加強(qiáng)事業(yè)單位檔案安全管理的措施

吳桂娟

(公主嶺市河湖管理中心，吉林 公主嶺 136100)

在事業(yè)單位各項(xiàng)管理工作中，檔案管理屬于基礎(chǔ)性工作，其可以為工作開展提供重要的資料支撐，是記錄單位變化及發(fā)展的寶貴資料，所以，事業(yè)單位應(yīng)給予檔案管理以高度重視，結(jié)合時(shí)代發(fā)展和檔案特點(diǎn)，落實(shí)各項(xiàng)安全管理措施，進(jìn)而為單位的穩(wěn)定發(fā)展提供保障。

1 檔案安全管理的意義和價(jià)值

1.1 體現(xiàn)單位管理水平

社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展迅速，事業(yè)單位的服務(wù)方向和工作內(nèi)容也出現(xiàn)了較大的變化，檔案管理作為各項(xiàng)管理的基礎(chǔ)性工作，其安全管理質(zhì)量充分體現(xiàn)了單位管理水平，與單位的穩(wěn)定發(fā)展和社會形象具有密切關(guān)系。

1.2 促進(jìn)單位健康發(fā)展

隨著我國市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷深化改革，事業(yè)單位也面臨著改革和創(chuàng)新，在其發(fā)展過程中，檔案是記錄其變化軌跡和發(fā)展進(jìn)程的重要資源，完整而真實(shí)的檔案可以幫助事業(yè)單位制定各項(xiàng)決策，為單位發(fā)展提供借鑒和參考，進(jìn)而促進(jìn)單位的健康發(fā)展。

1.3 便于檔案資源查詢

檔案具有較強(qiáng)的參考價(jià)值和借鑒意義，對于事業(yè)單位而言，其在發(fā)展中形成了大量的檔案資源，可以為單位決策提供參考。對檔案資源加強(qiáng)安全管理，能夠?yàn)闄n案查詢和利用提供便捷，有助于發(fā)揮檔案的實(shí)用性。

2 事業(yè)單位檔案安全管理中存在的問題

2.1 對檔案管理缺乏重視

當(dāng)前，事業(yè)單位承擔(dān)的工作任務(wù)不斷增加，對管理工作也提出更為嚴(yán)格的要求，一些單位領(lǐng)導(dǎo)更加重視業(yè)務(wù)工作，對檔案資源的重要性和價(jià)值性缺乏正確認(rèn)知，也沒有給予安全管理以高度重視。同時(shí)，事業(yè)單位內(nèi)部也沒有形成良好的檔案管理氛圍，一些員工不愿意配合檔案人員落實(shí)安全管理工作，檔案人員對工作缺乏熱情和信心，為檔案資源的安全埋下隱患。

2.2 檔案人員素質(zhì)不高

檔案管理具有較強(qiáng)的專業(yè)性和技術(shù)性，對檔案人員的業(yè)務(wù)能力、專業(yè)素質(zhì)以及職業(yè)素養(yǎng)具有較高的要求，但是由于事業(yè)單位忽視了檔案管理的價(jià)值，在人員配置方面存在問題，檔案人員的素質(zhì)和能力不符合崗位要求，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，部分檔案人員不具備專業(yè)背景，在開展安全管理時(shí)缺乏技術(shù)和知識支撐，導(dǎo)致管理工作缺乏實(shí)效性和針對性，對檔案安全帶來影響。第二，事業(yè)單位人力資源匱乏，沒有設(shè)置專職的檔案管理人員，很多人員都是兼職檔案工作，精力和時(shí)間有限，導(dǎo)致檔案管理存在漏洞。第三，部分檔案人員對檔案管理缺乏正確認(rèn)知，對待工作的態(tài)度不認(rèn)真、不積極，在管理中經(jīng)常犯錯(cuò)誤，甚至出現(xiàn)人員離職后，沒有與接任的檔案人員進(jìn)行工作交接，大量寶貴的檔案資源流失。

2.3 管理硬件條件較差

當(dāng)前在事業(yè)單位開展檔案管理中，主要以紙質(zhì)檔案為主，但是紙質(zhì)檔案在長期保管中容易出現(xiàn)破損、受潮以及丟失等情況，一些單位對檔案工作缺乏重視，紙質(zhì)檔案在保管中沒有專業(yè)的檔案室、辦公室、保管柜等，檔案室、接待室、傳達(dá)室、辦公室以及保管室相互混淆，對檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和安全性帶來巨大影響。

2.4 檔案利用管理缺失

在檔案管理中，一些檔案人員依然抱著以往的固化思想，重視檔案保存而忽視了檔案利用，導(dǎo)致檔案資源的實(shí)際價(jià)值難以發(fā)揮，同時(shí)，在檔案利用管理缺失的情況下，檔案資源在查詢以及利用中容易出現(xiàn)檔案丟失以及破損等問題。同時(shí)，為了便于檔案資源利用，一些事業(yè)單位將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，但是對電子檔案也沒有進(jìn)行科學(xué)管理，基于網(wǎng)絡(luò)的開放性，電子檔案在使用中也存在諸多安全隱患。

3 事業(yè)單位加強(qiáng)檔案安全管理的措施

3.1 提升重視程度

對于事業(yè)單位而言，檔案是其在發(fā)展中形成的寶貴資源，具有重要的實(shí)用價(jià)值和借鑒意義，因此，事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要提升思想認(rèn)知，給予檔案安全管理以高度重視，進(jìn)而提升管理效率和質(zhì)量。首先，主要領(lǐng)導(dǎo)要起到模范帶頭作用。主動學(xué)習(xí)檔案管理知識，并且給予相關(guān)工作以支持和理解，在內(nèi)部形成良好的管理氛圍和環(huán)境。其次，制度作為開展各項(xiàng)管理工作的依據(jù)和準(zhǔn)繩。事業(yè)單位要結(jié)合自身特點(diǎn)和要求制定各項(xiàng)管理制度，保證制度的合理性、科學(xué)性，并將其落實(shí)到檔案安全管理中。制度并不是一成不變的，事業(yè)單位要根據(jù)實(shí)際情況對制度進(jìn)行調(diào)整，保證其操作性。

3.2 提升人員素質(zhì)

檔案人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力與檔案安全管理質(zhì)量具有密切關(guān)系，因此，事業(yè)單位要采取有效措施提升人員素質(zhì)。首先，事業(yè)單位要積極從高校和社會中招聘具有專業(yè)背景的現(xiàn)代化人才，不斷充實(shí)、完善檔案管理隊(duì)伍。面向社會公開招聘，提升崗位工薪待遇，吸引更多的人才加入。其次，定期組織檔案人員進(jìn)行專業(yè)化技術(shù)培訓(xùn)，通過培訓(xùn)提升其專業(yè)能力和綜合素質(zhì)，進(jìn)而更好地勝任崗位工作。最后，制定科學(xué)的人員考核制度及獎(jiǎng)懲制度，對于工作表現(xiàn)良好、態(tài)度積極的人員給予適當(dāng)獎(jiǎng)勵(lì)，對于工作存在重大失誤，導(dǎo)致檔案資源受損或者丟失的人員給予處罰，通過獎(jiǎng)懲制度調(diào)動人員參與工作的熱情和積極性。

3.3 加強(qiáng)硬件建設(shè)

硬件環(huán)境是保證檔案資源的物質(zhì)基礎(chǔ)，事業(yè)單位要重視加強(qiáng)硬件建設(shè)。首先，通過專項(xiàng)資金的形式采購檔案管理所需的硬件設(shè)備，包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、保管柜等。其次，結(jié)合檔案管理的實(shí)際需求，設(shè)置專門的檔案室、接待室、傳達(dá)室、辦公室及保管室。最后，在對紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理時(shí)，要做好防盜、防潮及防火工作，確保檔案資源安全。

3.4 落實(shí)利用管理

檔案資源的價(jià)值在于查詢利用，為了保證檔案資源安全，事業(yè)單位要做好利用管理。首先，內(nèi)部人員必須到檔案室查詢相關(guān)資源，對檔案資源的保密程度進(jìn)行分級，所有涉密檔案不能帶出檔案室，防止檔案資源丟失。其次，對紙質(zhì)檔案要加強(qiáng)利用管理，如果發(fā)現(xiàn)檔案出現(xiàn)破損情況要及時(shí)修復(fù)，檔案室設(shè)置門禁，無關(guān)人員嚴(yán)禁隨意出入。最后，對電子檔案開展規(guī)范化管理，對信息系統(tǒng)進(jìn)行定期查毒，避免電子檔案受到破壞。

4 結(jié)語

檔案是事業(yè)單位在發(fā)展中形成的寶貴資源，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)需要提高思想認(rèn)識，給予安全管理以高度重視，并結(jié)合存在的問題采取相關(guān)措施優(yōu)化改進(jìn)，為單位的健康發(fā)展奠定基礎(chǔ)。