船舶配套企業(yè)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制研究

戴詩(shī)宜

(江蘇大學(xué) 財(cái)經(jīng)學(xué)院，江蘇 鎮(zhèn)江212000)

0 引言

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和競(jìng)爭(zhēng)加劇，賒銷這一信用銷售方式被很多船舶配套企業(yè)廣泛采用。但賒銷會(huì)形成應(yīng)收賬款，而持有應(yīng)收賬款需要付出一定的代價(jià)，不僅可能導(dǎo)致管理成本、壞賬成本增加，還會(huì)帶來(lái)現(xiàn)款回收率低、貼現(xiàn)成本高等問(wèn)題，因此加強(qiáng)船舶配套企業(yè)應(yīng)收賬款管理顯得尤為重要。

本文首先分析S公司2016年—2018年三年年報(bào)數(shù)據(jù)，從中發(fā)現(xiàn)其應(yīng)收款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題；然后對(duì)應(yīng)收款內(nèi)部控制提出改進(jìn)措施。

1 S公司應(yīng)收款內(nèi)部管理現(xiàn)狀

S公司2016年—2018年應(yīng)收帳款相關(guān)指標(biāo)情況見(jiàn)表1。從表中發(fā)現(xiàn)，S公司應(yīng)收賬款總額呈持續(xù)增長(zhǎng)趨勢(shì)，應(yīng)收賬款周轉(zhuǎn)率明顯低于同行業(yè)水平，證明短期償債能力偏低，海外客戶逾期欠款回收情況不容樂(lè)觀。因此，必須對(duì)S公司應(yīng)收賬款內(nèi)部的問(wèn)題進(jìn)行分析，以便采取有效措施加以改進(jìn)。

2 S公司應(yīng)收賬款內(nèi)部控制存在的問(wèn)題

2.1 客戶信用評(píng)級(jí)制度不夠完善

2016年—2018年S公司應(yīng)收賬款與營(yíng)業(yè)收入情況見(jiàn)表2。

由表2可知，S公司2016年應(yīng)收賬款增長(zhǎng)率為-25.85%，2017年開(kāi)始明顯上升，到2018年上升為43.39%；而營(yíng)業(yè)收入增長(zhǎng)率2016年為-8.60%，到了2018年已上升至16.42%。從中可以看出，S公司應(yīng)收賬款與營(yíng)業(yè)收入總額都呈現(xiàn)增長(zhǎng)趨勢(shì)，但增長(zhǎng)不成比例，應(yīng)收賬款增長(zhǎng)率明顯高于營(yíng)業(yè)收入；同時(shí)應(yīng)收賬款與營(yíng)業(yè)收入的占比持續(xù)升高，則說(shuō)明S公司面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，又釋放了很多賒銷額度。這些證明S公司客戶信用評(píng)級(jí)制度存在一定缺陷，未采用太多信用控制。

表1 2016年—2018年S公司應(yīng)收賬款相關(guān)指標(biāo)情況表

資料來(lái)源：根據(jù) S公司財(cái)務(wù)部2016年—2018年年報(bào)數(shù)據(jù)整理所得。

表2 2016年—2018年S公司應(yīng)收賬款與

資料來(lái)源：根據(jù) S公司財(cái)務(wù)部2016年—2018年年報(bào)數(shù)據(jù)整理所得。

目前S公司客戶信用評(píng)級(jí)制度是將所有客戶分為新客戶和老客戶兩類，并采取不同賒銷審批額度，分別是20萬(wàn)元和50萬(wàn)元。該方法自S公司2001年創(chuàng)立以來(lái)一直沿用至今，未結(jié)合公司發(fā)展變化情況加以改進(jìn)，管理方式顯得過(guò)于簡(jiǎn)單。對(duì)于新客戶，公司為搶占市場(chǎng)份額，贏得更多的客戶群體，未明確規(guī)定還款期限，信用政策過(guò)于寬松；對(duì)于部分長(zhǎng)期合作的老客戶，為了保持合作關(guān)系，允許大額度賒銷，該做法不利于維護(hù)老客戶，存在極大的主觀性。并且在實(shí)際管理過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)新、老客戶均有賒銷額度大于審批額度現(xiàn)象，導(dǎo)致S公司應(yīng)收賬款金額近年來(lái)持續(xù)增長(zhǎng)。

S公司為了在競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，相較于國(guó)內(nèi)而言，對(duì)海外客戶采取了寬松的賒銷政策。比如：在2018年S公司與泰國(guó)某企業(yè)新簽訂了銷售合同，為了獲得與新客戶長(zhǎng)期合作，沒(méi)有對(duì)其規(guī)定具體賒銷期限，這樣導(dǎo)致海外企業(yè)應(yīng)收賬款連年增加，這也是S公司應(yīng)收賬款增長(zhǎng)率、應(yīng)收賬款占營(yíng)業(yè)收入占比持續(xù)激增的原因之一。

2.2 賒銷審批流程不完善

S公司現(xiàn)行的信用審批制度存在的問(wèn)題有以下兩個(gè)方面：

(1)缺乏內(nèi)控管理者和領(lǐng)導(dǎo)人的審核，容易出現(xiàn)把關(guān)不嚴(yán)的現(xiàn)象。S公司的合同草案經(jīng)過(guò)銷售部審批后，直接送到財(cái)務(wù)部，缺少內(nèi)控管理者在中間環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和把關(guān)。另外，財(cái)務(wù)經(jīng)理審核完直接送至董事會(huì)審批也缺少經(jīng)理層領(lǐng)導(dǎo)的參與。這樣容易造成客戶實(shí)際賒銷金額大于審批額度的情況，這也是S公司近3年應(yīng)收賬款與營(yíng)業(yè)收入占比從18.69%持續(xù)升高到了27.52%的原因(見(jiàn)表2)，該比重的增大說(shuō)明S公司并非嚴(yán)格按照審批標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行賒銷的。

(2)客戶分類過(guò)于簡(jiǎn)單，授信依據(jù)不合理。S公司現(xiàn)行的信用審批制度規(guī)定新、老客戶審批額度分別是20萬(wàn)元、50萬(wàn)元，且對(duì)新客戶未設(shè)定固定信用期限，老客戶規(guī)定為90 d。這樣做的弊端是，有時(shí)判斷結(jié)果過(guò)于主觀，缺少客觀數(shù)據(jù)做支撐，易出現(xiàn)審批差異化，缺乏標(biāo)準(zhǔn)性。

2.3 缺乏完善的催收機(jī)制

目前S公司現(xiàn)有的催收手段較為單一，不論賬齡長(zhǎng)短、距離遠(yuǎn)近，銷售部負(fù)責(zé)催款的人員均采用電子郵件等方式通知，效率極低，時(shí)間周期太長(zhǎng)。S公司2018年應(yīng)收賬款賬齡見(jiàn)表3。2016年—2018年度應(yīng)收賬款分布情況見(jiàn)表4。截止到2018年12月S公司1～3年應(yīng)收賬款占比高達(dá)78.83%，海外企業(yè)的應(yīng)收賬款占比為68.94%。從中可以看出，海外企業(yè)1～3年的應(yīng)收賬款所占比重較大，應(yīng)當(dāng)給予重視。海外項(xiàng)目構(gòu)成S公司業(yè)務(wù)的主體，再加上地域、經(jīng)濟(jì)制度、文化等多重因素的阻礙，目前催收難度較大。在屢次催收未果后，銷售部門也沒(méi)有采取其他手段繼續(xù)催收，因此形成了大量逾期應(yīng)收賬款無(wú)法追回現(xiàn)象。另外，銷售人員催收也缺乏動(dòng)力。目前S公司的應(yīng)收賬款催收工作是由銷售部單獨(dú)負(fù)責(zé)的，對(duì)此公司管理層并無(wú)出臺(tái)相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，這就導(dǎo)致了銷售人員追求銷售業(yè)績(jī)的同時(shí)，對(duì)應(yīng)收賬款的催收缺乏積極性和主動(dòng)性，特別是向?qū)Ψ焦緦掖未呃U未果的情況下，由于缺乏催收績(jī)效的考評(píng)，銷售人員往往未具體調(diào)查客戶的逾期原因的情況下，將該項(xiàng)應(yīng)收賬款直接申請(qǐng)壞賬，而財(cái)務(wù)部門由于對(duì)客戶的具體情況并不清楚，也通過(guò)了該筆壞賬的申請(qǐng)。

表3 S公司2018年應(yīng)收賬款賬齡表

表4 S公司2016年—2018年度應(yīng)收賬款分布情況

資料來(lái)源：根據(jù) S公司財(cái)務(wù)部數(shù)據(jù)整理所得

3 應(yīng)收賬款內(nèi)部控制改進(jìn)措施

(1)做好事前控制，定期進(jìn)行客戶信用評(píng)價(jià)

對(duì)客戶資信進(jìn)行充分的調(diào)查和評(píng)估，是有效控制企業(yè)應(yīng)收賬款的前提和基礎(chǔ)。該階段首先要求公司負(fù)責(zé)信息管理的部門對(duì)客戶資信變動(dòng)情況進(jìn)行詳細(xì)了解，以保證信息質(zhì)量的真實(shí)性，從而避免銷售人員的主觀性判斷；然后企業(yè)應(yīng)參考行業(yè)情況和公司自身特點(diǎn)，結(jié)合應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的目標(biāo)與原則，選用適合本企業(yè)的客戶信用評(píng)級(jí)方法，兼顧實(shí)用性和經(jīng)濟(jì)性兩個(gè)方面，防止耗費(fèi)太多研發(fā)成本和時(shí)間成本；最后，在此基礎(chǔ)上，調(diào)查分析客戶意愿與品質(zhì)、還款能力、資本條件等資信情況，劃分客戶信用等級(jí)后，根據(jù)不同級(jí)別的客戶群體，設(shè)立不同的賒銷方式和還款期限，這樣做有利于將賒銷風(fēng)險(xiǎn)降到最低。

另外，對(duì)授信額度進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定可能會(huì)出現(xiàn)損失一定數(shù)量老客戶的情況，對(duì)此企業(yè)可以考慮采取增加現(xiàn)金折扣、返利等方式。這樣既增強(qiáng)了客戶粘性，避免出現(xiàn)老客戶流失的現(xiàn)象，同時(shí)也保證了該項(xiàng)授信政策實(shí)際執(zhí)行效果。最后，如果客戶在合作過(guò)程中能一直保持良好的信用記錄，也可以考慮提升其信用額度，反之，則要降低客戶的信用額度。

(2)強(qiáng)化事中控制，優(yōu)化賒銷審批流程

事中控制階段強(qiáng)調(diào)對(duì)銷售合同的簽訂實(shí)行多部門審核，建立健全賒銷審批制度能有效降低應(yīng)收賬款產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，是實(shí)現(xiàn)應(yīng)收賬款內(nèi)部控制有效管理極為重要的環(huán)節(jié)。該階段主要涉及到企業(yè)財(cái)務(wù)部、銷售部、信管部及內(nèi)控法務(wù)部，對(duì)此提出以下幾點(diǎn)優(yōu)化建議：

①增加內(nèi)控法務(wù)部對(duì)賒銷的審批作用。銷售經(jīng)理審核通過(guò)的第一輪草案送交內(nèi)控法務(wù)部進(jìn)行第二輪審核。本輪審查的重點(diǎn)是看草案是否符合公司內(nèi)控要求、規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)；若未能通過(guò)審核，將退回銷售部信用管理員處，重新擬定草案。

②加強(qiáng)公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)賒銷的審批力度。企業(yè)管理者對(duì)賒銷審批有著不可忽視的作用，因此經(jīng)過(guò)優(yōu)化后，經(jīng)理層根據(jù)公司客戶賒銷額度對(duì)客戶提出的賒銷申請(qǐng)進(jìn)行審核和確認(rèn)。一般情況下，新客戶一律不許超過(guò)信用等級(jí)內(nèi)的信用額度；對(duì)于長(zhǎng)期客戶，收到訂單后，業(yè)務(wù)員需要對(duì)該顧客己被授權(quán)的信用額度、雙方合作次數(shù)以及對(duì)方應(yīng)收未收賬款余額進(jìn)行準(zhǔn)核。

(3)分等級(jí)細(xì)化審批流程和相關(guān)要求。賒銷合同經(jīng)過(guò)“銷售主管—內(nèi)控法務(wù)部主管—財(cái)務(wù)主管—總經(jīng)理—董事會(huì)”五級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批完成后，銷售部門確定客戶賒銷額度。銷售員填寫“賒銷額度申請(qǐng)單”送交相關(guān)部門負(fù)責(zé)人審核。發(fā)貨員根據(jù)發(fā)貨清單發(fā)貨，列明數(shù)量、金額、運(yùn)輸物流方式和相關(guān)責(zé)任人信息。

(4)加強(qiáng)事后控制，完善應(yīng)收賬款催收機(jī)制

應(yīng)收賬款的催收機(jī)制指的是當(dāng)客戶存在大量逾期款項(xiàng)時(shí)，企業(yè)所能采取的“救火”措施。它能幫助企業(yè)加快資金的周轉(zhuǎn)，提高應(yīng)收賬款的變現(xiàn)能力，減少發(fā)生壞賬的可能性。對(duì)此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制定出一套較為健全的應(yīng)收賬款催收機(jī)制，主要內(nèi)容如下：

①將客戶分為重要客戶(A)、普通客戶(B)和臨時(shí)客戶(C)三大類，區(qū)分催收輕重緩急。針對(duì)不同種類的客戶群體，根據(jù)其逾期賬齡的長(zhǎng)短，制定不同的催收政策。

②明確應(yīng)收賬款催收的責(zé)任分工。公司要對(duì)催款制度進(jìn)行審核，明確責(zé)任，然后落實(shí)各項(xiàng)具體任務(wù)，規(guī)定在回收工作完成之前不得以任何借口和理由推卸自身責(zé)任。負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)的人員專管核算和監(jiān)督，為回款工作提供相關(guān)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)，并且監(jiān)督催收的進(jìn)度。銷售、信控專員共同推進(jìn)賬款的催收，根據(jù)對(duì)方客戶的信用級(jí)別、回收賬齡等條件，采取分級(jí)別的催收政策，必要時(shí)可以委托第三方機(jī)構(gòu)，或采取法律手段提起訴訟來(lái)持續(xù)催促回款。

③結(jié)算方式施行多元化管理。企業(yè)可以增加銀行承兌匯票方式結(jié)算，也可以考慮放寬銷售貨款的結(jié)算方式，允許客戶采用電子承兌匯票的方式結(jié)算貨款。這樣能夠改善S公司目前因單一結(jié)算方式導(dǎo)致的潛在問(wèn)題，從而促進(jìn)資金的流動(dòng)性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，船舶配套企業(yè)要想做好應(yīng)收賬款內(nèi)部控制的相關(guān)工作，就必須在已有的特定的戰(zhàn)略模式下，充分利用自身的可調(diào)配資源，將應(yīng)收賬款內(nèi)部控制貫穿于整個(gè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程中，使負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的各個(gè)職能部門結(jié)合更加緊密，減少壞賬發(fā)生，提高資金使用率，從而為企業(yè)謀求更多利益。