辦公室文秘工作質(zhì)量和水平提高策略

張雪 中國(guó)石化銷售股份有限公司山東石油分公司

一、辦公室文秘工作質(zhì)量提升的重要性及原則

（一）辦公室文秘工作質(zhì)量提升的重要性

在一家企業(yè)之中，辦公室通常是集管理工作和行政工作為一體的主要場(chǎng)所，其主要承擔(dān)各項(xiàng)行政管理工作，不僅需要及時(shí)向上級(jí)對(duì)各項(xiàng)工作的開展情況進(jìn)行清晰匯報(bào)，還需及時(shí)向下級(jí)明確傳達(dá)上級(jí)的命令和任務(wù)，同時(shí)，必須對(duì)每一個(gè)細(xì)節(jié)進(jìn)行有效處理。除此之外，辦公室不僅需要對(duì)企業(yè)內(nèi)部的各項(xiàng)工作以及各方面工作人員之間的關(guān)聯(lián)性進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，還需要對(duì)外進(jìn)行經(jīng)濟(jì)交易以及相應(yīng)的溝通工作。由此可見，辦公室文秘工作人員的工作質(zhì)量能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部的管理水平產(chǎn)生直接影響，所以需要企業(yè)增加對(duì)文秘工作的重視，并采取相應(yīng)的措施促使其工作質(zhì)量不斷得到提升[1]。

（二）辦公室文秘工作質(zhì)量提升的原則

在企業(yè)及政府之中文秘工作十分重要，所以要求文秘工作人員能夠?qū)λ趩挝坏墓ぷ髟瓌t進(jìn)行嚴(yán)格遵守。通常情況下，工作原則包括以下三點(diǎn)：第一，對(duì)上級(jí)的命令進(jìn)行嚴(yán)格執(zhí)行，對(duì)上下級(jí)之間良好的溝通進(jìn)行維持，同時(shí)，能夠?qū)ι舷录?jí)之間的關(guān)系進(jìn)行有效協(xié)調(diào)，以保障企業(yè)的運(yùn)營(yíng)工作有序進(jìn)行；第二，積極提升自身的職業(yè)能力以及職業(yè)素養(yǎng)，根據(jù)辦公室工作開展的實(shí)際情況，對(duì)工作任務(wù)進(jìn)行相應(yīng)安排，以促使辦公室工作的質(zhì)量和效率得到提升；第三，對(duì)職業(yè)道德進(jìn)行嚴(yán)格遵守，在面對(duì)復(fù)雜繁重的工作時(shí)，能夠持續(xù)保持認(rèn)真耐心的工作態(tài)度，并嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定開展工作。

二、辦公室文秘工作質(zhì)量和水平提高策略

（一）加強(qiáng)對(duì)文秘工作者的技能培訓(xùn)

辦公室文秘的工作雖然每天都是任務(wù)繁重，數(shù)量巨大，但是每次的難易程度是不一樣的。那么，不一樣的工作難度就會(huì)有不一樣的工作效率。簡(jiǎn)單的工作就會(huì)效率高，難度高的工作就會(huì)效率低，工作人員很難保證每一次的工作效率。因此，需要加強(qiáng)對(duì)文秘工作者的技能培訓(xùn)，要求文秘工作者有更高的工作技能，高水平的工作技能和前衛(wèi)的工作思想是保證工作效率的一個(gè)有效手段。高技能的文秘工作者可以為企業(yè)或政府機(jī)構(gòu)帶來(lái)更高的經(jīng)濟(jì)效益，推動(dòng)企業(yè)或政府機(jī)構(gòu)辦公室文秘的發(fā)展。

（二）增加文秘工作者的數(shù)量

文秘工作者的數(shù)量少是企業(yè)和政府機(jī)構(gòu)文秘工作進(jìn)展緩慢的主要原因。人員太少，工作量太多，形成了巨大的失衡，文秘工作就無(wú)法正常進(jìn)行。這就導(dǎo)致了很多辦公室文秘的工作每天都完成不了，工作任務(wù)堆積如山。讓大部分文秘工作者都望而卻步，感到巨大的壓力。但是文秘工作的人員數(shù)量增加的數(shù)量不要太多，因?yàn)槿藛T太多，工作者的工作效率就會(huì)降低，這樣就難以發(fā)揮每個(gè)人的自身能力。因此，文秘工作者要增加到合適的數(shù)量，以更好、更有效率地開展工作。

（三）構(gòu)建文秘工作者的創(chuàng)新意識(shí)

框架在當(dāng)今發(fā)展迅速的社會(huì)，大部分事物的發(fā)展都需要?jiǎng)?chuàng)新。無(wú)論是企業(yè)還是政府機(jī)構(gòu)，在提高辦公室文秘工作質(zhì)量的時(shí)候都需要?jiǎng)?chuàng)立一種創(chuàng)新的意識(shí)，不能墨守成規(guī)，被時(shí)代遺留。特別是提高文秘工作的水平時(shí)，更加需要樹立一種創(chuàng)新的意識(shí)，遠(yuǎn)離死板、不靈活的工作理念和工作方式，以創(chuàng)新的方式提高工作效率和工作質(zhì)量。

（四）注重檔案管理各項(xiàng)工作保密性的提高

信息時(shí)代，在一定程度上，各項(xiàng)信息化科學(xué)技術(shù)能夠?yàn)槲拿毓ぷ髋c各項(xiàng)檔案管理工作提供強(qiáng)大的技術(shù)支持。所有信息化網(wǎng)絡(luò)科學(xué)技術(shù)均有著利弊之說(shuō)，在給文秘工作與各項(xiàng)檔案管理工作帶來(lái)便利的同時(shí)，也會(huì)增加安全隱患，檔案資料保密工作難度系數(shù)倍增。辦公室文秘人員使用計(jì)算機(jī)實(shí)施各項(xiàng)操作期間，因操作不當(dāng)、人為破壞各方面因素，極易導(dǎo)致檔案資料通過(guò)計(jì)算機(jī)而外泄，以至于影響著正常的運(yùn)行，造成極為不利的負(fù)面影響。對(duì)此，應(yīng)當(dāng)確立備份信息及文件儲(chǔ)存專項(xiàng)制度，以確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)計(jì)算機(jī)攜帶的病毒，并做好隔離工作，避免病毒逐漸擴(kuò)散或者蔓延下去。日常應(yīng)當(dāng)做到時(shí)刻備份，重要信息如有需要還需備份參數(shù)配置及命令，避免系統(tǒng)侵入病毒后會(huì)丟失信息，還可避免因記不清原有的系統(tǒng)程序，以至于系統(tǒng)程序難以還原；需加強(qiáng)對(duì)文秘人員的病毒風(fēng)險(xiǎn)防范技能培訓(xùn)，一方面篤實(shí)內(nèi)部文秘人員對(duì)于系統(tǒng)病毒入侵風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)及重視程度；一方面培養(yǎng)文秘人員對(duì)于病毒風(fēng)險(xiǎn)防范技能，避免人為錯(cuò)誤操作或者非法瀏覽等所造成的系統(tǒng)漏洞，給予病毒可乘之機(jī)，提升檔案管理工作的保密性。

（五）嚴(yán)格遵守公司制度

作為一名辦公室文秘工作人員，應(yīng)該對(duì)公司內(nèi)部的各方面制度進(jìn)行嚴(yán)格遵守，即最基本的職業(yè)道德。雖然文秘工作復(fù)雜、繁重，但是要求文秘工作人員不可遲到或早退，甚至需要盡可能地提前到達(dá)辦公室，以對(duì)自己當(dāng)天的工作進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，從而保障工作質(zhì)量和工作效率[2]。若文秘工作人員經(jīng)常在臨近上班的時(shí)間匆忙趕到辦公室，甚至存在遲到的情況，此時(shí)領(lǐng)導(dǎo)可能已經(jīng)對(duì)工作任務(wù)布置完畢，文秘工作人員極易在工作時(shí)出現(xiàn)手忙腳亂的情況，同時(shí)，在工作中出現(xiàn)失誤的可能性也大幅度提升。另外，文秘工作人員還應(yīng)對(duì)工作間隙瑣碎的時(shí)間進(jìn)行充分利用，可以及時(shí)對(duì)文件資料進(jìn)行整理和分類等。

三、結(jié)束語(yǔ)

辦公室工作對(duì)于企業(yè)管理來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)十分重要的工作內(nèi)容，文秘工作人員的工作質(zhì)量和效率能夠?qū)k公室工作的開展情況產(chǎn)生重要影響。在本文中提出了幾點(diǎn)關(guān)于提升文秘工作水平的建議，希望能夠有利于辦公室工作水平的提升。