新時(shí)代文秘工作淺析

石永平

隨著新時(shí)代的發(fā)展，文秘工作在辦公室工作中起到非常重要的作用，如何做好新時(shí)代文秘工作是目前企業(yè)需要了解的問(wèn)題。本文章將結(jié)合作者的工作經(jīng)驗(yàn)，分析新時(shí)代背景下文秘工作面臨的困難，并根據(jù)個(gè)人經(jīng)驗(yàn)提出一些工作經(jīng)驗(yàn)與建議。

1 引言

所謂的文秘工作，也就是為領(lǐng)導(dǎo)各項(xiàng)工作起到鋪墊的作用，例如在各項(xiàng)會(huì)議開展之前，要做好籌備與服務(wù)工作。也要做好相關(guān)信息文件收集或處理工作。隨著新時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于文秘工作的要求也是越來(lái)越高，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)不僅注重文秘工作的內(nèi)容，還會(huì)對(duì)文秘的工作效率也十分重視，因?yàn)槲拿毓ぷ鞯男逝c領(lǐng)導(dǎo)工作開展有著緊密的聯(lián)系。文秘工作不僅要做好自身的工作以外，還需要跟領(lǐng)導(dǎo)保持良好的溝通。在文秘實(shí)際工作過(guò)程當(dāng)中，還面臨諸多方面的問(wèn)題。因此，本文將在新時(shí)代背景下，分析目前文秘工作中還面臨的問(wèn)題，并結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，提出改善建議。

2 新時(shí)代背景下文秘工作面臨的問(wèn)題

2.1 問(wèn)題處理能力不足

在企業(yè)辦公室工作當(dāng)中，很多的文秘工作人員每天都在日常事務(wù)中奔波，沒(méi)辦法對(duì)文秘工作的重點(diǎn)進(jìn)行有效地掌握;還有一些文秘工作人員自身還存在一些問(wèn)題，例如缺乏協(xié)調(diào)問(wèn)題的能力以及自身解決問(wèn)題的能力等。同時(shí)也有些文秘工作人員還存在文案撰寫主題思路不清晰的狀況，并且與領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通還存在很嚴(yán)重的問(wèn)題，有的文秘工作人員沒(méi)辦法將自身能力進(jìn)行統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)揮其最大的作用。

2.2 文秘人員的素質(zhì)能力不足

在企業(yè)單位文秘的實(shí)際工作過(guò)程當(dāng)中，文秘人員的素質(zhì)能力存在不足，會(huì)給其實(shí)際工作開展造成諸多影響。就目前企業(yè)文秘工作的實(shí)際情況來(lái)看，有些企業(yè)并沒(méi)招聘文秘專業(yè)對(duì)口的員工，而是各種專業(yè)的都有，由于這些文秘人員對(duì)于專業(yè)化的知識(shí)存在一定的缺陷性，因此在實(shí)際工作中，沒(méi)有辦法全面地滿足企業(yè)工作上的需求，無(wú)法提升文秘工作的工作質(zhì)量以及工作的效率。并且有些企業(yè)并沒(méi)對(duì)文秘人員進(jìn)行定期學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，由于文秘人員的相關(guān)知識(shí)更新緩慢，導(dǎo)致文秘人員跟隨不上新時(shí)代企業(yè)的需求，使得其無(wú)法提升自身的綜合素質(zhì)能力，造成文秘人員的工作能力無(wú)法拓展，從而影響到整個(gè)企業(yè)的運(yùn)作與發(fā)展。

3 新時(shí)代背景下如何做好文秘工作的建議

3.1 加強(qiáng)文秘工作的細(xì)節(jié)處理

在新時(shí)代背景下文秘的工作是比較繁瑣的，作為一名文秘人員，應(yīng)該加強(qiáng)其細(xì)節(jié)工作的處理能力，做事情不能一蹴而就。首先，要學(xué)會(huì)工作的輕重緩急之分，在日常工作中，要學(xué)會(huì)進(jìn)行合理、科學(xué)地規(guī)劃工作，理清每天工作的內(nèi)容以及工作，從而掌握好文秘工作的重點(diǎn)，同時(shí)也學(xué)會(huì)劃分好工作的主次，不要出現(xiàn)誤辦與錯(cuò)辦等方面的問(wèn)題，使得自己的工作井井有條，從而提升自身的工作質(zhì)量與效率。其次，文秘要做好信息的傳達(dá)工作。在進(jìn)行工作信息傳達(dá)時(shí)，需要對(duì)相關(guān)信息文件進(jìn)行嚴(yán)格處理與審核，避免出現(xiàn)漏傳或者誤傳的情況，同時(shí)在對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的話語(yǔ)信息進(jìn)行傳達(dá)時(shí)，不要加入自身的個(gè)人思想，要按照事實(shí)就是的原則進(jìn)行傳達(dá)，避免出現(xiàn)錯(cuò)誤領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的情況，給自己與他人帶來(lái)不必要的麻煩，文秘還強(qiáng)化自身的細(xì)節(jié)處理能力，完善文秘工作的質(zhì)量，根據(jù)各個(gè)部門的實(shí)際情況，為領(lǐng)導(dǎo)提供真實(shí)有效的信息。

3.2 強(qiáng)化文秘人員的執(zhí)行力度，改善其服務(wù)意識(shí)

文秘人員作為辦公室領(lǐng)導(dǎo)的重要助理，還需根據(jù)新時(shí)代的發(fā)展，而轉(zhuǎn)變自身工作的思想觀念，從而創(chuàng)新文秘工作模式，提升自身的執(zhí)行力度。首先，文秘人員需要對(duì)其本職工作進(jìn)行深入分析，通過(guò)自身的工作經(jīng)驗(yàn)，從而優(yōu)化其工作模式。并且還需要提高對(duì)于自身工作能力的評(píng)價(jià)指標(biāo)，對(duì)自己的工作能力進(jìn)行全面分析，從而發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)文秘工作崗位的價(jià)值與經(jīng)濟(jì)價(jià)值相統(tǒng)一。其次，改善文秘人員的服務(wù)意識(shí)。文秘人員應(yīng)該對(duì)企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)模式有著深刻的認(rèn)知，還需具有愛(ài)崗敬業(yè)的工作理念。嚴(yán)格遵守企業(yè)各項(xiàng)規(guī)章制度與職業(yè)規(guī)范。在文秘的現(xiàn)實(shí)工作過(guò)程當(dāng)中，真誠(chéng)關(guān)心和體諒每一位員工，盡可能了解職工的心理變化和生活，為他們提供必要的幫助，為企業(yè)有效運(yùn)營(yíng)提供條件。此外，還要加強(qiáng)文秘工作的工作作風(fēng)，還需要兼顧大局，在處理相關(guān)事件的過(guò)程當(dāng)中，需要把綜合考慮各項(xiàng)影響因素，并把負(fù)面影響降低到最低水平。同時(shí)還需要高度參與公益奉獻(xiàn)活動(dòng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)利益和個(gè)人利益的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

3.3 做好基層業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)工作

轉(zhuǎn)變秘書工作的被動(dòng)局面，做好基層業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)工作。對(duì)于企業(yè)來(lái)講，很多的文秘工作都是領(lǐng)導(dǎo)層進(jìn)行統(tǒng)一安排，但是，也不是代表著所有的工作都是屬于被動(dòng)的，文秘作為領(lǐng)導(dǎo)和決策級(jí)別的軍事參謀人員，應(yīng)該考慮目前企業(yè)的整體狀況，在此方面，文秘需要以企業(yè)的利益為第一位，要維護(hù)企業(yè)的社會(huì)形象與經(jīng)營(yíng)，組織和參與多元化的公共活動(dòng)，同時(shí)還需要做好基層業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)工作，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

4 結(jié)論

綜上所述，新時(shí)代背景下文秘工作目前還面臨著問(wèn)題處理能力不足與文秘人員的素質(zhì)能力不足等問(wèn)題，并根據(jù)其問(wèn)題提出加強(qiáng)文秘工作的細(xì)節(jié)處理、強(qiáng)化文秘人員的執(zhí)行力度，改善其服務(wù)意識(shí)以及做好基層業(yè)務(wù)的協(xié)調(diào)工作等方面的措施，從而促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

（作者單位：河南省湯陰縣商務(wù)局）