高速公路人事檔案精細(xì)化管理的實(shí)踐探析

王素湘 湖南省高速公路集團(tuán)有限公司湘西分公司

現(xiàn)如今，高速公路人事檔案管理模式逐漸更新，有的單位依托第三方人事代理機(jī)構(gòu)對(duì)本單位的人事檔案經(jīng)行管理的模式，人事代理機(jī)構(gòu)對(duì)各單位人事檔案進(jìn)行規(guī)范化整理和數(shù)字化管理，提高了人事檔案的綜合利用率，但是由于第三方代理機(jī)構(gòu)無(wú)法在第一時(shí)間收集到并更新員工的材料信息，對(duì)單位調(diào)查利用人事檔案的準(zhǔn)確性上有一定影響。因此，如何既利用到第三方代理機(jī)構(gòu)的規(guī)范化整理優(yōu)勢(shì)，又及時(shí)掌握員工動(dòng)態(tài)的人事變化信息，對(duì)高速公路人事檔案精細(xì)化管理對(duì)策進(jìn)行深入研究的意義重大。

一、人事檔案管理的重要性

（一）是人才資源管理利用的依據(jù)

人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，高速公路的人事檔案是在高速公路部門人才選拔、考核、培訓(xùn)、調(diào)動(dòng)過(guò)程中所形成的，是對(duì)于員工綜合素質(zhì)、思想政治水平、業(yè)務(wù)技術(shù)能力、社會(huì)關(guān)系、身體健康狀況等詳細(xì)記錄。通過(guò)對(duì)員工人事檔案資料進(jìn)行深入分析，便于掌握高速公路單位員工特點(diǎn)以及規(guī)律性因素，為人才挖掘、鑒別、培養(yǎng)和組織使用等提供可靠依據(jù)。

（二）是創(chuàng)建和諧社會(huì)的保障

員工的人事檔案是在不同時(shí)期所形成的，是員工在社會(huì)經(jīng)歷、實(shí)踐活動(dòng)中真實(shí)記錄的客觀依據(jù)，檔案可為薪酬調(diào)整、職稱評(píng)定、選人用人等提供參考，能夠有效維護(hù)職工合法權(quán)益以及推動(dòng)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展。

二、高速公路人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人事檔案信息不完整

高速公路人事檔案分類類別多，收集整理歸檔難度較大，比如職工參加工作的材料，許多員工未能及時(shí)將材料上交人事部門歸檔，導(dǎo)致與其后續(xù)所列的工作經(jīng)歷不一致；學(xué)歷材料的審核認(rèn)定方面，如無(wú)法提供相應(yīng)學(xué)歷證明材料，人力資源管理部門需對(duì)員工學(xué)籍檔案進(jìn)行詳細(xì)記錄和核查，對(duì)檔案記錄中的學(xué)習(xí)成績(jī)、在校表現(xiàn)能力等檔案材料與相關(guān)網(wǎng)站查詢的信息經(jīng)行匹配，據(jù)此判斷學(xué)歷材料的真實(shí)性，在此過(guò)程中需耗費(fèi)大量時(shí)間。另外，在員工跨單位調(diào)動(dòng)、職位任職等方面，也需對(duì)員工檔案資料進(jìn)行審核認(rèn)定，如果證明資料不完善，則需要向相關(guān)單位調(diào)取或補(bǔ)充相應(yīng)材料，否則導(dǎo)致員工任職經(jīng)歷資料不完整?，F(xiàn)如今，單位人事工作管理精細(xì)化水平不斷提高，不同崗位員工的薪酬水平差異逐漸增大，在企業(yè)中，定崗定薪即要求根據(jù)員工不同崗位任務(wù)和工作能力等，對(duì)薪酬標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行調(diào)整，如果人事檔案信息更新不及時(shí)，或者信息缺失，則影響對(duì)員工工作能力的準(zhǔn)確判斷，直接影響到員工薪酬待遇。

（二）部分人事檔案記錄真實(shí)性無(wú)法保證

在人事檔案中，人事管理單位重收集輕甄別，在員工基本資料中，是否有單位管理部門和組織對(duì)于員工的評(píng)價(jià)和意見，材料的形成流程是否符合相關(guān)程序，都是需要對(duì)材料進(jìn)行進(jìn)一步審核?，F(xiàn)如今，部分單位在作單位意見或者組織意見時(shí)，沒(méi)有對(duì)相關(guān)資料的真實(shí)性進(jìn)行評(píng)價(jià)，一般僅對(duì)員工績(jī)效進(jìn)行評(píng)估，人事檔案記錄不統(tǒng)一，參考價(jià)值較低。

（三）人事檔案信息資料開發(fā)利用率較低

在人事檔案中，檔案查詢的利用較高，而對(duì)人事檔案信息的歸納分析應(yīng)用價(jià)值比較低，并且沒(méi)有經(jīng)過(guò)系統(tǒng)數(shù)據(jù)收集。高速公路人事部門在提取這類資料信息時(shí)，需耗費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行數(shù)據(jù)收集、整理、篩選等，可能會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案造成損壞，同時(shí)工作效率比較低。這就要求人事部門提前做好規(guī)劃，明確目標(biāo)，在接收到員工的提供的人事材料時(shí)，首先進(jìn)行材料甄別、然后提取關(guān)鍵數(shù)據(jù)、錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，最后形成信息庫(kù)，為將來(lái)的信息開發(fā)利用做準(zhǔn)備。

三、高速公路人事檔案信息開發(fā)利用措施

（一）積極完善人事檔案信息

在高速公路員工日常工作中，會(huì)產(chǎn)生薪酬調(diào)整、崗位任職調(diào)動(dòng)等信息，員工實(shí)踐變動(dòng)速度較快，在人事檔案管理中，也應(yīng)及時(shí)進(jìn)行材料補(bǔ)充更新，為人才資源開發(fā)奠定基礎(chǔ)。（1）在對(duì)員工人事信息進(jìn)行記錄時(shí)，要求及時(shí)調(diào)入完善學(xué)籍檔案、補(bǔ)充完善進(jìn)入高速公路單位之前的系列材料等。（2）完善人才崗位記錄信息，對(duì)員工崗位調(diào)動(dòng)情況做好詳細(xì)記錄，并提供崗位調(diào)動(dòng)材料，將其作為人事檔案資料核實(shí)的重要依據(jù)。（3）員工人事檔案記錄時(shí)，不僅需記錄員工的學(xué)位、學(xué)歷，同時(shí)還需對(duì)其現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)材料和獎(jiǎng)懲材料的信息進(jìn)行記錄。

（二）甄別人事檔案材料

人事檔案可為企業(yè)組織選人用人、崗位分類提供參考，一方面人事管理部門需廣泛收集員工信息材料，做好分類整理，對(duì)工作崗位所要求的能力要求與人事檔案中所記錄的員工工作能力進(jìn)行比較；另一方面做好人事檔案材料的真實(shí)性審核，保留員工對(duì)于人事檔案的知情權(quán)和異議權(quán)，如果其對(duì)于人事檔案有異議，則可提供相關(guān)資料進(jìn)行證明，糾正人事檔案中的失真信息。

（三）突出人事檔案實(shí)用性內(nèi)容

高速公路人事檔案應(yīng)做好個(gè)性化記錄工作，檔案材料可真實(shí)反映出員工的個(gè)性化特征，便于人才分類與開發(fā)。對(duì)此，人事檔案精細(xì)化管理中，需做好檔案分類處理工作，根據(jù)企業(yè)發(fā)展要求，對(duì)于所需求的不同人才，收集不同的檔案資料，并應(yīng)用適宜的管理標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案能夠反映出員工綜合能力。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文主要對(duì)高速公路人事檔案精細(xì)化管理對(duì)策進(jìn)行了詳細(xì)探究。在高速公路企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理中，通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理，能夠?yàn)槿瞬胚x拔、崗位調(diào)整、職稱評(píng)定等提供可靠依據(jù)，對(duì)此，必須高度重視高速公路人事檔案管理，融入精細(xì)化管理理念，完善人事檔案信息，考察人事檔案信息的真實(shí)性，突出人事檔案實(shí)用性內(nèi)容，提高高速公路人事檔案管理水平。