信息時(shí)代創(chuàng)新檔案管理工作的相關(guān)策略

肖婷婷

(哈爾濱市呼蘭區(qū)人社局 勞動(dòng)仲裁院，哈爾濱 150500)

1 信息時(shí)代的檔案管理工作

檔案管理指的是對(duì)檔案信息的搜集、整理、存儲(chǔ)和編輯等工作，其管理對(duì)象是各種檔案信息，如人力檔案、財(cái)務(wù)信息檔案、生產(chǎn)信息檔案等，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案信息要采用不同的管理方法。傳統(tǒng)的檔案管理工作形式以人工為主，不僅浪費(fèi)人力、物力和財(cái)力，還極易產(chǎn)生各種失誤，嚴(yán)重地降低了檔案管理的整體質(zhì)量。信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，改變了檔案管理模式，管理人員只需利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)就能開展搜集、整理、存儲(chǔ)和編輯等工作，極大地減少了管理成本，提高了管理工作的系統(tǒng)性和高效性。在信息化時(shí)代，檔案管理必須圍繞相關(guān)法律法規(guī)開展工作，應(yīng)積極向電子檔案過(guò)渡，才能滿足企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的實(shí)際需要。

2 檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

2.1 信息采集更便捷

在檔案信息采集方面，利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的高效性、交互性、共享性的優(yōu)勢(shì)，能夠在短時(shí)間內(nèi)整理大量的檔案信息，確保檔案信息采集的時(shí)效性，有效地提升檔案信息的采集速度，減輕人員的工作量，使檔案管理人員擁有更多的時(shí)間進(jìn)行檔案的優(yōu)化管理，提升檔案管理工作效果。

2.2 提升檔案管理水平

在檔案管理工作中運(yùn)用計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代信息技術(shù)，不僅能夠?qū)Ψ稚⒌臋n案信息進(jìn)行集中處理，將紙質(zhì)檔案匯總整理成電子檔案，還能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的永久保存，便于隨時(shí)調(diào)用。在開展檔案管理工作的過(guò)程中，利用專業(yè)的管理軟件和平臺(tái)，能夠有效地提升檔案信息分析和處理速度，增強(qiáng)檔案信息的時(shí)效性、準(zhǔn)確性。

3 檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)

3.1 無(wú)紙化

隨著時(shí)代的發(fā)展，信息數(shù)據(jù)的大量增加，檔案管理需要存檔的資料也越來(lái)越多，紙質(zhì)載體形式已無(wú)法適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。以數(shù)據(jù)形式進(jìn)行存儲(chǔ)的方式逐漸取代了紙質(zhì)形式，在存儲(chǔ)空間以及人力成本等各方面體現(xiàn)出無(wú)可替代的優(yōu)勢(shì)。

3.2 精細(xì)化

目前，企事業(yè)單位以及政府相關(guān)檔案資料信息種類較多，類別復(fù)雜，而且信息量越來(lái)越大，因此，要將各類信息分門別類地細(xì)化、分區(qū)，構(gòu)建獨(dú)立、相關(guān)的檔案系統(tǒng)，有效集合獨(dú)立的檔案信息，縮短檔案信息調(diào)動(dòng)、查詢的時(shí)間，解決傳統(tǒng)檔案查詢中存在的弊端和問(wèn)題，提高管理效率。

3.3 實(shí)時(shí)化

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式受環(huán)境條件、載體等各方面的制約，在調(diào)用和傳送等方面無(wú)法實(shí)現(xiàn)及時(shí)性，工作效率受到較大的影響。在信息時(shí)代，通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)檔案管理平臺(tái)，檔案信息能夠在最短的時(shí)間內(nèi)完成傳輸交互，使檔案管理效率得到進(jìn)一步提高。

4 信息化背景下優(yōu)化檔案管理工作的相關(guān)舉措

4.1 健全相應(yīng)的檔案管理制度

要想有效保證檔案管理工作的質(zhì)量，首先就要完善當(dāng)前的相關(guān)管理制度。傳統(tǒng)檔案管理工作過(guò)程中已有規(guī)章制度，已經(jīng)很難適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)的需要，特別是伴隨網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，相關(guān)的檔案管理工作模式已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的變化。因此，單純依靠傳統(tǒng)的規(guī)章制度已明顯不合時(shí)宜。只有在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下制訂相應(yīng)的規(guī)章制度，才能有效進(jìn)行檔案管理職權(quán)的分配，符合網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的相關(guān)要求。此外，還要結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作情況，定時(shí)召開相關(guān)工作會(huì)議，對(duì)于檔案管理工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，做好相應(yīng)的總結(jié)，并采取合理的措施，保證相關(guān)的檔案管理制度符合現(xiàn)實(shí)工作的需求。

4.2 提升網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)的安全性

檔案是機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位工作過(guò)程中不可缺少的參考依據(jù)。在檔案管理過(guò)程中，保障檔案相關(guān)資料的真實(shí)性會(huì)直接影響后續(xù)工作的正常開展。因此，為了保證相關(guān)檔案管理工作的有效性，有必要對(duì)相關(guān)的檔案管理技術(shù)進(jìn)行改革。信息化檔案管理平臺(tái)的安全性，與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)使用環(huán)境以及干部職工的工作習(xí)慣有很大的關(guān)系。作為相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)部門，要保證檔案工作人員有個(gè)安全的工作環(huán)境。此外，與檔案相關(guān)的工作人員在工作過(guò)程中，也要在科學(xué)合理的制度下配合檔案管理工作，如登錄檔案管理賬號(hào)后，要及時(shí)刪除賬號(hào)信息；工作開始前要對(duì)當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境進(jìn)行安全測(cè)評(píng)等，從而將相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)降到最低范圍內(nèi)，這樣才能保證檔案安全管理工作沿著正確的軌道前進(jìn)。

4.3 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)

為了確保檔案管理工作的順利開展，要不斷加強(qiáng)信息化建設(shè)與管理工作，健全和完善相應(yīng)的檔案管理機(jī)制至關(guān)重要。在信息時(shí)代下，要明確檔案管理工作的管理目標(biāo)和方向，有效構(gòu)建信息化檔案管理機(jī)制，保證檔案管理工作的有序開展。

不少單位缺乏對(duì)檔案管理信息化的重視度，信息化建設(shè)力度不足，造成檔案管理工作的隨意性，降低了檔案管理的工作效率。因此，要加快檔案管理工作信息化的建設(shè)步伐，強(qiáng)化信息化檔案管理系統(tǒng)的軟、硬件配置，構(gòu)建科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)，有效保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率，避免檔案管理工作出現(xiàn)秩序混亂的問(wèn)題。另外，在信息化檔案管理中，針對(duì)檔案資料級(jí)別的不同，要設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，要明確規(guī)劃出檔案管理框架。

4.4 完善信息化管理制度

信息時(shí)代下，檔案管理工作要通過(guò)規(guī)章制度的制訂來(lái)完善，對(duì)相關(guān)的工作流程進(jìn)行有效規(guī)范和約束，使檔案管理工作的效率和質(zhì)量得到有效保證。在檔案管理中，要建立相應(yīng)的檔案管理規(guī)章制度，傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度已無(wú)法適應(yīng)信息時(shí)代下對(duì)檔案管理工作提出的新要求，要充分考慮目前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以及社會(huì)需求制定管理制度，并結(jié)合未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，完善現(xiàn)行的檔案管理規(guī)章制度，保證管理規(guī)章的權(quán)威性。在網(wǎng)絡(luò)化的趨勢(shì)下，要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)化對(duì)檔案管理工作的要求以及發(fā)展趨勢(shì)，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改革。針對(duì)檔案網(wǎng)絡(luò)管理需要以及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)構(gòu)建管理要求，科學(xué)分配管理責(zé)權(quán)，并及時(shí)分析信息化檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)修正錯(cuò)誤，保證后續(xù)規(guī)章的創(chuàng)新和改革。

4.5 提升管理平臺(tái)的安全性

檔案管理工作只有在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全性得到保證的情況下，才能有效避免檔案被竊取或篡改等問(wèn)題的發(fā)生，使檔案資料的安全性以及單位利益不受侵害。目前，不少單位由于對(duì)檔案管理工作缺乏足夠的重視，在軟件維護(hù)、安全技術(shù)革新以及完善管理平臺(tái)等方面，沒(méi)有投入足夠的資金和管理力度，不僅導(dǎo)致檔案管理效率不高、管理質(zhì)量較低，還增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)，阻礙了檔案管理工作的改革和優(yōu)化。在信息化建設(shè)高速發(fā)展的形勢(shì)下，為了有效保障檔案管理的安全性，要加強(qiáng)檔案管理技術(shù)的革新，充分結(jié)合網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，加強(qiáng)對(duì)管理環(huán)境的維護(hù)，并通過(guò)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全檢測(cè)，有效保證檔案信息傳遞的安全性，要大幅度降低檔案風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的概率，不斷創(chuàng)新檔案管理工作。