遠程辦公時代下的工作和生活

張旭

過去，如果HR向老板提出要居家辦公，必須努力拿出各種方案和理由，否則老板一定會認為HR腦子出了問題。然而疫情的到來，讓一切都發(fā)生了改變。老板不得不讓辦公室內(nèi)的一切機器停止運轉(zhuǎn)，并支持員工居家辦工。

讓技術(shù)實現(xiàn)遠程辦公

在不少業(yè)內(nèi)人士看來，遠程辦公是適應(yīng)技術(shù)發(fā)展、企業(yè)變革并增強企業(yè)競爭力的新型組織管理模式，不僅可滿足當前防控疫情下各企業(yè)的切實辦公需求，更是企業(yè)未來不可或缺的辦公作業(yè)形態(tài)之一。

疫情期間，遠程無紙化辦公模式能解決集中辦公帶來的隱患，員工可在家中隨時隨地辦公，防護自己，也安全了他人。從企業(yè)長遠發(fā)展來看，這種辦公模式還能引導員工向興趣化、高科技化轉(zhuǎn)變，增加了因辦公方式改變帶來的連鎖反應(yīng)。通過技術(shù)革新、業(yè)務(wù)簡化等方式，可以改善企業(yè)的收益性指標、流動性指標、安全性指標及成長和生產(chǎn)性等指標，做到及時統(tǒng)計分析企業(yè)的整體業(yè)務(wù)情況，人員辦公及資產(chǎn)重點占用情況，對實時作出戰(zhàn)略決策具有重大意義。

數(shù)字認證有關(guān)負責人表示，疫情期間，數(shù)字認證已通過全流程閉環(huán)交付的電子合同服務(wù)，助力各行各業(yè)客戶在不同場景、不同地點實現(xiàn)遠程線上簽署。比如對金融行業(yè)，在充分保障安全合規(guī)的基礎(chǔ)上，能夠及時、快速滿足金融業(yè)務(wù)對于各項資料、文件、合同的簽署要求，縮短業(yè)務(wù)辦理周期，提升風險管控能力，加快業(yè)務(wù)拓展效率，提高客戶服務(wù)體驗，降低管理和倉儲成本。又如，對于物流行業(yè)，可實現(xiàn)發(fā)貨方、物流平臺等各方之間更快捷安全完成相關(guān)文件簽署，信息流轉(zhuǎn)高效，可隨時調(diào)閱、核驗。對于教育行業(yè)，可為在線教育平臺提供遠程簽約服務(wù)，包括與遠程簽約教師聘用合同的簽署、在線課程購買協(xié)議等文件的簽署。

不難看到，當前，遠程辦公在業(yè)務(wù)、合法合規(guī)、技術(shù)等方面均已經(jīng)逐步趨于成熟。在不少業(yè)內(nèi)人士看來，勞動資源優(yōu)化、生產(chǎn)效率提升、工作多態(tài)化等也將伴隨遠程無紙化辦公凸顯出來，甚至以后將發(fā)展為新型生產(chǎn)作業(yè)體系。

工作家庭界限模糊

技術(shù)手段幫助我們實現(xiàn)了遠程工作，卻也讓工作和家庭生活之間的界限變得更加模糊。作為一個不用去公司上班的遠程工作者，不管是生活時間還是工作時間，都最大限度地掌握在自己的手里?；叵肫疬h程辦公的那段日子，小陳仍然覺得那是一段不太美好的回憶。剛開始覺得可以早上睡到8點才起來，同時也沒有人監(jiān)管，自己想吃就吃，想睡就睡，非常自由。就這樣以遠程辦公的方式堅持了一個月之后，小陳每天頂著熊貓眼起床，有的時候工作到晚上10點還沒結(jié)束，不由感嘆在家辦公反而比在公司上班更累。

其實小陳的情況不是個例，因為身邊沒有老板或其他同事，從時間和任務(wù)管理上來說自己是自己的主人。因此，如何在生活與工作之間取得平衡是遠程辦公的人特別需要關(guān)注的。人是很有彈性的生物，可以玩上一天不嫌無聊，也可以工作一天不嫌累。于是，“計劃”這個詞，就變得十分重要。簡單、直接、有效的方法，就是劃分我們的時間和空間。

員工常常要跟同樣居家辦公或上網(wǎng)課的家庭成員共處一室，處理工作、接聽辦公電話、參加視頻會議。除此之外，居家辦公對于許多知識型員工而言是一項突如其來的強制改變，不是經(jīng)過慎重考慮和充分準備的計劃，更無法自行選擇。這使得遠程工作的員工更難從工作狀態(tài)切換回生活狀態(tài)、獲得充分的休息，因此必須主動管理工作和生活之間的界限。

把握時間和空間

調(diào)查人員為了更好地研究遠程辦公的利弊，將員工分為整合者和區(qū)分者。整合者是指工作和生活的界限較為模糊；區(qū)分者則相反，努力保持清晰的工作生活界限。一般而言，整合者與區(qū)分者都要把握兩個關(guān)鍵維度：時間和空間。

即便沒有疫情，沒有遠程辦工，整合者也能夠自如地在“家庭時間”處理工作，在“工作時間”處理家庭相關(guān)任務(wù)。這個類型的人經(jīng)常在工作時間以外工作，也會在工作時間處理私事，比如瀏覽購物網(wǎng)站、網(wǎng)上支付或預約飯店。

區(qū)分者則努力在工作時間專心工作，家庭時間專心家庭事務(wù)。區(qū)分者會努力爭取在工作時間內(nèi)處理完所有的工作電話，甚至寧愿加班，也不想回到家里還在處理工作。

不難看出，對于整合者而言，他們更喜歡遠程辦公，而區(qū)分者希望工作和家庭在空間上分開。那么，在被要求居家辦公的時候，這兩類員工的特點和需求發(fā)生了改變。

面對疫情的整合者與區(qū)分者在居家辦公時，區(qū)分者要把工作和家庭生活完全分開的需求幾乎不可能滿足。而對于以前并不覺得有必要區(qū)分工作和家庭的整合者而言，現(xiàn)在工作和家庭的界限突然完全消失，必須自己主動區(qū)分，可能也很難辦。兩種類型的員工及其管理者都要重新思考如何把握時間和空間，以下是一些建議，供參考。

第一，為時間設(shè)置界限。原本就希望清晰劃分界限的區(qū)分者可能更習慣一點。整合者則需要付出更多努力，規(guī)劃日程表和日常事務(wù)。區(qū)分者要遵守預先確定的工作日程，這樣有助于保持對工作生活的控制感。居家辦公環(huán)境中會有各種東西令人想起家庭事務(wù)，你或許正在處理一封郵件，忽然看見電腦旁邊還有個未吃完的蘋果，于是你會想到，孩子今天還沒有吃水果，沒有喝酸奶。這一系列的聯(lián)想，就會延遲工作的進度。所以你要有這個心理準備，預先確定的日程表需要根據(jù)你照顧家庭成員的需求進行調(diào)整。與家人和同事商議確定真正可以工作的時段，并嚴格遵守，可以幫助你保持狀態(tài)，更加自如地居家辦公。

第二，為工作創(chuàng)造儀式感。雖然在家辦公會讓你的身心達到前所未有的自由，但是你要清楚地意識到，盡管在家，你也需要工作。因此，工作時間，最好脫掉你的睡衣，換上工作服。研究表明，穿一套正式的工裝，會讓你在更短的時間內(nèi)進入工作角色，讓你有一種“我要去上班”的感覺。另外，辦公的環(huán)境最好是封閉的。你需要關(guān)上你的書房門，這對于整合者來說尤為重要，能強迫你區(qū)分工作和家庭。

第三，領(lǐng)導者要統(tǒng)籌規(guī)劃。領(lǐng)導者最好在事先與員工溝通好，詢問員工的會議時間和方式，當然，在團隊人員較多的情況下，領(lǐng)導者不可能面面俱到，照顧到每一位員工的實際情況。這時，溝通就顯得尤為重要。比如，領(lǐng)導者可以在工作群里這樣告訴大家：我希望能讓大家都集中精力，你們平時哪個時段能一直保持注意力？如果團隊成員的時間各異，就每周進行一次投票，選出相對而言的最佳時間段，但不要一直固定在一個時間，免得有團隊成員總在自己狀態(tài)最差的時候參加會議。通過這樣的交流，相信每一位員工都能理解，并遵守會議時間。

第四，選擇適合的辦公區(qū)域。無論是整合者還是區(qū)分者，都要慎重選擇居家辦公的場所，但具體選擇可能有所不同。整合者傾向于把辦公場所設(shè)在廚房或餐廳，在這種地方辦公可以隨時注意到家庭成員的動向。而區(qū)分者需要盡可能地找一個可以關(guān)門的房間，還要盡量把這個房間里與家庭生活相關(guān)的東西移到其他房間去，免得自己工作時家庭成員過多地干擾自己的工作。

第五，要用共情的心態(tài)對待彼此。要知道，特殊時期，遠程辦公是不得已的選擇。而這種辦公模式如果實踐成功，將來還會推廣到更多的行業(yè)。好處自然不必多說，但是需要領(lǐng)導者和員工共同面對其中的困難。正如我們正在探討的，如何劃分工作和生活的界限。我們沒有辦法百分之百地保證，你正在召開視頻會議，某位員工的小孩卻跑過來非要讓媽媽抱抱。作為領(lǐng)導者，你大可不必火冒三丈，而是在可控的范圍下，讓孩子參與到視頻會議中來，讓他也感受一下媽媽平時的工作氛圍。甚至還可以在會議之余的時間內(nèi)，與員工閑話一下家常，讓團隊之間無意識地建立和維持一種家庭的氛圍。員工之間非正式的友好關(guān)系可以促進交流，讓人們在無法面對面接觸的交流中更好地理解對方要表達的意思。這樣一來，以后可能會有更多的管理者樂于允許員工居家辦公，讓更多的員工有機會提升工作靈活度。

疫情期間，在一家公司里就發(fā)生這樣暖心的一幕：因為工作流程原因，有兩位同事必須要見面，共同對一個文件進行簽字授權(quán)。然而由于小區(qū)管控嚴格，只能由其中的一個同事申請出小區(qū)，并開車來到另一個同事所居住的小區(qū)。另一位同事早早站在小區(qū)門內(nèi)“迎接”同事。二人在簽完字后，雖然彼此戴著口罩和手套，但還是以同志般的熱情握了一下手，一個月未見面，原來是這樣的想念。

遠程辦公使工作生活界限模糊，可以進一步促進工作生活一體化發(fā)展。談工作時被孩子打擾，不會再是那么禁忌的事情。視頻會議時，通過轉(zhuǎn)動攝像頭，可以參觀一下同事的家居風格，也不是那么的不可接受。這種趨勢會產(chǎn)生潛在的成本，了解同事的家庭生活，也能幫助區(qū)分者更加寬容自己家人和同事家人的打擾。整合者會發(fā)現(xiàn)自己在這場檢驗中明確了對工作生活界限模糊程度的底線，學會使用一些區(qū)分技巧，提升居家辦公效率。在當前這種極端環(huán)境下，整合者和區(qū)分者都能夠逐漸形成更深入的觀點，培養(yǎng)更廣泛的能力。與工作無關(guān)的話題中哪些逐漸被接受、哪些禁止觸及，以及居家辦公對于團隊建設(shè)和權(quán)威性的廣泛影響，我們?nèi)栽诶^續(xù)研究。在察覺和探討這些問題的過程中，你和你的團隊以及公司也會注意到一些話題似乎更適合在工作中討論?，F(xiàn)在離開了辦公室，我們發(fā)現(xiàn)，很多人關(guān)于工作和家庭必須要被嚴格區(qū)分的預設(shè)其實并無根據(jù)。

現(xiàn)如今，大部分員工已經(jīng)回歸辦公室，本文提及的居家辦公動態(tài)有一部分會繼續(xù)改變，還有一部分會保留下來。希望能重新在工作家庭之間劃出界限的區(qū)分者，會比整合者更快地適應(yīng)回歸辦公室后的工作生活。不過，管理者應(yīng)當注意，要時常跟繼續(xù)居家辦公的員工交流辦公室的情況。雖然每個人都在遠程努力工作，但沒有人希望你筋疲力盡。想辦法結(jié)束一天的工作，呼吸點新鮮空氣，不僅要與你的家人保持聯(lián)系，還要與你的同事和團隊保持聯(lián)系。有很多非常迅速的變化在過去的幾周里發(fā)生，我們有時很難急于實施新的政策和程序，以適合每位員工，但是我們都成功地讓這些必要的調(diào)整，一步一個腳印地實現(xiàn)。突如其來的危機變?yōu)闄C遇，為未來構(gòu)建了新的、更好的工作方式。

作者單位 中國建設(shè)銀行 沈陽于洪支行