)這種現(xiàn)象，要引導(dǎo)檔案行業(yè)的發(fā)展并使完整的檔案共享系統(tǒng)可以發(fā)揮特定的作用。必須是檔案信息共享體系在發(fā)展中得到一定的收益，用這項(xiàng)收益維護(hù)和管理檔案信息系統(tǒng)。

（三）檔案管理機(jī)制的問(wèn)題

檔案信息的開(kāi)發(fā)和使用當(dāng)中涉及許多主體在此階段，檔案管理部門(mén)在檔案管理方面存在一些延遲。檔案文件在歸檔和移交過(guò)程中，有需要相關(guān)部門(mén)開(kāi)出的憑證。這就限制了存檔信息的存儲(chǔ)和傳遞。現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理體制實(shí)際上存在的主要矛盾為檔案的管理工作與檔案的查看權(quán)限并未進(jìn)行有效的劃分，從而致了檔案信息資料并沒(méi)有得到有效的應(yīng)用。

（四）檔案信息資料利用率低

目前大眾對(duì)檔案資料的認(rèn)識(shí)嚴(yán)重不足，檔案管理人員缺乏檔案管理、存儲(chǔ)的知識(shí)，無(wú)法充分的發(fā)揮檔案信息的作用。因此，在檔案信息資料開(kāi)發(fā)利用的過(guò)程之中要逐步的引導(dǎo)企事業(yè)單位如何全面有效的認(rèn)識(shí)檔案信息資料的價(jià)值，通過(guò)利用已歸檔信息的來(lái)提高使用已歸檔信息的利用率。

三、現(xiàn)形勢(shì)下如何整合利用檔案信息

（一）有必要豐富收集和收集優(yōu)質(zhì)信息資源

檔案工作應(yīng)滿足社會(huì)信息需求，并為經(jīng)濟(jì)建設(shè)做出貢獻(xiàn)。檔案室有必要保存完整的、內(nèi)容豐富的、存檔合理的和有價(jià)值的資料。因此改善檔案館內(nèi)儲(chǔ)藏不足且類(lèi)別單一、存儲(chǔ)質(zhì)量不高的現(xiàn)狀可以進(jìn)一步作為改善檔案室的信息資源的目標(biāo)。

（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)、做到與時(shí)俱進(jìn)

檔案室是于開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源的場(chǎng)所。加強(qiáng)檔案信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，落實(shí)檔案信息工作的現(xiàn)代化是對(duì)歸檔信息資源的開(kāi)發(fā)利用的客觀要求和必然趨勢(shì)。伴隨著社會(huì)各領(lǐng)域的快速發(fā)展，檔案材料與日俱增。隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步，文件載體也已紙質(zhì)文件演變?yōu)楦嘈蝿?shì)的檔案發(fā)展。當(dāng)前，手工歸檔文件工作進(jìn)度緩慢且效率低下。已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿足當(dāng)前檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，整合和利用需求。因此，有必要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的信息化管理。利用信息網(wǎng)絡(luò)傳輸。通過(guò)使用科學(xué)方法和先進(jìn)技術(shù)讓檔案室作為接收和存儲(chǔ)檔案的“基地”。另外，檔案檢索工具用于記錄，搜索和報(bào)告檔案。形成電子目錄是用于管理和搜索檔案的工具。如果搜索工具不完整，結(jié)構(gòu)松散，不匹配且不科學(xué)，則檔案信息也無(wú)法得到全方位的、合理的利用。

（三）逐步實(shí)施總體規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)

檔案信息建設(shè)逐步標(biāo)準(zhǔn)化，但是從質(zhì)量上說(shuō)，檔案信息管理系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程，只有在認(rèn)真周全的計(jì)劃和詳細(xì)的執(zhí)行策略完成后，才能最終實(shí)現(xiàn)的構(gòu)造和預(yù)期的使用效果。根據(jù)有關(guān)的單位在各種類(lèi)型的信息系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)化配置方面積累的經(jīng)驗(yàn)，可以將其分為四個(gè)步驟：第一步是將檔案管理與Internet相結(jié)合，技術(shù)專(zhuān)家和學(xué)者制定了檔案信息管理的總體標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)涵蓋了用于建立檔案信息系統(tǒng)的技術(shù)術(shù)語(yǔ)。并在施工過(guò)程中采用整體框架結(jié)構(gòu)；第二步是文件信息。信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中使用的基本技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)（例如基本網(wǎng)絡(luò)設(shè)計(jì)）實(shí)施系統(tǒng)內(nèi)采用的既定標(biāo)準(zhǔn)，通信標(biāo)準(zhǔn)等；第三步是確定文件。信息系統(tǒng)管理準(zhǔn)則完成部署后，第四步是創(chuàng)建相同的文件。信息系統(tǒng)采用的用于通信和共享的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)。施工完經(jīng)過(guò)一系列標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)后，歸檔的信息資源為檔案信息資源的進(jìn)一步利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（四）加強(qiáng)管理，促進(jìn)各部門(mén)之間的合作

檔案信息資源的整合實(shí)質(zhì)上是構(gòu)建社會(huì)信息系統(tǒng)的一部分。在建立檔案信息系統(tǒng)的過(guò)程中信息系統(tǒng)作為一個(gè)整體，可以被各個(gè)部門(mén)共享。在某種程度上存檔信息整合的關(guān)鍵是將這項(xiàng)工作添加到我國(guó)整個(gè)社會(huì)信息的建設(shè)中。具體的實(shí)現(xiàn)方法如下：實(shí)現(xiàn)文件信息配置并作為電子政務(wù)變革的一部分，建立記錄管理部門(mén)。必須與其他政府管理部門(mén)的信息系統(tǒng)集成。允許將存檔信息輸入政府其他部門(mén)的標(biāo)準(zhǔn)線循環(huán)。其次，檔案館在建設(shè)過(guò)程中必須與其他公共服務(wù)部門(mén)合作。例如圖書(shū)館，人才服務(wù)中心和就業(yè)市場(chǎng)和其他部門(mén)進(jìn)行了深入的合作，以形成本地信息交流。以文化交流為中心，以便來(lái)自特定區(qū)域的信息可以在這些區(qū)域中進(jìn)行傳播，以提高使用存檔信息的效率。為檔案信息資源的共享和進(jìn)一步利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。