淺談信息化助力內(nèi)控執(zhí)行力的提升

陳麗蕓 中海油研究總院有限責(zé)任公司

一、目前國(guó)企內(nèi)控存在的主要問題

隨著國(guó)家《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》《內(nèi)部控制應(yīng)用指引》等制度的頒布，大部分國(guó)企，尤其是央企，逐步建立健全了企業(yè)內(nèi)控制度，內(nèi)控監(jiān)督和評(píng)價(jià)也日益嚴(yán)格。但是面對(duì)現(xiàn)代化企業(yè)管理精細(xì)化要求不斷深入，國(guó)家監(jiān)管力度不斷加強(qiáng)的形勢(shì)，國(guó)企內(nèi)控管理仍然存在不足之處：

（一）制度貫徹不完全到位，集團(tuán)操作不統(tǒng)一

由于央企規(guī)模較大，各分子公司由于地域管理方式和理解能力、工作習(xí)慣等諸多原因，導(dǎo)致內(nèi)控制度細(xì)化和操作實(shí)施的寬嚴(yán)程度不完全相同，集團(tuán)操作不統(tǒng)一。

（二）內(nèi)控管理實(shí)時(shí)監(jiān)控手段缺乏

日常業(yè)務(wù)管理存在制度執(zhí)行力弱、回避責(zé)任、審核簽字人與責(zé)任人不匹配或越權(quán)簽字等現(xiàn)象，集團(tuán)管控力越到底層越弱化，導(dǎo)致集團(tuán)過程監(jiān)控滯后，審計(jì)監(jiān)察成本較高。

（三）預(yù)算管理精細(xì)化程度不夠，控制環(huán)節(jié)相對(duì)滯后

預(yù)算支出明細(xì)內(nèi)容劃分比較粗獷，預(yù)算實(shí)時(shí)控制缺乏有效的統(tǒng)計(jì)手段，存在超預(yù)算支付的風(fēng)險(xiǎn)。預(yù)算執(zhí)行分析滯后，執(zhí)行過程超預(yù)算預(yù)警提示作用不能即時(shí)發(fā)揮。

二、信息化手段助力內(nèi)控執(zhí)行力提升

把管理要求和內(nèi)控制度植入信息化系統(tǒng)當(dāng)中，固化到信息化系統(tǒng)各環(huán)節(jié)，以便實(shí)現(xiàn)能按制度處理業(yè)務(wù)，幫助公司在制度執(zhí)行過程中預(yù)防問題、發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，實(shí)現(xiàn)制度執(zhí)行的有效監(jiān)控和剛性執(zhí)行，解決上述內(nèi)控管理中的問題。

（一）規(guī)范付款支持單據(jù)，提高內(nèi)控執(zhí)行力

按照付款業(yè)務(wù)性質(zhì)分類，根據(jù)內(nèi)控制度確定相應(yīng)的付款支持單據(jù)，并以列表的形式在信息化系統(tǒng)中予以固化，實(shí)現(xiàn)付款所需支持資料統(tǒng)一規(guī)范，完全體現(xiàn)內(nèi)控管理制度的要求和精華。經(jīng)辦人在申請(qǐng)付款時(shí)，比對(duì)系統(tǒng)提示要求，檢查支持單據(jù)的齊全性、有效性、一致性。這不僅為集團(tuán)對(duì)同一費(fèi)用的管理要求達(dá)到一致，同時(shí)也為財(cái)務(wù)共享奠定基礎(chǔ)。

（二）審批流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)，審批權(quán)限剛性執(zhí)行

將資金支付的權(quán)限管理分為資金審批和業(yè)務(wù)審批，根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)將崗位職責(zé)與內(nèi)控審核相匹配，形成不同的審批流程。只要選擇正確的預(yù)算科目，信息化系統(tǒng)自動(dòng)匹配相應(yīng)的審批流程，利用內(nèi)設(shè)在信息化系統(tǒng)中的公司組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，自動(dòng)尋找下一步批準(zhǔn)人（直接上級(jí)管理者），實(shí)現(xiàn)審批流程自動(dòng)流轉(zhuǎn)，無人工干預(yù)，未經(jīng)審批不能進(jìn)入下個(gè)環(huán)節(jié)，避免了不知找誰簽字和隨便找人簽字的現(xiàn)象，從而實(shí)現(xiàn)內(nèi)控審批流程的剛性執(zhí)行。

（三）實(shí)時(shí)自動(dòng)報(bào)備管理，強(qiáng)化集團(tuán)管控

在流程設(shè)計(jì)中加入報(bào)備節(jié)點(diǎn)，使得所屬公司按照規(guī)定的業(yè)務(wù)事項(xiàng)和限制額度通過系統(tǒng)實(shí)時(shí)自動(dòng)報(bào)備集團(tuán)。集團(tuán)本部可以隨時(shí)查看管理要求是否實(shí)現(xiàn)，若發(fā)現(xiàn)所屬公司報(bào)備事項(xiàng)不符合內(nèi)控管理要求，及時(shí)通知整改。集團(tuán)內(nèi)控管理得到有效管控和強(qiáng)化執(zhí)行。

（四）過程提示快捷配置，滿足動(dòng)態(tài)管理需求

如何將不斷完善的制度快速推廣并固化到系統(tǒng)中？智能過程提示配置便捷，隨時(shí)根據(jù)財(cái)經(jīng)法規(guī)、內(nèi)控制度、審批權(quán)限等的新要求更新修改，保證公司執(zhí)行的管理制度和內(nèi)控審批權(quán)限的要求完全一致和有效執(zhí)行。更新的制度也可有效貫徹到每個(gè)崗位，使系統(tǒng)成為員工迅速熟悉制度的引導(dǎo)工具。

（五）預(yù)算科目樹狀分級(jí)，精細(xì)化與靈活性結(jié)合

首先明確預(yù)算的層級(jí)，信息化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)預(yù)算科目按照樹狀分級(jí)設(shè)計(jì)，可實(shí)現(xiàn)十級(jí)預(yù)算管理。前三級(jí)可以按照集團(tuán)要求統(tǒng)一設(shè)置，后七級(jí)根據(jù)各公司精細(xì)管理要求，分解至管理末級(jí)。也可以根據(jù)每年預(yù)算管理的重點(diǎn)和角度不同分別分解控制預(yù)算，實(shí)現(xiàn)預(yù)算管理的精細(xì)化與靈活性相結(jié)合。

（六）預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)自動(dòng)更新，過程自動(dòng)控制

信息化系統(tǒng)強(qiáng)制實(shí)現(xiàn)費(fèi)用的剛性控制。信息化系統(tǒng)通過付款申請(qǐng)時(shí)的預(yù)算科目選擇實(shí)現(xiàn)自動(dòng)更新預(yù)算使用數(shù)據(jù)，當(dāng)剛性控制預(yù)算完成至一定比例時(shí)（如80%），信息化系統(tǒng)設(shè)置自動(dòng)預(yù)警，提醒責(zé)任人是否需要增加預(yù)算；如果預(yù)算余額不足則不能通過審批。

（七）標(biāo)準(zhǔn)化報(bào)表與定制報(bào)表結(jié)合，滿足不同需求

根據(jù)管理需要，信息化系統(tǒng)實(shí)時(shí)生成不同維度的執(zhí)行情況報(bào)表，可編制集團(tuán)口徑的經(jīng)費(fèi)執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)表，管理費(fèi)用、銷售費(fèi)用執(zhí)行情況統(tǒng)計(jì)表及投資計(jì)劃完成情況統(tǒng)計(jì)表，隨時(shí)掌握各公司預(yù)算執(zhí)行情況，比對(duì)預(yù)算完成情況，提高管理效率。同時(shí)根據(jù)各公司不同需要，提供預(yù)算執(zhí)行情況基礎(chǔ)總表，量身打造不同預(yù)算層級(jí)的實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)要求。

（八）引入在途預(yù)算的概念，降低預(yù)算超支風(fēng)險(xiǎn)

付款申請(qǐng)自發(fā)起至審批結(jié)束期間使用的預(yù)算列為在途預(yù)算，在此期間該部分預(yù)算凍結(jié)。在途預(yù)算的實(shí)時(shí)統(tǒng)計(jì)和提醒為預(yù)算的剛性控制提供有力的手段，避免出現(xiàn)對(duì)于某一個(gè)預(yù)算科目同時(shí)申請(qǐng)多筆付款時(shí)預(yù)算超支的情況。

三、結(jié)語

在財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)信息化的同時(shí)，要考慮到內(nèi)控管理的種種需求，將內(nèi)控要求固化到系統(tǒng)中，以信息化系統(tǒng)助力內(nèi)控管理要求的剛性執(zhí)行，避免人為規(guī)避內(nèi)控流程的風(fēng)險(xiǎn)。