強(qiáng)化發(fā)電廠檔案管理信息化建設(shè)的方法研究

林小群 國家能源蓬萊發(fā)電有限公司

現(xiàn)今社會我國經(jīng)濟(jì)不斷進(jìn)步與發(fā)展，人們在生活中和工作中的用電需求出現(xiàn)大幅度增加，進(jìn)而推動了我國發(fā)電事業(yè)飛速的發(fā)展。為了順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展與滿足人們的用電需求，我國相關(guān)部門對發(fā)電廠的發(fā)展提出了新的要求。

一、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)及其建立目的

（一）數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)概述

信息技術(shù)推動了各行各業(yè)的快速發(fā)展，每個(gè)行業(yè)都跟隨著時(shí)代的腳步開啟了數(shù)字化管理時(shí)代。電子信息數(shù)字化技術(shù)在檔案系統(tǒng)領(lǐng)域的應(yīng)用帶來了檔案管理工作的歷史性變革，為科學(xué)管理檔案工作提供了重要的技術(shù)手段支持，推動檔案管理工作從以往傳統(tǒng)的人工管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案管理模式。依托信息化發(fā)電廠的檔案管理工作更為清晰和完善，為發(fā)電廠系統(tǒng)管理提供了有力的支持。發(fā)電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)目前還處于起步階段，在數(shù)字化的道路上還有一個(gè)漫長的道路要走，還需要不斷探索，建立起功能更全、更智能化的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，這也是未來發(fā)電廠檔案管理工作的整體發(fā)展趨勢。

（二）發(fā)電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)建立的目標(biāo)

無論采取什么手段，檔案管理的最終目的都是為了對檔案信息的集中統(tǒng)一管理。智能化的檢索手段以及網(wǎng)絡(luò)信息優(yōu)勢，有效的提高了工作效率，為實(shí)際工作提供更為快捷的系統(tǒng)檔案信息管理服務(wù)，推動檔案信息資源實(shí)現(xiàn)共建共享，加快發(fā)電廠信息化建設(shè)。檔案信息的數(shù)字化，是將發(fā)電廠現(xiàn)有的各類檔案包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案以及工程圖紙檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的相互轉(zhuǎn)換，并以此為基礎(chǔ)將檔案信息與其他的管理系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，大幅提升整體工作效率。

二、發(fā)電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

（一）檔案管理功能

檔案管理功能是發(fā)電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)的最為基礎(chǔ)的功能，主要是指實(shí)現(xiàn)檔案管理模塊數(shù)據(jù)管理功能，包括數(shù)據(jù)的錄入、檔案統(tǒng)計(jì)、文檔掃描以及檔案網(wǎng)上借閱等功能，實(shí)現(xiàn)對檔案從錄入到使用、銷毀以及各類統(tǒng)計(jì)等全方位的功能。

（二）檔案檢索功能

檔案檢索功能是指用戶通過計(jì)算機(jī)檢索對庫存檔案進(jìn)行案卷級、文件及條目檢索和全文查詢的功能，方便實(shí)用，快速高效，大幅度提升檢索效率和質(zhì)量。

（三）賦權(quán)審批功能

在電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)中，需要實(shí)現(xiàn)管理員對其他用戶的身份進(jìn)行賦權(quán)，選擇性的為每位用戶開通不同權(quán)限，比如為移交檔案人員開通錄入權(quán)限、為用戶開通電子檔案瀏覽、下載權(quán)限等。同時(shí)，電子檔案管理系統(tǒng)也兼具檔案借閱審批，即對其他未賦權(quán)用戶提出的檔案借閱申請進(jìn)行審批，有效提升檔案管理工作的安全性。

（四）統(tǒng)計(jì)輸出

統(tǒng)計(jì)輸出功能主要是指對檔案的統(tǒng)計(jì)功能和輸出功能，包括了檔案利用、庫存等的統(tǒng)計(jì)，案卷封皮、目錄、備考表等的輸出，使檔案管理工作得以更加有效、規(guī)范的進(jìn)行。

（五）系統(tǒng)維護(hù)

系統(tǒng)維護(hù)功能的設(shè)計(jì)主要對系統(tǒng)設(shè)置、維護(hù)功能等功能進(jìn)行實(shí)現(xiàn)，主要包括用戶管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置、報(bào)表維護(hù)、保存期限設(shè)置、系統(tǒng)日志管理以及密碼修改等權(quán)限。

三、強(qiáng)化發(fā)發(fā)電廠檔案管理信息化建設(shè)的方法

（一）做好檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)是發(fā)電廠檔案管理工作發(fā)展的重要前提。要想提升發(fā)電廠檔案信息處理的效率，就必須做好檔案的數(shù)據(jù)庫建設(shè)，將檔案以數(shù)據(jù)信息的方式進(jìn)行存儲，將每條信息整理匯總形成數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，一方面要做好信息的獲取功能，發(fā)電廠要通過互聯(lián)網(wǎng)來構(gòu)建起發(fā)電廠檔案信息資源的共享機(jī)制，為了讓數(shù)據(jù)庫更好地服務(wù)于發(fā)電廠檔案管理工作，需要確保數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的完善性。另一方面要做好發(fā)電廠檔案信息分類工作，要對發(fā)電廠各類檔案信息進(jìn)行細(xì)分并編目，積極推動數(shù)據(jù)庫檢索和存儲的高效性，做好時(shí)在信息分類的過程中還可以建立起資源目錄索引。

（二）完善檔案信息安全保障體系

發(fā)電廠各類信息資源中，檔案管理工作是信息資源中最為重要的一部分。一旦檔案信息資源保管出現(xiàn)問題，企業(yè)將會產(chǎn)生不可估量的損失，這使得檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)工作十分重要。針對檔案系統(tǒng)安全防護(hù)工作，一是要做好信息加密工作，通過加密技術(shù)來提升發(fā)電廠檔案信息的安全性，從而避免發(fā)電廠內(nèi)部檔案發(fā)生信息泄露事件。二是要做好認(rèn)證技術(shù)，為了更好地保護(hù)發(fā)電廠檔案信息的安全性，做好安全管理工作，需要加強(qiáng)對認(rèn)證技術(shù)的運(yùn)用。

（三）云服務(wù)技術(shù)的應(yīng)用

發(fā)電廠數(shù)字化檔案系統(tǒng)的建設(shè)，需要加強(qiáng)對云服務(wù)技術(shù)的應(yīng)用，積極構(gòu)建“云”檔案館。依托云服務(wù)技術(shù)，企業(yè)可以實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)訪問用戶對發(fā)電廠檔案信息獲取的服務(wù)，還能夠?yàn)橛脩籼峁╇y題解答、在線服務(wù)等功能，同時(shí)還可以實(shí)現(xiàn)發(fā)電廠檔案信息的遠(yuǎn)程傳輸。

四、結(jié)束語

通過積極研發(fā)發(fā)電廠數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，能夠有效地改變發(fā)電廠檔案管理的模式，通過信息化手段來提升發(fā)電廠檔案管理的水平，同時(shí)發(fā)揮檔案在生產(chǎn)運(yùn)行中的重要作用，更好地為個(gè)人、單位提供檔案服務(wù)。