淺談郵政ERP模塊應(yīng)用問(wèn)題

劉媛媛 中國(guó)郵政集團(tuán)有限公司張家口市分公司

一、前言

當(dāng)前通訊信息技術(shù)的飛速發(fā)展，使得郵政企業(yè)面臨著傳統(tǒng)業(yè)務(wù)市場(chǎng)需求下滑、業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)急需轉(zhuǎn)型等嚴(yán)峻的外部環(huán)境。郵政企業(yè)傳統(tǒng)的粗放型管理已無(wú)法適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代化郵政的需要。如何在積極拓展業(yè)務(wù)新的發(fā)展模式和重點(diǎn)的同時(shí)，用新的手段優(yōu)化、提升郵政企業(yè)的管理水平，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力，更加有效地控制企業(yè)財(cái)務(wù)成本，成為各級(jí)郵政企業(yè)越發(fā)重視的管理問(wèn)題。自2015年郵政企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)管理以來(lái)，信息化建設(shè)和集成化管理有效地發(fā)揮出企業(yè)內(nèi)外部資源、人員的實(shí)際作用，有效降低了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本。

二、ERP系統(tǒng)對(duì)于郵政企業(yè)成本精細(xì)化管理的作用

ERP是一種新型的企業(yè)資源計(jì)劃。使用我們自己的技術(shù)來(lái)協(xié)調(diào)，計(jì)劃和集成各種內(nèi)部資源，包括人員，財(cái)務(wù)，材料和信息。為決策者提供全面、徹底的解決綜合成本等核心問(wèn)題的方法，提高經(jīng)營(yíng)效率和資本運(yùn)作。ERP是衡量企業(yè)現(xiàn)代化管理水平的尺度。ERP財(cái)務(wù)相關(guān)軟件系統(tǒng)旨在加強(qiáng)成本核算工作，提高社會(huì)效益。主要包括財(cái)務(wù)專業(yè)成本核算和公司財(cái)務(wù)管理模式兩部分。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)的功能是記錄、計(jì)算、反映和綜合分析部分資金的流量。管理的主要功能是根據(jù)財(cái)務(wù)專業(yè)成本核算對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行詳細(xì)分析，從而推動(dòng)相關(guān)管理模式和控制活動(dòng)的發(fā)展。

（一）ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確化

主要財(cái)務(wù)功能模塊已發(fā)布。上述新功能和模塊的引入和擴(kuò)展進(jìn)一步發(fā)展了金融信息技術(shù)，從初始應(yīng)收賬款，應(yīng)付賬款，固定資產(chǎn)，管理會(huì)計(jì)，總分類(lèi)賬模塊到后來(lái)的內(nèi)部交易，合并報(bào)表，資本管理，預(yù)算模塊等等。關(guān)于數(shù)量，財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性大大提高。

（二）ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了企業(yè)對(duì)成本費(fèi)用的動(dòng)態(tài)分析和優(yōu)化決策

ERP系統(tǒng)充分利用了收集和共享有關(guān)公司和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的信息的概念。財(cái)務(wù)部門(mén)可以更準(zhǔn)確地計(jì)算各專業(yè)的消耗和公司的運(yùn)營(yíng)情況，進(jìn)一步優(yōu)化各個(gè)專業(yè)和級(jí)別的成本，分析基本成本。ERP系統(tǒng)的功能可以分析并掌握當(dāng)月ERP系統(tǒng)實(shí)施中每個(gè)綜合成本中心綜合成本狀況的情況，為詳細(xì)分析綜合總體成本奠定理論基礎(chǔ)；根據(jù)點(diǎn)群所覆蓋的最終數(shù)據(jù)相關(guān)信息，找出企業(yè)自身綜合成本上升或下降的根本原因，并促進(jìn)全面的成本管理中相對(duì)先進(jìn)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)在未來(lái)的階段不斷發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)和實(shí)現(xiàn)短期目標(biāo)提供更多參考。從這個(gè)角度來(lái)看，ERP系統(tǒng)可以有效地鏈接公司部門(mén)職責(zé)在內(nèi)的各種類(lèi)型的信息，努力實(shí)現(xiàn)負(fù)責(zé)公司和財(cái)務(wù)部門(mén)的業(yè)務(wù)運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化，并減少綜合分析的工作量。公司總成本的主要要素中的每個(gè)環(huán)節(jié)的總成本控制可以反映出實(shí)現(xiàn)高效率的特征。

（三）業(yè)財(cái)協(xié)同，強(qiáng)化了業(yè)務(wù)系統(tǒng)端各個(gè)節(jié)點(diǎn)的財(cái)務(wù)管理基礎(chǔ)工作

通過(guò)持續(xù)訪問(wèn)ERP系統(tǒng)的各個(gè)子模塊，業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)部門(mén)將共同努力，不斷改善其基礎(chǔ)管理系統(tǒng)，包括基本財(cái)務(wù)規(guī)范，業(yè)務(wù)操作程序和績(jī)效評(píng)估策略，并嚴(yán)格監(jiān)督實(shí)施。你應(yīng)該。ERP實(shí)現(xiàn)了金融業(yè)務(wù)的整合，單點(diǎn)數(shù)據(jù)錄入可以共享資源。它以基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性為前提，并且如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，則即使進(jìn)行更嚴(yán)格的處理和分析也是沒(méi)有意義的。因此，在系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，有必要建立嚴(yán)格的基本操作流程規(guī)范和相應(yīng)的績(jī)效考核體系：嚴(yán)格的預(yù)培訓(xùn)，崗位資格認(rèn)定→嚴(yán)格的認(rèn)證管理，密碼管理和定期更新→主管審查和輸入數(shù)據(jù)→用戶信息比較→財(cái)務(wù)人員合理地分析結(jié)果→每個(gè)模塊的主要用戶定期檢查系統(tǒng)并實(shí)施反饋。

（四）ERP系統(tǒng)幫助實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)功能轉(zhuǎn)型

郵政企業(yè)的生產(chǎn)特點(diǎn)是全程全網(wǎng)聯(lián)合作業(yè)，使得傳統(tǒng)郵政財(cái)務(wù)管理偏粗放型，專業(yè)核算及專業(yè)化經(jīng)營(yíng)困難。ERP系統(tǒng)上線后，對(duì)成本核算分專業(yè)、分環(huán)節(jié)、分明細(xì)段，把傳統(tǒng)的成本費(fèi)用細(xì)分到各專業(yè)核算中心，誰(shuí)受益誰(shuí)分?jǐn)偝杀荆沟秘?cái)務(wù)費(fèi)用核算更加專業(yè)化、具體化，為企業(yè)發(fā)展決策提供了更有說(shuō)服力的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。ERP系統(tǒng)對(duì)組織，客戶，供應(yīng)商和產(chǎn)品的主數(shù)據(jù)以及諸如客戶欠款，應(yīng)付賬款和庫(kù)存之類(lèi)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行集中和標(biāo)準(zhǔn)化。各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)已在將來(lái)得到了極大擴(kuò)展。有必要不斷尋求這些數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用，以為企業(yè)精細(xì)化管理和促進(jìn)精細(xì)化管理奠定基礎(chǔ)。通過(guò)ERP預(yù)算管理和分析功能，可以自動(dòng)收集預(yù)算的基本數(shù)據(jù)，以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)預(yù)算與運(yùn)營(yíng)，資本和投資之間的數(shù)據(jù)檢查和管理分析。結(jié)合ERP的資金分類(lèi)功能，加強(qiáng)資金數(shù)據(jù)的多維，多層次應(yīng)用，促進(jìn)基金管理水平的提高。使用管理會(huì)計(jì)功能，對(duì)專業(yè)，鏈接，產(chǎn)品，渠道和資源利用功能進(jìn)行多維損益分析，并將傳統(tǒng)的“簿記財(cái)務(wù)”和“會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)”轉(zhuǎn)換為“價(jià)值財(cái)務(wù)”和“服務(wù)財(cái)務(wù)”。

三、ERP 管理系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

（一）系統(tǒng)建設(shè)的成本較高、周期較長(zhǎng)

ERP系統(tǒng)功能的實(shí)現(xiàn)是一個(gè)非常復(fù)雜的項(xiàng)目。但是，由于Internet業(yè)務(wù)，人員和組織的變化，ERP系統(tǒng)的功能從最初的設(shè)計(jì)方法和措施到最終的功能都發(fā)生了許多變化。應(yīng)用軟件的基本配置和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)也需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整。對(duì)于每次修訂，員工需要在一段時(shí)間內(nèi)才能掌握系統(tǒng)的工作原理。因整體的ERP系統(tǒng)涉及企業(yè)的全部人、財(cái)、物及信息的整合，是非常龐大的系統(tǒng)，需要多個(gè)子系統(tǒng)的接入支持。目前，郵政ERP系統(tǒng)主要還是財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)，其余功能模塊如人力資源系統(tǒng)、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)管理、設(shè)備物資管理等還未開(kāi)發(fā)完整。

（二）部分專業(yè)系統(tǒng)還未集成進(jìn)ERP系統(tǒng)

使用ERP系統(tǒng)功能取決于集成數(shù)據(jù)的原始狀態(tài)描述的準(zhǔn)確性。目前，還有相關(guān)專業(yè)信息無(wú)法在平臺(tái)上共享，其生產(chǎn)和運(yùn)營(yíng)沒(méi)有進(jìn)一步標(biāo)準(zhǔn)化，無(wú)法提供準(zhǔn)確，不能完整和成功的形成基本最終數(shù)據(jù)。集團(tuán)公司擁有相對(duì)固定的核心業(yè)務(wù)和工程技術(shù)人員團(tuán)隊(duì)，以直接處理系統(tǒng)中的基本操作問(wèn)題，以確保ERP系統(tǒng)的正常應(yīng)用。

（三）移動(dòng)審批及網(wǎng)絡(luò)安全

目前，ERP系統(tǒng)僅在電腦端運(yùn)行。隨著移動(dòng)辦公技術(shù)的普遍應(yīng)用，ERP系統(tǒng)的移動(dòng)審批功能需求也會(huì)愈加明顯。開(kāi)發(fā)手機(jī)APP端的ERP應(yīng)用系統(tǒng)，將成為后期系統(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行的重點(diǎn)。同時(shí)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題也應(yīng)做為重點(diǎn)防范的對(duì)象。首先，最好確保個(gè)人數(shù)據(jù)和工作數(shù)據(jù)是分開(kāi)的，最好是在不同的設(shè)備上。其次，設(shè)置強(qiáng)密碼，能夠降低移動(dòng)辦公設(shè)備被非授權(quán)訪問(wèn)的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，強(qiáng)密碼可以在一定程度上保護(hù)丟失或被盜取移動(dòng)辦公設(shè)備中的重要數(shù)據(jù)，對(duì)敏感數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，規(guī)避敏感數(shù)據(jù)泄露。最后，要求移動(dòng)辦公設(shè)備使用人員加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防范意識(shí)，不通過(guò)公共WIFI發(fā)送或打開(kāi)敏感數(shù)據(jù)，不要相信不安全的WIFI或藍(lán)牙，并在不使用時(shí)關(guān)閉它們。及時(shí)升級(jí)系統(tǒng)和軟件，特別是系統(tǒng)安全補(bǔ)丁、防病毒軟件和特征庫(kù)等。始終將移動(dòng)辦公設(shè)備放在視線范圍之內(nèi)，確保設(shè)備的物理安全。

四、運(yùn)用ERP系統(tǒng)提升成本管理水平的過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題

ERP系統(tǒng)的實(shí)施需要符合系統(tǒng)要求的特定的管理及技術(shù)環(huán)境。郵政企業(yè)實(shí)行ERP系統(tǒng)幾年來(lái)，已初見(jiàn)成效。更好地發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用，關(guān)鍵是企業(yè)要做好業(yè)務(wù)流程支撐、人力資源和組織保障、數(shù)據(jù)支持等基礎(chǔ)性工作。

（1）郵政企業(yè)有必要對(duì)各專業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行規(guī)范設(shè)計(jì)，對(duì)管理組織架構(gòu)進(jìn)行調(diào)整，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)的流程更加合理、規(guī)范，保證ERP系統(tǒng)所需基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。

（2）集團(tuán)公司負(fù)責(zé)人主導(dǎo)ERP系統(tǒng)的構(gòu)建和實(shí)施工作，包括制定切實(shí)可行的ERP構(gòu)建計(jì)劃和資金預(yù)算，選擇經(jīng)驗(yàn)豐富的ERP軟件供應(yīng)商，確定ERP系統(tǒng)實(shí)施所需的人員隊(duì)伍，協(xié)調(diào)ERP實(shí)施工作中涉及的部門(mén)管理權(quán)限調(diào)整等工作。

（3）企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，培養(yǎng)一批既懂郵政業(yè)務(wù)又精通軟件的信息化人才隊(duì)伍，與ERP軟件供應(yīng)商保持持續(xù)有效溝通，根據(jù)應(yīng)用環(huán)境的變化及時(shí)升級(jí)和改造ERP系統(tǒng)。

五、實(shí)施ERP對(duì)郵政財(cái)務(wù)管理的意義

（一）ERP系統(tǒng)擴(kuò)大了財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容

ERP擴(kuò)大了財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容，傳統(tǒng)工業(yè)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，經(jīng)濟(jì)增長(zhǎng)主要依賴廠房、機(jī)器、資金等有形資產(chǎn)。而知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)資產(chǎn)中以知識(shí)為基礎(chǔ)的專利權(quán)、商標(biāo)權(quán)、人力資源、產(chǎn)品創(chuàng)新等無(wú)形資產(chǎn)所占比重將大大提高。然而，由于無(wú)形資產(chǎn)確認(rèn)、計(jì)量的困難，傳統(tǒng)核算型軟件受到很大限制，進(jìn)行財(cái)務(wù)決策時(shí)也很少考慮這些無(wú)形資產(chǎn)。ERP系統(tǒng)除了財(cái)務(wù)系統(tǒng)外，還包括供應(yīng)鏈管理、人力資源等系統(tǒng)，可以從各方面對(duì)這些無(wú)形資產(chǎn)進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)，豐富了財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容。

（二）ERP系統(tǒng)突出財(cái)務(wù)管理的整體性

ERP系統(tǒng)突出了財(cái)務(wù)管理的整體性，ERP系統(tǒng)除了提供必須的財(cái)務(wù)報(bào)表外，還能提供多種管理性報(bào)表和查詢功能，并提供易于使用的財(cái)務(wù)模型和分析模塊，更全面地提供財(cái)務(wù)管理信息，為戰(zhàn)略決策和業(yè)務(wù)操作等各層次的管理提供服務(wù)。ERP系統(tǒng)對(duì)大量規(guī)范業(yè)務(wù)的計(jì)量都可以在初始化中加以設(shè)置，自動(dòng)生成相應(yīng)的憑證，記錄工作可由系統(tǒng)自動(dòng)完成，計(jì)算和報(bào)告中的大部分工作也能通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置而自動(dòng)完成。并且ERP系統(tǒng)的集成保證了會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性、可靠性，保障了財(cái)務(wù)管理所需信息的質(zhì)量。系統(tǒng)的實(shí)時(shí)性又保證了會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性。

（三）ERP系統(tǒng)使財(cái)務(wù)管理與生產(chǎn)管理有機(jī)結(jié)合

ERP系統(tǒng)使財(cái)務(wù)管理與生產(chǎn)管理有機(jī)結(jié)合，發(fā)揮計(jì)劃與控制作用系統(tǒng)可以把企業(yè)的生產(chǎn)和財(cái)務(wù)管理集成在一起。在一個(gè)集成的環(huán)境下，當(dāng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行時(shí)，很容易驅(qū)動(dòng)會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)正常運(yùn)行。由財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)驅(qū)動(dòng)生產(chǎn)管理系統(tǒng)非常困難，而由生產(chǎn)管理系統(tǒng)驅(qū)動(dòng)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)則容易得多。

（四）ERP系統(tǒng)細(xì)化了成本核算

細(xì)化成本核算以加強(qiáng)成本管理ERP上線帶給成本管理的第一個(gè)變革是建立了標(biāo)準(zhǔn)成本體系。成本核算對(duì)象進(jìn)一步細(xì)化，按物料編碼核算成本，通過(guò)子庫(kù)存轉(zhuǎn)移實(shí)現(xiàn)同一法人內(nèi)部物資轉(zhuǎn)移，成本費(fèi)用控制高度集中。同時(shí)能適時(shí)監(jiān)控采購(gòu)物資的實(shí)際采購(gòu)價(jià)格，及時(shí)了解公司各項(xiàng)大宗原材料等市場(chǎng)信息，促進(jìn)采購(gòu)成本降低，保證公司成本、利潤(rùn)核算更加真實(shí)、科學(xué)、準(zhǔn)確。

（五）ERP系統(tǒng)改變了企業(yè)資金管理模式

ERP資金管理的兩個(gè)重要功能，即自動(dòng)實(shí)時(shí)生成現(xiàn)金流量表和利用內(nèi)部銀行結(jié)構(gòu)對(duì)企業(yè)的資金使用情況進(jìn)行量化考核，可以使集團(tuán)總部作為投資中心，進(jìn)行資金的合理分配與運(yùn)用。

六、結(jié)束語(yǔ)

由上可知，郵政企業(yè)在實(shí)施ERP成本管理系統(tǒng)的過(guò)程中應(yīng)當(dāng)注重到推進(jìn)各專業(yè)組織結(jié)構(gòu)中的工作，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，才能有效提升到企業(yè)整體管理的水平，有效確保ERP系統(tǒng)能夠發(fā)揮最優(yōu)化作用。