數(shù)字化檔案建設(shè)與管理探索

韓 麗

（河南省陸渾水庫管理局館員）

0 引言

隨著新時(shí)代中國特色社會(huì)主義現(xiàn)代化事業(yè)走向深入和信息科技的迅猛發(fā)展，大數(shù)據(jù)覆蓋面不斷擴(kuò)大，檔案管理軟件系統(tǒng)的不斷開發(fā)、電子文檔大量生成，檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理，成了檔案工作中的一個(gè)新課題，已成為檔案開發(fā)、利用和管理的發(fā)展趨勢。與此相適應(yīng)，檔案已不再局限于傳統(tǒng)意義上的紙質(zhì)文本，正在經(jīng)歷一場由紙質(zhì)向數(shù)字化轉(zhuǎn)變的變革，數(shù)字化檔案應(yīng)運(yùn)而生，數(shù)字化檔案的建設(shè)和管理隨之提上議事日程。

1 數(shù)字化是檔案自身建設(shè)和時(shí)代發(fā)展必然要求

1.1 數(shù)字化檔案建設(shè)趨勢與可能性

檔案是特定主體在社會(huì)活動(dòng)中形成的、有意識(shí)地借助多種形式和載體保存下來的以備查考的數(shù)據(jù)、文字、音像等信息痕跡的歷史記錄。歷史性、保全性、便捷性和服務(wù)性是檔案的價(jià)值所在。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文本的檔案是將“有形的信息資源”匯集在特定的場所供需求者查閱使用，因?yàn)槭軙r(shí)間和空間限制，利用起來有諸多不便。數(shù)字化檔案則是由電子計(jì)算機(jī)處理的檔案，打破了紙質(zhì)檔案“有形”的藩籬，可以使一份文件在同一個(gè)時(shí)間和不同的地點(diǎn)被不同的需要者利用，從而提高了檔案的利用效率和查閱者工作效率。

隨著辦公自動(dòng)化進(jìn)程的不斷深入和大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，運(yùn)用有形的紙質(zhì)的載體記錄歷史痕跡的機(jī)會(huì)越來越少。電腦越來越普及，電子文件大量產(chǎn)生，數(shù)字化檔案應(yīng)運(yùn)而生，成為檔案家族的新成員和主力軍。數(shù)字化檔案與生俱來的操作簡便、使用成本低、工作效率高等優(yōu)勢必將受到管理者和使用者的青睞，其先進(jìn)的管理應(yīng)用系統(tǒng)必將成為各行各業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分。因此，加強(qiáng)數(shù)字化檔案研究，開發(fā)數(shù)字化檔案管理技術(shù)，發(fā)揮數(shù)字化檔案應(yīng)有的作用已成為必然趨勢，不但必要而且可行。

1.2 服務(wù)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的需要

法治和效率是國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化的核心內(nèi)容。法治，要求信守契約，而檔案的歷史性、保全性和服務(wù)性功能滿足了契約型社會(huì)所要求的法律效力憑證的需要，在制度的繼承與創(chuàng)新之間發(fā)揮著紐帶作用；效率，要求節(jié)約時(shí)間，而數(shù)字化檔案的快捷性則滿足效率型社會(huì)高效優(yōu)質(zhì)的需要。國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化必須了解歷史、繼承傳統(tǒng)，在此基礎(chǔ)上借鑒經(jīng)驗(yàn)、吸取教訓(xùn)，才能把握制度沿革的規(guī)律，加快治理的進(jìn)程。所以要貫徹落實(shí)黨的十九屆四中全會(huì)精神，優(yōu)質(zhì)高效地服務(wù)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化，勢必建立健全數(shù)字化檔案以及與之相應(yīng)的管理和制度體系。

1.3 是信息化和辦公自動(dòng)化的需要

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，數(shù)字化遍及到社會(huì)生活的方方面面，數(shù)據(jù)應(yīng)用產(chǎn)生大量的不見“紙”的文本和圖片等電子文件，形成鋪天蓋地的“數(shù)字化檔案”。這些信息化和辦公自動(dòng)化的產(chǎn)物，顯然不能運(yùn)用傳統(tǒng)的方法和手段處理和管理。

如何適應(yīng)信息化和辦公自動(dòng)化的需要，將這些應(yīng)用成果進(jìn)行有效地歸檔、管理和利用，是擺在檔案管理者面前的一項(xiàng)緊迫的任務(wù)。要破解這個(gè)課題，必須緊跟信息時(shí)代的步伐，轉(zhuǎn)換傳統(tǒng)檔案管理觀念和載體，將檔案數(shù)字化，將管理自動(dòng)化。引進(jìn)與之相適應(yīng)的現(xiàn)代檔案管理設(shè)備和技術(shù)，培育高端人才，使檔案管理從設(shè)施、到職能、到管理者素質(zhì)同步適應(yīng)這一變革。只有如此，檔案工作才能融入時(shí)代潮流，與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效共享，更好地發(fā)揮檔案的職能和作用，守著檔案的做為社會(huì)信息中心重要方面的地位。

2 數(shù)字化檔案建立與管理的框架體系

2.1 建立全程控制系統(tǒng)

要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的規(guī)范化管理，應(yīng)該建立管理流程的全程控制系統(tǒng)。在管理過程中要像紙質(zhì)文件的管理那樣從文件產(chǎn)生到保存直至銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程控制，就是通過過程控制實(shí)現(xiàn)結(jié)果控制。由于過程的可控性強(qiáng)，過程控制的反饋周期短，因此，從數(shù)字化文件形成就開始進(jìn)行控制，將形成、流轉(zhuǎn)、收集、整理、保管和利用等每一項(xiàng)具體管理內(nèi)容采取全過程監(jiān)控。管理的切入點(diǎn)提前至數(shù)字化文件的前期形成階段，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行業(yè)務(wù)和流程重組，從而使文件流程與業(yè)務(wù)流程有機(jī)地融合在一起。

在對文件進(jìn)行數(shù)字化全程管理的過程中應(yīng)對機(jī)構(gòu)內(nèi)部各個(gè)部門產(chǎn)生的文件數(shù)字化進(jìn)行統(tǒng)一的歸口登記，并對文件進(jìn)行分類；還要注意，數(shù)字化文件管理系統(tǒng)應(yīng)支持本機(jī)構(gòu)的文件管理和業(yè)務(wù)流程，在確保數(shù)字化文件完整、安全、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的同時(shí)，保證文件運(yùn)轉(zhuǎn)和業(yè)務(wù)流程的安全、暢通和高效。

2.2 加強(qiáng)軟件和硬件的設(shè)施建設(shè)

2.2.1 要建設(shè)數(shù)字化檔案管理軟件系統(tǒng)，數(shù)字化文件實(shí)行集中統(tǒng)一管理

“工欲善其事，必先利其器”。實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必須跟上。檔案館（室）要配備與業(yè)務(wù)部門兼容的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，使歸檔的數(shù)字化文件能有效機(jī)讀。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)軟件是系統(tǒng)的核心，主要包含數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)、權(quán)限管理系統(tǒng)、系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)等基本模塊，要能通過局域網(wǎng)處理檔案部門所有的檔案管理業(yè)務(wù)，完成對數(shù)字化檔案的采集、處理、存儲(chǔ)、歸檔、組織、發(fā)布和利用等檔案的數(shù)字化加工的全過程。一個(gè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，上述軟件不可或缺。只有這樣才能體現(xiàn)數(shù)字化檔案的優(yōu)勢，給組織和社會(huì)提供高效、安全、系統(tǒng)的信息服務(wù)。

2.2.2 要配置完善輸入、輸出設(shè)備，為載體轉(zhuǎn)換和備份創(chuàng)造條件

一是將館藏檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字化的設(shè)備，即輸入設(shè)備，包括工程圖紙掃描儀、文檔高速掃描儀和普通平板掃描儀等，分別完成圖紙、文件和照片等檔案的數(shù)字化處理工作；二是將電子檔案轉(zhuǎn)化為紙質(zhì)文本的設(shè)備，即輸出設(shè)備，包括繪圖儀、激光打印機(jī)等等。只有雙向轉(zhuǎn)換的硬件都具備了，提高檔案管理水平、確保檔案安全才有了物質(zhì)基礎(chǔ)，提高服務(wù)質(zhì)量、充分發(fā)揮檔案職能才有效率上的保障。

3 加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理的制度化建設(shè)

為了適應(yīng)數(shù)字資源多樣性、滿足數(shù)字資源長期保存、安全共享的需要，必須建立健全數(shù)字化檔案管理制度，從制度層面加強(qiáng)管理，保證數(shù)字化文件的真實(shí)性、完整性、有效性、有序性、安全性。根據(jù)新設(shè)備、新技術(shù)、新任務(wù)的要求，從制度上規(guī)范檔案人員的職業(yè)道德、職業(yè)技能也尤為必要。有了機(jī)制約束，管理人員才可能以積極的態(tài)度面對挑戰(zhàn)，努力熟練地掌握計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的使用技能，組織編制歸檔數(shù)字化文件的各種檢索工具，保障轉(zhuǎn)化過程中的管理和服務(wù)的銜接工作。

4 加強(qiáng)檔案系統(tǒng)兩種資源的管理

檔案系統(tǒng)資源的建設(shè)是指現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)歸檔文件的收集和館藏檔案的數(shù)字化兩部分內(nèi)容。既成數(shù)字化文檔管理比較簡便，現(xiàn)行應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)生的歸檔文件一般是通過數(shù)據(jù)的接口實(shí)現(xiàn)歸檔文件的自動(dòng)流轉(zhuǎn)，即文檔一體化和歸檔一體化。接口程序一般是一次性開發(fā)完成，可以保證檔案數(shù)據(jù)與應(yīng)用系統(tǒng)最終版本的數(shù)據(jù)同步。歸檔后的數(shù)字化文件存放于文件服務(wù)器中，也可以存入數(shù)據(jù)庫中。

針對館藏的檔案數(shù)字化之后如何管理的問題，尚需研究。不能因?yàn)閷?shí)現(xiàn)了紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案的傳化，就將館藏檔案輕率處理甚至銷毀，必須依法依規(guī)妥善處理。要按照不同的管理規(guī)范加強(qiáng)檔案系統(tǒng)兩種資源的管理，不斷探索檔案管理數(shù)字化趨勢下館藏紙質(zhì)檔案管理和運(yùn)用的新課題和新挑戰(zhàn)，力求使兩種檔案資源相輔相成、互相補(bǔ)充，更好地服務(wù)于新時(shí)代中國特色社會(huì)主義建設(shè)的各項(xiàng)事業(yè)。