多部門信息系統(tǒng)聯用在外來醫(yī)療器械院內流轉管理中的應用

蘇州市第九人民醫(yī)院 （江蘇 蘇州 215200）

內容提要：目的：通過醫(yī)院多部門信息聯用和資源共享，發(fā)揮醫(yī)院各部門在外來醫(yī)療器械院內流轉過程中的監(jiān)管作用。方法：分析不良事件發(fā)生原因，完善醫(yī)院外來醫(yī)療器械管理流程，對醫(yī)院各部門信息模塊進行改進，使操作流程細化和量化。結果：實施多部門信息系統(tǒng)聯用后，信息采集及時、正確，本院外來醫(yī)療器械不良事件的發(fā)生顯著降低。結論：將醫(yī)院多部門實現信息化聯網和資源共享，對外來器械流轉過程進行全程跟蹤，使各環(huán)節(jié)的質量得到有效控制，提高了工作效率和管理水平。

外來醫(yī)療器械是指由器械供應商租借給醫(yī)院可重復使用，主要用于與植入物相關手術的器械[1]。外來醫(yī)療器械可分為植入物和相關工具類手術器械，由于該類器械更新快、價格貴，醫(yī)院基本不購置，而是采用租賃的方式。外來醫(yī)療器械在醫(yī)院流轉過程中涉及設備管理部門（采購中心和消毒供應中心）、臨床使用部門（臨床科室和手術室）和器械供應商，在管理上具有涉及科室多、人員多的特點，而植入物類屬于高值耗材又涉及醫(yī)院供貨協(xié)議管理。在器械流轉過程中要求各部門各環(huán)節(jié)查對制度落實到位，齊心協(xié)力保障手術及時順利進行。

本院對外來醫(yī)療器械的傳統(tǒng)管理模式為臨床科室醫(yī)生電話通知器械供應商供貨信息，器械供應商將外來醫(yī)療器械術前送至消毒供應中心（CSSD），CSSD根據器械供應商提供信息將外來器械包名稱錄入CSSD追溯管理系統(tǒng)，完成清洗滅菌后將該器械包送至手術室，手術室在術前核對外來器械包名稱后使用，術后該包返還供應商。2018年本院在外來醫(yī)療器械使用方面共發(fā)生不良事件5起，分別為器械供應商送貨遺漏1次，錯用耗材目錄外產品1次，CSSD錄入器械包名稱錯誤2次，手術室誤拆器械包1次。分析不良事件發(fā)生原因，主要表現為各部門之間信息未共享，信息模糊不清，溝通不暢，造成信息接收誤差，各部門之間相互監(jiān)管不力，出現問題補救措施不及時，導致不良事件發(fā)生。醫(yī)院為保障手術醫(yī)療安全，通過加強信息化手段，改進各部門信息模塊，完善外來醫(yī)療器械管理流程，使操作流程細化和量化，使各部門工作規(guī)范化、程序化和標準化。

1.信息系統(tǒng)聯用機制下工作流程修訂

WS310.1規(guī)定應以制度明確相關職能部門、臨床科室、手術室、CSSD在植入物與外來醫(yī)療器械的管理、交接和清洗、消毒、滅菌及提前放行過程中的責任[1]。本院召開外來醫(yī)療器械管理聯合會議，改進重點是采用信息化手段，實現全過程監(jiān)管和信息共享。按照標準制定符合醫(yī)院管理要求的外來醫(yī)療器械管理流程，細化各部門操作流程，規(guī)范各部門行為準則，加強監(jiān)控，杜絕相互推諉，避免延誤手術事件發(fā)生[2]。通過與信息工程師溝通協(xié)調，將各部門信息系統(tǒng)進行聯網，對臨床科室、采購中心、CSSD、手術室各部門信息模塊進行改進，將信息化手段融入工作流程中，使信息采集及時、準確、資源共享，對各部門的流程落實實行信息化監(jiān)管質控。

2.多部門信息系統(tǒng)模塊改進

2.1 “醫(yī)生工作站”系統(tǒng)

改進該系統(tǒng)中“手術申請單”模塊，在原有患者信息、手術信息填寫等基礎上，設計加入“使用高值耗材”“使用外來工具”兩欄，醫(yī)生根據手術需求進行勾選，選擇范圍限定在采購中心根據招標結果實時更新的產品、公司信息欄內。手術申請單提交成功后，信息內容同步傳送至“物資管理”“CSSD追溯管理”和“手術管理”系統(tǒng)，信息內容保持一致，清晰明了，相關部門對照接收的信息進行操作和查對。

2.2 “物資管理”系統(tǒng)

改進該系統(tǒng)“高值耗材”模塊，在模塊中設計醫(yī)院耗材編碼庫，登記內容為備貨條碼、物資名稱、規(guī)格型號、單價、經營證有效期、注冊證號、供貨單位、生產廠家。采購中心根據招標結果實時更新，及時維護高值耗材編碼庫。采購中心根據手術申請單提交的信息，通知器械供應商進行送貨，到貨后對照患者信息進行核對，備用的植入物在該患者信息欄內進行高值耗材備貨登記，將植入物編碼逐一掃描錄入，電腦系統(tǒng)進行編碼確認，排除醫(yī)院編碼庫外的耗材誤入。手術結束后未使用的植入物編碼自動取消錄入信息，即可進入下一循環(huán)的備貨登記。

2.3 “CSSD追溯管理”系統(tǒng)

改進該系統(tǒng)“外來器械”模塊，在原有外來器械處理的信息模塊中，對接“手術申請單”的患者信息，CSSD根據手術通知單接收外來器械，在“CSSD追溯管理”系統(tǒng)錄入患者住院號，系統(tǒng)自動導入患者姓名和床號，工作人員進行查對確認。將外來器械信息條碼改進設置為三聯，在原有器械包滅菌條碼、二次回收條碼的基礎上增加患者信息條碼。器械包滅菌條碼和二次回收條碼在處理過程中用于信息掃描登記，完成記錄此器械包處理及使用全流程；患者信息條碼用于對照手術申請單信息，核對當日器械供應商送貨的準確性，如有誤差，聯系采購中心和手術室及時處理問題，保障手術順利開展。

2.4 “手術管理”系統(tǒng)

改進該系統(tǒng)中“手術使用”模塊，根據手術通知單，核對外來器械包上的患者信息條碼，輸入患者住院號，系統(tǒng)自動導入患者姓名和床號，掃描該器械包滅菌條碼進行信息檔案留存，手術結束后將器械包及二次回收條碼送至CSSD進行下一步處理。如手術中使用植入物，在患者使用登記信息界面，將該植入物編碼進行掃描，系統(tǒng)讀取編碼登記內容，完成該植入物的使用登記和收費記錄。

3.結果

匯總統(tǒng)計不良事件發(fā)生情況，本院外來醫(yī)療器械不良事件，2018年共發(fā)生5起，2019年為零。醫(yī)院在外來醫(yī)療器械流程過程中實施信息系統(tǒng)聯用機制后，相關不良事件的發(fā)生顯著降低。

4.討論

手術器械供應的及時性、準確性將直接影響到手術的正常開展。常規(guī)手術器械由手術室納入固定資產進行統(tǒng)一管理，外來醫(yī)療器械是一類比較特殊的物品，它無法納入常規(guī)手術器械管理范疇。一臺外來醫(yī)療器械，從送入醫(yī)院到手術使用再到交還器械供應商，涉及部門較多，環(huán)節(jié)較復雜，而各部門之間信息不通暢，流程設置不合理，將導致工作耗時耗力，差錯發(fā)生。統(tǒng)計分析本院外來醫(yī)療器械不良事件的原因，主要為信息未共享，信息模糊不清，溝通不暢而導致查對落實不到位。針對此現象，醫(yī)院通過對各部門信息模塊進行聯合和改進，實現信息化聯網和資源共享，使信息采集及時、正確。信息系統(tǒng)對物品流轉過程進行全程跟蹤，使各環(huán)節(jié)的質量得到有效控制和管理，提高了工作效率，降低了不良事件的發(fā)生率[3]。借用信息化手段加強對外來醫(yī)療器械的管理，按照標準連續(xù)跟蹤外來醫(yī)療器械每一階段的質量，是解決現行器械供應鏈中存在問題的有效途徑[4]。