基于辦公室文書檔案收集與管理途徑的探究

張媛媛 北京東方石油化工有限公司

辦公室文書檔案的收集階段，能夠讓所有辦公室工作人員自主提交，或者由檔案收集系統(tǒng)參與工作，而歸檔工作中需要根據(jù)已經(jīng)建成的專業(yè)工作模式和檔案目錄，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案或者電子檔案科學(xué)調(diào)配，由專門建成的檔案存儲(chǔ)空間存儲(chǔ)，以方便后續(xù)信息查找。由于檔案管理工作較為煩瑣，所以當(dāng)前的工作過程中，會(huì)出現(xiàn)檔案遺失或者存儲(chǔ)區(qū)域錯(cuò)誤的問題。

一、文書檔案收集和歸檔中存在的問題

（一）重視力度較低，管理意識(shí)差

檔案管理人員對(duì)于文書檔案收集和歸檔重視力度普遍偏低，工作積極性堪憂，使得管理工作落實(shí)存在較大問題。加之很多管理人員自身管理意識(shí)的缺失，在檔案管理中只注重重要文件，忽略了其他文件資料的作用，導(dǎo)致檔案收集和歸檔存在不全面、不完善性，影響了文書檔案管理的效率和質(zhì)量，降低了檔案的真實(shí)性和有效性，并致使文書檔案的實(shí)際作用得不到充分發(fā)揮和體現(xiàn)，對(duì)工作的開展帶來了一定影響。

（二）對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不夠

部分企業(yè)的管理者對(duì)文書檔案管理工作的重視程度不夠，導(dǎo)致檔案沒有發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值和作用。不少企業(yè)對(duì)辦公室文書檔案管理工作投入的資金和人力資源遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于企業(yè)發(fā)展的需要，導(dǎo)致很多信息沒有被合理運(yùn)用。在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，企業(yè)之間的競(jìng)爭(zhēng)也是合理利用信息的競(jìng)爭(zhēng)。公司管理層沒有給予檔案管理工作足夠的重視，底層的工作人員難以將檔案信息的價(jià)值發(fā)揮出來。很多企業(yè)文書管理工作只是重視單位的紅頭文件，而對(duì)一般的文件缺乏系統(tǒng)管理的意識(shí)，這導(dǎo)致文檔管理的效率很低，質(zhì)量不高。很多文件資料時(shí)間上不連貫，文件缺頁(yè)，給資料的查閱和管理帶來很大的麻煩。

（三）監(jiān)管體系缺陷

監(jiān)管體系要能夠分析當(dāng)前所有工作部門和檔案收集與歸納系統(tǒng)之間的連接方式，并且切實(shí)落實(shí)檔案管理系統(tǒng)中各類人員的素養(yǎng)考核工作，讓最終建立的綜合性管理制度具有可利用價(jià)值。目前的機(jī)關(guān)、企業(yè)工作中，管理系統(tǒng)主要針對(duì)某些特定部門，檔案存儲(chǔ)和收集系統(tǒng)監(jiān)管不到位，同時(shí)也不注重各部門和檔案管理系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)，自然無法提高收集和存儲(chǔ)檔案的精度。

二、辦公室文書檔案收集與管理策略

（一）人員主觀能動(dòng)性提高

人員的主觀能動(dòng)性提高過程，主要通過獎(jiǎng)懲機(jī)制的建立，讓所有人員都可以更好地完成工作任務(wù)。比如針對(duì)檔案管理系統(tǒng)中的人員，對(duì)其懲罰措施是，當(dāng)發(fā)現(xiàn)獲得的某文書檔案無法存儲(chǔ)，或者數(shù)據(jù)的本身精度不足時(shí)，則需要對(duì)該檔案?jìng)渥⒒蛘邔⒃搯栴}提交給相關(guān)檔案發(fā)出部門的領(lǐng)導(dǎo)者，完成該工作時(shí)，即使后續(xù)檔案處理和應(yīng)用中發(fā)現(xiàn)問題也依然對(duì)其懲罰，當(dāng)出現(xiàn)檔案明顯存在問題或者存在工作不對(duì)接的問題時(shí)，要研究其個(gè)人素質(zhì)是否能夠勝任崗位要求，當(dāng)發(fā)現(xiàn)能夠達(dá)到工作目的，但是未能將存在的問題處理或者反饋時(shí)，則依然要對(duì)其處罰，采用該方法可以讓人員的責(zé)任感逐漸提升。對(duì)于獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，包括檔案的后續(xù)審查工作完成、個(gè)人工作素質(zhì)的明確等，可通過建立的考核機(jī)制、內(nèi)部檢查機(jī)制、后續(xù)分析機(jī)制等，研究所有的數(shù)據(jù)類型，當(dāng)發(fā)現(xiàn)現(xiàn)有的實(shí)際工作質(zhì)量和工作素養(yǎng)，已經(jīng)通過了當(dāng)前制定的綜合性考核，可通過讓其晉升的方法，讓人員更為主動(dòng)高效地提高個(gè)人素養(yǎng)，達(dá)到大幅提高工作人員主觀能動(dòng)性的目的。

（二）完善相應(yīng)管理制度

管理制度的建立對(duì)于保證文書檔案收集和歸檔工作的質(zhì)量有著重要意義。企業(yè)需要結(jié)合自身實(shí)際情況建立符合自身需求的文書檔案收集和歸檔管理制度，并在不斷學(xué)習(xí)和借鑒中完善管理制度的相關(guān)內(nèi)容。同時(shí)，文書檔案管理人員還需要明確各檔案資料的收集和歸檔范圍，以保證文書檔案能夠及時(shí)歸檔。文書檔案單位還可以成立監(jiān)督管理小組，以便對(duì)文書檔案收集與歸檔工作進(jìn)行定期監(jiān)督與檢查，以此來提升文書檔案工作人員的積極性與主動(dòng)性。

（三）明晰收集與歸檔主體

企業(yè)文書檔案資料來源廣泛，內(nèi)容龐雜，要進(jìn)一步明確企業(yè)文書檔案收集歸檔的參與者主體責(zé)任，要從傳統(tǒng)的重整理、保管向參與、質(zhì)量管控并重，變傳統(tǒng)的被動(dòng)接收向主動(dòng)上門收集為主，由等待歸檔向前端控制轉(zhuǎn)變，從而明晰各個(gè)參與主體的責(zé)任和范圍。堅(jiān)持以檔案管理部門收集歸檔為主的基礎(chǔ)上，充分調(diào)動(dòng)各部門兼職檔案管理人員的職責(zé)范圍。

（四）關(guān)鍵：“以我為主”立卷

辦公室文件管理者進(jìn)行立卷時(shí)，應(yīng)確保文件資料的完整規(guī)范，堅(jiān)持“以我為主”立卷原則，從文書內(nèi)容及時(shí)間等方面，保持文件前后歷史聯(lián)系。因此，要確保辦公室文件資料的完整、齊全。要從文書檔案后期的利用為視角，既要做好案卷題名編寫的規(guī)范、簡(jiǎn)練，也要求檔案管理部門及人員增強(qiáng)工作主動(dòng)性，加強(qiáng)文書資料收集、鑒定等工作指導(dǎo)、培訓(xùn)，提升文書工作者的檔案意識(shí)和檔案水平。文書檔案規(guī)范化管理的目的和要求，就是要加強(qiáng)文書工作的規(guī)范化，最大限度地實(shí)現(xiàn)文書檔案檢索便利化、案卷完整性及價(jià)值最大化。因此，要始終堅(jiān)持“以我為主”立卷歸檔原則，即，辦公室文件資料形成的歸檔文件應(yīng)以單位形成文件為主，這也是文書檔案規(guī)范化管理所要遵守的一項(xiàng)重要原則。具體來說，既要把握文書檔案立卷歸檔工作的時(shí)效性，及時(shí)完成階段性文書檔案歸檔、立卷工作；也要明確文書檔案立卷歸檔重點(diǎn)和要求，堅(jiān)持“以我為主”原則下，從內(nèi)容、形式、功能等方面區(qū)分文件資料的差異，減少文書檔案重復(fù)歸檔，提升文書檔案管理質(zhì)效。此外，還要嚴(yán)格保障文書檔案全宗完整性。采取“一事一檔”做好單位文件資料的整理立卷工作。

（五）利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)進(jìn)行資料收集，提高檔案管理水平

在信息化背景下，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)運(yùn)營(yíng)中不可或缺的組成部分，通過辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠更好的提升文書檔案管理效率，削減檔案收集和歸檔的復(fù)雜性。鑒于此，檔案管理人員要對(duì)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)熟練操作和掌握，設(shè)置辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的賬戶權(quán)限，以便在系統(tǒng)中對(duì)上級(jí)要求和批示的文件進(jìn)行查看。文書檔案管理人員如果完成相關(guān)辦理事項(xiàng)，一定要及時(shí)向相關(guān)部門進(jìn)行材料收集，不可存在拖后或者延誤，以避免文書檔案資料信息出現(xiàn)缺失或者不全，影響收集和歸檔效果。另外，工作人員還應(yīng)做好文書檔案的編研工作，加強(qiáng)編制專題的應(yīng)用效率，幫助管理人員更好地進(jìn)行工作開展，促使部門及其相關(guān)工作人員明確文書檔案收集和歸檔的重要性，保證文書檔案管理工作的有序開展，促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室文書檔案的收集和歸檔工作中，目前存在的主要問題包括工作人員的主觀能動(dòng)性較低、管理系統(tǒng)不健全、工作人員的管理強(qiáng)度較低等。針對(duì)存在各類問題的解決方法包括獎(jiǎng)懲機(jī)制的合理建設(shè)、專業(yè)化工作管理模式的健全、針對(duì)個(gè)人素質(zhì)的定期或不定期考核等，讓所有人員都能夠通過對(duì)于個(gè)人素質(zhì)的提高了解當(dāng)前存在的工作問題和缺陷，并制定相應(yīng)的改革方案。