紙質(zhì)檔案的防護(hù)與管理
——評(píng) 《檔案管理》

檔案是記錄我們信息的重要載體。以前，查一份檔案是一件很費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事情；而現(xiàn)在，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展、互聯(lián)網(wǎng)的普及，檔案的管理方便了許多。現(xiàn)在我們將檔案的管理與電腦結(jié)合起來(lái)，所有的檔案數(shù)據(jù)錄入數(shù)據(jù)庫(kù)里，方便快捷、保密性高。但是，人們?cè)谔幚硪恍﹩?wèn)題的時(shí)候依然需要紙質(zhì)版的檔案內(nèi)容，紙質(zhì)版的檔案依然有其存在的必要性，并且發(fā)揮著不可替代的作用。因此，紙質(zhì)版檔案的防護(hù)和管理工作尤為重要。由唐明瑤、劉益芝主編的《檔案管理》一書(shū)詳細(xì)地介紹了關(guān)于檔案的收集、鑒定、保管和統(tǒng)計(jì)等工作。對(duì)于一些專(zhuān)業(yè)人士和在校學(xué)習(xí)與檔案有關(guān)專(zhuān)業(yè)的學(xué)生們，它是一本非常專(zhuān)業(yè)的檔案管理工具書(shū)，為我們提供了關(guān)于紙質(zhì)版檔案的防護(hù)與管理的建議。

該書(shū)共有十一章，第一章是檔案與檔案管理概述；第二章是檔案收集工作；第三章是檔案整理工作；第四章是檔案鑒定工作；第五章是檔案保管工作；第六章是檔案檢索工作；第七章是檔案編研工作；第八章是檔案利用工作；第九章是檔案統(tǒng)計(jì)工作；第十章是幾種專(zhuān)業(yè)檔案的管理；第十一章是音像檔案、資料與實(shí)物管理。編者通過(guò)對(duì)檔案各方面工作的介紹，目的在于指導(dǎo)我們以理論為基礎(chǔ)，并與實(shí)踐相結(jié)合，完成紙質(zhì)檔案的防護(hù)與管理工作。

紙質(zhì)檔案的防護(hù)與管理受到很多因素的影響，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

首先，檔案工作人員的保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)。很多人都認(rèn)為檔案的管理與防護(hù)工作很簡(jiǎn)單很輕松，但其實(shí)檔案的管理工作責(zé)任重大。一些檔案工作人員掉以輕心，常常會(huì)導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失和內(nèi)容錯(cuò)誤等問(wèn)題，稍有不慎就會(huì)出現(xiàn)難以挽回的后果，因此檔案管理人員必須細(xì)心看管。同時(shí)，檔案管理人員要注意對(duì)存放環(huán)境的關(guān)注，調(diào)整室內(nèi)的溫度和濕度，這對(duì)于檔案的存放至關(guān)重要。還有要做好存取檔案人員的登記工作，時(shí)刻提高自己對(duì)于檔案保護(hù)意識(shí)。

其次，檔案使用者的管理意識(shí)有待提高。很多檔案的使用者對(duì)于檔案的管理不認(rèn)真，不能夠很好地保護(hù)檔案的完整。還有一部分人使用完檔案以后沒(méi)有按時(shí)歸還，這些問(wèn)題都會(huì)導(dǎo)致檔案的缺失。對(duì)于這種現(xiàn)象檔案管理人員和使用者應(yīng)該以負(fù)責(zé)任的態(tài)度去對(duì)待，寫(xiě)一個(gè)檔案歸還證明之類(lèi)的書(shū)面材料，這樣確保檔案的安全性與完整性。

再次，紙質(zhì)檔案的防護(hù)措施不健全。紙質(zhì)檔案是最容易受到破壞的，尤其是在面臨一些特殊情況和突發(fā)災(zāi)害的時(shí)候。這就要求檔案管理部門(mén)要有應(yīng)急防護(hù)的措施，盡可能地減少檔案的損失。當(dāng)前一些檔案管理部門(mén)缺乏應(yīng)急防護(hù)的有效機(jī)制，即使有，也是紙上談兵，在緊急情況出現(xiàn)的時(shí)候也很難達(dá)到實(shí)際的效果。因此，一旦發(fā)生危險(xiǎn)，檔案管理部門(mén)難以應(yīng)對(duì)。

由于紙質(zhì)檔案對(duì)其保存的要求比較高，因此在紙質(zhì)檔案的防護(hù)與管理當(dāng)中要注意以下三個(gè)問(wèn)題：

第一，對(duì)于紙質(zhì)檔案管理來(lái)說(shuō)，要選擇各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施都完善的地方去存放檔案。要選擇干燥通風(fēng)的地方，光照好，遠(yuǎn)離那些有化學(xué)物品和易燃易爆物品的地方，要有安全通道和防火工具。同時(shí)還要注意對(duì)檔案存放房屋的排濕處理和防潮處理，有適當(dāng)?shù)耐L(fēng)口和除濕器。完成以上的內(nèi)容以后在檔案存放的地方還要注意的是，各種檔案的擺放要美觀、方便，要有擺放檔案的書(shū)柜和書(shū)架，把各種檔案分類(lèi)歸置，按照紙質(zhì)檔案的存放方法，要根據(jù)它的紙張材料來(lái)進(jìn)行分類(lèi)，不同的紙張要分開(kāi)來(lái)放。還要根據(jù)它的保密程度來(lái)區(qū)別存放，一些檔案需要密封保管，而一些檔案需要攤平展開(kāi)來(lái)存放，從而方便以后查找。

第二，要給紙質(zhì)檔案的存放營(yíng)造一個(gè)合適的環(huán)境。首先是房屋的溫度和濕度，調(diào)控好房屋的溫度和濕度對(duì)于檔案的存放來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，它關(guān)系到檔案能夠存放多久的問(wèn)題。其次，是光照的問(wèn)題。由于我們的檔案是手寫(xiě)或者打印的，光照太強(qiáng)會(huì)產(chǎn)生紙張變質(zhì)、老化、褪色等問(wèn)題。要適當(dāng)?shù)卣{(diào)節(jié)房間的光照，必要時(shí)可以采用燈光照明的措施來(lái)解決光照問(wèn)題。最后，存放檔案的環(huán)境還要注意空氣的問(wèn)題。空氣中的污染物增加也會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案的存放產(chǎn)生危害，一些污染物和細(xì)菌會(huì)使檔案的紙張變質(zhì)、褪色。因此，給紙質(zhì)檔案的存放營(yíng)造一個(gè)合適的環(huán)境至關(guān)重要。

第三，要加大力度對(duì)紙質(zhì)檔案防護(hù)與管理人員的培訓(xùn)。對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，人是關(guān)鍵。針對(duì)這種情況，首先有關(guān)部門(mén)要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)，強(qiáng)化他們的責(zé)任與保護(hù)意識(shí)，提高他們檔案管理與防護(hù)的技能。其次，還要制定相關(guān)制度規(guī)范，一旦違反規(guī)定，要追究其責(zé)任。只有這樣檔案的工作人員才能做好自己的本職工作，減少損失。最后，還要提高他們應(yīng)對(duì)突發(fā)情況的能力，以免出現(xiàn)災(zāi)害時(shí)驚慌失措、手忙腳亂。只要對(duì)檔案管理人員時(shí)常進(jìn)行培訓(xùn)和教育，那么在檔案出現(xiàn)任何問(wèn)題的時(shí)候，他們都能夠及時(shí)處理。