專門檔案管理應(yīng)遵循的原則與編制類目

李博文

(七臺河市人民醫(yī)院，黑龍江 七臺河 154600)

專門檔案往往產(chǎn)生在機關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位，而且是比較重要的核心檔案，是機關(guān)或企業(yè)、事業(yè)單位的主體檔案。例如，在土地管理局，檔案主體是土地管理檔案；在房產(chǎn)管理局，檔案主體是房產(chǎn)檔案。專門檔案應(yīng)歸入檔案管理中，其應(yīng)按照全宗管理的原則，實行集中統(tǒng)一管理。

1 專門檔案管理遵循的基本原則

1.1 專門檔案必須集中統(tǒng)一在本單位綜合檔案室管理

各種門類的檔案管理所遵循的依據(jù)是國家關(guān)于檔案工作的方針、政策、法律、法規(guī)，檔案行政管理部門制定的規(guī)章、制度、規(guī)范、標準。如《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》《機關(guān)檔案工作條例》等。

我國檔案工作的基本原則是實行檔案的集中統(tǒng)一管理。專門檔案是國家全部檔案的一個組成部分，也是現(xiàn)行機關(guān)、團體、企業(yè)、事業(yè)單位檔案的組成部分，必須實行統(tǒng)一管理。專門檔案無論是會計檔案、審計檔案還是土地管理檔案都具有整體性和成套性的特點。從宏觀上講，各種門類的檔案，必須依據(jù)檔案工作共同的管理法規(guī)、標準、規(guī)范，針對不同門類檔案的特殊性，把各種門類檔案集中統(tǒng)一管理。雖然專門檔案具有整體性、成套性的特點，但管理的具體方法各異。專門檔案應(yīng)該實行集中統(tǒng)一管理，這是由國家性質(zhì)和社會制度決定的，應(yīng)該歸國家和人民所有。專門檔案辦理完畢必須收歸本單位的綜合檔案室。一個單位的全部檔案是一個不可分割的整體，各種專門檔案屬于這個整體的成分之一。對于需要長遠保管的檔案，在本單位保存一定年限后，應(yīng)統(tǒng)一移交給當?shù)赜嘘P(guān)檔案館，不得任意轉(zhuǎn)移、銷毀。從微觀上講，各種專門檔案在本單位應(yīng)該有統(tǒng)一的科學(xué)管理方法，其中最主要的是專門檔案形成前的文件材料的積累和歸檔，要納入檔案綜合管理程序和工作計劃中，全體工作人員需要具備一定的檔案意識，養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，做到處理問題有依據(jù)，處理過程有記錄、有統(tǒng)計數(shù)據(jù)，處理結(jié)果有總結(jié)。

1.2 維護專門檔案的完整與安全

維護專門檔案的完整與安全，對專門檔案管理具有十分重要的意義。完整，是從數(shù)量的意義上講的，就是要使專門檔案收集齊全，不能殘缺不全。從質(zhì)量上來講，就是要保證專門檔案的準確、系統(tǒng)，不能與客觀實際相抵觸，更不能任意割裂分散。安全是一定要保證專門檔案的真實、可靠。改善專門檔案的保管條件，實行科學(xué)管理，方可延長專門檔案的使用壽命，避免不應(yīng)有的損失。

專門檔案，特別是合同檔案、訴訟檔案等，若不完整、不準確、不系統(tǒng)，不僅影響使用，甚至有害，造成假象，引出錯誤結(jié)論，造成與事實不符的冤假錯案，給個人、集體、國家造成不應(yīng)有的損失。

2 專業(yè)檔案的編制類目

管理好專門檔案，難點是如何分類，制訂分類大綱(方案)。首先要搞清分類概念，編制分類大綱的目的是利用分類大綱指導(dǎo)機關(guān)單位檔案分類和編目，其作用是對檔案的實體進行控制，對檔案內(nèi)容進行檢索。專門檔案分類沒有固定的模式，不同種類的專門檔案分類方法不同。不同門類的專門檔案的分類就是對立檔單位所形成的各種門類檔案按其自然形成特點、時間、內(nèi)容和形式上的異同，分成若干個層次和類別，使其構(gòu)成有機整體。分類方案的確定，在文件歸檔前，必須通盤考慮和確定妥善的分類方案，使立檔單位的立卷和編目有所遵循，使歸檔的案卷實現(xiàn)有序地排列。為此立檔單位在分類時必須遵守分類的原則，劃分的類目應(yīng)遵循實際運用性、科學(xué)系統(tǒng)性、相對穩(wěn)定性和科學(xué)適用性、類目的保證性等原則。

2.1 實際運用性

專門檔案類目的實際運用性表現(xiàn)在分類時必須遵循專門檔案的自然形成規(guī)律，最大限度地保持專門檔案文件來源、產(chǎn)生的時間和內(nèi)容諸方面的歷史聯(lián)系。掌握同一級類目劃分后需要按同一標準進行組卷，這里要說明的是分類大綱是用來劃分檔案的一種工具。通過制訂分類大綱來管理立檔單位全部檔案實體不是一種理論性的研究和設(shè)想。立檔單位編制的分類大綱要符合本單位的實際情況，能夠把本單位所形成的全部檔案包括在內(nèi)，同時還可以根據(jù)實際情況，在執(zhí)行幾年后，根據(jù)實際工作需要，類目可以擴充或減少。

2.2 科學(xué)系統(tǒng)性

在整理專門檔案前，必須選擇科學(xué)實用的分類大綱，其原因是不同的立檔單位擔(dān)任的職能不同，形成檔案的種類、數(shù)量、重要程度都不相同。因此，必須從實際出發(fā)，按照形成檔案的類別選擇既科學(xué)適用又合理的類目。其中，大類和屬類的概念一定要明確，含義要清楚，分類級別要分明，歸類要準確，類目之間不能重復(fù)、相互交叉，不設(shè)空類，進而使全宗檔案類目的設(shè)置能夠深刻地反映立檔單位活動的全部實際情況。

2.3 相對穩(wěn)定性和科學(xué)適用性

全宗檔案的分類方案一旦確定，制訂的分類大綱應(yīng)始終保持前后一致。沒有特殊情況，不輕易改動分類大綱，這是因為制訂分類大綱時，是在對全宗檔案科學(xué)管理的基礎(chǔ)上，經(jīng)過充分研究、反復(fù)推敲后形成的，它關(guān)系到全宗檔案的整理、編目、排列、統(tǒng)計及編制檢索工具等一系列工作。因此，分類大綱制訂后，應(yīng)盡量保持穩(wěn)定，但運用幾年后，若整個全宗內(nèi)容有所增或減，那么分類也應(yīng)隨之有所變動，有些單位由于職能轉(zhuǎn)變、機構(gòu)合并或撤銷，其檔案分類方案變動較大，甚至?xí)鶕?jù)新內(nèi)容重新制訂新的分類大綱，有些單位只是局部微調(diào)整即可。近年來，由于社會發(fā)展的需要，形成各類訴訟案卷內(nèi)容多、案情復(fù)雜，在辦案過程中，為了加強秉公執(zhí)法，人民法院設(shè)立檢查辦案執(zhí)行情況組，在檢查辦案過程中形成的文件材料，無法歸入上述制訂的分類大綱類目中，所以在原四大類的基礎(chǔ)上增設(shè)了檢查執(zhí)行類。立檔單位全宗內(nèi)所有檔案的分類方案一旦確定后，就要保證它的穩(wěn)定性，但在執(zhí)行過程中又可以有所補充，有所調(diào)整，其目的是使分類方案既保持相對穩(wěn)定性又具有科學(xué)適用性。

2.4 類目的保證性

類目的保證性，是指每個子類下必須有一定數(shù)量的案卷。不設(shè)空類，是指子類下不能沒有案卷。其分類每一大類下設(shè)屬類、子類，每個子類必須由案卷組成，保證類不虛設(shè)，類是實體組成的，絕不能設(shè)空類。

3 結(jié)語

專門檔案和其他檔案一樣，是人們在社會實踐活動中形成的，是以不同內(nèi)容、不同形式記載的，同樣記述并反映了國家政治、經(jīng)濟、科學(xué)技術(shù)和文化生活的真實面貌，是企事業(yè)單位所形成的全部檔案的一個部分，必須實行集中統(tǒng)一管理，進一步從宏觀管理上調(diào)整和理順檔案的管理體制，完善各種門類檔案的管理制度，使專門檔案的管理更加規(guī)范化、條理化、科學(xué)系統(tǒng)化。全面分析和研究專門檔案，是檔案研究的新課題，是屬于市場經(jīng)濟發(fā)展的客觀要求。由于專門檔案種類繁多，內(nèi)容豐富，問題復(fù)雜，每種專門檔案的概念、對象、內(nèi)容、名稱、分類層次及結(jié)構(gòu)均需作出專題研討。